Abwesenheitsnachrichten

Abwesenheitsnachrichten

Zoho Mail verfügt über Optionen, um die Abwesenheitsnachricht so zu konfigurieren, dass sie während der festgelegten Dauer automatisch als Antwort auf eingehende E-Mails gesendet werden. Dies hilft Ihnen, die Absender wissen zu lassen, dass Sie abwesend sind oder keinen oder nur eingeschränkten Zugriff auf Ihr Postfach haben. Sie können die automatisierten Antworten so einrichten, dass Sie an "Everyone" (Alle) oder "Only your contacts" (Nur Ihre Kontakte) gesendet werden. Alternativ können Sie auch festlegen, dass die automatische Antwort nur an "Non-contacts" (Nicht-Kontakte) geschickt wird, an die Sie eine vorlagenbasierte Antwort senden können, während Sie Ihren Kontakten eine persönlichere Antwort zusenden. Mit dem Intervall für automatische Antworten können Sie steuern, mit welcher Häufigkeit die automatisierten Antworten an denselben Absender zugestellt werden. Wenn Sie wegen einer Geschäfts- oder Urlaubsreise abwesend sind, hilft Ihnen die automatische Abwesenheitsnachricht dabei, den Absender über Ihre Nichtverfügbarkeit zu informieren oder dem Absender alternative Kontaktinformationen für den Zeitraum Ihrer Abwesenheit verfügbar zu machen.

Konfigurieren der Abwesenheitsnachricht 

  1. Melden Sie sich bei Zoho Mail an.
  2. Klicken Sie auf das Symbol Settings (Einstellungen) .
  3. Navigieren Sie zu Vacation Reply (Abwesenheitsnachricht).
  4. Klicken Sie auf Add Vacation Reply (Abwesenheitsnachricht hinzufügen).
  5. Wählen Sie im Bereich Choose Account (Konto auswählen) die Konten aus, für die Sie eine Abwesenheitsnachricht konfigurieren möchten. Markieren Sie die Option Apply for all accounts (Auf alle Konten anwenden), wenn Sie dieselbe Antwort für alle Konten konfigurieren möchten. 
  6. Wählen Sie im Menü Enable Vacation Reply for (Abwesenheitsnachricht aktivieren für) eine der Optionen aus. 
    • Wenn Sie möchten, dass Abwesenheitsnachrichten nur an die Absender aus Ihrer Kontaktliste gesendet werden, wählen Sie Contacts (Kontakte).
    • Wenn Sie stattdessen möchten, dass die Abwesenheitsnachrichten nur an Absender gesendet werden, die nicht in Ihrer Kontaktliste verzeichnet sind, wählen Sie Non-Contacts (Nicht-Kontakte).
    • Wenn Sie die Abwesenheitsnachrichten an alle Absender senden möchten, wählen Sie Everyone (Alle). 
  7. Geben Sie unter Start DateEnd Date das Start- und Enddatum und die jeweilige Uhrzeit für den Zeitraum ein, für den Sie die Abwesenheitsnachricht konfigurieren möchten.
  8. Standardmäßig werden Abwesenheitsnachrichten während des gesamten Tags gesendet. Wählen Sie mit der Option Time Interval (Zeitintervall) den Tageszeitraum, während dem Sie eine Abwesenheitsnachricht senden möchten. Später können Sie diese Einstellung über Reset auf die Standardeinstellung zurücksetzen.
  9. Geben Sie den Betreff für die automatisierte E-Mail an.
  10. Im Allgemeinen ist das Intervall für automatische Antworten nicht festgelegt. Das bedeutet, dass während der gesamten Abwesenheitsdauer nur eine Antwort gesendet wird.
  11. Sie können das Kontrollkästchen Auto-response for every ... day(s) (Automatisch Antwort alle ... Tage) aktivieren, um die Einstellung zu bearbeiten. Nach der Aktivierung wird das Intervall standardmäßig auf 7 Tage eingestellt. Sie können die Einstellung auch bearbeiten und das Intervall wunschgemäß festlegen.
  12. Geben Sie den E-Mail-Inhalt ein, der in Ihrer Abwesenheit als Antwort gesendet werden soll.
  13. Klicken Sie auf Save (Speichern). 

Während der Konfiguration der Abwesenheitsnachricht können Sie sich auch selbst im Kalender als "Busy" (Beschäftigt) kennzeichnen, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren. 

Sie können Ihre Abwesenheitsnachricht auch bearbeiten oder löschen, wenn Sie die Zeitangaben oder den Inhalt ändern möchten.

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 Intervall für automatische Antworten

Mit dem Sendeintervall/Intervall für automatische Antworten können Sie die Häufigkeit steuern, mit der die automatischen E-Mails gesendet werden. Das Intervall für automatische Antworten bezeichnet die Mindestanzahl an Tagen zwischen zwei aufeinanderfolgenden automatischen Antworten an dieselbe E-Mail-Adresse.
Angenommen, Sie erhalten an einem bestimmten Tag 10 E-Mails von demselben Absender. Wenn Sie 10 automatische Antworten pro Tag senden würden, wäre das Postfach des betreffenden Empfängers mit Ihren Abwesenheitsnachrichten überflutet. Angenommen, Sie legen 2 Tage als Intervall für automatische Antworten fest. Dann wird Ihre Abwesenheitsnachricht nur alle 2 Tage an die betreffende E-Mail-Adresse gesendet. Die Abwesenheitsnachricht wird nicht für jede einzelne E-Mail vom selben Absender gesendet.

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