Anpassung der E-Mail-Richtlinie

Mithilfe von E-Mail-Richtlinien haben Administratoren die Kontrolle über die Parameter für das Senden und Empfangen von Unternehmens-E-Mails. In Zoho Mail können Sie mehrere E-Mail-Richtlinien definieren und auf verschiedene Gruppen und Benutzer anwenden. Sie können E-Mail-Richtlinien definieren, um den Zugriff auf E-Mails von anderen Geräten bzw. aus anderen Netzwerken zu beschränken und um Kontobeschränkungen in den E-Mail-Richtlinien hinzuzufügen.

Außerdem können Administratoren verschiedene Berechtigungsebenen und Einschränkungen für Benutzer und Gruppen abhängig von ihrer Rolle, ihren Anforderungen und ihren Berechtigungen im Unternehmen definieren und anwenden. Die verschiedenen Arten von Richtlinien, die mithilfe der sicheren E-Mail-Richtlinie von Zoho Mail festgelegt werden können, können basierend auf E-Mail- und Domain-, Zugriffs-, Konto- und E-Mail-Weiterleitungseinschränkungen klassifiziert werden.

Zoho Mail wendet bei der Erstellung die Standard-Zoho Mail-Geschäftsrichtlinie auf Benutzer und Gruppen an. Sie können neue Richtlinien basierend auf den Anforderungen Ihres Unternehmens erstellen und sie auf bestimmte Benutzer und Gruppen anwenden.

Gehen Sie zum Definieren einer neuen E-Mail-Richtlinie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Richtlinie.
2. Konfigurieren Sie die allgemeinen Einschränkungen für die Richtlinie.
3. Fügen Sie eine E-Mail- und Domäneneinschränkung hinzu.
4. Fügen Sie eine Kontoeinschränkung hinzu.
5. Fügen Sie eine Zugriffsbeschränkung hinzu.
6. Fügen Sie eine E-Mail-Weiterleitungseinschränkung hinzu.
7. Wenden Sie die relevanten Einschränkungen auf die Richtlinie an.
8. Wenden Sie die konfigurierte Richtlinie auf Benutzer und Gruppen an.

Erstellen einer neuen E-Mail-Richtlinie:

1. Melden Sie sich bei der Admin-Konsole von Zoho Mail an.
2. Gehen Sie im linken Bereich zum Menü Mail Settings und wählen Sie Email Policy aus.
3. Die standardmäßige Zoho Mail-Geschäftsrichtlinie wird aufgeführt.
4. Klicken Sie auf Create, um eine neue Richtlinie zu erstellen.
5. Geben Sie einen Namen für die Richtlinie ein, die Sie erstellen möchten, und klicken Sie auf Create.
6. Sie müssen nun die Einschränkungen definieren, die Sie in dieser Richtlinie anwenden möchten.

Allgemeine Einschränkungen:

1. Auf der Registerkarte "General" einer Richtlinie, die Sie erstellt haben, können Sie den Namen der Richtlinie bei Bedarf ändern.
2. Geben Sie die maximale Größe für eingehende und ausgehende E-Mails ein, die Sie dieser Richtlinie zuweisen möchten. Es sind maximal 40 MB zulässig.
3. Geben Sie dann die Anzahl der in dieser Richtlinie pro Minute zulässigen eingehenden E-Mails ein. Es sind maximal 100 E-Mails pro Minute zulässig.
4. Sie können den Postfach-Delegationszugriff für die Benutzer aktivieren/deaktivieren, denen die Richtlinie zugewiesen ist.

E-Mail-Einschränkungen

In diesem Abschnitt können Sie zugelassene oder gesperrte Domänen, E-Mail-Adressen, Anhangstypen sowie den Betrefftext für eingehende und ausgehende E-Mails definieren.

Gehen Sie zum Definieren neuer E-Mail-Einschränkungen wie folgt vor:

1. Gehen Sie in der Admin-Konsole zum Menü Mail Settings.
2. Gehen Sie zum Abschnitt Email Restrictions.
3. Klicken Sie auf Create und geben Sie einen neuen Namen für die Einschränkung ein.
4. In diesem Abschnitt können Sie Einschränkungen für Domänen, E-Mail-Adressen, Anhänge und E-Mail-Themen definieren.

Domänen

Als Domäneneinschränkungen sind folgende Optionen verfügbar:

• No restrictions
• Nur Unternehmensdomänen – um nur interne E-Mails innerhalb des Unternehmens zuzulassen
• Blocked domains
• Allowed domains

Sie können Einschränkungen für eingehende und/oder ausgehende E-Mails festlegen. Sie können bestimmte Domänen für eingehende und/oder ausgehende E-Mails zulassen oder sperren.

Zulassen: Wenn Sie bestimmte Domänen als zulässige Domänen für ausgehende E-Mails angeben, dürfen Benutzer und Gruppen, auf die die Richtlinie angewendet wird, E-Mails nur an die als zulässig aufgeführten Domänen senden. Wenn sie E-Mails an andere Domänen senden, werden die E-Mails von den Ausgangsservern abgelehnt und an den Absender zurückgesendet.
Sperren: Wenn Sie eine Domäne als gesperrte Domäne angeben, können E-Mails nur an nicht als gesperrt angegebene Domänen gesendet werden.
Nur Unternehmensdomänen: Sie können auch festlegen, dass das Senden und Empfangen von E-Mails nur innerhalb der Unternehmensdomänen erlaubt ist. Wenn diese Einschränkung angewendet wird, können keine E-Mails an Domänen außerhalb des Unternehmens gesendet oder von externen Konten empfangen werden.

Sie können "No restrictions" auswählen, um den Austausch von E-Mails ohne Domäneneinschränkungen zu erlauben.

E-Mail-Adresse

Als Einschränkungen der E-Mail-Adresse sind folgende Optionen verfügbar:

• No restrictions
• Gesperrte E-Mail-Adressen
• Zulässige E-Mail-Adressen

Sie können Einschränkungen für eingehende und/oder ausgehende E-Mails festlegen. Sie können bestimmte E-Mail-Adressen für eingehende und/oder ausgehende E-Mails zulassen oder sperren.

Zulassen: Wenn Sie bestimmte E-Mail-Adressen als zulässige E-Mail-Adressen für ausgehende E-Mails angeben, dürfen Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, E-Mails nur an die als zulässig aufgeführten E-Mail-Adressen senden. Wenn sie E-Mails an andere E-Mail-Adressen senden, werden die E-Mails von den Ausgangsservern abgelehnt und an den Absender zurückgesendet. Dieselben Einstellungen können auch auf eingehende E-Mails angewendet werden. Wenn die Einschränkung für eingehende E-Mails angewendet wird, werden eingehende E-Mails nur von den zulässigen E-Mail-Adressen zugestellt. Alle E-Mails von anderen, nicht in der Liste angegebenen E-Mail-Adressen werden abgelehnt (zurückgesendet).
Sperren: Wenn Sie eine E-Mail-Adresse als gesperrte E-Mail-Adresse angeben, können E-Mails nur an nicht als gesperrt angegebene E-Mail-Adressen gesendet werden.

Sie können "No restrictions" auswählen, um den Austausch von E-Mails ohne Einschränkungen von E-Mail-Adressen zu erlauben.

Anhang

Als Anhangseinschränkungen sind folgende Optionen verfügbar:

• No restrictions
• Gesperrte Anhänge
• Zulässige Anhänge

Sie können Einschränkungen des Anhangstyps für "Incoming" und/oder "Outgoing" festlegen. Sie können bestimmte Anhangstypen für eingehende und/oder ausgehende E-Mails zulassen oder sperren.

Zulassen: Wenn Sie bestimmte Anhangstypen als zulässig für ausgehende E-Mails angeben, dürfen Benutzer und Gruppen, auf die die Richtlinie angewendet wird, E-Mails nur mit den angegebenen Anhangstypen senden. Wenn sie E-Mails mit anderen Anhangstypen senden, werden die E-Mails von den Ausgangsservern abgelehnt und an den Absender zurückgesendet.
Sperren: Wenn Sie einen Typ als gesperrten Anhangstyp angeben, können E-Mails nur mit nicht als gesperrt angegebenem Anhangstyp gesendet werden.

Sie können sicherstellen, dass Anhänge mit bestimmten Dateinamen für eingehende und ausgehende E-Mails gesperrt oder zugelassen werden.

Um beispielsweise Dateien mit dem Namen check anzugeben:

1. Wählen Sie aus, ob Sie die Anhangsbedingungen für eingehende oder ausgehende E-Mails anwenden möchten.
2. Nachdem Sie auf "Incoming" oder "Outgoing" geklickt haben, wählen Sie die anzuwendende Bedingung aus.
3. Sie können "No Restrictions" auswählen, um den Austausch von E-Mails ohne Einschränkungen des Anhangstyps zu erlauben.
4. Wenn Sie Allowed oder Blocked auswählen, geben Sie den gewünschten Dateinamen ein.
5. Folgen Sie zur Angabe des Dateinamens den folgenden Konventionen:
   • Geben Sie check ein, wenn die Datei den Namen "check" enthalten könnte.
   • Geben Sie "check" ein, wenn der Dateiname "check" lauten könnte.
   • Geben Sie *check ein, wenn der Dateiname mit "check" enden könnte.
   • Geben Sie check* ein, wenn der Dateiname mit "check" beginnen könnte.
6. Die Einschränkung wird entsprechend Ihren Angaben angewendet.

Betreff

Als Einschränkungen der E-Mail-Betreffthemen sind folgende Optionen verfügbar:

• No restrictions
• Gesperrte Betreffthemen
• Zulässige Betreffthemen

Sie können Einschränkungen für "Incoming" und/oder "Outgoing" festlegen. Sie können bestimmte Betreffthemen für eingehende und/oder ausgehende E-Mails zulassen oder sperren.

Zulassen: Wenn Sie bestimmte Betreffthemen als zulässig für ausgehende E-Mails angeben, dürfen Benutzer und Gruppen, auf die die Richtlinie angewendet wird, E-Mails nur mit einem angegebenen Betreff senden. Wenn sie E-Mails mit anderen Betreff-Themen senden, werden die E-Mails von den Ausgangsservern abgelehnt und an den Absender zurückgesendet.
Sperren: Wenn Sie einen Betreff als gesperrten Betreff angeben, können E-Mails nur an nicht als gesperrt angegebene Betreffthemen gesendet werden.

Bsp.: Wenn Sie das Wort "Apotheke" im Betreff angeben, werden die E-Mails gesperrt, unabhängig davon, wo das Wort im Betreff auftaucht.
Sie können "No restrictions" auswählen, um den Austausch von E-Mails ohne Einschränkungen des Betreffs zu erlauben.

Kontoeinschränkungen

In diesem Abschnitt können Sie kontobasierte Einschränkungen definieren. In diesem Abschnitt können Sie Berechtigungen zum Hinzufügen von externen Konten als POP in Zoho und Optionen zum Anpassen ihrer Signaturen in Zoho Mail konfigurieren. Auch den Import/Export von E-Mails durch Benutzer und Gruppen können Sie einschränken.

Gehen Sie zum Definieren neuer Kontoeinschränkungen wie folgt vor:

1. Gehen Sie in der Admin-Konsole zum Menü Mail Settings.
2. Gehen Sie zum Abschnitt Account Restrictions.
3. Klicken Sie auf Create und geben Sie einen neuen Namen für die Einschränkung ein.
4. In diesem Abschnitt können Sie Konto-basierte Einschränkungen wie Zugriff auf externe Konten, Import/Export von E-Mails usw. definieren.

Zugriff auf externe Konten

Standardmäßig ermöglicht Zoho Mail Benutzern die Konfiguration ihrer externen Konten über POP oder IMAP. Wenn Sie als Administrator Benutzern keinen Zugriff auf ihre anderen Konten über POP einräumen möchten, können Sie den Zugriff in diesem Abschnitt deaktivieren. Wenn der Zugriff deaktiviert ist, können Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, externe Konten nicht über POP hinzufügen.

Signaturanpassung

Zoho Mail ermöglicht Benutzern die Konfiguration und Nutzung mehrerer Signaturen für ihre Konten. Als Administrator können Sie die Funktion ausschalten. Wenn die Option deaktiviert ist, können Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, ihre Signaturen nicht über die Webmail-Konsole anpassen.

Import/Export von E-Mails

In der Webmail- und in der Admin-Konsole verfügen Benutzer und Administratoren über eine Funktion zum Migrieren von E-Mails im EML- oder ZIP-Format mit der Option Import/Export Emails. Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen können Sie diese Funktion durch die E-Mail-Richtlinie für Benutzer deaktivieren.

Wenn diese Funktion deaktiviert ist, können Benutzer E-Mails nicht in Zoho Mail importieren bzw. aus Zoho Mail exportieren.

Zur Cloud hinzufügen

Benutzer können eingehende Anhänge in Zoho Docs und anderen Cloud-Diensten wie Google Drive, Dropbox usw. speichern. Mit der E-Mail-Richtlinie kann der Administrator die Option "Add to Cloud" jedoch deaktivieren, um Benutzern das Speichern von Anhängen in Cloudspeichern bzw. das Hochladen in die Cloud zu untersagen.

Aus Cloud anhängen

Benutzer können Dateien aus Zoho Docs oder anderen Cloud-Diensten wie Google Drive, Dropbox usw. an die E-Mails anhängen, die sie senden. Der Administrator kann jedoch die Option "Attach from Cloud" mithilfe der E-Mail-Richtlinie deaktivieren, damit Benutzer keine Anhänge aus Cloud-Diensten hinzufügen können.

BCC anzeigen

Beim Verfassen von E-Mails haben Benutzer die Möglichkeit, E-Mails als Blindkopie (BCC) zu senden. Der Administrator kann jedoch die Option "Display BCC" deaktivieren, um sicherzustellen, dass Benutzer keine E-Mails an BCC-E-Mail-Adressen senden können.

Zugriffsbeschränkungen

In diesem Abschnitt können Sie Zugriffsbeschränkungen definieren. Sie können Berechtigungen für den Zugriff auf das Konto über POP, IMAP und/oder ActiveSync angeben. Zusätzlich können Sie entscheiden, ob Benutzer die E-Mail-Weiterleitung aus dem Konto einrichten dürfen oder nicht.

Gehen Sie zum Definieren neuer E-Mail-Einschränkungen wie folgt vor:

1. Gehen Sie in der Admin-Konsole zum Menü Mail Settings.
2. Gehen Sie zum Abschnitt Access Restrictions.
3. Klicken Sie auf Create und geben Sie einen neuen Namen für die Einschränkung ein.
4. In diesem Abschnitt können Sie Einschränkungen für Domänen, E-Mail-Adressen, Anhänge und E-Mail-Themen definieren.

POP-Zugriff

Zoho Mail ermöglicht Benutzern die Aktivierung des POP-Zugriffs und den Abruf von E-Mails über POP in E-Mail-Clients wie Outlook, Thunderbird usw. Wenn Sie Zugriffsbeschränkungen einrichten möchten, können Sie den POP-Zugriff für bestimmte Benutzer deaktivieren. Wenn der Zugriff deaktiviert ist, können Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, nicht über POP auf das Zoho-Konto zugreifen. Wenn sie in der Webmail versuchen, POP zu aktivieren, erhalten sie eine Fehlermeldung.

IMAP-Zugriff

Mit Zoho Mail können Benutzer ihren IMAP-Zugriff aktivieren und E-Mails über IMAP in E-Mail-Clients wie Outlook, Thunderbird usw. abrufen Wenn diese Option deaktiviert ist, können Benutzer, für die die Richtlinie gilt, nicht über IMAP auf das Zoho-Konto in anderen Clients wie iPhone, K9 usw. zugreifen.

ActiveSync

Wenn die Option deaktiviert ist, können Benutzer auf die die Richtlinie angewendet wird, in anderen Clients wie iPad, Android usw. nicht über Active Sync auf das Zoho-Konto zugreifen.

E-Mail-Weiterleitung

Wenn die Option deaktiviert ist, können Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, keine E-Mail-Weiterleitung von Zoho-Konten an externe Konten konfigurieren.

POP/IMAP-Einstellungen anzeigen

Die POP/IMAP-Optionen werden Benutzern auf ihrer Einstellungsseite angezeigt. Wenn Administratoren die Option "POP&IMAP Settings" jedoch ausschalten, können Benutzer ihren POP/IMAP-Status nicht mehr ändern. Nur Administratoren können den POP/IMAP-Zugriff auf die Benutzerkonten aktivieren oder deaktivieren.

E-Mail-Weiterleitungseinstellungen anzeigen

Die E-Mail-Weiterleitungsoptionen werden Benutzern auf ihrer Einstellungsseite angezeigt. Wenn Administratoren die Option "Display Mail Forward Settings" jedoch ausschalten, können Benutzer ihre E-Mail-Weiterleitungseinstellungen nicht mehr ändern. Nur Administratoren können die E-Mail-Weiterleitung für Benutzerkonten aktivieren oder deaktivieren.

Für Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, können Sie gegebenenfalls auch IP-Einschränkungen festlegen.

Maximale Anzahl von Sitzungen

Die maximale Anzahl offener Sitzungen für ein bestimmtes Benutzerkonto kann eingestellt werden. Aktivieren Sie die Option Max Session Count, und geben Sie den gewünschten Grenzwert ein. Als Mindestgrenze können Sie 1 und als Höchstgrenze 25 einstellen. Sobald der maximale Grenzwert überschritten wird, kann der Benutzer sich nicht in einer neuen Sitzung beim Konto anmelden. Der Benutzer kann die aktuellen Sitzungen schließen und sich dann bei einer neuen anmelden.

E-Mail-Client-IP-Einschränkung

Wenn Sie eine IP-Einschränkung für Ihre Benutzer eingerichtet haben, können Sie die E-Mail-Client-IP-Einschränkung aktivieren, um den IP-Bereich anzuwenden, wenn externe E-Mail-Clients verwendet werden. Benutzer, für die diese Richtlinie angewendet wurde, können nur von diesem IP-Bereich aus auf ihr Postfach zugreifen, unabhängig davon, ob sie sich über Webmail oder externe E-Mail-Clients anmelden. Wenn kein IP-Bereich festgelegt ist, ist diese IP-Einschränkung nicht wirksam.

Zugelassene IP-Adressen

Wenn Sie die IP-Adressen einschränken möchten, über die sich Benutzer bei ihren Konten anmelden können, können Sie den IP-Bereich im Abschnitt "Allowed IP Addresses" einrichten. Benutzer können sich nicht bei ihren Konten außerhalb dieses IP-Bereichs anmelden.

Weiterleitungseinschränkungen

Wenn Sie möchten, dass alle ausgehenden E-Mails, die von Benutzern gesendet werden, auf die diese Richtlinie angewendet wird, an eine andere E-Mail-Adresse im Unternehmen weitergeleitet werden, können Sie dies hier konfigurieren.

Gehen Sie zum Definieren neuer Weiterleitungseinschränkungen wie folgt vor:

1. Gehen Sie in der Admin-Konsole zum Menü Mail Settings.
2. Gehen Sie zum Abschnitt Forward Restrictions.
3. Klicken Sie auf Create und geben Sie einen neuen Namen für die Einschränkung ein.
4. Geben Sie im Feld "Outgoing Email Forwarding Policy" die E-Mail-Adresse ein, an die alle ausgehenden E-Mails weitergeleitet werden sollen.

Die ausgehenden E-Mails können nur an ein anderes Unternehmenskonto und nicht an ein externes Konto weitergeleitet werden.

Anwenden von Einschränkungen für die Richtlinie:

Nachdem Sie alle notwendigen Einschränkungen erstellt haben, müssen Sie diese auf die entsprechende Richtlinie anwenden.

1. Gehen Sie in der Admin-Konsole zum Menü Mail Settings.
2. Gehen Sie zu Policies und wählen Sie die Richtlinie aus, mit der Sie die Einschränkungen verknüpfen möchten.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Restrictions die Option Email Restriction aus.
4. Wählen Sie im Dropdown-Menü Email Restriction Applied die Einschränkung aus, die Sie mit dieser Richtlinie verknüpfen möchten.
5. Überprüfen Sie die Einstellungen und klicken Sie dann auf Change.
6. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Restrictions die Option Account Restriction aus.
7. Wählen Sie im Dropdown-Menü Account Restriction Applied die Einschränkung aus, die Sie mit dieser Richtlinie verknüpfen möchten.
8. Überprüfen Sie die Einstellungen und klicken Sie dann auf Change.
9. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Restrictions die Option Access Restriction aus.
10. Wählen Sie im Dropdown-Menü Access Restriction Applied die Einschränkung aus, die Sie mit dieser Richtlinie verknüpfen möchten.
11. Überprüfen Sie die Einstellungen und klicken Sie dann auf Change.
12. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Restrictions die Option Forward Restriction aus.
13. Wählen Sie im Dropdown-Menü Mail Forward Restriction Applied die Einschränkung aus, die Sie mit dieser Richtlinie verknüpfen möchten.
14. Überprüfen Sie die Einstellungen und klicken Sie dann auf Change.

Jetzt werden die relevanten Einschränkungen auf die Richtlinie angewendet, die Sie erstellt haben.

Richtlinie mit Benutzern und Gruppen verknüpfen:

Als Nächstes müssen Sie diese Richtlinie den entsprechenden Benutzern und Gruppen zuordnen.

Schritte zum Zuordnen der Richtlinie zu Benutzern und Gruppen:

1. Gehen Sie in der Admin-Konsole zum Menü Mail Settings.
2. Gehen Sie zu Policies und wählen Sie die Richtlinie aus, die Sie den Benutzern und Gruppen zuordnen möchten.
3. Wechseln Sie zur Registerkarte Associated Users.
4. Klicken Sie auf Add, um die Benutzer für diese Richtlinie manuell auszuwählen. Wählen Sie die Benutzer aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Proceed.
5. Klicken Sie auf Import, wenn Sie Benutzer für diese Richtlinie mithilfe einer CSV-Datei importieren möchten. Suchen Sie die CSV-Datei mit der Benutzerliste, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Import.
6. Gehen Sie auf ähnliche Weise zur Registerkarte Associated Groups​.
7. Klicken Sie auf Add, um die Gruppen für diese Richtlinie manuell auszuwählen. Wählen Sie die Gruppen aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Proceed.
8. Klicken Sie auf Import, wenn Sie Gruppen für diese Richtlinie mithilfe einer CSV-Datei importieren möchten. Suchen Sie die CSV-Datei mit der Gruppenliste, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Import.
9. Sie können die Richtlinie der Benutzer in diesem Abschnitt auch ändern, indem Sie auf das Symbol Change Policy des entsprechenden Benutzers klicken. Sie können auch mehrere Benutzer auswählen, auf das Symbol Change Policy klicken und die Richtlinie auswählen, die Sie für alle ausgewählten Benutzer anwenden möchten.

Sie können die E-Mail-Richtlinie auch für Benutzer und Gruppen in den benutzer- oder gruppenspezifischen Einstellungen oder sogar zum Zeitpunkt der Erstellung des Benutzers oder der Gruppe anwenden.