Kustomisasi Kebijakan Email

Kebijakan Email membantu administrator mengontrol email organisasi yang mengirim dan menerima parameter. Di Zoho Mail, Anda bisa menentukan beberapa kebijakan email serta menerapkannya sekaligus ke beragam rangkaian pengguna dan grup. Anda bisa menentukan kebijakan email untuk membatasi akses email dari perangkat lain, jaringan lain dan juga menambahkan pembatasan akun di kebijakan email.

Hal itu juga dapat membantu administrator untuk menetapkan dan menerapkan berbagai level hak istimewa dan pembatasan kepada pengguna berdasarkan jabatan, persyaratan, dan izin mereka dalam organisasi. Jenis kebijakan yang dapat diatur menggunakan kebijakan email aman Zoho Mail dapat diklasifikasikan berdasarkan pembatasan email dan domain, akses, serta pembatasan akun dan penerusan email.

Saat dibuat, Zoho Mail menerapkan Kebijakan Bisnis Zoho Mail default untuk pengguna dan grup. Anda dapat membuat kebijakan baru berdasarkan kebutuhan organisasi Anda serta menerapkannya ke pengguna dan grup tertentu.

Langkah-langkah untuk menetapkan kebijakan email baru:

1. Buat kebijakan email baru.
2. Konfigurasikan Pembatasan Umum untuk kebijakan.
3. Tambahkan Pembatasan Email dan domain.
4. Tambahkan Pembatasan Akun.
5. Tambahkan Pembatasan Akses.
6. Tambahkan Pembatasan Penerusan Email.
7. Terapkan pembatasan yang relevan ke kebijakan.
8. Terapkan kebijakan yang dikonfigurasi ke pengguna dan grup.

Membuat kebijakan email baru:

1. Login ke Konsol Admin Zoho Mail.
2. Buka menu Mail Settings dari panel sebelah kiri dan pilih Email Policy.
3. Anda akan melihat daftar Kebijakan Bisnis Zoho Mail default.
4. Klik Create untuk membuat kebijakan baru.
5. Masukkan nama kebijakan yang akan dibuat, dan klik Create.
6. Setelah itu, tentukan pembatasan yang ingin diterapkan dalam kebijakan ini.

Pembatasan Umum:

1. Anda dapat mengubah nama kebijakan di tab General pada kebijakan yang telah dibuat, jika perlu.
2. Masukkan ukuran email masuk dan keluar maksimum yang ingin Anda alokasikan ke kebijakan ini. Ukuran maksimal yang diizinkan adalah 40 MB.
3. Setelah itu, masukkan jumlah email masuk yang diizinkan per menit dalam kebijakan ini. Jumlah maksimal yang diizinkan adalah 100 email per menit.
4. Anda dapat mengaktifkan/menonaktifkan Mailbox delegation access kepada pengguna yang diberi kebijakan tersebut.

Pembatasan Email

Di bagian ini, Anda dapat menentukan domain yang diperbolehkan atau yang diblokir, alamat email, jenis lampiran dan teks subjek untuk email masuk dan keluar.

Langkah-langkah untuk menetapkan batasan email baru:

1. Di Admin Console, buka menu Mail Settings.
2. Buka bagian Email Restrictions .
3. Klik Create dan masukkan nama pembatasan yang baru.
4. Anda dapat menetapkan pembatasan untuk domain, alamat email, lampiran, dan subjek email di bagian ini.

Domain

Opsi yang tersedia di bawah pembatasan domain:

• No restrictions (Tidak ada pembatasan)
• Org Domains only - Hanya mengizinkan email di dalam organisasi
• Blocked domains (Domain yang diblokir)
• Allowed domains (Domain yang diizinkan)

Anda dapat menentukan pembatasan untuk email masuk, email keluar, atau keduanya. Anda dapat mengizinkan atau memblokir domain tertentu untuk email masuk dan/atau email keluar.

Allow: Saat Anda menetapkan domain sebagai domain yang diperbolehkan untuk keluar, pengguna yang dikenakan pemberlakuan kebijakan akan dapat mengirim email hanya ke domain tersebut. Saat mereka mengirim email ke domain lain, server keluar akan menolaknya dan mementalkan email kembali ke pengirim.
Block: Saat Anda menetapkan domain sebagai domain yang diblokir, email dapat dikirimkan ke semua domain, selain dari email yang termasuk dalam daftar domain diblokir.
Org Domains only: Anda juga bisa mengizinkan pengiriman atau penerimaan email hanya di dalam domain organisasi. Jika pembatasan ini diterapkan, email tidak dapat dikirim ke luar organisasi domain atau diterima dari akun eksternal.

Anda bisa memilih tidak ada pembatasan untuk memungkinkan pengiriman dan penerimaan email tanpa pembatasan domain.

Alamat Email

Opsi yang tersedia di bawah pembatasan alamat email:

• No restrictions (Tidak ada pembatasan)
• Alamat email yang diblokir
• Alamat email yang diizinkan

Anda dapat menentukan pembatasan untuk email masuk, email keluar, atau keduanya. Anda dapat mengizinkan atau memblokir alamat email tertentu untuk email masuk dan/atau keluar.

Allow: Saat Anda menetapkan alamat email sebagai alamat email yang diizinkan untuk keluar, pengguna yang menerapkan kebijakan hanya akan dapat mengirim email ke alamat email tersebut. Saat mereka mengirim email ke alamat email lainnya, maka server keluar akan menolaknya dan mementalkan email kembali ke pengirim. Hal yang sama juga dapat diterapkan ke email masuk. Bila pembatasan diterapkan untuk email masuk, email masuk dikirimkan hanya dari alamat email yang diizinkan. Semua email dari alamat email lain yang tidak ditentukan dalam daftar akan ditolak (dikembalikan).
Block: Saat Anda menetapkan alamat email sebagai alamat email yang diblokir, email dapat dikirim ke semua alamat email, selain yang tercantum dalam alamat email yang diblokir.

Anda bisa memilih tidak ada pembatasan untuk memungkinkan pengiriman dan penerimaan email tanpa pembatasan alamat email.

Attachment (Lampiran)

Opsi yang tersedia di bawah pembatasan lampiran adalah:

• No restrictions (Tidak ada pembatasan)
• Blocked attachments
• Allowed attachments

Anda dapat menentukan pembatasan tipe lampiran untuk email masuk, email keluar, atau keduanya. Anda dapat mengizinkan atau memblokir jenis lampiran tertentu untuk email masuk dan/atau email keluar.

Allow: Saat Anda menetapkan beberapa jenis lampiran sebagai tipe yang diperbolehkan untuk keluar, pengguna dan grup yang menerapkan kebijakan tersebut hanya akan dapat mengirimkan email dengan lampiran tersebut. Saat mereka mengirim email dengan tipe lampiran lainnya, maka server keluar akan menolaknya dan mementalkan email kembali ke pengirimnya.
Block: Saat Anda menetapkan suatu jenis sebagai lampiran yang diblokir, email dapat dikirimkan dengan lampiran lainnya, selain dari yang termasuk dalam daftar lampiran diblokir.

Anda bisa memastikan bahwa lampiran dengan nama file tertentu diblokir atau diperbolehkan untuk email masuk dan keluar.

Misalnya, jika Anda ingin menentukan file dengan nama check, ikuti instruksi berikut:

1. Pilih apakah Anda ingin menerapkan ketentuan lampiran untuk email masuk atau keluar.
2. Setelah mengklik masuk atau keluar, pilih ketentuan yang ingin Anda terapkan.
3. Anda bisa memilih tidak ada pembatasan agar email dapat dikirim dan diterima tanpa ada pembatasan lampiran.
4. Jika Anda memilih opsi Allowed (Diizinkan) atau Blocked (Diblokir) , masukkan nama file yang Anda inginkan.
5. Ikuti konvensi di bawah untuk mencirikan nama file:
   • Ketikkan check jika file mungkin berisi nama check
   • Ketikkan "check" jika nama file mungkin check
   • Ketikkan *check jika nama file mungkin diakhiri dengan check
   • Ketikkan check* jika nama file mungkin dimulai dengan check
6. Pembatasan akan diterapkan sesuai dengan spesifikasi Anda.

Subjek

Opsi yang tersedia di bawah pembatasan alamat email adalah:

• No restrictions (Tidak ada pembatasan)
• Blocked subjects
• Allowed subjects

Anda dapat menentukan pembatasan untuk email masuk, email keluar, atau keduanya. Anda dapat mengizinkan atau memblokir subjek tertentu untuk email masuk dan/atau keluar.

Allow: Saat Anda menetapkan beberapa subjek sebagai subjek email yang diperbolehkan untuk keluar, pengguna dan grup yang menerapkan kebijakan tersebut hanya akan dapat mengirimkan email yang menggunakan subjek tersebut. Saat mereka mengirimkan email dengan subjek lainnya, server keluar akan menolak dan mementalkan email kembali ke pengirimnya.
Block: Saat Anda menetapkan suatu subjek sebagai subjek email yang diblokir, email dapat dikirimkan dengan subjek lainnya, selain dari yang tercantum dalam daftar subjek diblokir.

Contohnya: Jika Anda menetapkan kata "pharmacy" dalam subjek, sistem akan memblokir email terlepas dari di mana kata tersebut muncul dalam subjek.
Anda bisa memilih tidak ada pembatasan untuk memungkinkan pengiriman dan penerimaan email tanpa ada pembatasan subjek.

Pembatasan Akun

Anda dapat menentukan pembatasan berbasis akun di bagian ini. Di bagian ini, Anda dapat memberikan izin untuk menambahkan akun eksternal sebagai POP di Zoho dan opsi untuk mengkustomisasi tanda tangan mereka di Zoho Mail. Anda juga bisa membatasi impor/ekspor email berdasarkan pengguna dan grup.

Langkah-langkah untuk menentukan pembatasan akun baru:

1. Di Admin Console, buka menu Mail Settings.
2. Buka bagian Account Restrictions .
3. Klik Create dan masukkan nama pembatasan yang baru.
4. Anda dapat menetapkan pembatasan berbasis akun, seperti akses akun eksternal, impor/ekspor email, dll. dari bagian ini.

Akses Akun Eksternal

Secara default, Zoho Mail mengizinkan pengguna untuk mengonfigurasikan akun eksternal mereka melalui POP atau IMAP. Sebagai administrator, jika Anda tidak ingin pengguna mengakses akun lain mereka melalui POP, Anda bisa menonaktifkannya di bagian ini. Bila dinonaktifkan, pengguna yang terkena kebijakan tersebut, tidak akan bisa menambahkan akun eksternal melalui POP.

Kustomisasi Tanda Tangan

Zoho Mail memungkinkan pengguna untuk mengonfigurasi dan menggunakan beberapa tanda tangan untuk akun mereka. Sebagai administrator, Anda dapat menonaktifkan fitur ini. Bila opsi ini dinonaktifkan, pengguna yang menerapkan kebijakan tersebut tidak akan dapat mengkustomisasi tanda tangan mereka dari konsol webmail.

Impor/Ekspor Email

Di webmail dan di Admin Console, pengguna dan administrator memiliki fitur untuk memigrasikan email dalam format EML atau ZIP menggunakan opsi Import/Export Emails. Untuk alasan keamanan dan privasi, Anda bisa menonaktifkan fitur ini untuk pengguna melalui kebijakan email.

Bila dinonaktifkan, pengguna tidak akan dapat mengimpor email ke Zoho Mail atau mengekspor email dari Zoho Mail.

Tambahkan ke Cloud

Pengguna dapat menyimpan lampiran masuk ke Zoho Docs dan berbagai layanan cloud, seperti Google Drive, Dropbox, dsb. Namun, administrator dapat menonaktifkan opsi Add to Cloud menggunakan kebijakan email yang melarang pengguna menyimpan lampiran ke penyimpanan cloud.

Lampirkan dari Cloud

Pengguna dapat melampirkan file dari Zoho Docs atau berbagai layanan cloud, seperti Google Drive, Dropbox, dsb. ke email yang akan dikirim. Namun, administrator dapat menonaktifkan opsi Attach from Cloud menggunakan kebijakan email yang melarang pengguna menambahkan lampiran dari layanan cloud.

Tampilkan BCC

Saat membuat email, pengguna dapat mengirim email sebagai Blind Carbon Copy (BCC). Namun, administrator dapat menonaktifkan opsi Display BCC agar pengguna tidak dapat memilih alamat email BCC di emailnya.

Pembatasan Akses

Anda dapat menentukan pembatasan akses di bagian ini. Anda dapat memberikan izin untuk mengakses akun melalui POP, IMAP, dan/atau ActiveSync. Selain itu, Anda juga bisa memutuskan apakah pengguna bisa menyetel penerusan email dari akun atau tidak.

Langkah-langkah untuk menetapkan batasan email baru:

1. Di Admin Console, buka menu Mail Settings.
2. Buka bagian Access Restrictions .
3. Klik Create dan masukkan nama pembatasan yang baru.
4. Anda dapat menetapkan pembatasan untuk domain, alamat email, lampiran, dan subjek email di bagian ini.

Akses POP

Zoho Mail memungkinkan pengguna untuk mengaktifkan akses POP, dan mengambil email melalui POP di klien email seperti Outlook, Thunderbird, dsb. Jika Anda ingin mengaktifkan pembatasan akses mana pun, nonaktifkan akses POP untuk serangkaian pengguna tertentu. Bila dinonaktifkan, pengguna, yang terkena kebijakan tersebut, tidak akan dapat mengakses akun Zoho melalui POP. Jika mereka mencoba untuk mengaktifkan POP di webmail, mereka akan menerima pesan kesalahan.

Akses IMAP

Zoho Mail memungkinkan pengguna untuk mengaktifkan akses IMAP, dan mengambil email melalui IMAP di klien email seperti Outlook, Thunderbird, dll. Bila dinonaktifkan, pengguna yang menerapkan kebijakan tersebut tidak akan dapat mengakses akun Zoho melalui IMAP di klien lain, seperti iPhone, K9, dll.

ActiveSync

Bila dinonaktifkan, pengguna yang terkena kebijakan tersebut, tidak akan dapat mengakses akun Zoho melalui Sinkronisasi Aktif yang ada pada klien lain seperti iPad, Android, dsb.

Penerusan Email

Bila dinonaktifkan, pengguna, yang terkena kebijakan tersebut, tidak akan dapat mengonfigurasi penerusan email dari akun Zoho ke akun eksternal.

Menampilkan Setelan POP/IMAP

Opsi POP/IMAP akan terlihat oleh pengguna di Halaman Pengaturan mereka. Namun, jika admin menonaktifkan opsi Display POP&IMAP Setting, pengguna tidak akan dapat mengubah status POP/IMAP mereka. Hanya administrator yang akan dapat mengaktifkan/menonaktifkan akses POP/IMAP untuk akun pengguna.

Menampilkan Pengaturan Penerusan Email

Opsi Penerusan Email akan terlihat oleh pengguna di Halaman Pengaturan mereka. Namun, jika admin menonaktifkan opsi Display Mail Forward Setting, pengguna tidak akan dapat mengubah pengaturan penerusan email mereka. Hanya administrator yang akan dapat menambah atau menghapus penerusan email untuk akun pengguna.

Anda juga dapat menetapkan batasan IP jika ada untuk pengguna yang terkena penerapan kebijakan tersebut.

Jumlah Sesi Maksimum

Anda dapat mengatur jumlah maksimal sesi terbuka untuk akun pengguna tertentu. Aktifkan opsi Max Session Count (Jumlah Sesi Maksimal) dan masukkan batas yang diperlukan. Batas minimum 1 dan batas maksimum 25 dapat diatur. Begitu set batas maksimum telah terlampaui, pengguna tidak akan dapat login ke akun mereka dalam sesi baru. Pengguna dapat menutup sesi saat ini, lalu login ke sesi baru.

Pembatasan IP Klien Mail

Jika telah mengatur pembatasan IP untuk pengguna dan menggunakan klien email eksternal, Anda dapat mengaktifkan Mail Client IP Restriction untuk menerapkan rentang IP. Pengguna yang telah menerapkan kebijakan ini hanya akan dapat mengakses kotak surat dari rentang IP ini, baik pengguna login dari webmail maupun klien email eksternal. Jika rentang IP tidak diatur, pembatasan IP tidak akan berlaku.

Alamat IP yang Diizinkan

Jika ingin membatasi alamat IP yang dapat digunakan pengguna untuk login ke akun mereka, Anda dapat mengatur rentang IP di bagian Allowed IP Addresses. Pengguna tidak akan dapat login ke akun di luar rentang IP ini.

Pembatasan Penerusan

Jika ingin semua email keluar dari pengguna yang menerapkan kebijakan ini diteruskan ke alamat email lain dalam organisasi, Anda dapat mengonfigurasikannya di sini.

Langkah-langkah untuk menentukan pembatasan penerusan baru:

1. Di Admin Console, buka menu Mail Settings.
2. Buka bagian Forward Restrictions .
3. Klik Create dan masukkan nama pembatasan yang baru.
4. Di bidang Outgoing Email Forwarding Policy, masukkan alamat email tujuan penerusan semua email keluar.

Email keluar hanya dapat diteruskan ke akun organisasi lain dan bukan akun eksternal.

Menerapkan pembatasan ke kebijakan:

Setelah dibuat, semua pembatasan yang diperlukan harus diterapkan ke kebijakan yang relevan.

1. Di Admin Console, buka menu Mail Settings.
2. Buka Policies , lalu pilih kebijakan yang ingin dikaitkan dengan pembatasan.
3. Pada menu drop-down Restrictions , pilih Email Restriction.
4. Pada menu drop-down Email Restriction Applied , pilih pembatasan yang ingin dikaitkan dengan kebijakan ini.
5. Tinjau pengaturan, lalu klik Change.
6. Pada menu drop-down Restrictions, pilih Account Restriction.
7. Pada menu drop-down Account Restriction Applied , pilih pembatasan yang ingin dikaitkan dengan kebijakan ini.
8. Tinjau pengaturan, lalu klik Change.
9. Pada menu drop-down Restrictions pilih Access Restriction.
10. Pada menu drop-down Access Restriction Applied , pilih pembatasan yang ingin dikaitkan dengan kebijakan ini.
11. Tinjau pengaturan, lalu klik Change.
12. Pada menu drop-down Restriction pilih Forward Restriction.
13. Pada menu drop-down Mail Forward Restriction Applied pilih pembatasan yang ingin dikaitkan dengan kebijakan ini.
14. Tinjau pengaturan, lalu klik Change.

Sekarang, pembatasan yang relevan akan diterapkan pada kebijakan yang Anda buat.

Mengaitkan kebijakan dengan pengguna dan grup:

Setelah itu, Anda perlu mengaitkan kebijakan ini dengan masing-masing pengguna dan grup.

Langkah-langkah untuk mengaitkan kebijakan dengan pengguna dan grup:

1. Di Admin Console, buka menu Mail Settings.
2. Buka Policies, lalu pilih kebijakan yang ingin dikaitkan dengan pengguna dan grup.
3. Buka tab Associated Users .
4. Klik Add untuk memilih pengguna kebijakan ini secara manual. Pilih pengguna yang ingin ditambahkan, lalu klik Proceed.
5. Klik Import jika Anda ingin mengimpor pengguna untuk kebijakan ini menggunakan file CSV. Telusuri dan pilih file CSV yang berisi daftar pengguna, lalu klik Import.
6. Setelah itu, buka tab Associated Groups .
7. Klik Add untuk memilih grup kebijakan ini secara manual. Pilih grup yang ingin ditambahkan, lalu klik Proceed.
8. Klik Import jika Anda ingin mengimpor grup untuk kebijakan ini menggunakan file CSV. Telusuri dan pilih file CSV yang berisi daftar grup, lalu klik Import.
9. Anda juga dapat mengubah kebijakan pengguna di bagian ini dengan mengklik ikon Change Policy di masing-masing pengguna. Anda juga dapat memilih beberapa pengguna dengan mengklik ikon Change Policy dan memilih kebijakan yang ingin diterapkan ke semua pengguna pilihan.

Anda juga dapat menerapkan kebijakan email untuk pengguna dan grup dalam pengaturan pengguna atau grup tertentu, atau bahkan pada saat membuat pengguna atau grup.