Recordatorios y seguimientos de correo electrónico

Recordatorios y seguimientos de correos electrónicos

Recordatorios por correo electrónico 

La mayoría de los correos electrónicos que enviamos necesitan, a menudo, seguimientos o recordatorios según las respuestas de las demás personas, o a veces, independientemente de la respuesta.  

Puede utilizar la opción de recordatorio de Zoho Mail para agregar recordatorios a sus correos electrónicos. Puede ver un correo electrónico cuando lo redacta y recibir un recordatorio más tarde según las opciones seleccionadas. Puede realizar un seguimiento de los elementos de trabajo basados en correos electrónicos sencillamente mediante los recordatorios. También puede agregar recordatorios a los correos electrónicos que reciba.  

Pasos para ver un correo electrónico que redacte: (recordatorios para los correos salientes)

  1. Inicie sesión en www.zoho.com/mail
  2. Haga clic en "Redactar" para abrir el editor.
  3. Redacte el correo como de costumbre.
  4. Agregue archivos adjuntos, si fuera necesario.
  5. Haga clic en el ícono de Reloj para ver el correo electrónico.
  6. Las opciones disponibles en el mensaje emergente Recordatorio son 
    1. En todas las respuestas: cada vez que le respondan un correo electrónico, recibirá notificaciones al respecto.  (P. ej., si envía un correo electrónico a muchos clientes potenciales acerca de una aplicación o productos nuevos, querrá recibir un recordatorio por cada respuesta recibida del correo electrónico).
    2. Si nadie responde hasta: puede establecer una fecha límite, y si nadie responde a un correo electrónico, recibirá una notificación al respecto en el plazo que usted seleccione. (P. ej., si envía un correo electrónico a un proveedor para pedir una cotización y transcurre una semana sin obtener respuesta, es posible que desee recibir un recordatorio por ese correo en particular).
    3. Independientemente de la respuesta: puede establecer un plazo determinado para recibir un recordatorio por el correo electrónico, independientemente de si obtuvo respuesta o no. (P. ej., si planea asistir a una empresa emergente y preguntó a algunos amigos si lo acompañarán. Independientemente de la respuesta, es necesario recibir un recordatorio por el correo electrónico para planificar su viaje y reservar los tickets).
  7. De manera predeterminada, recibirá recordatorios mediante notificaciones. También puede optar por recibir recordatorios por notificaciones de correo electrónico. 

Nota:

Si envía un correo electrónico que contiene frases que pueden requerir un recordatorio por correo electrónico, se le ofrecerá agregar uno. Si todavía no establece un recordatorio para el correo electrónico, se le solicitará que agregue uno para la fecha y la hora especificada. Frases de ejemplo: "Podemos juntarnos mañana a las 3:00 p. m.", "La reunión se realizará el jueves", etc.

Pasos para agregar recordatorios a los correos electrónicos entrantes

  1. Inicie sesión en www.zoho.com/mail
  2. Seleccione el correo electrónico para el que desee agregar el recordatorio.
  3. Seleccione el menú desplegable "Más opciones" en el de la ventana de vista previa.
  4. Seleccione "Establecer recordatorio"
  5. Las opciones disponibles en el mensaje emergente Recordatorio son 
    1. En todas las respuestas: cada vez que le respondan un correo electrónico, recibirá notificaciones al respecto.  (P. ej., si su equipo recibe un mensaje de correo electrónico de su cliente en el que solicita una propuesta de diseño, y asignó el trabajo a un miembro de su equipo, pero desea recibir una notificación por cada correo electrónico para asegurarse de que todo esté bien)
    2. Si nadie responde hasta: puede establecer una fecha límite, y si nadie responde a un correo electrónico, recibirá una notificación al respecto en el plazo que usted seleccione. (P. ej., si recibe un correo electrónico por parte de un cliente potencial que solicita una cotización, y remitió la tarea al equipo de ventas, deseará recibir recordatorios sobre el envío de la cotización durante una fecha determinada).
    3. Independientemente de la respuesta: puede establecer un plazo determinado para recibir un recordatorio por el correo electrónico, independientemente de si obtuvo respuesta o no. (P. ej., si recibe la declaración de su tarjeta de crédito por correo electrónico, y desea recibir un recordatorio en una fecha determinada sobre el correo para pagar sus deudas).
  6. De manera predeterminada, recibirá recordatorios mediante notificaciones. También puede optar por recibir recordatorios por notificaciones de correo electrónico. 

De manera similar a los correos electrónicos salientes, puede establecer correos electrónicos de seguimiento para otros destinatarios e incluso para los correos electrónicos que reciba. 

Desestimación de recordatorios de correos electrónicos

Si optó por recibir notificaciones, recibirá una notificación independiente por cada recordatorio. Si no desea que su centro de notificaciones se llene de notificaciones por recordatorios de correos electrónicos, puede desestimarlas. Puede desestimar la notificación si hace clic en Desestimar en el lado derecho de la notificación recibida.

 

De esta manera mantendrá despejada su lista de notificaciones para recibir otras importantes.

Posponer recordatorios de correos electrónicos

Las notificaciones de recordatorio de correo electrónico se pueden posponer durante un plazo seleccionado. Puede posponer el recordatorio si selecciona una de las siguientes opciones en Posponer hasta:

  • 10 minutos: el recordatorio volverá a aparecer tras 10 minutos
  • 1 hora: el recordatorio volverá a aparecer tras 1 hora
  • Mañana a las 10:00 a. m.: volverá a recibir un recordatorio al día siguiente a las 10:00 a. m.
  • Próximo lunes a las 10:00 a. m.: el recordatorio volverá a aparecer el lunes siguiente a las 10:00 a. m.
  • Fecha y hora personalizadas: si selecciona esta opción, puede decidir cualquier fecha y hora en que desee volver a recibir un recordatorio.

Enviar recordatorios a los destinatarios: destinatarios con seguimiento

Puede seleccionar la casilla "Enviar recordatorios a los destinatarios también", para enviar correos electrónicos a otras personas que reciban el correo electrónico. En este caso, también recibirán la notificación por correo electrónico. Puede personalizar el contenido del correo electrónico y proporcionar el contenido deseado en el editor que se ubica debajo. Esta función lo ayudará a realizar seguimientos automáticamente a los correos electrónicos en función de una de las opciones que se indican a continuación. La opción "Enviar recordatorio a los destinatarios también" no se aplica cuando se selecciona la opción de recordatorio en "En todas las respuestas".   

(P. ej., si envía un correo electrónico a un proveedor para pedir una cotización y transcurre una semana sin obtener respuesta, es posible que desee recibir un recordatorio por ese correo en particular. Puede enviar un correo de seguimiento y solicitar la cotización que necesite inmediatamente)

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