Trong môi trường công sở việc giao tiếp giữa các cá nhân, phòng ban và các bên phía ngoài giữ vai trò giúp mọi thông tin đều được truyền tải hợp lý.
Một trong những phương thức phổ biến đó là email hay còn gọi là thư điện tử. Vậy email là gì? Vai trò cụ thể của email đối với doanh nghiệp và các yếu tố khác liên quan là như thế nào. Hãy cùng Zoho tìm hiểu trong bài viết ngày hôm nay.
Email là gì?
Email (viết tắt của "Electronic Mail" – thư điện tử) là phương thức trao đổi thông tin thông qua mạng Internet, cho phép người dùng gửi và nhận thư trong thời gian thực.
Ra đời từ những năm 1970, đến nay email đã trở thành công cụ giao tiếp phổ biến nhất trong môi trường làm việc chuyên nghiệp và đời sống cá nhân.
Với email, người dùng có thể gửi văn bản, tệp đính kèm, hình ảnh, liên kết,… chỉ trong vài giây, bất kể khoảng cách địa lý.
Không chỉ là kênh liên lạc, email còn là nơi lưu trữ thông tin, quản lý công việc và thể hiện sự chuyên nghiệp trong giao tiếp.
Tất tần tật kiến thức về email doanh nghiệp
Trong bối cảnh chuyển đổi số, email doanh nghiệp trở thành yếu tố không thể thiếu trong mọi tổ chức.
Không chỉ giúp tối ưu hoá giao tiếp, email doanh nghiệp còn đóng vai trò xây dựng hình ảnh thương hiệu, đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả vận hành nội bộ.
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là tài khoản email được tạo theo tên miền riêng của công ty (ví dụ: tenban@tencongty.com) thay vì các đuôi miễn phí phổ biến.
Hình thức này giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp, tin cậy và nhất quán trong mọi tương tác.
Lợi ích khi sử dụng email doanh nghiệp
#1. Thể hiện tính chuyên nghiệp
Địa chỉ email gắn với tên miền công ty tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác ngay từ lần liên hệ đầu tiên.
Theo đó khi khách hàng tiềm năng cũng như khách hàng nhận được email với domain là tên riêng doanh nghiệp, ấn tượng về sự chuyên nghiệp sẽ được tạo nên.
#2. Gia tăng độ tin cậy
Email tên miền riêng giúp giảm nguy cơ bị xem là spam, nâng cao tỷ lệ gửi thành công. Người nhận cũng yên tâm rằng email đến từ doanh nghiệp uy tín chứ không phải là email rác hoặc chứa những thông tin không an toàn cho tổ chức.
#3. Bảo mật và kiểm soát tốt hơn
Doanh nghiệp có thể quản lý người dùng, phân quyền truy cập và bảo vệ dữ liệu khỏi các rủi ro bảo mật.
#4. Giao tiếp nội bộ hiệu quả
Hệ thống email doanh nghiệp thường đi kèm các công cụ quản lý lịch, chia sẻ tệp, trò chuyện,… giúp kết nối liền mạch giữa các phòng ban.
#5. Dễ mở rộng quy mô
Khi công ty phát triển, bạn có thể dễ dàng tạo thêm tài khoản email cho nhân viên mới mà vẫn đảm bảo đồng bộ và thống nhất.
Tạo email doanh nghiệp bảo mật với Zoho Mail
Các yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn email doanh nghiệp
Dung lượng và khả năng mở rộng: Đảm bảo đủ dung lượng lưu trữ cho từng người dùng và khả năng nâng cấp khi cần.
Tính năng tích hợp: Lịch làm việc, chia sẻ tệp, trò chuyện nội bộ, gọi video,… giúp tối ưu quy trình làm việc.
Tính ổn định và hỗ trợ kỹ thuật: Nên ưu tiên các nhà cung cấp uy tín, có hỗ trợ khách hàng nhanh chóng và ổn định hệ thống cao.
Chi phí phù hợp: So sánh mức giá và tính năng giữa các nhà cung cấp để chọn giải pháp tối ưu cho ngân sách của doanh nghiệp.
Tính bảo mật và quyền riêng tư: Email nên được mã hóa, có xác thực hai lớp và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo vệ dữ liệu.
Cách thiết lập email doanh nghiệp
Để bắt đầu sử dụng email doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Đăng ký tên miền riêng (nếu chưa có): Đây là tên miền sẽ được dùng làm đuôi email (ví dụ: @congtyabc.vn).
Chọn nhà cung cấp email hosting: Một số giải pháp phổ biến gồm Zoho Mail, Microsoft 365, Hostinger, v.v.
Tạo tài khoản cho người dùng: Thiết lập email cho từng nhân viên theo định dạng chuẩn của công ty.
Cấu hình DNS và MX Record: Trỏ tên miền về dịch vụ email để hệ thống hoạt động chính xác.
Đồng bộ hóa với các công cụ làm việc khác: Lịch, Drive, CRM,… tùy theo nhu cầu doanh nghiệp.
Zoho Mail – Email doanh nghiệp bảo mật cho tổ chức
Zoho Mail được phát triển dựa trên những nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp với đa dạng các tính năng từ soạn thảo email, email hosting, cộng tác, v.v.
Quản lý email doanh nghiệp
Nền tảng cung cấp cho người dùng trải nghiệm email với đa dạng tính năng; qua đó, người dùng có thể quản lý email tốt và làm việc năng suất hơn. Một số tính năng nâng cao dành cho Zoho Mail gồm có:
#1. Bộ lọc
Tính năng bộ lọc cho phép người dùng có thể tạo nên quy tắc để có thể quản lý hộp thư đến cũng như tự động các tác vụ lặp đi lặp lại. Một trong những ví dụ dễ hiểu có thể thấy đó là việc sử dụng quy tắc để đánh dấu email đã đọc hay không. Ngoài ra, chúng ta có thể chỉ định email đó là một nhiệm vụ hay không.
Người dùng có thể tạo ra các quy tắc nhằm đánh dấu email từ người dùng cụ thể. Một trong những công dụng khác của bộ lọc là việc di chuyển email đó đến thư mục cụ thể tự động.
#2. Chế độ ban đêm
Người dùng có thể hạn chế tình trạng mệt mỏi khi phải bật chế độ màn hình sáng trong chế độ ban đêm.
Bằng cách bật chế độ ban đêm, người dùng có thể xem email vào ban đêm một cách thoải mái mà không cần phải bận tâm việc mắt mỏi hay không.
#3. Tìm kiếm
Một trong những tính năng cao cấp khác của Zoho Mail sẽ là cung cấp khả năng tìm kiếm email nhanh chóng dù hộp thư đang tồn đọng lượng thư khá nhiều.
Ví dụ, nếu bạn có email đã được gửi đến từ nhiều tháng trước trong năm, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm lại email đó bằng cách dùng các từ khoá để truy vấn lại email một cách nhanh chóng.
#4. Thao tác nhanh
Zoho Mail có các tổ hợp phím nhanh giúp người dùng có thể truy vấn các email chưa đọc một cách nhanh chóng; ví dụ như việc dùng phím G và U cùng lúc.
Hoặc khi soạn email, người dùng có thể nhấn tổ hợp C và M một cách nhanh chóng.
Nhìn chung, Zoho Mail cung cấp hơn 50 tổ hợp phím tắt để người dùng có thể dễ dàng sử dụng nền tảng nhanh chóng và hiệu quả hơn.
#5. Liệt kê email từ người gửi
Một trong những giải pháp tiện lợi để người dùng Zoho Mail có thể tổng hợp các email từ các người gửi đó là việc sử dụng tính năng được tích hợp sẵn “Liệt kê các email từ người gửi”.
Theo đó, bạn có thể dễ dàng lọc và xem toàn bộ email mà bạn đã nhận được từ một người nào đó.
#6. Lên lịch
Trong môi trường công việc, sẽ có những lúc người dùng sẽ cần phải thiết lập các lịch trình khác nhau.
Ví dụ như ở công ty toàn cầu, nhân viên trong cùng tổ chức phải làm việc trái múi giờ. Trong trường hợp này, việc người gửi lên lịch gửi để khớp với khung giờ của người nhận là cần thiết.
Người dùng có thể dùng lựa chọn Định kỳ khi phải gửi email theo một lịch trình có sẵn. Theo đó, người dùng sẽ cần đặt lịch và yên tâm email của mình sẽ được gửi đến người nhận đúng lúc.
#7. Mẫu email
Nền tảng cũng cho phép người dùng có thể soạn thảo những email mà dễ dàng sử dụng lại cho các email bạn gửi liên tục.
Trong trường hợp nếu người dùng gửi email cho toàn bộ đồng nghiệp vào cuối tháng để thông báo mọi người cần báo cáo dự án, người dùng này chỉ cần soạn nội dung 1 lần cho email, lưu thành mẫu email và cuối cùng có thể sử dụng lại mẫu email này mỗi khi họ muốn dùng lại email với cùng nội dung đó.
#8. Xoá
Tính năng này trong Zoho Mail sẽ giúp nhanh chóng sắp xếp và dọn hộp thư đến bằng cách lựa chọn xoá hàng loạt email.
Dù thuộc bất kỳ thư mục nào, người dùng đều có thể lựa chọn tối đa 5 người gửi, sau đó sử dụng tính năng Xoá để loại bỏ email khỏi thư mục đã chọn.
Lời kết
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan email là gì và email doanh nghiệp. Có thể nói rằng email doanh nghiệp không chỉ là một công cụ liên lạc mà còn là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tăng cường bảo mật và cải thiện hiệu suất làm việc.
Trong thời đại số, đầu tư vào một hệ thống email doanh nghiệp bài bản chính là bước đi thông minh để tối ưu hóa vận hành và phát triển bền vững.
Nếu bạn cần hỗ trợ lựa chọn hoặc thiết lập hệ thống email doanh nghiệp phù hợp, đừng ngần ngại liên hệ với các nhà cung cấp uy tín hoặc chuyên gia công nghệ để được tư vấn chi tiết.
Comments