Văn phòng số không còn là đề tài xa lạ khi các doanh nghiệp đang trên đà chạy đua để nâng cấp và cải thiện hiệu suất làm việc. Trong bối cảnh cạnh tranh, xây dựng đội ngũ phối hợp làm việc hiệu quả là điều tiên quyết.
Vậy đâu là giải pháp giúp ứng dụng mô hình văn phòng số một cách tốt nhất. Cùng Zoho khám phá các nền tảng phù hợp nâng cấp quá trình cộng tác và tối ưu hiệu suất trong bài viết sau.
Định nghĩa về văn phòng số
Văn phòng số hay văn phòng điện tử, là mô hình mới ứng dụng công nghệ số vào quá trình làm việc thường ngày, hướng đến tăng cường hiệu suất, đẩy mạnh giao tiếp và là phương án thay thế các cách thức làm việc truyền thống khi công nghệ số dần trở nên phổ biến trong cuộc sống và môi trường làm việc.
Trên thực tế, mô hình này dần trở nên phổ biến và thay thế các hình thức hiện tại nhờ sự linh hoạt và tính hiệu quả. Văn phòng số được thiết kế thông minh và thay thế các công cụ truyền thống bằng nhiều giải pháp công nghệ tân tiến như Cloud Computing, AI và phần mềm cộng tác khác.
Mục đích của mô hình này nhằm giúp doanh nghiệp ứng biến với đa dạng các tình huống khác nhau như làm việc từ xa, quản lý đội ngũ đến từ nhiều vùng lãnh thổ trên thế giới, lưu trữ thông tin nhanh chóng với số lượng nhiều hơn, đẩy mạnh bảo mật thông tin,...
Vai trò văn phòng số trong môi trường làm việc công sở
Lợi ích lựa chọn văn phòng số phù hợp
Thị trường trở nên cạnh tranh cũng là cơ hội để nhiều nền tảng văn phòng số ra đời giúp thúc đẩy quá trình làm việc.
Một vài doanh nghiệp lựa chọn việc xây dựng các công cụ riêng phục vụ cho nội bộ, hoặc thuê mua từ các đơn vị bên ngoài. Dù là cách thức nào, thì việc lựa chọn công cụ phù hợp giúp doanh nghiệp xây dựng một môi trường bền vững và hiệu quả hơn.
Văn phòng số có thể mang đến nhiều lợi ích so với mô hình truyền thống, một vài đặc điểm nổi trội có thể kể đến như:
Linh hoạt truy cập thông tin tại mọi thời điểm và mọi nơi, tối ưu hoá thời gian sử dụng nguồn lực cho công việc.
Hỗ trợ các hình thức cộng tác và làm việc mới, giúp quá trình làm việc linh hoạt và dễ thích ứng trong mọi hoàn cảnh.
Tự động hoá nhiều tác vụ giúp doanh nghiệp tập trung tăng năng suất và đầu tư nguồn lực chủ chốt.
Tiết kiệm thời gian, đồng thời là nguồn lực và các chi phí ngầm.
Và còn rất nhiều hoạt động khác, tuỳ mỗi doanh nghiệp sẽ có cách triển khai và ứng dụng khác nhau. Vì thế, sự phù hợp và đúng đắn khi lựa chọn một ứng dụng hỗ trợ văn phòng số ảnh hưởng đến kế hoạch phát triển lâu dài của doanh nghiệp.
Lưu ý khi triển khai văn phòng số
Sau khi cân nhắc nhu cầu, những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn được nền tảng giúp chuyển đổi số mô hình văn phòng số doanh nghiệp hiệu quả bao gồm:
Chi phí doanh nghiệp
Với một kế hoạch dài hạn, và nguồn lực kinh tế hiện tại, doanh nghiệp có thể lựa chọn các mô hình với chi phí như thế nào phù hợp cho doanh nghiệp.
Zoho Workplace, một trong những nền tảng hỗ trợ cộng tác lớn trên thế giới được xây dựng linh hoạt với nhiều gói ứng dụng khác nhau hỗ trợ mọi nhu cầu tổ chức. Chi phí có thể được tuỳ chỉnh, kết hợp giữa Mail và các ứng dụng văn phòng khác trong Zoho Workplace nhằm đảm bảo tối ưu về mặt chi phí và hiệu năng trong dài hạn.
Tính bảo mật
Do quá trình làm việc dữ liệu và thông tin trao đổi khác đều được ghi lại trong quá trình làm việc trên một nền tảng số, sự bảo mật là một trong những yếu tố được đề cao.
Bảo mật thông tin giúp doanh nghiệp an tâm trong các bí mật kinh doanh, tập trung xây dựng đội ngũ và nhiều hoạt động khác một cách liền mạch hơn.
Tính năng và giao diện dễ sử dụng
Không phải tất cả đội ngũ nhân viên đều dễ dàng thích ứng khi doanh nghiệp bước đầu ứng dụng một nền tảng số vào môi trường làm việc. Vì vậy, việc lựa chọn nền tảng số với giao diện không những thông minh mà còn dễ sử dụng.
Việc này đảm bảo nhân sự thích ứng nhanh chóng với môi trường làm việc số, và không bị ngắt quãng, xao nhãng xuyên suốt quá trình làm việc khi phải giành thời gian tìm hiểu cách thức làm việc của một công cụ mới.
Zoho Workplace: Văn phòng số tinh gọn và hợp nhất
Vì sao Zoho Workplace là sự lựa chọn toàn diện cho doanh nghiệp?
Zoho Workplace là bộ giải pháp doanh nghiệp hỗ trợ quá trình cộng tác và giao tiếp, đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp trong một ngày được diễn ra liền mạch và hiệu quả.
Công cụ này được đội ngũ Zoho phát triển và tổng hợp thành một bộ giải pháp với nhiều ứng dụng con phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Những ứng dụng tích hợp tạo thành hệ sinh thái hỗ trợ cho quá trình làm việc được năng suất nhất.
Các sản phẩm đơn thuộc bộ giải pháp Zoho Workplace được cân nhắc và đánh giá dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, bao gồm:
Zoho Mail: Quản lý và vận hành email chuyên nghiệp.
Zoho Cliq: Gọi thoại, gọi video, chuyển tài liệu, họp nhóm và làm việc nhóm từ xa hiệu quả.
Zoho Meeting: Tạo webinar, họp nhóm với nhiều tác vụ nâng cao.
Zoho Connect: Xây dựng văn hoá doanh nghiệp và mạng lưới xã hội nội bộ hiệu quả.
Zoho WorkDrive: Nơi lưu trữ và tổ chức thông tin hệ thống.
Zoho Writer: Trình soạn thảo văn bản thông minh với sự trợ giúp từ đa dạng các tính năng từ cơ bản đến nâng cao.
Zoho Sheet: Nền tảng giúp ghi nhận, sắp xếp và thực hiện các phân tích số liệu hợp lý cho doanh nghiệp.
Zoho Show: Công cụ trình bày nội dung chuyên nghiệp và bắt mắt.
Zoho Vault: Công cụ hỗ trợ quản lý mật khẩu an toàn.
Để nắm bắt và hiểu rõ hơn các tính năng của từng công cụ đơn thuộc bộ sản phẩm Zoho Workplace, Zoho sẽ đồng hành doanh nghiệp trong phần kế tiếp, giúp bạn hiểu hơn về ứng dụng của Zoho Workplace trong một ngày làm việc hiệu suất.
Một ngày làm việc cùng Zoho Workplace
Check-in và thiết lập trạng thái cho ngày làm việc mới
Zoho Cliq là nền tảng hỗ trợ nhân viên trong quá trình giao tiếp và cộng tác với nhiều tính năng khác nhau như gọi thoại, họp nhóm, gửi tệp đính kèm, tạo trạng thái làm việc, check-in, check-out,...
Với bộ Zoho Workplace, nhân viên dễ dàng bắt đầu ngày làm việc với hoạt động check-in nhằm thông báo trạng thái làm việc đầu ngày.
Sau quá trình check-in, nhân viên nhanh chóng điều chỉnh trạng thái làm việc phù hợp. Các trạng thái phổ biến thường gặp như:
Available: Sẵn sàng và có thể kết nối làm việc
Engage at work: Đang trong trạng thái hoàn thành một công việc nào đó
Away: Hiện không có mặt
Do not disturb (DND): Đang bận, vui lòng không làm phiền
In the meeting: Đang trong cuộc họp
In webinar: Đang trong webinar
Và nhiều hơn thế.
Tính năng điều chỉnh trạng thái linh hoạt trên Zoho Cliq
Các trạng thái dễ dàng tuỳ chỉnh dựa trên tình hình thực tế giúp nhân viên dễ dàng thao tác và đảm bảo công việc không bị gián đoạn, linh hoạt hợp tác cùng mọi người ở bất kỳ nơi đâu.
Cập nhật thông tin tổng quan và bắt đầu ngày làm việc
Quá trình kiểm tra thông tin được cập nhật theo thời gian thực và nhanh chóng trên bảng thông tin chung của Zoho Workplace. Với bảng thông tin này, người dùng doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt các hoạt động đang diễn ra của cá nhân và tập thể.
Trong bảng thông tin dashboard, những cập nhật mới như các email mới nhất, lịch họp trong ngày, tin nhắn với tên được đề cập, công việc cần làm, các lưu ý, nhắc nhở và nhiều cập nhật mới khác từ những nền tảng thuộc Zoho Workplace đều được thể hiện ở một bảng duy nhất phục vụ quá trình cập nhật thông tin tiện lợi.
Xử lý công việc qua các trình làm việc quan trọng
Thông thường, đội ngũ bắt đầu ngày mới bằng việc kiểm tra email. Zoho Mail cung cấp nhiều tính năng thúc đẩy quá trình làm việc hiệu quả, trở thành nền tảng quản lý email chuyên nghiệp cho mọi doanh nghiệp.
Bên cạnh các thao tác đơn giản như nhận, gửi và xử lý email, đội ngũ có thể rút ngắn quá trình làm việc qua nhiều tính nắng thông minh khác được tích hợp trong Zoho Mail như:
Tóm tắt tin nhắn
Chuyển dịch ngôn ngữ (khi làm việc với người nước ngoài)
Tận dụng tính năng Stream phối hợp nhóm làm việc hiệu quả
Soạn thảo email tự động (với nhiều phiên bản khác nhau)
Và nhiều tính năng khác.
Ngoài ra, Zoho Mail được đồng bộ cùng các hoạt động nền tảng khác thuộc Zoho Workplace. Đội ngũ có thể gửi trực tiếp email đang trao đổi và chuyển thành một tin nhắn Zoho Cliq, bổ sung các cá nhân liên quan để theo dõi xử lý công việc.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tích hợp nhiều công cụ khác để thúc đẩy quá trình làm việc bên cạnh các nền tảng sẵn có trong Zoho Workplace, như Zoho CRM (Thúc đẩy quản lý khách hàng hiệu quả hơn), Zoho Projects (Xây dựng dự án liền mạch qua giao tiếp và cập nhật thông tin kịp thời),...
Các đầu việc có thể nhanh chóng được nắm bắt qua các dự án, sau đó được sắp xếp hệ thống và bắt đầu công việc với các tệp thông tin, dữ liệu được lưu trên Zoho WorkDrive. Tuỳ vào từng tính chất công việc mà bộ Zoho Office Suites (bao gồm Zoho Writer, Zoho Sheet và Zoho Show) được tận dụng phù hợp.
Quản lý và lưu trữ tác vụ thông minh cùng Zoho WorkDrive
Người quản lý và phụ trách các tệp Zoho Office Suite và Zoho WorkDrive có khả năng cài đặt quyền truy cập và xây dựng quy trình cộng tác cho toàn đội ngũ một cách linh hoạt và hiệu quả.
Các cuộc họp có thể xây dựng và diễn ra nhanh cùng Zoho Meeting nhằm khi cần thảo luận về một khía cạnh quan trọng với đội ngũ bên ngoài. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tạo nhanh các buổi hội thảo, webinar qua nền tảng này và chia sẻ với tất cả mọi người cùng theo dõi.
Các công việc khác liên quan giấy tờ hành chính, soạn thảo văn bản được thực hiện liền mạch trên Zoho Writer.
Bên cạnh đó, việc phân tích dữ liệu và tạo biểu đồ hoá các thông số trên Zoho Sheet, sau đó chuyển đổi thành các thông tin kết luận, đánh giá qua Zoho Show nhằm chia sẻ với người nghe về ý tưởng cũng như đánh giá, thông tin muốn truyền đạt.
Hệ thống dữ liệu và các thông tin đều được đồng bộ hoá và có sự liên kết với nhau, nhờ vậy quá trình cộng tác và chuyển đổi công cụ phục vụ quá trình giao tiếp không bị gián đoạn xuyên suốt quá trình làm việc.
Ngoài ra, nhằm đảm bảo quá trình sử dụng mật khẩu được an toàn và phòng ngừa các tình huống bất trắc, Zoho Vault hỗ trợ người dùng lưu trữ và quản lý mật khẩu hiệu quả.
Giờ đây người dùng không cần thủ công lưu trữ thông tin hay lúng túng khi mật khẩu bị quên, Zoho Vault có thể giải phóng được nỗi lo ấy, giúp nhân viên an tâm tập trung hoàn toàn vào việc cộng tác tăng hiệu suất làm việc.
Biến nơi làm việc trở thành môi trường kết nối và chia sẻ
Văn phòng số không đơn thuần dừng lại ở các tính năng hỗ trợ giao tiếp, mà còn là công cụ hỗ trợ quy trình phối hợp làm việc giữa các phòng ban.
Quá trình làm việc được đẩy mạnh hơn khi môi trường trở nên mở rộng, phục vụ cho nhiều lợi ích tinh thần của đội ngũ.
Nhiều thống kê đã chỉ ra tầm quan trọng của sự chia sẻ và kết nối tại nơi làm việc. Quá trình chia sẻ giúp xây dựng văn hoá lành mạnh nơi công sở, và nhờ vậy thúc đẩy niềm tin, sự gắn bó cũng như tinh thần làm việc của nhân viên, năng suất cũng như sự trách nhiệm cũng từ đó được nâng cao trong đội ngũ làm việc.
Zoho Connect chính là công cụ đắc lực mang giá trị kết nối và chia sẻ trong môi trường văn phòng số.
Với Zoho Connect – "Mạng xã hội" nội bộ của doanh nghiệp, người dùng có thể bên cạnh giờ làm việc nhận các thông báo từ toàn thể công ty, tham khảo các kinh nghiệm được chia sẻ từ những người đi trước hoặc học hỏi, xây dựng lẫn nhau các hoạt động khác bên cạnh công việc.
Zoho Connect cũng là nơi xây dựng cộng đồng và là nơi tạo dựng niềm tin. Theo định kỳ mỗi tháng hoặc tuần, người lãnh đạo có thể tổ chức nhiều buổi lắng nghe ý kiến để đưa ra các đường lối chính sách thay đổi phù hợp.
Kết thúc ngày làm việc đơn giản cùng Zoho Workplace
Sau khi xử lý các tác vụ, nhân viên một lần nữa sử dụng nền tảng Zoho Cliq cho hoạt động check-out kết thúc ngày làm việc.
Các hoạt động hoàn thành hoặc dang dở đều được hệ thống lưu trữ tự động và đầy đủ, đảm bảo thông tin đều được dễ dàng truy cập và tiếp tục xử lý trong ngày kế tiếp.
Lời kết
Văn phòng số không còn là khái niệm xa lạ trong thời đại công nghệ số lên ngôi, khi doanh nghiệp chuyển dần từ các hình thức cơ bản truyền thống sang ứng dụng nhiều nền tảng công nghệ phục vụ cho quá trình làm việc.
Zoho Workplace là một trong những nền tảng đi đầu, với mong muốn mang đến môi trường lành mạnh và toàn diện cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một môi trường thúc đẩy hiệu suất và đẩy mạnh linh hoạt các hoạt động làm việc, Zoho Workplace chính là lựa chọn hoàn hảo.
Với sự cam kết độ bảo mật cao, chính sách giá linh hoạt và được tuỳ chỉnh theo nhu cầu và thực trạng doanh nghiệp, Zoho Workplace được lựa chọn và tin cậy toàn cầu. Và bạn cũng sẽ là một trong số đó.
Hãy cho mình một sự chuẩn bị hoàn chỉnh và linh hoạt với sự đồng hành của Zoho Workplace trong cách doanh nghiệp vận hành và làm việc. Trải nghiệm miễn phí Zoho Workplace bằng cách đăng ký ngay tại đây.
Comments