Personalizar las políticas de correo electrónico de la Organización - Zoho Mail

Políticas personalizadas de correo electrónico 

Las políticas de correo electrónico ayudan a los administradores a controlar el envío de correos electrónicos de la organización y la recepción de parámetros. En Zoho Mail, puede definir varias políticas de correo electrónico y aplicarlas a los diversos grupos de usuarios. Puede definir políticas de correo electrónico para restringir el acceso al correo electrónico desde otros dispositivos, otras redes, y también agregar restricciones a la cuenta en las políticas del correo electrónico.

También ayuda al administrador a definir y aplicar diferentes niveles de privilegios y restricciones a usuarios según su función, requisito y permisos en la organización. Las políticas que se pueden establecer utilizando la política de correo electrónico se pueden clasificar como se indica a continuación:

Tabla de contenido

Zoho Mail Suite aplica la política de correo electrónico predeterminada para los usuarios en la creación. Puede crear nuevas políticas haciendo clic en el enlace Add Mail Policy (Agregar política de correo) desde la página de política de correo. Una vez que crea una nueva política, se aplicará la política creada a miembros de su organización de forma predeterminada.

Usted puede crear cualquier número de políticas y aplicarlas a diferentes grupos de usuarios. En cualquier momento, puede aplicar solo una política de correo electrónico a un usuario particular.

Pasos para definir la nueva política de correo:

  1. Inicie sesión a http://mailadmin.zoho.com
  2. Haga clic en Control Panel (Panel de control), elija Mail Policy (Política de correo)y luego, seleccione Add New Policy (Agregar nueva política)
  3. Especifique un nombre de política y presione Enter (Intro) para guardar la política
  4. Haga clic en Mail (Correo) y seleccione Add new mail restriction (Agregar nueva restricción de correo) desde la lista desplegable, para definir nuevas restricciones de correo.
  5. También puede seleccionar cualquier restricción de correo predefinida desde la lista desplegable.
  6. Haga clic en Account (Cuenta) y seleccione Add new account restriction (Agregar nueva restricción de cuenta) desde la lista desplegable, para definir nuevas restricciones de cuenta.
  7. También puede seleccionar cualquier restricción de cuenta predefinida desde la lista desplegable.
  8. Haga clic en Account (Cuenta) y seleccione Add new access restriction (Agregar nueva restricción de acceso) desde la lista desplegable, para definir nuevas restricciones de acceso.
  9. También puede seleccionar cualquier restricción de cuenta predefinida desde la lista desplegable.
  10. Haga clic en Mail Forward (Reenvío de correo) y seleccione Add new Mail Forward restriction (Agregar nueva restricción de reenvío de correo) desde la lista desplegable, para definir nuevas restricciones de reenvío de correo.
  11. También puede seleccionar cualquier reenvío de correo predefinido desde la lista desplegable. 
  12. Una vez que haya configurado las restricciones, puede proceder a aplicar la política de correo a los usuarios

Restricciones de correo electrónico

En esta sección, se pueden definir los dominios permitidos o bloqueados, las direcciones de correo electrónico, los tipos de archivos adjuntos y el texto del asunto para los correos electrónicos entrantes y salientes.

Pasos para definir nuevas restricciones de correo electrónico:

  1. Seleccione la política de correo para el que desea definir una nueva restricción de correo electrónico
  2. Haga clic en Mail (Correo) y seleccione Add New (Agregar nuevo) desde la lista desplegable
  3. Proporcione un nombre y pulse Enter (Intro)
  4. Haga clic en Incoming/ Outgoing (Entrante/saliente) bajo el tipo de restricción (Dominio/dirección de correo electrónico/sujeto/archivo adjunto).
  5. Seleccione las opciones pertinentes y proporcione valores para Allowed/ Blocked (Permitido/bloqueado)

Dominios

Las opciones disponibles bajo las restricciones de dominio son:

  • Sin restricciones
  • Solo dominios de organización: para permitir correos electrónicos solo dentro de la organización
  • Dominios bloqueados
  • Dominios permitidos

Puede definir las restricciones para Entrantes, Salientes o para ambos.  Puede permitir o bloquear ciertos dominios para correos electrónicos entrantes y/o salientes.

Permitir: cuando especifica un dominio como dominio permitido para salientes, los usuarios a quienes se aplica la política podrán enviar correos electrónicos solo a esos dominios. Cuando envían correos electrónicos a otros dominios, el servidor saliente los rechazará y devolverá el correo electrónico al remitente.
Bloquear: cuando especifica un dominio como un dominio bloqueado, los correos electrónicos se pueden enviar a todos los dominios, excepto los enumerados en el dominio bloqueado.
Solo dominios de la organización: también puede permitir enviar/recibir correos electrónicos solo a dominios dentro de la organización. Cuando se aplica esta restricción, los correos electrónicos no se pueden enviar fuera de los dominios de la organización ni recibir desde cuentas externas.

Puede elegir no tener restricciones para permitir enviar y recibir correos electrónicos sin ningún tipo de restricciones de dominio.

Dirección de correo electrónico

Las opciones disponibles bajo las restricciones de dirección de correo electrónico son:

  • Sin restricciones
  • Direcciones de correo electrónico bloqueadas
  • Direcciones de correo electrónico permitidas

Puede definir las restricciones para Entrantes, Salientes o para ambos.  Puede permitir o bloquear ciertas direcciones de correo electrónico para correos electrónicos entrantes y/o salientes.
Permitir: cuando especifica una dirección de correo electrónico como dirección de correo electrónico permitida para salientes, los usuarios a quienes se aplica la política podrán enviar correos electrónicos solo a esas direcciones de correo electrónico. Cuando envían correos electrónicos a otras direcciones de correo electrónico, el servidor saliente los rechazará y devolverá el correo electrónico al remitente. Lo mismo se puede aplicar a los entrantes. Cuando se aplica la restricción para los entrantes, los correos electrónicos entrantes se entregan solo desde las direcciones de correo electrónico permitidas. Cualquier correo electrónico desde otras direcciones de correo electrónico no especificadas en la lista se rechazarán (devuelto). 
Bloquear: cuando especifica un dominio como direcciones de correo electrónico bloqueadas, los correos electrónicos se pueden enviar a todas las direcciones de correo electrónico, excepto las enumeradas en las direcciones de correo electrónico bloqueadas.

Puede elegir no tener restricciones para permitir enviar y recibir correos electrónicos sin ningún tipo de restricciones de direcciones de correo electrónico.

Archivo adjunto

Las opciones disponibles bajo las restricciones de dirección de correo electrónico son:

  • Sin restricciones
  • Archivos adjuntos bloqueados
  • Archivos adjuntos permitidos

Puede definir las restricciones del tipo de archivo adjunto para entrantes, salientes o para ambos. Puede permitir o bloquear ciertos tipos de archivos adjuntos para correos electrónicos entrantes y/o salientes.
Permitir: cuando especifica algunos tipos de archivos adjuntos como tipo permitido para salientes, los usuarios a quienes se aplica la política podrán enviar correos electrónicos solo con el archivo adjunto. Cuando envían correos electrónicos con otros tipos de archivos adjuntos, el servidor saliente los rechazará y rebotará el correo electrónico al remitente.
Bloquear: cuando especifica un tipo como archivo adjunto bloqueado, los correos electrónicos se pueden enviar con cualquier otro archivo adjunto, excepto los enumerados en el archivo adjunto bloqueado.

Puede asegurarse de que los archivos adjuntos con nombres de archivo específicos se bloqueen o se permitan para los correos electrónicos entrantes y salientes. 

Por ejemplo, si desea especificar los archivos con la verificación de nombre. siga las siguientes instrucciones:

  1. Seleccione si desea aplicar las condiciones de los archivos adjuntos para entrantes o salientes.
  2. Una vez que haga clic en entrantes o salientes, seleccione la condición que desea aplicar.
  3. Puede elegir no tener restricciones para permitir enviar y recibir correos electrónicos sin ningún tipo de restricciones de archivos adjuntos.
  4. Si elige cualquiera de las opciones Allowed (Permitido)o Blocked (Bloqueado), escriba el nombre del archivo que desea especificar.
  5. Siga la siguiente convención para mencionar los nombres de archivo:
    • Mencione check (verificar) si el archivo podría contener el nombre verificar
    • Mencione "check (verificar)" si el nombre del archivo podría ser verificar
    • Mencione *check (verificar) si el nombre del archivo podría terminar con verificar
    • Mencione check (verificar) * si el nombre del archivo podría terminar con verificar
  6. La restricción se aplicará de acuerdo con sus especificaciones.

Asunto

Las opciones disponibles bajo las restricciones de dirección de correo electrónico son:

  • Sin restricciones
  • Asuntos bloqueados
  • Asuntos permitidos

Puede definir las restricciones para entrantes, salientes o para ambos. Puede permitir o bloquear ciertos asuntos para correos electrónicos entrantes y/o salientes.
Permitir: cuando especifica algunos asuntos como dirección de correo electrónico permitido para salientes, los usuarios a quienes se aplica la política podrán enviar correos electrónicos solo con ese asunto. Cuando envían correos electrónicos con otros asuntos, el servidor saliente los rechazará y devolverá el correo electrónico al remitente.
Bloquear: cuando especifica un dominio como asunto bloqueado, los correos electrónicos se pueden enviar con cualquier otro asunto, excepto los enumerados en el asunto bloqueado.

Ejemplo: si especifica la palabra "farmacia" en el asunto, se bloquearán los correos electrónicos independientemente de donde aparezca la palabra en el asunto. 

Puede elegir no tener restricciones para permitir enviar y recibir correos electrónicos sin ningún tipo de restricciones de asuntos.

Restricciones de cuenta

Puede definir las restricciones basadas en la cuenta en esta sección. En esta sección, puede proporcionar permisos para agregar cuentas externas como POP en Zoho y opciones para personalizar sus firmas en Zoho Mail. También puede restringir la importación/exportación de correos electrónicos por parte de los usuarios. Las restricciones definidas aquí se aplicarán a los usuarios a los que se les aplica la política.

Acceso a cuentas externas

De forma predeterminada, Zoho Mail permite a los usuarios configurar sus cuentas externas mediante POP. Como administrador, si no desea que los usuarios tengan acceso a sus otras cuentas por medio de POP, puede desactivarlo en esta sección.  Cuando está desactivado, los usuarios a los que se les aplica la política no podrán agregar las cuentas externas por medio de POP. 

Personalización de la firma

Zoho Mail permite a los usuarios configurar y utilizar varias firmas para sus cuentas. Como administrador, puede desactivar la función. Cuando la opción está desactivada, los usuarios a los que se les aplica la política no podrán personalizar sus firmas desde la consola del correo en la web. 

Importar/exportar correos electrónicos

En el correo web, los usuarios disponen de una función para migrar los correos electrónicos en formato eml o zip utilizando Import/ Export Emails (Importar/exportar correos electrónicos). Por razones de seguridad y acceso, puede desactivar esta función para los usuarios por medio de la política de correo. 

Cuando está desactivada, los usuarios no podrán importar correos electrónicos a Zoho Mail ni exportar los correos electrónicos desde Zoho Mail. 

Adjuntar desde la nube/agregar a la nube

Los usuarios pueden guardar archivos adjuntos entrantes a Zoho Docs y también otros servicios de nube, como Google Drive/Dropbox, etc. Sin embargo, el administrador puede desactivar la opción de adjuntar utilizando la política de correo para no permitir a los usuarios guardar archivos adjuntos en el almacenamiento en la nube y viceversa. 

Pasos para definir nuevas restricciones de cuenta:

  1. Seleccione la política de correo para la que desea definir restricciones de cuenta
  2. Haga clic en Account (Cuenta) y seleccione Add New (Agregar nuevo) desde la lista desplegable
  3. Proporcione un nombre y pulse Intro
  4. Haga clic en On/ Off (Activado/desactivado) para activar o desactivar las opciones correspondientes relacionadas con la cuenta

Restricciones de acceso

Puede definir las restricciones de acceso en esta sección. Puede proporcionar permisos de acceso a la cuenta por medio de POP, IMAP o Active Sync. Además, también puede decidir si el usuario puede configurar el reenvío de correos electrónicos desde la cuenta o no. Las restricciones definidas aquí se aplicarán a los usuarios a los que se les aplica la política.

Acceso POP

Zoho Mail permite a los usuarios habilitar su acceso POP y recuperar correos electrónicos por medio de POP en clientes de correo como Outlook, Thunderbird, etc. Si desea habilitar las restricciones de acceso, puede desactivar el acceso POP para el grupo específico de usuarios. Cuando está desactivado, los usuarios a los que se les aplica la política no podrán acceder a la cuenta de Zoho por medio de POP. Si intentan habilitar POP en el correo web, recibirán un mensaje de error.

Acceso IMAP

Cuando está desactivado, los usuarios a los que se les aplica la política no podrá acceder a la cuenta de Zoho por medio de IMAP en otros clientes como iPhone, K9, etc. Una vez activado, el acceso IMAP se habilitará automáticamente para todos los usuarios de la organización.

Sincronización activa

Cuando está desactivado, los usuarios a los que se les aplica la política no podrán acceder a la cuenta de Zoho por medio de Active Sync en otros clientes como iPad, Android, etc.

Reenvío de correos electrónicos

Cuando está desactivado, los usuarios a los que se les aplica la política no podrán configurar el reenvío de correos electrónicos desde las cuentas de Zoho a cuentas externas.

Mostrar configuración de POP/IMAP

Las opciones de POP/IMAP serán visibles para los usuarios en su página de configuración. Sin embargo, si los administradores desactivan la visualización en la política de correo, los usuarios no podrán cambiar su estado de POP/IMAP. Solo los administradores podrán activar/desactivar el acceso POP/IMAP para las cuentas de los usuarios

Mostrar la configuración de reenvío de correos electrónicos

Las opciones de reenvío de correos electrónicos serán visibles para los usuarios en su página de configuración. Sin embargo, si los administradores desactivan la visualización en la política de correo, los usuarios no podrán cambiar su configuración de reenvío de correos electrónicos. Solo los administradores podrán agregar o quitar el reenvío de correos electrónicos para las cuentas de los usuarios.

También puede especificar las restricciones de IP, si corresponde, para los usuarios a los que se les aplica la política.

Recuento máximo de sesión

En esta sección, se puede establecer el número máximo de sesiones abiertas para una cuenta de usuario específico. Active la opción Max Session Count (Recuento máximo de sesiones) e introduzca el límite necesario. Se puede establecer un límite mínimo de 1 y un máximo de 25. Una vez que se haya cruzado el límite máximo fijado, el usuario no podrá iniciar sesión en su cuenta en una nueva sesión. El usuario puede cerrar las sesiones actuales y, luego, iniciar sesión en una nueva. 

Pasos para definir nuevas restricciones de acceso:

  1. Seleccione la política de correo para la que desea definir restricciones de acceso
  2. Haga clic en Access (Acceso) y seleccione Add New (Agregar nuevo) desde la lista desplegable
  3. Proporcione un nombre y pulse Intro
  4. Haga clic en On/ Off (Activado/desactivado) para activar o desactivar las opciones correspondientes
  5. Proporcione los rangos de direcciones IP, si corresponde, para agregar una restricción de IP a las restricciones de acceso

Habilitar el reenvío de correos electrónicos salientes

Los correos electrónicos salientes enviados por los usuarios a los que se les aplica la política serán reenviados a la dirección escogida aquí. Los correos electrónicos salientes solo se pueden enviar a otra cuenta de la organización y no a una cuenta externa.

Pasos para habilitar el reenvío de correos electrónicos salientes:

  1. Seleccione la política de correo para la que desea definir el reenvío de correos electrónicos salientes
  2. Haga clic en Mail Forward (Reenviar correo) y seleccione Add New (Agregar nuevo) desde la lista desplegable
  3. Proporcione un nombre y pulse Intro
  4. Una vez que comience a escribir unas letras, estará disponible la lista de direcciones de correo electrónico en la organización en el relleno automático.
  5. Haga clic para seleccionar y agregar las direcciones de correo electrónico a las que se deben reenviar los correos electrónicos salientes.

Asociar política con los usuarios

En esta sección, podrá agregar los usuarios a los que se les aplicará la política.

Pasos para asociar las políticas de correo con los usuarios:

  1. Seleccione la política de correo para la que desea asociar a los usuarios
  2. Haga clic en Users (Usuarios)
  3. En el cuadro de búsqueda, haga clic en Search (Buscar) y Add users to the policy (Agregar usuarios a la política).

También puede aplicar la política a los usuarios en la sección Mail Accounts (Cuentas de correo). Seleccione la lista de usuarios a los que se les debe aplicar la política. Seleccione Apply Policy (Aplicar políticas) y seleccione la política que se aplicará de la lista de políticas.

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