Personnaliser les politiques de messagerie de l'organisation - Zoho Mail

Personnaliser les politiques de messagerie 

Les politiques de messagerie aident les administrateurs à contrôler les paramètres d'envoi et de réception d'e-mails de l'organisation. Dans Zoho Mail, vous pouvez définir plusieurs politiques de messagerie et les appliquer à des ensembles d'utilisateurs différents. Vous pouvez définir les politiques de messagerie pour restreindre l'accès à la messagerie par d'autres appareils, d'autres réseaux et également ajouter des restrictions de compte dans les politiques de messagerie.

Les politiques aident également l'administrateur à définir et à appliquer différents niveaux de privilèges et différentes restrictions aux utilisateurs en fonction de leur rôle, de leurs exigences et de leurs autorisations dans l'organisation. Les politiques pouvant être définies via la politique de messagerie peuvent être classées de la façon suivante :

Table des matières

La suite Zoho Mail applique la politique de messagerie par défaut pour les utilisateurs lors de la création. Vous pouvez créer de nouvelles politiques en cliquant sur le lien Add Mail Policy de la page Mail Policy. Après avoir créé une nouvelle politique, la politique créée sera appliquée aux membres de votre organisation par défaut.

Vous pouvez créer autant de politiques que vous le souhaitez et les appliquer à différents ensembles d'utilisateurs. À un instant T, vous ne pouvez appliquer qu'une seule politique de messagerie à un utilisateur particulier.

Étapes pour définir une nouvelle politique de messagerie :

  1. Connectez-vous à http://mailadmin.zoho.com.
  2. Cliquez sur Control Panel, sélectionnez Mail Policy, puis sélectionnez Add New Policy.
  3. Spécifiez un nom de politique et appuyez sur Entrée pour enregistrer la politique.
  4. Cliquez sur Mail et sélectionnez Add new mail restriction dans la liste déroulante pour définir de nouvelles restrictions de messagerie.
  5. Vous pouvez également sélectionner n'importe quelle restriction de messagerie prédéfinie dans la liste déroulante.
  6. Cliquez sur Accounts et sélectionnez Add new account restriction dans la liste déroulante pour définir de nouvelles restrictions de compte.
  7. Vous pouvez également sélectionner n'importe quelle restriction de compte prédéfinie dans la liste déroulante.
  8. Cliquez sur Accounts et sélectionnez Add new access restriction dans la liste déroulante pour définir de nouvelles restrictions d'accès.
  9. Vous pouvez également sélectionner n'importe quelle restriction de compte prédéfinie dans la liste déroulante.
  10. Cliquez sur Mail Forward et sélectionnez Add new Mail Forward restriction dans la liste déroulante pour définir de nouvelles restrictions de transfert d'e-mails.
  11. Vous pouvez également sélectionner n'importe quel transfert d'e-mails prédéfini dans la liste déroulante. 
  12. Après avoir configuré les restrictions, vous pouvez poursuivre et appliquer la politique de messagerie aux utilisateurs

Restrictions de messagerie

Dans cette section, vous pouvez définir les domaines autorisés ou bloqués, les adresses e-mail, les types de pièces jointes et le texte de l'objet pour les e-mails entrants et sortants.

Étapes pour définir de nouvelles restrictions de messagerie :

  1. Sélectionnez la politique de messagerie pour laquelle vous souhaitez définir la nouvelle restriction de messagerie.
  2. Cliquez sur Mail et sélectionnez Add New dans la liste déroulante.
  3. Indiquez un nom et appuyez sur Entrée.
  4. Cliquez sur Incoming/Outgoing sous le type de restriction (Domaine/Adresse e-mail/Objet/Pièce jointe).
  5. Sélectionnez les options pertinentes et indiquez les valeurs pour Allowed/Blocked.

Domaines

Les options disponibles sous les restrictions de domaine sont les suivantes :

  • No restrictions
  • Org Domains only - Pour autoriser les e-mails uniquement au sein de l'organisation
  • Blocked domains
  • Allowed domains

Vous pouvez définir les restrictions pour les e-mails entrants, sortants ou les deux.  Vous pouvez autoriser ou bloquer certains domaines pour les e-mails entrants et/ou e-mails sortants.

Allow : lorsque vous spécifiez un domaine comme domaine autorisé pour le flux sortant, les utilisateurs pour lesquels la politique est appliquée seront en mesure d'envoyer des e-mails à ces domaines uniquement. Lorsqu'ils enverront des e-mails à d'autres domaines, le serveur sortant les rejettera et les retournera à l'expéditeur.
Block : lorsque vous spécifiez un domaine comme un domaine bloqué, les e-mails peuvent être envoyés vers tous les domaines, hormis ceux indiqués dans le domaine bloqué.
Org Domains only : vous pouvez également autoriser l'envoi ou la réception d'e-mails au sein des domaines de l'organisation uniquement. Lorsque cette restriction s'applique, les e-mails ne peuvent pas être envoyés vers l'extérieur des domaines de l'organisation ou reçus depuis des comptes externes.

Vous pouvez choisir de ne pas appliquer de restriction pour permettre l'envoi et la réception d'e-mails sans aucune restriction de domaine.

Adresse e-mail

Les options disponibles sous Email address restrictions sont les suivantes :

  • No restrictions
  • Blocked Email Addresses
  • Allowed Email Addresses

Vous pouvez définir les restrictions pour les e-mails entrants, sortants ou les deux.  Vous pouvez autoriser ou bloquer certaines adresses e-mail pour les e-mails entrants et/ou e-mails sortants.
Allow : lorsque vous spécifiez une adresse e-mail comme adresse e-mail autorisée pour le flux sortant, les utilisateurs pour lesquels la politique est appliquée seront en mesure d'envoyer des e-mails à ces adresses e-mail uniquement. Lorsqu'ils enverront des e-mails à d'autres adresses e-mail, le serveur sortant les rejettera et les retournera à l'expéditeur. La même restriction peut également s'appliquer aux e-mails entrants. Lorsque la restriction s'applique aux e-mails entrants, les e-mails entrants sont distribués uniquement à partir des adresses e-mail autorisées. Tout e-mail provenant d'autres adresses e-mail non spécifiées dans la liste sera rejeté (retourné). 
Block : lorsque vous spécifiez une adresse comme adresse e-mail bloquée, les e-mails peuvent être envoyés vers toutes les adresses e-mail, hormis celles répertoriées dans les adresses e-mail bloquées.

Vous pouvez choisir de n'appliquer aucune restriction pour permettre l'envoi et la réception d'e-mails sans qu'aucune restriction d'adresse e-mail ne soit configurée.

Pièce jointe

Les options disponibles sous Email address restrictions sont les suivantes :

  • No restrictions
  • Blocked Attachments
  • Allowed Attachments

Vous pouvez définir des restrictions concernant le type de pièce jointe pour les e-mails entrants, sortants ou les deux. Vous pouvez autoriser ou bloquer certains types de pièces jointes pour les e-mails entrants et/ou sortants.
Allow : lorsque vous spécifiez certains types de pièces jointes comme types autorisés pour sortie, les utilisateurs concernés par la politique seront en mesure d'envoyer des e-mails avec la pièce jointe uniquement. S'ils envoient des e-mails avec d'autres types de pièces jointes, le serveur sortant les rejettera et retournera l'e-mail à l'expéditeur.
Block : lorsque vous spécifiez un type de pièces jointes comme bloqué, les e-mails peuvent être envoyés avec n'importe quelle autre pièce jointe différente que celle indiquée dans le type de pièces jointes bloqué.

Vous pouvez vérifier que les pièces jointes ayant des noms de fichiers spécifiques sont bloquées ou autorisées à la fois pour les e-mails entrants et sortants. 

Par exemple, si vous souhaitez spécifier des fichiers avec le nom check., suivez les instructions ci-dessous :

  1. Indiquez si vous souhaitez appliquer les conditions de la pièce jointe aux e-mails entrants ou sortants.
  2. Après avoir choisi les e-mails entrants ou sortants, sélectionnez la condition que vous souhaitez appliquer.
  3. Vous pouvez choisir de ne pas appliquer de restriction pour permettre l'envoi et la réception d'e-mails sans aucune restriction de pièce jointe.
  4. Si vous choisissez l'option Allowed ou Blocked, saisissez le nom du fichier que vous souhaitez spécifier.
  5. Suivez la convention ci-dessous pour mentionner les noms de fichier :
    • Indiquez check si le fichier peut contenir le nom check.
    • Indiquez "check" si le nom du fichier peut être check.
    • Indiquez *check si le nom de fichier peut se terminer par check.
    • Indiquez check* si le nom de fichier peut commencer par check.
  6. La restriction s'appliquera selon vos spécifications.

Objet

Les options disponibles sous Email address restrictions sont les suivantes :

  • No restrictions
  • Blocked Subjects
  • Allowed Subjects

Vous pouvez définir les restrictions pour les e-mails entrants, sortants ou les deux. Vous pouvez autoriser ou bloquer certains objets pour les e-mails entrants et/ou e-mails sortants.
Allow : lorsque vous spécifiez certains objets comme adresse e-mail autorisée pour sortie, les utilisateurs concernés par la politique seront en mesure d'envoyer des e-mails avec cet objet uniquement. S'ils envoient des e-mails avec d'autres objets, le serveur sortant les rejettera et retournera l'e-mail à l'expéditeur.
Block : lorsque vous spécifiez un objet comme bloqué, les e-mails peuvent être envoyés avec n'importe quel autre objet que celui indiqué comme objet bloqué.

Ex. : Si vous spécifiez le mot "pharmacie" dans l'objet, les e-mails seront bloqués indépendamment de l'endroit où le mot apparaît dans l'objet. 

Vous pouvez choisir de ne pas appliquer de restriction pour permettre l'envoi et la réception d'e-mails sans aucune restriction d'objet.

Restrictions de compte

Vous pouvez définir les restrictions basées sur les comptes dans cette section. Dans cette section, vous pouvez fournir des autorisations pour ajouter des comptes externes en tant que POP dans Zoho et des options pour personnaliser leur signature dans Zoho Mail. Vous pouvez également restreindre l'importation ou l'exportation de messages par les utilisateurs. Les restrictions définies ici s'appliqueront aux utilisateurs concernés par la politique.

Accès des comptes externes

Par défaut, Zoho Mail permet aux utilisateurs de configurer leurs comptes externes via POP. En tant qu'administrateur, si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs accèdent à leurs autres comptes via POP, vous pouvez désactiver la fonction dans cette section.  Quand elle est désactivée, les utilisateurs concernés par la politique ne seront pas en mesure d'ajouter les comptes externes via POP. 

Personnalisation de la signature

Zoho Mail permet aux utilisateurs de configurer et d'utiliser plusieurs signatures pour leurs comptes. En tant qu'administrateur, vous pouvez désactiver cette fonction. Si l'option est désactivée, les utilisateurs concernés par la politique ne seront pas en mesure de personnaliser leur signature depuis la console de la messagerie Web. 

Importer/exporter des e-mails

Dans la messagerie Web, les utilisateurs disposent d'une fonction permettant d'effectuer la migration des e-mails aux formats eml ou zip à l'aide de l'importation ou de l'exportation d'e-mails. Pour des raisons de sécurité et d'accès, vous pouvez désactiver cette fonction pour les utilisateurs via la politique de messagerie. 

Quand elle est désactivée, les utilisateurs ne seront pas en mesure d'importer des e-mails dans Zoho Mail ou d'en exporter depuis Zoho Mail. 

Joindre depuis le cloud/Ajouter au cloud

Les utilisateurs peuvent enregistrer les pièces jointes entrantes sur Zoho Docs, ainsi que sur d'autres services de cloud comme Google Drive, Dropbox etc. Cependant, l'administrateur peut désactiver l'option de pièces jointes via la politique de messagerie pour ne pas permettre aux utilisateurs d'enregistrer les pièces jointes sur le stockage cloud et vice versa. 

Étapes pour définir de nouvelles restrictions de compte :

  1. Sélectionnez la politique de messagerie pour laquelle vous souhaitez définir les restrictions de compte.
  2. Cliquez sur Accounts et sélectionnez Add New dans la liste déroulante.
  3. Indiquez un nom et appuyez sur Entrée.
  4. Cliquez sur On/Off pour activer ou désactiver les options relatives au compte correspondantes.

Restrictions d'accès

Vous pouvez définir les restrictions d'accès dans cette section. Vous pouvez fournir des autorisations d'accès au compte via POP, IMAP, et/ou Active Sync. En outre, vous pouvez également déterminer si l'utilisateur peut configurer le transfert d'e-mails à partir du compte ou non. Les restrictions définies ici s'appliqueront aux utilisateurs concernés par la politique.

Accès POP

Zoho Mail permet aux utilisateurs d'activer leur accès POP et de récupérer des e-mails via POP dans les clients de messagerie comme Outlook, Thunderbird, etc. Si vous souhaitez activer une restriction d'accès, vous pouvez désactiver l'accès POP pour l'ensemble d'utilisateurs spécifique. Si l'accès POP est désactivé, les utilisateurs concernés par la politique ne seront pas en mesure d'accéder au compte Zoho via POP. S'ils tentent d'activer le protocole POP dans la messagerie Web, ils recevront un message d'erreur.

Accès IMAP

Si cette fonction est désactivée, les utilisateurs concernés par la politique ne seront pas en mesure d'accéder au compte Zoho via IMAP dans d'autres clients comme iPhone, K9, etc. Une fois la fonction activée, l'accès IMAP sera automatiquement activé pour tous les utilisateurs de l'organisation.

Synchronisation active

Si cette fonction est désactivée, les utilisateurs concernés par la politique ne seront pas en mesure d'accéder au compte Zoho via Active Sync dans d'autres clients comme iPad, Android, etc.

Transfert d'e-mails

Si cette fonction est désactivée, les utilisateurs concernés par la politique ne seront pas en mesure de configurer le transfert d'e-mails depuis les comptes Zoho vers des comptes externes.

Afficher les paramètres POP/IMAP

Les options IMAP/POP seront visibles par les utilisateurs sur leur page Settings. Cependant, si les administrateurs désactivent l'écran dans la politique de messagerie, les utilisateurs ne seront pas en mesure de changer leur statut POP/IMAP. Seuls les administrateurs seront en mesure d'activer ou de désactiver l'accès POP/IMAP pour les comptes des utilisateurs.

Afficher les paramètres de transfert d'e-mails

Les options de transfert d'e-mails seront visibles par les utilisateurs sur leur page Settings. Cependant, si les administrateurs désactivent l'écran dans la politique de messagerie, les utilisateurs ne seront pas en mesure de changer leurs paramètres de transfert d'e-mails. Seuls les administrateurs seront en mesure d'ajouter ou de supprimer le transfert d'e-mails pour les comptes des utilisateurs.

Vous pouvez également indiquer les restrictions IP, le cas échéant, pour les utilisateurs concernés par la politique.

Option Maximum Session Count

Dans cette section, il est possible de définir le nombre maximal de sessions ouvertes pour un compte d'utilisateur spécifique. Activez l'option Max Session Count et saisissez la limite nécessaire. Il est possible de définir une limite minimale de 1 et une limite maximale de 25. Une fois la limite maximale fixée franchie, l'utilisateur ne pourra pas se connecter à son compte dans une nouvelle session. L'utilisateur peut fermer les sessions en cours, puis se connecter à une nouvelle session. 

Étapes pour définir de nouvelles restrictions d'accès :

  1. Sélectionnez la politique de messagerie pour laquelle vous souhaitez définir les restrictions d'accès.
  2. Cliquez sur Access et sélectionnez Add New dans la liste déroulante.
  3. Indiquez un nom et appuyez sur Entrée.
  4. Cliquez sur On/Off pour activer ou désactiver les options correspondantes.
  5. Indiquez les plages d'adresses IP, le cas échéant, pour ajouter la restriction IP aux restrictions d'accès.

Activer le transfert d'e-mails sortants

Les e-mails sortants envoyés par les utilisateurs concernés par la politique seront transférés vers l'adresse choisie ici. Les e-mails sortants peuvent être uniquement transférés vers un autre compte de l'organisation et non vers un compte externe.

Étapes pour activer le transfert d'e-mails sortants :

  1. Sélectionnez la politique de messagerie pour laquelle vous souhaitez définir le transfert d'e-mails sortants.
  2. Cliquez sur Mail Forward et sélectionnez Add New dans la liste déroulante.
  3. Indiquez un nom et appuyez sur Entrée.
  4. Après avoir saisi quelques lettres, le remplissage automatique de la liste des adresses e-mail dans l'organisation sera disponible.
  5. Cliquez pour sélectionner et ajouter les adresses e-mail vers lesquelles les e-mails sortants doivent être transférés.

Associer la politique aux utilisateurs

Dans cette section, vous ajouterez les utilisateurs concernés par la politique.

Étapes pour associer la politique de messagerie aux utilisateurs :

  1. Sélectionnez la politique de messagerie pour laquelle vous souhaitez associer des utilisateurs.
  2. Cliquez sur Users.
  3. Dans la zone de recherche, cliquez pour rechercher et ajouter des utilisateurs à la politique.

Vous pouvez également appliquer la politique pour les utilisateurs dans la section Mail Accounts. Sélectionnez la liste des utilisateurs concernés par la politique. Sélectionnez Apply Policy et sélectionnez la politique à appliquer depuis la liste des politiques.

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Écrivez-nous: support@zohomail.com