E-Mail-Richtlinien des Unternehmens anpassen – Zoho Mail

E-Mail-Richtlinien anpassen 

Mithilfe von E-Mail-Richtlinien haben Administratoren die Kontrolle über die Parameter für das Senden und Empfangen von Unternehmens-E-Mails. In Zoho Mail können Sie mehrere E-Mail-Richtlinien definieren und auf verschiedene Gruppen von Benutzern anwenden. Sie können E-Mail-Richtlinien definieren, um den Zugriff auf E-Mails von anderen Geräten bzw. aus anderen Netzwerken zu beschränken und um Kontobeschränkungen in den E-Mail-Richtlinien hinzuzufügen.

Außerdem können Administratoren verschiedene Berechtigungsebenen und Einschränkungen für Benutzer abhängig von ihrer Rolle, ihren Anforderungen und ihren Berechtigungen im Unternehmen definieren und anwenden. Die in einer E-Mail-Richtlinie definierbaren Richtlinien lassen sich wie folgt klassifizieren:

Inhaltsverzeichnis

Bei der Erstellung von Benutzern wird von Zoho Mail Suite die E-Mail-Standardrichtlinie angewendet. Über den Link Add Mail Policy auf der Seite "Mail Policy" können Sie neue Richtlinien erstellen. Sobald Sie eine neue Richtlinie erstellen, wird diese standardmäßig auf die Mitglieder Ihres Unternehmens angewendet.

Sie können beliebig viele Richtlinien erstellen und auf verschiedene Gruppen von Benutzern anwenden. Zu jedem Zeitpunkt kann für einen bestimmten Benutzer nur eine E-Mail-Richtlinie gelten.

Gehen Sie zum Definieren einer neuen E-Mail-Richtlinie wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich unter http://mailadmin.zoho.com an.
  2. Klicken Sie auf Control Panel, und wählen Sie Mail Policy und anschließend Add New Policy aus.
  3. Geben Sie einen Richtliniennamen an, und drücken Sie die Eingabetaste, um die Richtlinie zu speichern.
  4. Klicken Sie auf Mail, und wählen Sie in der Dropdown-Liste Add new mail restriction aus, um neue E-Mail-Einschränkungen zu definieren.
  5. In der Dropdown-Liste können Sie auch die vordefinierten E-Mail-Einschränkungen auswählen.
  6. Klicken Sie auf Account, und wählen Sie in der Dropdown-Liste Add new account restriction aus, um neue Kontoeinschränkungen zu definieren.
  7. In der Dropdown-Liste können Sie auch die vordefinierten Kontoeinschränkungen auswählen.
  8. Klicken Sie auf Account, und wählen Sie in der Dropdown-Liste Add new access restriction aus, um neue Zugriffsbeschränkungen zu definieren.
  9. In der Dropdown-Liste können Sie auch die vordefinierten Kontoeinschränkungen auswählen.
  10. Klicken Sie auf Mail Forward, und wählen Sie in der Dropdown-Liste Add new Mail Forward restriction aus, um neue E-Mail-Weiterleitungseinschränkungen zu definieren.
  11. In der Dropdown-Liste können Sie auch die vordefinierten E-Mail-Weiterleitungseinschränkungen auswählen. 
  12. Nachdem Sie die Einschränkungen eingerichtet haben, können Sie die E-Mail-Richtlinie auf die Benutzer anwenden

E-Mail-Einschränkungen

In diesem Abschnitt können Sie zugelassene oder gesperrte Domänen, E-Mail-Adressen, Anhangstypen sowie den Betrefftext für eingehende und ausgehende E-Mails definieren.

Gehen Sie zum Definieren neuer E-Mail-Einschränkungen wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die E-Mail-Richtlinie aus, für die Sie eine neue E-Mail-Einschränkung definieren möchten.
  2. Klicken Sie auf Mail, und wählen Sie in der Dropdown-Liste Add New aus.
  3. Geben Sie einen Namen an, und drücken Sie die Eingabetaste.
  4. Klicken Sie unter der Art der Einschränkung (Domäne/E-Mail-Adresse/Betreff/Anhang) auf Incoming/Outgoing.
  5. Wählen Sie die relevanten Optionen aus, und geben Sie Werte für "Allowed"/"Blocked" an.

Domänen

Als Domäneneinschränkungen sind folgende Optionen verfügbar:

  • No restrictions
  • Org Domains only – Um nur interne E-Mails innerhalb des Unternehmens zuzulassen
  • Blocked domains
  • Allowed domains

Sie können Einschränkungen für "Incoming" und/oder "Outgoing" festlegen.  Sie können bestimmte Domänen für eingehende und/oder ausgehende E-Mails zulassen oder sperren.

Allow: Wenn Sie bestimmte Domänen als zulässige Domänen für ausgehende E-Mails angeben, dürfen Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, E-Mails nur an die als zulässig aufgeführten Domänen senden. Wenn sie E-Mails an andere Domänen senden, werden die E-Mails von den Ausgangsservern abgelehnt und an den Absender zurückgesendet.
Block: Wenn Sie eine Domäne als gesperrte Domäne angeben, können E-Mails nur an nicht als gesperrt angegebene Domänen gesendet werden.
Org Domains only: Sie können auch festlegen, dass das Senden und Empfangen von E-Mails nur innerhalb der Unternehmensdomänen erlaubt ist. Wenn diese Einschränkung angewendet wird, können keine E-Mails an Domänen außerhalb des Unternehmens gesendet oder von externen Konten empfangen werden.

Sie können "No restrictions" auswählen, um den Austausch von E-Mails ohne Domäneneinschränkungen zu erlauben.

E-Mail-Adresse

Als Einschränkungen der E-Mail-Adresse sind folgende Optionen verfügbar:

  • No restrictions
  • Blocked Email Addresses
  • Allowed Email Addresses

Sie können Einschränkungen für "Incoming" und/oder "Outgoing" festlegen.  Sie können bestimmte E-Mail-Adressen für eingehende und/oder ausgehende E-Mails zulassen oder sperren.
Allow: Wenn Sie bestimmte E-Mail-Adressen als zulässige E-Mail-Adressen für ausgehende E-Mails angeben, dürfen Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, E-Mails nur an die als zulässig aufgeführten E-Mail-Adressen senden. Wenn sie E-Mails an andere E-Mail-Adressen senden, werden die E-Mails von den Ausgangsservern abgelehnt und an den Absender zurückgesendet. Dieselben Einstellungen können auch auf eingehende E-Mails angewendet werden. Wenn die Einschränkung für eingehende E-Mails angewendet wird, werden eingehende E-Mails nur von den zulässigen E-Mail-Adressen zugestellt. Alle E-Mails von anderen, nicht in der Liste angegebenen E-Mail-Adressen werden abgelehnt (zurückgesendet). 
Block: Wenn Sie eine E-Mail-Adresse als gesperrte E-Mail-Adresse angeben, können E-Mails nur an nicht als gesperrt angegebene E-Mail-Adressen gesendet werden.

Sie können "No restrictions" auswählen, um den Austausch von E-Mails ohne Einschränkungen von E-Mail-Adressen zu erlauben.

Anhang

Als Einschränkungen der E-Mail-Adresse sind folgende Optionen verfügbar:

  • No restrictions
  • Blocked Attachments
  • Allowed Attachments

Sie können Einschränkungen des Anhangstyps für "Incoming" und/oder "Outgoing" festlegen. Sie können bestimmte Anhangstypen für eingehende und/oder ausgehende E-Mails zulassen oder sperren.
Allow: Wenn Sie bestimmte Anhangstypen als zulässig für ausgehende E-Mails angeben, dürfen Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, E-Mails nur mit den angegebenen Anhangstypen senden. Wenn sie E-Mails mit anderen Anhangstypen senden, werden die E-Mails von den Ausgangsservern abgelehnt und an den Absender zurückgesendet.
Block: Wenn Sie einen Typ als gesperrten Anhangstyp angeben, können E-Mails nur mit nicht als gesperrt angegebenem Anhangstyp gesendet werden.

Sie können sicherstellen, dass Anhänge mit bestimmten Dateinamen für eingehende und ausgehende E-Mails gesperrt oder zugelassen werden. 

Um beispielsweise Dateien mit dem Namen check anzugeben, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie aus, ob Sie die Anhangsbedingungen für eingehende oder ausgehende E-Mails anwenden möchten.
  2. Nachdem Sie auf "Incoming" oder "Outgoing" geklickt haben, wählen Sie die anzuwendende Bedingung aus.
  3. Sie können "No restrictions" auswählen, um den Austausch von E-Mails ohne Einschränkungen des Anhangstyps zu erlauben.
  4. Wenn Sie Allowed oder Blocked auswählen, geben Sie den gewünschten Dateinamen ein.
  5. Folgen Sie zur Angabe des Dateinamens den folgenden Konventionen:
    • Geben Sie check ein, wenn die Datei den Namen "check" enthalten könnte.
    • Geben Sie "check" ein, wenn der Dateiname "check" lauten könnte.
    • Geben Sie *check ein, wenn der Dateiname mit "check" enden könnte.
    • Geben Sie check* ein, wenn der Dateiname mit "check" beginnen könnte.
  6. Die Einschränkung wird entsprechend Ihren Angaben angewendet.

Betreff

Als Einschränkungen der E-Mail-Adresse sind folgende Optionen verfügbar:

  • No restrictions
  • Blocked Subjects
  • Allowed Subjects

Sie können Einschränkungen für "Incoming" und/oder "Outgoing" festlegen. Sie können bestimmte Betreff-Themen für eingehende und/oder ausgehende E-Mails zulassen oder sperren.
Allow: Wenn Sie bestimmte Betreff-Themen als zulässig für ausgehende E-Mails angeben, dürfen Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, E-Mails nur mit einem angegebenen Betreff senden. Wenn sie E-Mails mit anderen Betreff-Themen senden, werden die E-Mails von den Ausgangsservern abgelehnt und an den Absender zurückgesendet.
Block: Wenn Sie einen Betreff als gesperrten Betreff angeben, können E-Mails nur an nicht als gesperrt angegebene Betreff-Themen gesendet werden.

Beispiel: Wenn Sie das Wort "Apotheke" im Betreff angeben, werden die E-Mails gesperrt, unabhängig davon, wo das Wort im Betreff auftaucht. 

Sie können "No restrictions" auswählen, um den Austausch von E-Mails ohne Einschränkungen des Betreffs zu erlauben.

Kontoeinschränkungen

In diesem Abschnitt können Sie kontobasierte Einschränkungen definieren. In diesem Abschnitt können Sie Berechtigungen zum Hinzufügen von externen Konten als POP in Zoho und Optionen zum Anpassen ihrer Signaturen in Zoho Mail konfigurieren. Auch den Import/Export von E-Mails durch Benutzer können Sie einschränken. Die hier definierten Einschränkungen gelten für Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird.

Zugriff auf externe Konten

Standardmäßig ermöglicht Zoho Mail Benutzern die Konfiguration ihrer externen Konten über POP. Wenn Sie als Administrator Benutzern keinen Zugriff auf ihre anderen Konten über POP einräumen möchten, können Sie den Zugriff in diesem Abschnitt deaktivieren.  Wenn der Zugriff deaktiviert ist, können Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, externe Konten nicht über POP hinzufügen. 

Signaturanpassung

Zoho Mail ermöglicht Benutzern die Konfiguration und Nutzung mehrerer Signaturen für ihre Konten. Als Administrator können Sie die Funktion ausschalten. Wenn die Option deaktiviert ist, können Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, ihre Signaturen nicht über die Webmail-Konsole anpassen. 

Import/Export von E-Mails

Die Webmail bietet Benutzern eine Funktion zur Migration von E-Mails in das EML- oder ZIP-Format mit dem Import/Export von E-Mails. Aus Sicherheits- und Zugriffsgründen können Sie diese Funktion durch die E-Mail-Richtlinie für Benutzer deaktivieren. 

Wenn diese Funktion deaktiviert ist, können Benutzer E-Mails nicht in Zoho Mail importieren bzw. aus Zoho Mail exportieren. 

Aus Cloud anhängen/Zu Cloud hinzufügen

Benutzer können eingehende Anhänge in Zoho Docs und anderen Clouddiensten wie Google Drive/Dropbox usw. speichern. Mit der E-Mail-Richtlinie kann der Administrator die Anhangsoption jedoch deaktivieren, um Benutzern das Speichern von Anhängen in Cloudspeichern bzw. das Hochladen in die Cloud zu untersagen. 

Gehen Sie zum Definieren neuer Kontoeinschränkungen wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die E-Mail-Richtlinie aus, für die Sie Kontoeinschränkungen definieren möchten.
  2. Klicken Sie auf Account, und wählen Sie in der Dropdown-Liste Add New aus.
  3. Geben Sie einen Namen an, und drücken Sie die Eingabetaste.
  4. Klicken Sie auf On/Off, um die entsprechenden kontobezogenen Optionen zu aktivieren oder deaktivieren.

Zugriffsbeschränkungen

In diesem Abschnitt können Sie Zugriffsbeschränkungen definieren. Sie können Berechtigungen für den Zugriff auf das Konto über POP, IMAP und/oder Active Sync angeben. Zusätzlich können Sie entscheiden, ob Benutzer die E-Mail-Weiterleitung aus dem Konto einrichten dürfen oder nicht. Die hier definierten Einschränkungen gelten für Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird.

POP-Zugriff

Zoho Mail ermöglicht Benutzern die Aktivierung des POP-Zugriffs und den Abruf von E-Mails über POP in E-Mail-Clients wie Outlook, Thunderbird usw. Wenn Sie Zugriffsbeschränkungen einrichten möchten, können Sie den POP-Zugriff für bestimmte Benutzer deaktivieren. Wenn der Zugriff deaktiviert ist, können Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, nicht über POP auf das Zoho-Konto zugreifen. Wenn sie in der Webmail versuchen, POP zu aktivieren, erhalten sie eine Fehlermeldung.

IMAP-Zugriff

Wenn der Zugriff deaktiviert ist, können Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, nicht in anderen Clients wie iPhone, K9 usw. über IMAP auf das Zoho-Konto zugreifen. Wenn der IMAP-Zugriff aktiviert wird, steht er automatisch allen Benutzern im Unternehmen zur Verfügung.

Aktive Synchronisierung

Wenn die Option deaktiviert ist, können Benutzer auf die die Richtlinie angewendet wird, in anderen Clients wie iPad, Android usw. nicht über Active Sync auf das Zoho-Konto zugreifen.

E-Mail-Weiterleitung

Wenn die Option deaktiviert ist, können Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, keine E-Mail-Weiterleitung von Zoho-Konten an externe Konten konfigurieren.

POP/IMAP-Einstellungen anzeigen

Die POP/IMAP-Optionen werden Benutzern auf ihrer Einstellungsseite angezeigt. Wenn Administratoren die Anzeige in der E-Mail-Richtlinie jedoch ausschalten, können Benutzer ihren POP/IMAP-Status nicht ändern. Nur Administratoren können den POP/IMAP-Zugriff auf die Benutzerkonten aktivieren oder deaktivieren.

E-Mail-Weiterleitungseinstellungen anzeigen

Die E-Mail-Weiterleitungsoptionen werden Benutzern auf ihrer Einstellungsseite angezeigt. Wenn Administratoren die Anzeige in der E-Mail-Richtlinie jedoch ausschalten, können Benutzer ihre E-Mail-Weiterleitungseinstellungen nicht ändern. Nur Administratoren können die E-Mail-Weiterleitung für Benutzerkonten aktivieren oder deaktivieren.

Für Benutzer, auf die die Richtlinie angewendet wird, können Sie gegebenenfalls auch IP-Einschränkungen festlegen.

Maximale Anzahl von Sitzungen

In diesem Abschnitt kann die maximale Anzahl offener Sitzungen für ein bestimmtes Benutzerkonto eingestellt werden. Aktivieren Sie die Option Max Session Count, und geben Sie den gewünschten Grenzwert ein. Als Mindestgrenze können Sie 1 und als Höchstgrenze 25 einstellen. Sobald der maximale Grenzwert überschritten wird, kann der Benutzer sich nicht in einer neuen Sitzung beim Konto anmelden. Der Benutzer kann die aktuellen Sitzungen schließen und sich dann bei einer neuen anmelden. 

Gehen Sie zum Definieren neuer Zugriffsbeschränkungen wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die E-Mail-Richtlinie aus, für die Sie Zugriffsbeschränkungen definieren möchten.
  2. Klicken Sie auf Access, und wählen Sie in der Dropdown-Liste Add New aus.
  3. Geben Sie einen Namen an, und drücken Sie die Eingabetaste.
  4. Klicken Sie auf On/Off, um die entsprechenden Optionen zu aktivieren oder deaktivieren.
  5. Geben Sie gegebenenfalls IP-Adressbereiche an, um den Zugriffsbeschränkungen eine IP-Einschränkung hinzuzufügen.

Aktivieren der Weiterleitung ausgehender E-Mails

Die ausgehenden E-Mails, die von Benutzern gesendet werden, auf die die Richtlinie angewendet wird, werden an die hier ausgewählte Adresse weitergeleitet. Die ausgehenden E-Mails können nur an ein anderes Unternehmenskonto und nicht an ein externes Konto weitergeleitet werden.

Gehen Sie zur Aktivierung der Weiterleitung ausgehender E-Mails wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die E-Mail-Richtlinie aus, für die Sie die Weiterleitung ausgehender E-Mails definieren möchten.
  2. Klicken Sie auf Mail Forward, und wählen Sie in der Dropdown-Liste Add New aus.
  3. Geben Sie einen Namen an, und drücken Sie die Eingabetaste.
  4. Sobald Sie einige Buchstaben eingegeben haben, ist in der Liste der E-Mail-Adressen im Unternehmen die automatische Vervollständigung verfügbar.
  5. Klicken Sie auf die E-Mail-Adressen, an die die ausgehenden E-Mails weitergeleitet werden sollen, um sie auszuwählen und hinzuzufügen.

Richtlinie mit Benutzern verknüpfen

In diesem Abschnitt fügen Sie die Benutzer hinzu, auf die die Richtlinie angewendet wird.

Gehen Sie zum Verknüpfen der E-Mail-Richtlinie mit Benutzern wie folgt vor:

  1. Wählen Sie die E-Mail-Richtlinie aus, mit der Sie Benutzer verknüpfen möchten.
  2. Klicken Sie auf Users.
  3. Klicken Sie in das Suchfeld, um nach Benutzern zu suchen und sie der Richtlinie hinzuzufügen.

Auch im Abschnitt "Mail Accounts" können Sie die Richtlinie mit Benutzern verknüpfen. Wählen Sie die Liste der Benutzer aus, auf die die Richtlinie angewendet werden soll. Klicken Sie auf "Apply Policy", und wählen Sie in der Liste der Richtlinien die anzuwendende Richtlinie aus.

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Schreib uns: support@zohomail.com