Personnalisation des politiques de messagerie

Les politiques de messagerie aident les administrateurs à contrôler les paramètres d'envoi et de réception d'e-mails de l'organisation. Dans Zoho Mail, vous pouvez définir plusieurs politiques de messagerie et les appliquer à des ensembles d'utilisateurs et de groupes. Vous pouvez définir les politiques de messagerie pour restreindre l'accès à la messagerie par d'autres appareils, d'autres réseaux et également ajouter des restrictions de compte dans les politiques de messagerie.

Les politiques aident également l'administrateur à définir et à appliquer différents niveaux de privilèges et différentes restrictions aux utilisateurs et aux groupes en fonction de leur rôle, de leurs exigences et de leurs autorisations dans l'organisation. Les différents types de politiques qui peuvent être définis à l'aide de la politique de messagerie sécurisée de Zoho Mail peuvent être classés en fonction de l'e-mail et du domaine, de l'accès, du compte et des restrictions de transfert d'e-mail.

Zoho Mail applique la politique commerciale par défaut de Zoho Mail aux utilisateurs et aux groupes lors de la création. Vous pouvez créer de nouvelles politiques en fonction des exigences de votre organisation et les appliquer à des utilisateurs et groupes spécifiques.

Étapes pour définir une nouvelle politique de messagerie :

1. Créer une politique de messagerie
2. Configurer les restrictions générales pour la politique
3. Ajouter une restriction de messagerie et de domaine
4. Ajouter une restriction de compte
5. Ajouter une restriction d'accès
6. Ajouter une nouvelle restriction de transfert d'e-mails
7. Appliquer les restrictions pertinentes à la politique
8. Appliquer la politique configurée aux utilisateurs et aux groupes

Création d'une politique de messagerie :

1. Connectez-vous à la Console Zoho Mail Admin.
2. Accédez au menu Mail Settings dans le volet de gauche et sélectionnez Email Policy.
3. La politique d'entreprise par défaut de Zoho Mail s'affiche.
4. Cliquez sur Create pour créer une politique.
5. Saisissez un nom pour la politique que vous allez créer, puis cliquez sur Create.
6. Vous devez maintenant définir les restrictions que vous souhaitez appliquer à cette politique.

Restrictions générales :

1. Dans l'onglet General d'une politique que vous avez créée, vous pouvez modifier le nom de la politique si nécessaire.
2. Saisissez la taille maximale des e-mails entrants et sortants que vous souhaitez allouer à cette politique. Un maximum de 40 Mo est autorisé.
3. Saisissez ensuite le nombre d'e-mails entrants autorisés par minute dans cette politique. Un maximum de 100 e-mails par minute est autorisé.
4. Vous pouvez choisir d'activer ou de désactiver l'accès à la délégation de la boîte aux lettres aux utilisateurs auxquels la politique est attribuée.

Restrictions relatives aux e-mails

Dans cette section, vous pouvez définir les domaines autorisés ou bloqués, les adresses e-mail, les types de pièces jointes et le texte de l'objet pour les e-mails entrants et sortants.

Étapes pour définir de nouvelles restrictions de messagerie :

1. Dans la console d'administration, accédez au menu Mail Settings.
2. Accédez à la section Email Restrictions.
3. Cliquez sur Create et saisissez un nouveau nom pour la restriction.
4. Vous pouvez définir des restrictions pour les domaines, les adresses e-mail, les pièces jointes et les objets d'e-mail dans cette section.

Domaines

Les options disponibles sous les restrictions de domaine sont les suivantes :

• No restrictions
• Org Domains only - Pour autoriser les e-mails uniquement au sein de l'organisation
• Blocked domains
• Allowed domains

Vous pouvez définir les restrictions pour les e-mails entrants, les e-mails sortants ou les deux. Vous pouvez autoriser ou bloquer certains domaines pour les e-mails entrants et/ou e-mails sortants.

Allow : lorsque vous spécifiez un domaine comme domaine autorisé pour le flux sortant, les utilisateurs et les groupes pour lesquels la politique est appliquée seront en mesure d'envoyer des e-mails à ces domaines uniquement. Lorsqu'ils enverront des e-mails à d'autres domaines, le serveur sortant les rejettera et les retournera à l'expéditeur.
Block : lorsque vous spécifiez un domaine comme un domaine bloqué, les e-mails peuvent être envoyés vers tous les domaines, hormis ceux spécifiés dans le domaine bloqué.
Org Domains only : vous pouvez également autoriser l'envoi ou la réception d'e-mails au sein des domaines de l'organisation uniquement. Lorsque cette restriction s'applique, les e-mails ne peuvent pas être envoyés vers l'extérieur des domaines de l'organisation ou reçus depuis des comptes externes.

Vous pouvez choisir de ne pas appliquer de restriction pour permettre l'envoi et la réception d'e-mails sans aucune restriction de domaine.

Adresse e-mail

Les options disponibles sous Email address restrictions sont les suivantes :

• No restrictions
• Blocked email addresses
• Allowed email addresses

Vous pouvez définir les restrictions pour les e-mails entrants, les e-mails sortants ou les deux. Vous pouvez autoriser ou bloquer certaines adresses e-mail pour les e-mails entrants et/ou e-mails sortants.

Allow : lorsque vous spécifiez une adresse e-mail comme adresse e-mail autorisée pour le flux sortant, les utilisateurs et les groupes pour lesquels la politique est appliquée seront en mesure d'envoyer des e-mails à ces adresses e-mail uniquement. Lorsqu'ils enverront des e-mails à d'autres adresses e-mail, le serveur sortant les rejettera et les retournera à l'expéditeur. La même restriction peut également s'appliquer aux e-mails entrants. Lorsque la restriction s'applique aux e-mails entrants, les e-mails entrants sont distribués uniquement à partir des adresses e-mail autorisées. Tout e-mail provenant d'autres adresses e-mail non spécifiées dans la liste sera rejeté (retourné).
Block : lorsque vous spécifiez une adresse e-mail comme adresse e-mail bloquée, les e-mails peuvent être envoyés vers toutes les adresses e-mail, hormis celles spécifiées dans les adresses e-mail bloquées.

Vous pouvez choisir de n'appliquer aucune restriction pour permettre l'envoi et la réception d'e-mails sans qu'aucune restriction d'adresse e-mail ne soit configurée.

Pièce jointe

Les options disponibles sous les restrictions de pièce jointe sont les suivantes :

• No restrictions
• Blocked attachments
• Allowed attachments

Vous pouvez définir des restrictions concernant le type de pièce jointe pour les e-mails entrants, sortants ou les deux. Vous pouvez autoriser ou bloquer certains types de pièces jointes pour les e-mails entrants et/ou sortants.

Allow : lorsque vous spécifiez certains types de pièces jointes comme types autorisés pour sortie, les utilisateurs et les groupes concernés par la politique seront en mesure d'envoyer des e-mails avec le type de pièce jointe spécifié uniquement. S'ils envoient des e-mails avec d'autres types de pièces jointes, le serveur sortant les rejettera et retournera l'e-mail à l'expéditeur.
Block : lorsque vous spécifiez un type de pièces jointes comme bloqué, les e-mails peuvent être envoyés avec n'importe quelle autre pièce jointe différente que celle spécifiée dans le type de pièces jointes bloqué.

Vous pouvez vérifier que les pièces jointes ayant des noms de fichiers spécifiques sont bloquées ou autorisées à la fois pour les e-mails entrants et sortants.

Par exemple, si vous souhaitez spécifier des fichiers avec le nom check, , suivez les instructions ci-dessous :

1. Indiquez si vous souhaitez appliquer les conditions de la pièce jointe aux e-mails entrants ou sortants.
2. Après avoir choisi les e-mails entrants ou sortants, sélectionnez la condition que vous souhaitez appliquer.
3. Vous pouvez choisir de ne pas appliquer de restriction pour permettre l'envoi et la réception d'e-mails sans aucune restriction de pièce jointe.
4. Si vous choisissez l'option Allowed ou Blocked, saisissez le nom du fichier que vous souhaitez spécifier.
5. Suivez la convention ci-dessous pour mentionner les noms de fichier :
   • Indiquez check si le fichier peut contenir le nom check.
   • Indiquez "check" si le nom du fichier peut être check.
   • Indiquez *check si le nom de fichier peut se terminer par check.
   • Indiquez check* si le nom de fichier peut commencer par check.
6. La restriction s'appliquera selon vos spécifications.

Objet

Les options disponibles sous les restrictions d'objet des e-mails sont les suivantes :

• No restrictions
• Blocked subjects
• Allowed subjects

Vous pouvez définir les restrictions pour les e-mails entrants, sortants ou les deux. Vous pouvez autoriser ou bloquer certains objets pour les e-mails entrants et/ou e-mails sortants.

Allow : lorsque vous spécifiez certains objets comme objet d'e-mail autorisé pour sortie, les utilisateurs et les groupes concernés par la politique seront en mesure d'envoyer des e-mails avec cet objet uniquement. S'ils envoient des e-mails avec d'autres objets, le serveur sortant les rejettera et retournera l'e-mail à l'expéditeur.
Block : lorsque vous spécifiez un objet comme objet d'e-mail bloqué, les e-mails peuvent être envoyés avec n'importe quel autre objet différent que celui spécifié comme objet bloqué.

Ex : si vous spécifiez le mot « pharmacie » dans l'objet, les e-mails seront bloqués indépendamment de l'endroit où le mot apparaît dans l'objet.
Vous pouvez choisir de ne pas appliquer de restriction pour permettre l'envoi et la réception d'e-mails sans aucune restriction d'objet.

Restrictions de compte

Vous pouvez définir les restrictions basées sur les comptes dans cette section. Dans cette section, vous pouvez fournir des autorisations pour ajouter des comptes externes en tant que POP dans Zoho et des options pour personnaliser leur signature dans Zoho Mail. Vous pouvez également restreindre l'importation ou l'exportation de messages par les utilisateurs et les groupes.

Étapes pour définir de nouvelles restrictions de compte :

1. Dans la console d'administration, accédez au menu Mail Settings.
2. Accédez à la section Account Restrictions.
3. Cliquez sur Create et saisissez un nouveau nom pour la restriction.
4. Cette section permet de définir des restrictions basées sur le compte, telles que l'accès à un compte externe, l'importation/exportation d'e-mails, etc.

Accès des comptes externes

Par défaut, Zoho Mail permet aux utilisateurs de configurer leurs comptes externes via POP ou IMAP. En tant qu'administrateur, si vous ne souhaitez pas que les utilisateurs accèdent à leurs autres comptes via POP, vous pouvez désactiver la fonction dans cette section. Quand elle est désactivée, les utilisateurs concernés par la politique ne seront pas en mesure d'ajouter les comptes externes via POP.

Personnalisation de la signature

Zoho Mail permet aux utilisateurs de configurer et d'utiliser plusieurs signatures pour leurs comptes. En tant qu'administrateur, vous pouvez désactiver cette fonction. Si l'option est désactivée, les utilisateurs concernés par la politique ne seront pas en mesure de personnaliser leur signature depuis la console de la messagerie Web.

Importer/exporter des e-mails

Dans la messagerie Web et dans la console d'administration, les utilisateurs et les administrateurs disposent d'une fonctionnalité permettant de migrer les e-mails au format EML ou ZIP à l'aide de l'option Import/Export Emails. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, vous pouvez choisir de désactiver cette fonction pour les utilisateurs via la politique de messagerie.

Quand elle est désactivée, les utilisateurs ne seront pas en mesure d'importer des e-mails dans Zoho Mail ou d'en exporter depuis Zoho Mail.

Ajouter au cloud

Les utilisateurs peuvent enregistrer les pièces jointes entrantes sur Zoho Docs, ainsi que sur d'autres services de cloud comme Google Drive, Dropbox etc. Cependant, l'administrateur peut désactiver l'option Add to Cloud via la politique de messagerie pour ne pas permettre aux utilisateurs d'enregistrer les pièces jointes sur le stockage cloud.

Joindre depuis le cloud

Les utilisateurs peuvent joindre des fichiers depuis Zoho Docs ou d'autres services cloud tels que Google Drive, Dropbox, etc. aux e-mails qu'ils envoient. Toutefois, l'administrateur peut désactiver l'option Attach from Cloud à l'aide de la politique de messagerie pour ne pas autoriser les utilisateurs à ajouter des pièces jointes à partir de services cloud.

Afficher BCC

Lors de la rédaction d'e-mails, les utilisateurs ont la possibilité d'envoyer des e-mails en tant que copie carbone invisible (BCC). Toutefois, l'administrateur peut désactiver l'option Display BCC pour s'assurer que les utilisateurs ne disposent pas de l'option permettant de mettre en copie des adresses e-mail dans leurs e-mails.

Restrictions d'accès

Vous pouvez définir les restrictions d'accès dans cette section. Vous pouvez fournir des autorisations d'accès au compte via POP, IMAP, et/ou ActiveSync. En outre, vous pouvez également déterminer si l'utilisateur peut configurer le transfert d'e-mails à partir du compte ou non.

Étapes pour définir de nouvelles restrictions de messagerie :

1. Dans la console d'administration, accédez au menu Mail Settings.
2. Accédez à la section Access Restrictions.
3. Cliquez sur Create et saisissez un nouveau nom pour la restriction.
4. Vous pouvez définir des restrictions pour les domaines, les adresses e-mail, les pièces jointes et les objets d'e-mail dans cette section.

Accès POP

Zoho Mail permet aux utilisateurs d'activer leur accès POP et de récupérer des e-mails via POP dans les clients de messagerie comme Outlook, Thunderbird, etc. Si vous souhaitez activer une restriction d'accès, vous pouvez désactiver l'accès POP pour l'ensemble d'utilisateurs spécifique. Si l'accès POP est désactivé, les utilisateurs concernés par la politique ne seront pas en mesure d'accéder au compte Zoho via POP. S'ils tentent d'activer le protocole POP dans la messagerie Web, ils recevront un message d'erreur.

Accès IMAP

Zoho Mail permet aux utilisateurs d'activer leur accès IMAP et de récupérer des e-mails via POP dans les clients de messagerie comme Outlook, Thunderbird, etc. S'il est désactivé, les utilisateurs concernés par la politique ne sont pas en mesure d'accéder au compte Zoho via IMAP dans d'autres clients comme iPhone, K9, etc.

ActiveSync

Si cette fonction est désactivée, les utilisateurs concernés par la politique ne seront pas en mesure d'accéder au compte Zoho via Active Sync dans d'autres clients comme iPad, Android, etc.

Transfert d'e-mails

Si cette fonction est désactivée, les utilisateurs concernés par la politique ne sont pas en mesure de configurer le transfert d'e-mails depuis les comptes Zoho vers des comptes externes.

Afficher les paramètres POP/IMAP

Les options POP/IMAP seront visibles par les utilisateurs sur leur page Settings. Cependant, si les administrateurs désactivent l'option Display POP&IMAP Settings, les utilisateurs ne seront pas en mesure de changer leur statut POP/IMAP. Seuls les administrateurs seront en mesure d'activer ou de désactiver l'accès POP/IMAP pour les comptes des utilisateurs.

Afficher les paramètres de transfert d'e-mails

Les options de transfert d'e-mails seront visibles par les utilisateurs sur leur page Settings. Cependant, si les administrateurs désactivent l'option Display Mail Forward Settings, les utilisateurs ne seront pas en mesure de changer leurs paramètres de transfert d'e-mails. Seuls les administrateurs seront en mesure d'ajouter ou de supprimer le transfert d'e-mails pour les comptes des utilisateurs.

Vous pouvez également indiquer les restrictions IP, le cas échéant, pour les utilisateurs concernés par la politique.

Option Maximum Session Count

Il est possible de définir le nombre maximal de sessions ouvertes pour un compte d'utilisateur spécifique. Activez l'option Max Session Count et saisissez la limite nécessaire. Il est possible de définir une limite minimale de 1 et une limite maximale de 25. Une fois la limite maximale fixée franchie, l'utilisateur ne pourra pas se connecter à son compte dans une nouvelle session. L'utilisateur peut fermer les sessions en cours, puis se connecter à une nouvelle session.

Restriction d'adresses IP du client de messagerie

Si vous avez configuré une restriction d'adresses IP pour vos utilisateurs, vous pouvez activer la restriction d'adresses IP du client de messagerie pour appliquer la plage d'adresses IP si des clients de messagerie externes sont utilisés. Les utilisateurs auxquels cette politique a été appliquée ne pourront accéder à leur boîte aux lettres qu'à partir de cette plage d'adresses IP, qu'ils se connectent à partir de la messagerie Web ou de clients de messagerie externes. Si aucune plage d'adresses IP n'est définie, cette restriction d'adresses IP ne prendra pas effet.

Adresses IP autorisées

Si vous souhaitez restreindre les adresses IP à partir desquelles les utilisateurs peuvent se connecter à leurs comptes, vous pouvez définir la plage d'adresses IP dans la section Allowed IP Addresses. Les utilisateurs ne pourront pas se connecter à leur compte en dehors de cette plage d'adresses IP.

Restrictions de transfert

Si vous souhaitez que tous les e-mails sortants envoyés par les utilisateurs auxquels cette politique est appliquée soient transférés vers une autre adresse e-mail de l'organisation, vous pouvez la configurer ici.

Étapes pour définir de nouvelles restrictions de transfert :

1. Dans la console d'administration, accédez au menu Mail Settings.
2. Accédez à la section Forward Restrictions.
3. Cliquez sur Create et saisissez un nouveau nom pour la restriction.
4. Dans le champ Outgoing Email Forwarding Policy, saisissez l'adresse e-mail vers laquelle tous les e-mails sortants doivent être transférés.

Les e-mails sortants peuvent être uniquement transférés vers un autre compte de l'organisation et non vers un compte externe.

Appliquer des restrictions à la politique :

Une fois que vous avez créé toutes les restrictions nécessaires, vous devez les appliquer à la politique pertinente.

1. Dans la console d'administration, accédez au menu Mail Settings.
2. Accédez à Policies, et sélectionnez la politique à laquelle vous souhaitez associer les restrictions.
3. Dans la liste déroulante Restrictions, sélectionnez Email Restriction.
4. Dans la liste déroulante Email Restriction Applied, sélectionnez la restriction que vous souhaitez associer à cette politique.
5. Vérifiez les paramètres une fois, puis cliquez sur Change.
6. Dans la liste déroulante Restrictions, sélectionnez Account Restriction.
7. Dans la liste déroulante Account Restriction Applied, sélectionnez la restriction que vous souhaitez associer à cette politique.
8. Vérifiez les paramètres une fois, puis cliquez sur Change.
9. Dans la liste déroulante Restrictions, sélectionnez Access Restriction.
10. Dans la liste déroulante Access Restriction Applied, sélectionnez la restriction que vous souhaitez associer à cette politique.
11. Vérifiez les paramètres une fois, puis cliquez sur Change.
12. Dans la liste déroulante Restrictions, sélectionnez Forward Restriction.
13. Dans la liste déroulante Mail Forward Restriction Applied, sélectionnez la restriction que vous souhaitez associer à cette politique.
14. Vérifiez les paramètres une fois, puis cliquez sur Change.

Les restrictions correspondantes seront désormais appliquées à la politique que vous avez créée.

​Associer la politique aux utilisateurs et aux groupes :

Vous devez ensuite associer cette politique aux utilisateurs et groupes respectifs.

Étapes pour associer une politique à des utilisateurs et des groupes :

1. Dans la console d'administration, accédez au menu Mail Settings.
2. Accédez à Policies, et sélectionnez la politique à laquelle vous souhaitez associer les utilisateurs et groupes.
3. Accédez à l'onglet utilisateurs Associated Users.
4. Cliquez sur Ajouter pour sélectionner manuellement les utilisateurs de cette politique. Sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Proceed.
5. Cliquez sur Importer si vous souhaitez importer des utilisateurs pour cette politique à l'aide d'un fichier CSV. Parcourez et sélectionnez le fichier CSV contenant la liste des utilisateurs, puis cliquez sur Import.
6. De même, accédez à l'onglet Associated Groups.
7. Cliquez sur Ajouter pour sélectionner manuellement les groupes pour cette politique. Sélectionnez les groupes que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur Proceed.
8. Cliquez sur Importer si vous souhaitez importer des groupes pour cette politique à l'aide d'un fichier CSV. Parcourez et sélectionnez le fichier CSV contenant la liste des groupes, puis cliquez sur Import.
9. Vous pouvez également modifier la politique des utilisateurs dans cette section en cliquant sur l'icône Change Policy de l'utilisateur concerné. Vous pouvez également sélectionner plusieurs utilisateurs, cliquer sur l'icône Change Policy et sélectionner la politique que vous souhaitez appliquer à tous les utilisateurs sélectionnés.

Vous pouvez également appliquer la politique de messagerie aux utilisateurs et aux groupes dans les paramètres spécifiques à l'utilisateur ou au groupe, ou même au moment de la création de l'utilisateur ou du groupe.