Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, việc dùng Excel hay các biểu mẫu để quản lý khách hàng đã trở nên lỗi thời.
Dù có quy mô nhỏ, doanh nghiệp cũng cần có một công cụ để quản lý tệp khách hàng của mình nhằm nắm được toàn bộ hành trình khách hàng từ lúc điểm chạm đến khi trở thành khách hàng hay phần mềm quản lý khách hàng.
Cùng Zoho khám phá trong nội dung bài viết hôm nay.
Phần mềm quản lý khách hàng là gì?
Phần mềm quản lý khách hàng là một hệ thống giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin khách hàng, cũng như theo dõi lịch sử giao dịch, các hoạt động chăm sóc khách hàng, đồng thời giúp tự động hoá các quy trình bán, Marketing và các hoạt động sau bán.
Phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp có thể hỗ trợ lưu trữ thông tin của khách hàng, theo dõi mọi tương tác; qua đó, đảm bảo doanh nghiệp có thể quản lý quy trình chăm sóc khách hàng tốt hơn từ giai đoạn lead đến kể cả sau khi hoàn tất giao dịch và hậu mãi, qua đó có thể thúc đẩy tăng doanh thu thông qua việc gia tăng số lượng khách hàng..
Đặc biệt hơn, việc tích hợp mọi tác vụ liên quan khách hàng trên cùng một nền tảng trở thành một lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý khách hàng.
Phần mềm quản lý khách hàng cho doanh nghiệp nhỏ là gì?
Phần mềm quản lý khách hàng cho doanh nghiệp nhỏ, hay còn gọi là CRM (Customer Relationship Management), là một giải pháp công nghệ giúp lưu trữ, theo dõi và quản lý toàn bộ thông tin khách hàng – từ liên hệ, lịch sử mua hàng, đến hành vi tương tác.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ với nguồn lực hạn chế, CRM trở thành công cụ quan trọng giúp tối ưu hiệu suất bán hàng, nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng và đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu.
Thay vì ghi chép thủ công hoặc sử dụng bảng tính rời rạc, doanh nghiệp có thể tập trung toàn bộ dữ liệu vào một nền tảng duy nhất.
Từ đó, các doanh nghiệp dễ dàng quản lý Pipeline bán hàng, theo dõi trạng thái của từng cơ hội kinh doanh, cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng và tự động hóa các quy trình lặp lại như gửi email, nhắc lịch gọi điện hay phân công nhiệm vụ cho nhân viên.
Một số tính năng quan trọng mà doanh nghiệp nhỏ nên ưu tiên khi chọn CRM bao gồm: quản lý liên hệ, quản lý quy trình bán hàng, tự động hóa tác vụ, báo cáo và phân tích, tích hợp nhiều kênh như email, mạng xã hội, live chat, và có ứng dụng di động để làm việc linh hoạt.
Ngoài ra, phần mềm cũng nên có giao diện dễ sử dụng, chi phí phù hợp ngân sách, khả năng mở rộng theo thời gian và có hỗ trợ tiếng Việt nếu cần thiết. Các lựa chọn phổ biến hiện nay cho doanh nghiệp nhỏ có thể kể đến như Zoho CRM.
Tuy nhiên, việc triển khai CRM cũng đi kèm một số thách thức như nhân sự không quen công nghệ, thiếu chiến lược triển khai rõ ràng hoặc nhập dữ liệu không chính xác.
Vì vậy, để phát huy tối đa hiệu quả, doanh nghiệp cần xem CRM như một phần trong chiến lược dài hạn, đồng thời đào tạo nhân viên và duy trì việc cập nhật dữ liệu thường xuyên.
Tóm lại, CRM là một khoản đầu tư đáng giá với doanh nghiệp nhỏ, giúp tăng trưởng hiệu quả và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.
Các tiêu chí khi lựa chọn phần mềm quản lý khách hàng cho doanh nghiệp nhỏ
Khi lựa chọn phần mềm quản lý khách hàng (CRM) cho doanh nghiệp nhỏ, việc xác định đúng tiêu chí phù hợp là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả triển khai và sử dụng lâu dài. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp nhỏ nên cân nhắc kỹ lưỡng:
#1. Chi phí phù hợp với ngân sách
Doanh nghiệp nhỏ thường có ngân sách hạn chế, vì vậy cần lựa chọn phần mềm CRM có chi phí hợp lý – tốt nhất là có gói miễn phí hoặc giá linh hoạt theo số người dùng. Ngoài chi phí ban đầu, cần xét đến chi phí duy trì hằng tháng, phí tích hợp hoặc chi phí nâng cấp khi doanh nghiệp phát triển.
#2. Dễ sử dụng và dễ triển khai
Phần mềm phải có giao diện thân thiện, dễ hiểu, không yêu cầu kỹ năng kỹ thuật cao. Nhân sự không cần qua nhiều bước đào tạo vẫn có thể thao tác mượt mà. Với doanh nghiệp nhỏ, khả năng triển khai nhanh, không phụ thuộc IT là rất quan trọng.
#3. Tính năng cần thiết – không quá dư thừa
Thay vì chọn phần mềm có hàng trăm tính năng cao cấp (nhưng không dùng đến), doanh nghiệp nhỏ nên tập trung vào những tính năng cốt lõi như:
Quản lý liên hệ và khách hàng tiềm năng
Quản lý Pipeline bán hàng
Tự động hóa cơ bản (email, nhắc lịch, phân công lead)
Báo cáo – phân tích hiệu quả
Lịch sử tương tác với khách hàng
#4. Khả năng tích hợp
CRM nên có khả năng kết nối dễ dàng với các công cụ sẵn có của doanh nghiệp như:
Zoho Mail
Công cụ Marketing (Email Marketing, mạng xã hội như Facebook, LinkedIn, v.v.)
Website/Contact Form
Phần mềm kế toán, ERP nếu có
Sự kết nối liền mạch giúp tránh nhập liệu thủ công và giảm thiểu sai sót.
#5. Hỗ trợ di động
Ứng dụng di động là yếu tố thiết yếu, đặc biệt với nhân viên bán hàng hoặc điều hành thường xuyên di chuyển. CRM nên có app di động ổn định, cho phép truy cập thông tin, ghi chú và cập nhật mọi lúc, mọi nơi.
#6. Khả năng mở rộng và tùy chỉnh
Dù là doanh nghiệp nhỏ, bạn vẫn nên chọn phần mềm có khả năng mở rộng linh hoạt khi quy mô tăng: thêm người dùng, thêm module, hoặc nâng cấp tính năng. Ngoài ra, CRM cần cho phép tùy chỉnh các trường dữ liệu, quy trình theo đặc thù ngành nghề hoặc mô hình kinh doanh của bạn.
#7. Hỗ trợ kỹ thuật và tài liệu hướng dẫn
Dịch vụ khách hàng tốt là yếu tố sống còn. Hãy chọn nhà cung cấp có hỗ trợ qua live chat, email, hoặc tiếng Việt, cùng với tài liệu hướng dẫn, video, cộng đồng người dùng để bạn dễ dàng tự học và khắc phục sự cố.
#8. Bảo mật dữ liệu
Thông tin khách hàng là tài sản quý giá. CRM phải đảm bảo tiêu chuẩn bảo mật như:
Lưu trữ đám mây an toàn
Phân quyền truy cập theo vai trò
Có khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu
#9. Đánh giá và độ uy tín của nhà cung cấp
Nên tham khảo đánh giá từ người dùng khác trên các nền tảng như G2, Capterra hoặc từ cộng đồng doanh nghiệp địa phương để biết được độ tin cậy, hiệu năng thực tế, cũng như chất lượng hỗ trợ sau bán hàng.
Bigin by Zoho CRM hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ quản lý khách hàng như thế nào?
Doanh nghiệp dù nhỏ vẫn cần một hệ thống CRM (Customer Relationship Management) để quản lý tập trung khách hàng, theo dõi quy trình bán hàng và cải thiện hiệu suất làm việc của đội ngũ.
Tuy nhiên, không phải giải pháp nào cũng phù hợp với quy mô và ngân sách của doanh nghiệp nhỏ.
Bigin by Zoho CRM ra đời nhằm giải quyết chính bài toán này – một phần mềm CRM đơn giản, dễ dùng, giá cả hợp lý nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ các nhu cầu quản lý khách hàng cơ bản.
#1. Giao diện trực quan giúp quản lý quy trình bán hàng dễ dàng
Điểm mạnh đầu tiên của Bigin chính là giao diện Pipeline dạng kéo – thả. Thay vì phải làm việc với hàng loạt bảng tính khô khan, bạn có thể hình dung toàn bộ quy trình bán hàng như một dòng chảy, mỗi cơ hội (Deal) sẽ được di chuyển qua từng giai đoạn một cách trực quan.
Các giai đoạn này có thể tùy chỉnh theo quy trình thực tế của doanh nghiệp, ví dụ: Tiếp cận → Gửi báo giá → Đàm phán → Ký hợp đồng.
Với tính năng này, chủ doanh nghiệp và nhân viên dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh chỉ trong vài phút.
Phần mềm quản lý bán hàng giúp đưa ra các phân tích trực quan
#2. Quản lý thông tin khách hàng tập trung
Với Bigin, mọi thông tin khách hàng như họ tên, email, số điện thoại, lịch sử giao dịch, email đã gửi, cuộc gọi đã thực hiện… đều được lưu trữ tập trung trong một nền tảng duy nhất. Điều này giúp nhân viên bán hàng:
Nắm bắt thông tin đầy đủ trước khi liên hệ khách hàng.
Duy trì trải nghiệm đồng nhất khi nhiều người cùng chăm sóc một khách hàng.
Không bị thất thoát dữ liệu khi có sự thay đổi nhân sự.
#3. Làm việc tập trung, không cần chuyển đổi ứng dụng
Không cần mở nhiều tab trình duyệt hay phần mềm riêng biệt. Bigin cho phép bạn:
Kết nối email cá nhân để gửi – nhận – theo dõi thư từ khách hàng ngay trong nền tảng.
Gọi điện trực tiếp hoặc ghi lại nhật ký cuộc gọi nhờ tích hợp với các dịch vụ như Twilio, RingCentral, hoặc số điện thoại bàn.
Lên lịch gọi lại, tạo nhắc nhở – giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ liên hệ nào.
#4. Tự động hóa công việc
Bigin không chỉ đơn giản là nơi lưu trữ dữ liệu – mà còn là trợ lý tự động hóa cho đội ngũ bán hàng. Bạn có thể thiết lập các quy tắc tự động như:
Gửi email khi có deal mới.
Cập nhật trạng thái khi deal được di chuyển sang giai đoạn khác.
Gán nhãn hoặc thông báo nội bộ khi có hành động cụ thể.
Các thao tác này giúp doanh nghiệp giảm thiểu công việc lặp đi lặp lại và tránh sai sót do thao tác thủ công.
#5. Làm việc mọi lúc mọi nơi với ứng dụng di động
Bigin có mặt trên cả iOS và Android, giúp đội ngũ bán hàng có thể cập nhật thông tin khách hàng, ghi nhận cuộc gọi, xem trạng thái deal dù đang ở văn phòng, tại nhà hay trên đường đi gặp khách. Điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp nhỏ có đội ngũ làm việc linh hoạt.
#6. Báo cáo và phân tích cơ bản để hiểu rõ hiệu suất kinh doanh
Dù đơn giản, Bigin vẫn cung cấp các báo cáo bán hàng thiết yếu như:
Số lượng deal theo giai đoạn
Doanh thu dự kiến
Tỷ lệ chuyển đổi của từng nhân viên
Nhờ đó, bạn dễ dàng theo dõi hiệu quả làm việc và ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thực tế.
#7. Chi phí hợp lý với ngân sách doanh nghiệp nhỏ
Không giống các nền tảng CRM phức tạp và tốn kém, Bigin chỉ có mức giá từ vài USD mỗi tháng, phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ.
Bạn cũng có thể nâng cấp lên Zoho CRM khi quy mô hoạt động tăng lên, mà không mất dữ liệu.
Lời kết
Bigin by Zoho CRM là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ đang tìm kiếm một phần mềm quản lý khách hàng cho doanh nghiệp nhỏ dễ dùng, linh hoạt và tiết kiệm.
Từ quản lý pipeline, tự động hóa, đến tích hợp email, gọi điện và báo cáo – tất cả đều được thiết kế để đơn giản hóa công việc hàng ngày và nâng cao hiệu quả bán hàng.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp CRM giúp khởi đầu dễ dàng nhưng vẫn đủ mạnh để phát triển, đừng bỏ qua giải pháp quản lý khách hàng Bigin by Zoho CRM.
Comments