Réponse automatique

Réponse automatique

Zoho Mail vous propose des options pour configurer une réponse automatique afin de répondre automatiquement aux e-mails entrants pendant une durée déterminée. Ainsi, vous indiquez aux expéditeurs que vous êtes absent ou que l'accès à votre boîte de messagerie est impossible ou limité. Vous pouvez configurer les réponses automatiques afin qu'elles soient envoyées à tout le monde ou uniquement à vos contacts (« 'Everyone » ou « Only your contacts »). Vous pouvez également choisir d'envoyer une réponse automatique uniquement aux expéditeurs qui ne figurent pas dans votre liste de contacts (« Non-contacts ») et d'envoyer un modèle de réponse et une réponse plus personnelle à vos contacts. L'intervalle de réponse automatique vous permet de contrôler la fréquence des réponses automatisées envoyées au même expéditeur. Si vous êtes absent ou en voyage/vacances, le répondeur automatique vous permet d'informer l'expéditeur de votre indisponibilité ou de lui indiquer les informations de contact de la personne qui vous remplace.

Étapes pour configurer une réponse automatique 

  1. Connectez-vous à Zoho Mail.
  2. Cliquez sur l'icône Settings (Paramètres) .
  3. Accédez à Vacation Reply (Réponse automatique).
  4. Cliquez sur Add Vacation Reply (Ajouter une réponse automatique).
  5. Dans la section Choose Account (Choix du compte), sélectionnez le compte pour lequel vous souhaitez configurer une réponse automatique. Cochez l'option Apply for all accounts (Appliquer à tous les comptes) si vous voulez configurer la même réponse pour tous les comptes. 
  6. Dans le menu Enable Vacation Reply for (Activer la réponse automatique pour), sélectionnez l'une des options disponibles. 
    • Si vous souhaitez envoyer la réponse automatique uniquement aux expéditeurs de votre liste de contacts, sélectionnez Contacts.
    • À l'inverse, si vous souhaitez envoyer la réponse automatique uniquement aux expéditeurs qui ne font pas partie de votre liste de contacts, sélectionnez Non-Contacts (Hors contacts).
    • Si vous souhaitez envoyer une réponse automatique à tous les expéditeurs, sélectionnez Everyone (Tout le monde)
  7. Saisissez la date et l'heure de Début/Fin auxquelles vous souhaitez configurer la réponse automatique.
  8. Par défaut, les réponses automatiques sont envoyées à n'importe quel moment de la journée. Dans l'option Time Interval (Tranche horaire), sélectionnez le moment de la journée durant lequel vous souhaitez envoyer une réponse automatique. Vous pourrez toujours réinitialiser ce paramètre à la valeur par défaut.
  9. Indiquez l'objet de votre e-mail de réponse automatique.
  10. En général, l'intervalle de réponse automatique n'est pas défini. Cela signifie qu'une seule réponse sera envoyée pendant toute la durée de l'absence.
  11. Vous pouvez cocher la case Auto-response Interval (Intervalle de réponse automatique) pour modifier ce paramètre. Une fois l'option activée, l'intervalle sera fixé à 7 jours par défaut. Vous pouvez également le modifier et définir l'intervalle en fonction de vos besoins.
  12. Saisissez le contenu de l'e-mail que vous souhaitez envoyer comme réponse automatique lorsque vous êtes absent.
  13. Cliquez sur Save (Enregistrer)

Lors de la configuration de la réponse automatique, vous pouvez également indiquer que vous êtes occupé ou absent dans le calendrier en cochant la case correspondante. 

Vous pouvez également modifier ou supprimer votre réponse automatique si vous souhaitez changer les dates ou le contenu.

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 Intervalle de réponse automatique

L'intervalle d'envoi/de réponse automatique vous permet de contrôler la fréquence à laquelle les e-mails automatiques sont envoyés. L'intervalle de réponse automatique est le nombre minimum de jours entre deux réponses automatisées consécutives envoyées à la même adresse.
Supposons que vous receviez 10 messages provenant de la même adresse e-mail au cours d'une seule journée. En envoyant 10 réponses automatiques par jour vers la même adresse, vous inonderiez inutilement la boîte de réception de votre contact. Supposons que vous définissiez l'intervalle de réponse automatique sur 2 jours. L'adresse e-mail concernée recevra alors votre réponse automatique une seule fois tous les 2 jours. La réponse automatique ne sera pas renvoyée systématiquement pour chaque nouvel e-mail de l'expéditeur.

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