Einstellungen der Spam-Kontrolle für Unternehmen

Spam-Kontrolle für Unternehmen

Der Abschnitt "Spam Control" enthält Optionen zur Anpassung der Spam-Kontrolle mit benutzerdefinierten Steuerelementen zum Ablehnen von E-Mails oder Verschieben von E-Mails in den Quarantänebereich, in dem der Administrator sie genehmigen oder ablehnen kann.

SPF-Prüfung:

SPF oder Sender Policy Framework sind die DNS-Einträge, welche die E-Mail-Server definieren, die E-Mails abhängig von der Domäne senden dürfen.  Für eingehende E-Mails basiert die SPF-Prüfung auf dem veröffentlichten SPF-Eintrag der sendenden Domäne und der IP-Adresse, von der die E-Mails empfangen werden. Im Falle eines Konflikts gibt die SPF-Validierung einen "Softfail" oder "Fail" für die E-Mails zurück. Dem Administrator stehen für die SPF-Fälle "Soft Fail" und "Fail" folgende Optionen zur Auswahl: Temporary Reject oder Permanent Reject oder Allow (Weiterverarbeitung) oder Quarantine

"Soft Fail" und "Fail" basieren auf den für die Domäne festgelegten SPF-Einträgen. 

  • Permanent Reject: E-Mails werden direkt zurückgesendet, wenn die SPF-Prüfung auf Grundlage der ausgewählten Option einen Fail oder Softfail ergibt.
  • Temporary Reject: Vorübergehende Ablehnung von E-Mails mit 4xx-Fehlern. Bei Wiederholungen findet eine erneute SPF-Prüfung statt, die bestanden wird, wenn der Absender die SPF-Einträge korrigiert oder aktualisiert hat.
  • Allow: Die E-Mail wird nicht abgelehnt, sondern zur weiteren Spam-Verarbeitung weitergeschoben.
  • Quarantine: Die E-Mail wird zur Überprüfung durch den Administrator in die Spam-Quarantäne geschoben.

DKIM-Prüfung:

Wenn eine eingehende E-Mail in der Kopfzeile eine DKIM-Signatur aufweist, findet die DKIM-Validierung für die E-Mail statt. Falls die DKIM-Prüfung ergibt, dass die E-Mail nicht gültig ist, kann der Administrator für diese E-Mail eine der folgenden Aktionen auswählen  

  • Permanent Reject: E-Mails werden direkt zurückgesendet, wenn die DKIM-Prüfung fehlschlägt. 
  • Temporary Reject: Die E-Mails werden vorübergehend ausgesetzt. 
  • Allow: Die E-Mail wird nicht abgelehnt, sondern zur weiteren Spam-Verarbeitung weitergeschoben.
  • Quarantine: Die E-Mail wird zur Überprüfung durch den Administrator in die Spam-Quarantäne geschoben.

Zoho-Blacklist (DNSBL)

Zoho pflegt eine konsolidierte Blacklist auf Grundlage von Spam-Markierung durch Benutzer, Missbrauchsmustern und von uns abonnierten Blacklists von Drittanbietern. Ähnlich wie bei SPF und DKIM kann der Unternehmensadministrator Regeln hinzufügen, um die Ausführung der Zoho-Blacklist zu steuern. Der Administrator kann die Zustellung von E-Mails abhängig von den Anforderungen des Unternehmens steuern. 

  • Permanent Reject: E-Mails werden direkt zurückgesendet, wenn die sendende Domäne/E-Mail-Adresse oder IP-Adresse in der Zoho-Blacklist aufgeführt ist.
  • Temporary Reject: E-Mails werden vorübergehend ausgesetzt, wenn die sendende Domäne/E-Mail-Adresse oder IP-Adresse in der Zoho-Blacklist aufgeführt ist.
  • Allow: Die E-Mail wird nicht abgelehnt, sondern zur weiteren Spam-Verarbeitung weitergeschoben. 
  • Quarantine: Die E-Mail wird zur Überprüfung durch den Administrator in die Spam-Quarantäne geschoben. 

DMARC-Prüfung:

Die DMARC-Richtlinie ist ein E-Mail-Authentifizierungsprotokoll, das auf den weit verbreiteten Protokollen SPF und DKIM aufbaut. Wenn ein Authentifizierungsfehler vorliegt und die DMARC-Richtlinie auf "Quarantine" gesetzt ist, kann der Administrator der empfangenden Domäne für die E-Mails eine der folgenden Aktionen durchführen.

  • Allow: Die E-Mail wird nicht abgelehnt, sondern zur weiteren Spam-Verarbeitung weitergeschoben.
  • Move to Spam: Die E-Mail wird ohne weitere Überprüfung als Spam markiert.
  • Move to quarantine: Die E-Mail wird zur Überprüfung durch den Administrator in die Spam-Quarantäne geschoben.

Unter Quarantäne gestellte E-Mails

"Quarantine" ist der Abschnitt, in den die E-Mails, die aufgrund von nicht bestandener SPF/DKIM-Prüfung oder auf Grundlage der Blacklist des Unternehmens oder von Zoho als Spam betrachtet werden, optional zur Überprüfung durch den Administrator verschoben werden können.

Aus der Quarantäne kann der Administrator mehrere E-Mails auswählen und auf "Deliver" klicken, um die E-Mails in den Posteingang der Benutzer zuzustellen. Analog muss der Administrator zum Ablehnen der E-Mails die abzulehnenden E-Mails auswählen und auf "Delete" klicken. Der Administrator kann auf die E-Mail klicken, um die Nachrichtenkopfzeile der E-Mail anzuzeigen.

Anhand der verfügbaren Kriterien können Sie auch nach bestimmten unter Quarantäne gestellten E-Mails suchen. Die Suche kann z. B. anhand der folgenden Kriterien erfolgen: Subject, Sender, To oder Cc, Email Content, Attachment Name, Attachment Content oder Date. Standardmäßig wird die gesamte Nachricht durchsucht. 

Jedes Mal, wenn eine E-Mail in Quarantäne gestellt wird, kann an den Empfänger der unter Quarantäne gestellten E-Mail und einen ausgewählten Administrator eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet werden. Aus der Quarantäne kann der Administrator mehrere E-Mails auswählen und auf "Deliver" klicken, um die E-Mails in den Posteingang der Benutzer zuzustellen. Analog muss der Administrator zum Ablehnen der E-Mails die abzulehnenden E-Mails auswählen und auf "Delete" klicken. 

Quarantäne-Benachrichtigungen:

Wenn eine E-Mail durch eine nicht bestandene Spam-Prüfung unter Quarantäne gestellt wird, wird eine Benachrichtigungs-E-Mail ausgelöst. Diese E-Mail wird an den Empfänger gesendet, an den die unter Quarantäne gestellte E-Mail gerichtet ist, und eine Kopie wird an einen der ausgewählten Administratoren gesendet.

Analog wird, wenn eine an eine Gruppe gesendete E-Mail unter Quarantäne gestellt wird, die Benachrichtigungs-E-Mail an den Gruppenmoderator gesendet. Wenn die Gruppe keinen Moderator besitzt, wird sie an den Unternehmensadministrator gesendet. 

In der Benachrichtigungs-E-Mail sind Details wie Absender der unter Quarantäne gestellten E-Mail, Betreff, Absende-Datum und -Uhrzeit sowie der Grund für die Quarantäne enthalten.

 Im Abschnitt Quarantine Notification können Sie folgende Optionen festlegen: ob Sie per E-Mail informiert werden möchten oder nicht, die zu benachrichtigenden Mitglieder sowie die Häufigkeit der Benachrichtigung.

In der Dropdown-Liste können Sie auch die Häufigkeit festlegen, mit der eine Prüfung auf Quarantäne-E-Mails stattfinden muss.

Notification by email: Hier können Sie wählen, ob Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten.

Check for new quarantined emails, once in: Wählen Sie aus, wie häufig Sie Benachrichtigungen über in Quarantäne gestellte E-Mails erhalten möchten.

Notification Email Address: Wählen Sie aus der Liste der E-Mail-Adressen von Administratoren/Superadministratoren die E-Mail-Adresse aus, an die die Benachrichtigung gesendet werden soll.

Whitelist für E-Mail-Adressen/Domänen:

Whitelists werden in der Regel für das gesamte Unternehmen definiert. Administratoren können ganze Domänen oder bestimmte E-Mail-Adressen als Whitelist für Domänen/E-Mail-Adressen definieren, um sicherzustellen, dass E-Mails von der Domäne nicht als Spam markiert werden. Falls allerdings die SPF-Prüfung nicht bestanden wird und keine Aktion für SPF-Fehler festgelegt ist, wird die auf der Whitelist enthaltene Domäne/E-Mail-Adresse nicht als Kein Spam markiert. Bei einer nicht bestandenen SPF-Prüfung kann es sich bei der E-Mail um eine gefälschte E-Mail handeln, weswegen die der Whitelist hinzugefügte E-Mail-Adresse/Domäne in diesem Fall nicht wirksam ist. 

Die Trusted Domains list im Abschnitt "Whitelist" bezieht sich auf Domänen, die überhaupt keiner Spam-Verarbeitung unterzogen werden müssen. In diesem Abschnitt können Sie Domänen hinzufügen, für die keine Spam-Verarbeitung stattfinden soll. E-Mails von diesen Domänen werden direkt in Ihrem Postfach zugestellt. Wenn eine gefälschte E-Mail von einer Domäne gesendet wird, die Sie der Liste vertrauenswürdiger Domänen hinzugefügt haben, wird diese auch im jeweiligen Postfach zugestellt.

Besonders nützlich ist das, wenn Sie wissen, dass die sendende Domäne inkorrekte SPF/DKIM-Einstellungen aufweist und Sie nur diese spezifischen Domänen von den ansonsten strengen SPF/DKIM-Richtlinien der Spam-Kontrolle ausnehmen möchten.  

Blacklist für E-Mail-Adressen/Domänen:

Auch Blacklists werden in der Regel für das gesamte Unternehmen definiert. Administratoren können ganze Domänen, TLDs oder bestimmte E-Mail-Adressen in die Blacklist für Domänen/E-Mail-Adressen eintragen. In diesen Fällen wird die E-Mail von dieser Domäne auch dann als Spam markiert, wenn die Domäne die SPF-Prüfung besteht.

Der Administrator kann die Zustellung von E-Mails abhängig von den Anforderungen des Unternehmens steuern. 

  • Allow Email: Die E-Mail wird im Konto des Empfängers zugestellt.
  • Reject: E-Mails werden direkt zurückgesendet, wenn die sendende Domäne/E-Mail-Adresse in der vom Administrator definierten Blacklist aufgeführt ist.
  • Quarantine: Die E-Mail wird zur Überprüfung durch den Administrator in die Spam-Quarantäne geschoben. 

Hinweis:

Die TLD Ihrer Domäne darf nicht in die Blacklist Ihres Unternehmens aufgenommen werden.

Einstellungen der Spam-Kontrolle:

In der Steuerkonsole Ihres Unternehmens können Sie erweiterte Einstellungen für die Spam-Richtlinie Ihres Unternehmens festlegen. Dies umfasst Optionen für Benutzerwarnungen abhängig vom Absender der E-Mail, die Durchführung von Spam-Prüfungen nach Zustellung der E-Mails sowie die Durchführung von Spam-Prüfungen der in der E-Mail vorhandenen Inhalte und HTML-Tags.

Um Spam-Einstellungen für Ihr Unternehmen anzupassen, melden Sie sich bei der Steuerkonsole von Zoho Mail an, und navigieren Sie zum Abschnitt "Spam Control" und dann zur Registerkarte Settings.

Absenderbasierte Warnungen:

Abhängig von der Quelle der E-Mail können Sie auswählen, ob der Empfänger der E-Mail informiert werden soll. Sie können die Option abhängig davon festlegen, welches Ergebnis die Authentifizierung der E-Mail ergibt, ob der Absender ein Kontakt ist oder ob der Absender aus Ihrem Unternehmen stammt.

"Unauthenticated": Bei E-Mails, die die SPF- oder DKIM-Prüfung nicht bestanden haben, wird der Benutzer alarmiert.

"External mails": Für E-Mails, die von den Mitgliedern außerhalb Ihres Unternehmens gesendet wurden, wird der Benutzer benachrichtigt.

"Non-contact mails": Der Benutzer wird benachrichtigt, wenn der Absender nicht in Ihrem Adressbuch enthalten ist.

Spam-Prüfungen nach der Zustellung:

Nach der Zustellung der E-Mails im jeweiligen Postfach werden im Hintergrund weiterhin Spam-Prüfungen zur Validierung der E-Mail durchgeführt. Wenn bei diesen Hintergrundprüfungen festgestellt wird, dass die IP-Adresse in der Blacklist enthalten ist, oder wenn in der E-Mail ein Virus entdeckt wird, wird die E-Mail in den Spam verschoben. Diese Prüfungen können entweder deaktiviert oder für alle E-Mails bzw. nur für ungelesene E-Mails aktiviert werden. Wenn Sie nach der Zustellung keine Spam-Prüfungen an E-Mails durchführen möchten, die Sie schon gelesen haben, wählen Sie die Option "Unread Mails alone" aus.

Inhaltsbasierte Spam-Einstellungen:

Sie können konfigurieren, dass E-Mails mit bestimmten Inhaltstypen als Spam markiert werden. E-Mails, die Makros, Web-Bugs oder Javascript-Code enthalten, oder Serien-E-Mails können von Spam-Filtern auf Basis ihres Inhalts verarbeitet werden.

HTML-Tags:

Bei den auf HTML-Tags basierenden Spam-Prüfungen wird nach E-Mails gesucht, die bestimmte Tags enthalten. Sie können zwischen Frame-, Objekt-, Einbettungs- und Format-Tags auswählen. E-Mails mit den ausgewählten Tags werden als Spam klassifiziert.

Share this post : FacebookTwitter

Finden Sie immer noch nicht, wonach Sie suchen?

Schreib uns: support@zohomail.com