Synchroniser Google Mail et Zoho CRM

Vous pouvez synchroniser des e-mails spécifiques à un client entre Google Apps et Zoho CRM en configurant le POP3 dans Zoho CRM. Indiquez l'adresse e-mail et le mot de passe pour configurer votre e-mail G Suite dans Zoho CRM. Une fois l'e-mail configuré, vous pouvez consulter les e-mails spécifiques à un client sous la page d'un lead ou d'un contact.

Avantages

Centralisez toutes les informations sur le client et votre correspondance par e-mails dans Zoho CRM
Associez des conversations par e-mail avec le client aux données CRM (leads, contacts et transactions)
Partagez et mettez à jour des e-mails spécifiques à un client au sein du compte
Envoyez et recevez des e-mails simultanément dans Zoho CRM et Gmail (G Suite)

Principales fonctionnalités

Onglet Email (E-mail) dans Zoho CRM
Envoyer et recevoir tous ses e-mails sans quitter Zoho CRM
Partager des e-mails d'un client avec ses collègues
Afficher sous de forme de fils des conversations par e-mails
Synchroniser des e-mails envoyés et reçus avec G Suite

1. Configurer Gmail dans Zoho CRM

Fonctions utilisateur
Fonctions administrateur

Fonctions utilisateur G Suite

Une fois que l'administrateur informatique a activé l'extension Zoho Mail, vous devez configurer Gmail pour votre compte de messagerie.

Étape 1 : configurez votre compte Gmail dans Zoho CRM
Étape 2 : configurez les options de l'extension Zoho Mail

Étape 1 : pour configurer Gmail dans Zoho CRM, procédez comme suit :

Connectez-vous à G Suite.
Cliquez sur (icône des applications).
Cliquez sur More > Zoho CRM (Plus > Zoho CRM).
Vous êtes redirigé vers Zoho CRM.
Dans Zoho CRM, accédez à Setup > Marketplace > Google > Email (Configuration > Marketplace > Google > E-mail).
Sur la page Configure Google Email (Configurer la messagerie Google), indiquez votre mot de passe G Suite.
Cliquez sur Configure Now (Configurer maintenant).
Votre compte de messagerie Google est alors configuré dans Zoho CRM. Vous pouvez désormais envoyer des e-mails à des leads ou des contacts.

Configurer le module complémentaire de messagerie

Lorsque vous configurez l'extension Zoho Mail, vous pouvez partager les e-mails des clients avec d'autres utilisateurs (configuration publique) ou conserver votre accès personnel (configuration privée) dans votre compte Zoho CRM.

Compte de messagerie privée	Compte de messagerie avec partage
Aucun autre utilisateur ne peut consulter les e-mails de vos clients	Les autres utilisateurs peuvent visualiser les e-mails de vos clients
Le PDG et d'autres cadres de l'équipe dirigeante peuvent utiliser cette option pour assurer la confidentialité de leurs communications avec les clients	Partagez avec les commerciaux et les responsables directement chargés de l'interaction quotidienne avec les clients. Le partage des communications par e-mail aidera la direction à prendre de meilleures décisions.
Que pouvez-vous faire ?	Que pouvez-vous faire ?
Vous pouvez consulter les e-mails publics d'autres personnes	Vous pouvez consulter les e-mails publics d'autres personnes.
Vous pouvez répondre aux e-mails d'autres personnes	Vous pouvez répondre aux e-mails d'autres personnes.
Aucun autre utilisateur ne peut consulter vos e-mails envoyés à partir de Zoho CRM	Les autres utilisateurs peuvent consulter vos e-mails envoyés à partir de Zoho CRM.
Aucun autre utilisateur ne peut consulter les e-mails que vous avez reçus	Les autres utilisateurs peuvent consulter les e-mails que vous avez reçus.
	Pourquoi il n'y a pas d'option publique par défaut ? Pour protéger la confidentialité des conversations par e-mail avec un client. Par exemple, Jean, le responsable commercial ayant récemment rejoint votre organisation ajoute l'identifiant de messagerie du PDG comme contact dans CRM. Désormais, Pierre, un autre responsable commercial peut consulter la conversation entre Jean et le PDG, ce qui n'est pas autorisé dans un scénario en temps réel.

Étape 2 : pour configurer un compte de messagerie privé ou partagé

Pour configurer un compte de messagerie privé, procédez comme suit :

Connectez-vous à G Suite.
Cliquez sur (icône des applications).
Cliquez sur More > Zoho CRM (Plus > Zoho CRM).
Vous êtes redirigé vers Zoho CRM.
Dans Zoho CRM, accédez à Setup >Channels > Email (Configuration > Canaux > E-mail).
Sur la page Zoho Mail Add-on (Extension Zoho Mail), sélectionnez l'option Private Account (Compte privé).
Sélectionnez une boîte aux lettres à configurer dans Zoho CRM.
Cliquez sur Save (Enregistrer).

Pour configurer un compte de messagerie partagé, procédez comme suit :

Connectez-vous à G Suite.
Cliquez sur (icône des applications).
Cliquez sur More > Zoho CRM (Plus > Zoho CRM).
Vous êtes redirigé vers Zoho CRM.
Dans Zoho CRM, accédez à Setup >Channels > Email (Configuration > Canaux > E-mail).
Sur la page Zoho Mail Add-on (Extension Zoho Mail), procédez comme suit :
- Sélectionnez l'option Share Email (E-mail partagé).
- Sélectionnez la boîte aux lettres.
- Saisissez votre mot de passe G Suite.
Cliquez sur Save (Enregistrer).

Fonctions administrateur

Les fonctions importantes de l'administrateur de domaine G Suite dans le processus de configuration de Gmail dans Zoho CRM incluent :

Étape 1 : s'abonner à l'extension Zoho Mail
Étape 2 : activer l'extension Zoho Mail pour les utilisateurs G Suite
Étape 3 : activer l'onglet Emails (E-mails) dans les paramètres du profil de l'utilisateur
Étape 4 : sélectionner Emails (E-mails) dans l'onglet des paramètres
Étape 5 : sélectionner Emails (E-mails) dans les paramètres des pages de lead, contact et de transaction

Étape 1 : pour vous abonner à l'extension Zoho Mail, procédez comme suit :

Connectez-vous à G Suite.
Cliquez sur (icône des applications).
Cliquez sur More > Zoho CRM (Plus > Zoho CRM).
Vous êtes redirigé vers Zoho CRM.
Dans Zoho CRM, cliquez sur Upgrade (Mettre à niveau).
Sur la page Choose Plan (Choisir un forfait), cliquez sur Manage your Plan (Gérer votre forfait).
Sur la page Manage Subscription (Gérer l'abonnement), sélectionnez l'option Number of Zoho Mail Add-on Users (Nombre d'utilisateur de l'extension Zoho Mail).
Cliquez sur Update Account (Mettre à jour le compte).
Sur la page Credit Card Information (Informations de la carte bancaire), terminez la transaction par carte de bancaire.
Une fois la transaction effectuée, vous pouvez activer l'extension Zoho Mail pour les utilisateurs G Suite.

Étape 2 : pour activer l'extension Zoho Mail pour les utilisateurs G Suite, procédez comme suit :

Connectez-vous à G Suite.
Cliquez sur (icône des applications).
Cliquez sur More > Zoho CRM (Plus > Zoho CRM).
Vous êtes redirigé vers Zoho CRM.
Dans Zoho CRM, accédez à Setup > Users & Control > Security Control > Profiles. (Configuration > Utilisateurs et contrôle > Contrôle de sécurité > Profiles).
Sur la page Profiles, cliquez sur le lien Edit (Modifier) correspondant au profil auquel vous voulez accorder des autorisations.
Sous Apps Permissions (Autorisations d'applications), cochez la case Zoho Mail Integration (Intégration Zoho Mail).
Cliquez sur Save (Enregistrer).

Étape 3 : pour activer l'onglet Emails (E-mails), procédez comme suit :

Dans G Suite, cliquez sur (icône des applications).
Cliquez sur More > Zoho CRM (Plus > Zoho CRM).
Vous êtes redirigé vers Zoho CRM.
Dans Zoho CRM, accédez à Setup > Users & Control > Security Control > Profiles. (Configuration > Utilisateurs et contrôle > Contrôle de sécurité > Profils).
Sur la page Profiles, modifier le profil (p. ex : profil standard).
Sur la page Edit Profile (Modifier le profil), sous la colonne Tab Visible (Onglet visible), cochez la case Emails (E-mails).
Cliquez sur Save (Enregistrer).

Le tableau ci-dessous explique quand l'onglet Emails (E-mails) est activé pour les utilisateurs Google Apps :

Extension Zoho Mail	Profil pour l'onglet Emails (E-mails)	Résultat
Activé	Activé	L'onglet Email (E-mail) s'affiche pour l'utilisateur
Activé	Désactivé	L'onglet Email (E-mail) ne s'affiche pas pour l'utilisateur
Désactivé	Activé	L'onglet Email (E-mail) ne s'affiche pas pour l'utilisateur
Désactivé	Désactivé	L'onglet Email (E-mail) ne s'affiche pas pour l'utilisateur

Voir également Gérer les profils

Étape 4 : pour sélectionner les e-mails dans les paramètres de l'onglet, procédez comme suit :

Dans G Suite, cliquez sur (icône des applications).
Cliquez sur More > Zoho CRM (Plus > Zoho CRM).
Vous êtes redirigé vers Zoho CRM.
Dans Zoho CRM, accédez à Setup > Customization > Modules > Organize Modules (Configuration > Personnalisation > Modules > Organiser les modules).
Sur la page Organize Tabs (Organiser les onglets), assurez-vous que le champ Emails (E-mails) se trouve dans la liste Selected Tabs (Onglets sélectionnés).
Cliquez sur Save (Enregistrer).

Étape 5 : pour sélectionner les e-mails dans les paramètres de la page Prospect/Contact, procédez comme suit :

Dans G Suite, cliquez sur (icône des applications).
Cliquez sur More > Zoho CRM (Plus > Zoho CRM).
Vous êtes redirigé vers Zoho CRM.
Dans Zoho CRM, accédez à Setup > Customization > Modules > Leads (Configuration > Personnalisation > Modules > Prospects).
Sur la page Prospects, cliquez sur l'onglet Layouts (Dispositions).
Sur la page Edit Layout (Modifier la disposition), assurez-vous que le champ Mail (Courrier) se trouve dans la liste sélectionnée.
Cliquez sur Save (Enregistrer).
Suivez la même procédure dans les modules Contacts et Deals (Transactions).

Remarque :

Si l'extension Zoho Mail est désactivée, les utilisateurs ne peuvent pas effectuer les opérations suivantes :

Configuration de l'extension Zoho Mail
Récupération des e-mails de Gmail dans Zoho CRM
Consultation de l'onglet Email dans Zoho CRM
Partage de la liste déroulante des options d'e-mails et d'utilisateurs sur la page Prospect ou Contact
Affichage des e-mails envoyés à partir de Gmail sur CRM et inversement
Affichage des options Répondre et Répondre à tous

2. Envoyer des e-mails aux contacts professionnels

Via le module Prospects, Contacts ou Deals (Transactions)

Cliquez sur l'onglet Prospects, Contacts ou Deals (Transactions).
Sur la page d'accueil [nom du module], sélectionnez l'enregistrement.
Sur la page Record Details (Détails de l'enregistrement), accédez à Mails Related List (Liste associées aux e-mails), puis cliquez sur Send Mail (Envoyer un e-mail).
Sur la page Compose Email (Composer un e-mail), saisissez le message, joignez des fichiers, ajoutez des identifiants de messagerie dans les champs Cc et Cci.
Cliquez sur Send (Envoyer).
L'e-mail est envoyé au destinataire et une copie est enregistrée dans la vue de liste associée à Emails (E-mails) et le dossier Sent (Messages envoyés) de Gmail.

Via l'onglet Emails (E-mails) Zoho CRM

Accédez à Emails > Compose (E-mails > Composer).

Les autres opérations sont les mêmes que pour des e-mails classiques. La fenêtre de composition est identique à n'importe quel éditeur de messagerie avec un ensemble d'options de modification et de mise en forme. Si vous avez configuré votre boîte d'envoi, les e-mails sont envoyés après un intervalle de quelques minutes.

Via Gmail

Avec quelques réglages simples des paramètres, vous pouvez envoyer des e-mails à partir de votre compte Gmail et les consulter comme des éléments envoyés dans Zoho CRM. Pour que cette option fonctionne avec votre compte Gmail, configurez le filtre de compte POP Gmail dans Zoho Mail comme suit :

Connectez-vous à Zoho Mail.
Accédez à Settings >Mail Organization > Filters (Paramètres > Organisation des e-mails > Filtres).
Cliquez sur Add Filter (Ajouter un filtre).
Dans la fenêtre contextuelle Filters (Filtres) :
- Remplissez le champ Filter name (Nom de filtre).
- Pour les critères du message, sélectionnez Sender Is (Expéditeur) avec votre compte Gmail (...@Gmail.com)
- Dans l'option Move to Folder (Déplacer vers le dossier), sélectionnez Sent (Messages envoyés).
- Cliquez sur Save (Enregistrer).
Sélectionnez le filtre, puis cliquez sur Run through Filter (Exécuter via le filtre).

3. Recevoir des e-mails de vos contacts professionnels

Lorsque vous recevez des e-mails de vos contacts professionnels dans Gmail, ils sont automatiquement récupérés dans Zoho CRM. Les e-mails reçus associés à un lead, un contact ou une transaction en particulier sont alors répertoriés dans la section Emails (E-mails) de la page de ce lead, de ce contact ou de cette transaction, respectivement. Les e-mails relatifs au contact principal sont également répertoriés dans la section Email (E-mail) de la page Deal (Transaction).