Comparaison des options d'envoi d'e-mails dans Zoho CRM
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Aperçu des e-mails dans Zoho CRM
Un professionnel de la vente s'appuie principalement sur le CRM, mais la plupart de ses communications avec les clients passent par les e-mails. Il doit constamment basculer entre le système CRM et sa boîte de réception pour assurer le suivi avec les prospects et mettre à jour les informations sur les ventes.
Le principal problème de la séparation entre messagerie et CRM est que vous ne disposez pas du contexte commercial nécessaire pour établir des priorités dans vos communications avec vos clients. Les e-mails ne doivent pas toujours être lus dans l'ordre où ils sont reçus. En réalité, un e-mail important de la part d'un gros client peut se retrouver tout en bas de votre liste d'e-mails non lus, alors qu'il peut s'agir d'une demande d'assistance urgente ou d'une réclamation. Au moment où vous le lisez, il est peut-être déjà trop tard. Si seulement vous aviez su qu'il provenait d'un client important, vous auriez pu vous en occuper tout de suite.
Ainsi, le contexte commercial des interactions avec les clients vous aide à établir des priorités et à optimiser votre efficacité dans votre communication avec eux. C'est ici que l'envoi d'e-mails depuis Zoho CRM entre en scène. Zoho CRM possède un large éventail d'options dans sa suite de messagerie.
- Vous pouvez envoyer et recevoir des e-mails directement depuis CRM.
- Vous pouvez effectuer le suivi des e-mails pour recevoir des rapports et des données utiles.
- Vous pouvez hiérarchiser vos conversations en fonction de l'expéditeur : clients, prospects/contacts, collègues ou inconnus.
- En plus de cela, vous pouvez créer un lien automatique entre les e-mails et les enregistrements clients dans CRM. De cette façon, vous pouvez afficher à un seul endroit les informations commerciales et les e-mails correspondant à un client.
Cela permet de replacer vos conversations dans le contexte de vente.
Il est facile de configurer vos e-mails dans Zoho CRM, mais avant cela, vous devez connaître l'éventail d'options pour savoir lesquelles répondent à vos besoins. Dans ce document, vous trouverez une comparaison rapide des différentes options d'envoi d'e-mails dans Zoho CRM et leurs avantages respectifs.
Quelles options d'e-mails vous conviennent le mieux ?
Les options d'envoi d'e-mails dans Zoho CRM peuvent être classées en fonction de votre volonté ou non de configurer votre compte de messagerie dans CRM.
Option 1 (vivement recommandée)
| Exigences | Vous souhaitez envoyer et recevoir des e-mails depuis Zoho CRM. |
| Solution | Configurez votre compte de messagerie via IMAP. |
| Avantages |
En bref, vous n'avez pas à quitter votre fenêtre CRM. Vous pouvez exécuter les fonctions de vente et de messagerie dans CRM. |
| Inconvénients | Il n'y a pas d'inconvénients à cette solution. Elle est pratique et sécurisée.
Cependant, si vous vous méfiez de l'intégration de vos comptes de messagerie avec des applications tierces en général, vous pouvez envisager les alternatives suivantes. |
Option 2 :
| Exigences | Vous ne souhaitez pas configurer votre compte de messagerie (pour des raisons de sécurité ou pour vous conformer aux politiques de l'entreprise, entre autres).
Vous souhaitez pourtant envoyer des e-mails depuis CRM. |
| Solution | Aucune configuration de messagerie requise. Commencez à envoyer des e-mails depuis CRM immédiatement. |
| Avantages |
|
| Inconvénients |
La raison de ces deux inconvénients est que CRM n'a aucun contrôle sur votre client de messagerie, de sorte qu'il ne peut pas récupérer vos e-mails sortants depuis le client de messagerie, ni vos e-mails entrants. Pour la même raison, les analyses d'e-mails sont limitées aux e-mails envoyés via CRM. |
Option 3 :
| Exigences | Vous ne souhaitez pas configurer votre compte de messagerie dans CRM. Pourtant, vous souhaitez afficher une copie des e-mails envoyés à partir de votre client de messagerie directement dans CRM. |
| Solution | Utilisez BCC Dropbox. |
| Avantages |
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| Inconvénients |
|
Tableau des fonctionnalités e-mail disponibles
| Fonctionnalité | Disponible sans activer votre compte de messagerie dans CRM | Disponible après l'activation de votre compte de messagerie dans CRM |
| Lien entre les e-mails entrants et les enregistrements CRM | ✘ | ✓ |
| Zoho SalesInbox | ✘ | ✓ |
| Envoi d'e-mails individuels | ✓ | ✓ |
| Envoi d'e-mails en masse | ✓ | ✓ |
| BCC Dropbox | ✓ | ✓ |
| Informations sur les e-mails et rapports d'e-mails | ✓ | ✓ |
| Adresses e-mail de l'organisation | ✓ | ✓ |
| Lien entre les e-mails sortants et les enregistrements CRM | ✓ | ✓ |
Configuration de votre compte de messagerie dans Zoho CRM
Vous pouvez configurer un compte de messagerie à partir des clients de messagerie populaires tels que Gmail, Yahoo, etc. via la configuration IMAP.
- IMAP (Internet Message Access Protocol) est utile lorsque vous souhaitez répliquer l'intégralité de votre messagerie dans Zoho CRM. La configuration IMAP est également un protocole adopté par beaucoup d'entreprises car elle facilite la synchronisation entre plusieurs appareils. Lorsque vous activez un compte IMAP dans CRM, vous bénéficiez automatiquement des avantages de SalesInbox.
- POP (Post Office Protocol) - Ce protocole ne permet pas la synchronisation sur des appareils multiples. Cependant, il est utile si vous voulez vous assurer que vos e-mails peuvent être sauvegardés. C'est pratique si une personne de votre entreprise démissionne par exemple car tous ses e-mails peuvent ainsi être sauvegardés. Dans ce cas, la configuration d'un compte de messagerie via POP3 est utile.