Email được đánh giá là phương thức giao tiếp chuyên nghiệp và bền vững giúp doanh nghiệp kết nối với khách hàng. Tuy vậy, để có một chiến dịch email marketing hiệu quả, hay một email doanh nghiệp chuyên nghiệp, cách viết email là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến kết quả của chiến dịch.
Cùng Zoho khám phá các nguyên tắc giúp cải thiện và nâng cao cách viết email, hỗ trợ tăng tỷ lệ trả lời thư và khả năng chuyển đổi khách hàng, nhờ vậy cải thiện lợi nhuận và doanh thu.
Vì sao cách viết email ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu?
Song song với sự phát triển mạnh mẽ của mạng xã hội, AI và nhiều nền tảng hỗ trợ nhắn gửi tin tức thời, email marketing và email doanh nghiệp vẫn là hoạt động không thể thiếu trong các chiến dịch Marketing.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp nhận thấy rõ ràng tỷ lệ hoàn vốn (ROI), hình ảnh thương hiệu và nhiều hệ quả mà email doanh nghiệp mang lại. Trong đó, cách viết email là một trong những bước quan trọng góp nên sự thành công của một chiến dịch email marketing, tạo sự gần gũi và mang lại tỷ lệ chuyển đổi khách cao hơn.
Đổi lại, nguồn lực tài chính đầu tư vào các chiến dịch email mang tính dài hạn, với mức chi phí tối thiểu cho doanh nghiệp.
Vì vậy, hiểu và xây dựng cách viết email doanh nghiệp phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả, rút ngắn hành trình khách hàng đến gần hơn với sản phẩm, mà còn là một phần quan trọng giúp xây dựng lòng tin dài hạn, nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng và thúc đẩy chuyển đổi.
Hướng dẫn cách viết email doanh nghiệp hiệu quả
#1. Lựa chọn cách viết email phù hợp nhờ hiểu về người nhận
Để tối ưu được hiệu quả của chiến dịch email, người gửi cần trải qua bước tìm hiểu và nghiên cứu kỹ càng về đối tượng nhận mail trước khi bắt tay vào quá trình soạn thảo.
Bên dưới là một số câu hỏi tiêu biểu giúp người viết email có thể xác định được đối tượng người nhận và xây dựng nội dung, cũng như cách viết email phù hợp:
Ai là người nhận email? Chi tiết đặc điểm của người nhận: Giới tính, vị trí địa lý, đặc điểm tính cách, môi trường làm việc,...
Các vấn đề họ đang gặp là gì và họ đang mong muốn tìm kiếm giải pháp thế nào?
Doanh nghiệp có thể làm gì để giải quyết những khúc mắc của họ được đề cập trước đó?
Mục tiêu của chiến dịch email trong thời điểm gửi là gì? Bán hàng, chăm sóc khách hàng hay đơn thuần chỉ là giới thiệu sản phẩm mới?
Nắm bắt và phân tích rõ các đặc điểm của khách hàng giúp doanh nghiệp hiểu và lựa chọn giọng văn, ngôn từ và nội dung diễn đạt phù hợp đối với người nhận. Bên cạnh đó, gửi email cá nhân hoá, tức email với các thông tin chỉ dành riêng cho người nhận, mang lại kết quả chuyển đổi và chỉ số thiện cảm cao hơn.
Hiểu khách hàng và nhu cầu của họ sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng nội dung email gần gũi, đặt trọng tâm đúng vào nhu cầu của người nhận giúp email trở nên thuyết phục hơn, từ đó tăng tỷ lệ phản hồi và chuyển đổi.
#2. Tăng tỷ lệ mở thư nhờ tiêu đề email
Một trong những yếu tố không thể không kể đến trong cách viết email hiệu quả là lựa chọn tiêu đề trọng tâm và ấn tượng. Thông thường, thời gian trung bình để người nhận ra quyết định mở một email hay không gói gọn chưa đến một phút.
Chỉ khi tiêu đề đủ thu hút và kích hoạt hành động mở mail, các thông tin doanh nghiệp xây dựng mới có thể truyền tải đến khách hàng.
Do vậy, tiêu đề email chính là điểm chạm đầu tiên doanh nghiệp cần đầu tư chỉn chu và chọn lọc. Theo đó, các tiêu đề ngắn gọn nhưng hấp dẫn, hướng đến đúng giá trị mà khách hàng cần sẽ thu hút hơn cả.
Bên dưới là một vài nguyên tắc chọn lọc giúp tiêu đề email trở nên tinh tế và hiệu quả hơn như:
Số lượng ký tự trên tiêu đề không quá 60.
Chỉ viết hoa tên riêng, thông tin cần nhấn mạnh, tránh viết hoa toàn bộ tiêu đề.
Hạn chế đặt nhiều dấu chấm than (!) trên tiêu đề gây cảm giác phản cảm.
Nêu bật trọng tâm về giá trị khách hàng cần trên nội dung tiêu đề.
Chiến lược thu hút bằng cảm việc tạo cảm giác cấp bách hoặc tò mò.
Một vài ví dụ cho những nguyên tắc trên như:
Ưu đãi đặc biệt dành cho khách hàng sử dụng Zoho Mail
Tăng tỷ lệ chuyển đổi lên 30% với chiến lược này
#3. Xây dựng nội dung thu hút
Một trong những cách viết email thu hút và giúp người đọc tiếp nhận thông tin dễ dàng đó là tạo nội dung ấn tượng và xây dựng cấu trúc một email rõ ràng, mạch lạc. Bên dưới là những mẹo viết thư được ứng dụng thành công:
Cá nhân hoá thông tin
Thông thường, nội dung email thường bắt đầu với những danh xưng mang tính bao quát như anh, chị, bạn, quý doanh nghiệp,... Tuy vậy, người gửi có thể tạo cảm giác thân thiện hơn khi gọi đích danh người nhận trong email nhằm tạo cảm giác được trân trọng và để tâm như: "Xin chào anh Khang", "Cám ơn chị Duyên",...
Bên cạnh tên, người gửi có nhiều cách để cá nhân hoá nội dung dựa trên các khía cạnh như tên công ty khách hàng công tác, lịch sử giao dịch của khách hàng, hành vi mua bán, sản phẩm khách từng quan tâm, v.v.
Mở đầu ngắn gọn và súc tích
Đôi khi việc đề cập thẳng mục đích của người viết ngay lập tức dễ tạo cảm giác ngột ngạt, nên doanh nghiệp có thể lựa chọn việc đi từ nhu cầu và giá trị khách hàng đang tìm kiếm, trước khi đề cập đến thông tin giới thiệu hoặc bán hàng.
Dưới đây là một ví dụ:
"Nhận thấy nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý bảo mật thông tin khách hàng, chúng tôi..."
Giá trị và lợi ích khách hàng được ưu tiên
Đứng dưới góc độ người đọc, khách hàng có xu hướng lưu lại thời gian lâu hơn ở những email đề cập đến lợi ích mà họ để tâm đến. Tuy vậy, một sai lầm vô cùng phổ biến trong cách viết email là doanh nghiệp thường dành phần lớn thời gian nhắc nhiều về sản phẩm/dịch vụ của mình.
Do vậy, người gửi có thể tinh tế chuyển đổi từ "Sản phẩm chúng tôi sở hữu hệ sinh thái...." sang "Anh chị có thể tận dụng các tính năng XYZ để quản lý thông tin nội bộ hiệu quả, giảm rủi ro thất lạc thông tin,..."
Nội dung gắn liền với lời kêu gọi hành động (CTA)
Mỗi email đều luôn mang mục tiêu chính liên quan đến quá trình kích cầu tiêu dùng, tạo ấn tượng cho khách hàng. Do vậy, một câu CTA trước khi kết thúc nội dung email sẽ tạo cảm giác cấp bách giúp người đọc nhanh chóng thực hiện một hoạt động nào đó tương tác với thương hiệu.
Mỗi CTA cần phù hợp với nội dung xuyên suốt của email, và mục đích của chiến dịch mà doanh nghiệp đang hướng đến. Một vài ví dụ điển hình như "Đăng ký dùng thử miễn phí ngay hôm nay!", "Nhận báo giá chi tiết.", v.v.
#4. Áp dụng cấu trúc PAS
Hầu hết doanh nghiệp thường có cách viết email đi theo cấu trúc PAS, với thứ tự diễn đạt bao gồm Vấn đề (Problem), hậu quả (Agitate) và giải pháp (Solution). Theo đó:
Vấn đề (Problem): Email cần nêu rõ vấn đề mà khách hàng đang gặp phải, nhờ vậy, người đọc cảm nhận được sự liên hệ và quan tâm giữa họ và giá trị mà doanh nghiệp mang lại.
Hậu quả (Agitate): Có vấn đề và nếu không được giải quyết sẽ để lại hậu quả, việc này giúp nhấn mạnh hơn về tầm quan trọng và tính cấp bách mà khách hàng cần giải quyết, và chính những sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp mang đến đóng vai trò như giải pháp tháo gỡ nút thắt ở phần kế tiếp.
Giải pháp (Solution): Đưa đến giải pháp nhằm giải quyết vấn đề và hậu quả dự đoán đã nêu lên trước đó.
#5. Chọn ngôn ngữ thuyết phục
Bên cạnh ý tưởng nội dung, tiêu đề và cấu trúc, thì một nguyên tắc quan trọng giúp email trở nên thu hút hơn đó là sự thuyết phục trong cách dùng từ và viết câu.
Các câu đơn, ngắn gọn, rõ ràng có liệt kê ý tưởng sẽ giúp người đọc dễ nắm ý tưởng hơn là các câu phức dài và ngữ pháp phức tạp. Bên cạnh đó, từ ngữ phổ biến, phù hợp chủ đề sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn với người đọc.
#6. Tận dụng sức mạnh của cộng đồng
Các đánh giá từ cộng đồng hoặc đại diện nào đó mang lại hiệu quả và xây dựng độ tin cậy cao với nội dung email. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách viết email theo thiên hướng có tính chất cộng đồng, bổ sung một vài ý khẳng định đi từ sự tin tưởng từ bên thứ ba.
Nhiều hình thức triển khai thường gặp như câu chuyện thành công, các đánh giá từ khách hàng, case study, số liệu thống kê từ đơn vị uy tín,...
#7. Tạo chữ ký email chuyên nghiệp
Chữ ký email mang vai trò xác thực và tạo sự tin cậy với người đọc, đại diện gửi email cũng chính là bộ mặt của thương hiệu. Để xây dựng chữ ký chuyên nghiệp, người gửi cần để thông tin đầy đủ nhằm đảm bảo người nhận có đủ thông tin liên hệ khi cần thiết, như: Tên đầy đủ, chức vụ, tên doanh nghiệp và logo, số điện thoại, email, trang web,...
Zoho Mail: Nền tảng email doanh nghiệp bảo mật
Bên cạnh áp dụng những chiến thuật xây dựng nội dung mail chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể đẩy nhanh tiến trình làm việc và hiệu quả chiến dịch qua việc lựa chọn nền tảng email doanh nghiệp phù hợp giúp hỗ trợ cách viết email chuyên nghiệp hơn.
Zoho Mail chính là giải pháp email bảo mật, được đông đảo doanh nghiệp và tổ chức trên khắp thế giới tin cậy và sử dụng lâu dài bởi những đặc điểm:
Tính bảo mật cao
Các giải pháp của Zoho nói chung, và Zoho Mail nói riêng đều cung cấp những lớp bảo mật vô cùng mạnh mẽ. Được xây dựng với định hướng cốt lõi tầm nhìn dựa trên quyền riêng tư và bảo mật của người dùng, giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp trước các mối đe dọa trực tuyến.
Tính bảo mật của Zoho Mail thể hiện qua các khía cạnh như:
Dữ liệu được mã hoá toàn diện trong quá trình truyền tải, và trong các thiết bị lưu trữ. Người dùng cũng có thể tự mã hoá các thông tin nhạy cảm, email quan trọng bằng S/MIME của Zoho Mail.
Trung tâm dữ liệu bảo mật cao với sự giám sát 24/7 trên toàn cầu. Các hệ thống hỗ trợ quá trình kiểm soát an ninh đều rất khắt khe, buộc tuân theo các quy định doanh nghiệp và quốc tế chống các cuộc tấn công mạng và đảm bảo dự phòng cho các tình huống có sự cố xảy ra.
Hệ thống đảm bảo hoạt động ổn định không bị gián đoạn lên đến 99,9% bởi nhiều tính năng hỗ trợ các lý do xuất phát từ nội bộ khác như Email Retention trong trường hợp nhân viên xoá nhầm email, hoăc eDiscovery để ngăn chặn khi Mail công ty bị lợi dụng bởi một cá nhân cho việc làm không chính đáng.
Hỗ trợ phát hiện và ngăn chặn các mối đe doạ như phising, thư rác (spam), email có chứa mã độc,... bằng các bộ lọc thông minh thuộc Zoho Mail kết hợp với nhiều cách thức xác thực nâng cao trong hệ thống như SPF, DKIM và DMARC.
Và nhiều khía cạnh khác đảm bảo người dùng email an tâm trong quá trình làm việc, và an toàn thông tin cá nhân cho người nhận mail (cũng chính là khách hàng).
Giao diện thân thiện và gần gũi
Một giải pháp công nghệ với giao diện gần gũi và dễ sử dụng kích hoạt khả năng linh hoạt và dễ dàng đưa công nghệ hỗ trợ hoạt động thường ngày. Qua đó, Zoho Mail mang lại nhiều lợi thế như giao diện trực quan, cách phân bố thanh công cụ dễ theo dõi và điều chỉnh, gần gũi dễ sử dụng ngay cả với người mới bắt đầu.
Zoho Mail với giao diện thân thiện và gần gũi
Bên cạnh đó, giao diện Zoho Mail còn có bố cục gọn gàng, người dùng cũng có thể linh hoạt sắp xếp sao cho thuận mắt, lựa chọn tông màu, điều chỉnh sáng tối,... Các tính năng được thể hiện rõ ràng theo từng vị trí khác nhau.
Linh hoạt với khả năng tích hợp đa dạng hệ sinh thái Zoho
Không đơn thuần chỉ phục vụ các mục đích email, người dùng Zoho Mail nhanh chóng kết nối với nhiều ứng dụng khác thuộc Zoho như Zoho CRM, Zoho Projects và nhiều công cụ khác hỗ trợ quá trình làm việc xuyên suốt không bị đứt đoạn.
Nhờ vậy, quy trình làm việc trở nên chuyên nghiệp hơn, các thông tin và dữ liệu khách hàng được lưu trữ và tối ưu liền mạch, phục vụ các nhu cầu tra cứu, lựa chọn cách tiếp cận và chăm sóc khách hàng hiệu quả. Do đó, quá trình lên chiến lược và thực thi các chiến dịch qua email có đủ dữ kiện để xây dựng và thực thi tốt hơn.
Zoho Mail đồng thời được hỗ trợ cá nhân hoá, đa dạng tính năng từ cơ bản đến nâng cao, tận dụng sức mạnh AI giúp quá trình soạn thảo và gợi ý nội dung phù hợp hơn với thị hiếu người đọc, gợi ý thời điểm gửi tối ưu, bắt các lỗi gặp phải trong quá trình làm việc,... nhờ vậy mang lại hiệu quả cao hơn.
Lời kết
Các chiến dịch qua email luôn được đánh giá cao về tính hiệu quả. Cách viết email thường bao gồm nội dung hấp dẫn, phù hợp thị hiếu, giúp doanh nghiệp cải thiện tỷ lệ mở thư và thúc đẩy quá trình ra quyết định trở nên nhanh hơn, nâng cao khả năng chuyển đổi khách hàng.
Tuy vậy, nội dung thôi chưa đủ, một email thành công là sự kết hợp của cách viết email và mục tiêu chiến dịch được phân tích, đánh giá và dự đoán chuyên nghiệp. Do đó, đưa giải pháp công nghệ vào quy trình quản lý và thực thi các chiến lược email là cần thiết.
Zoho Mail không đơn thuần là nền tảng hỗ trợ các tác vụ của việc gửi email, đây còn là giải pháp bảo mật cao, tạo điều kiện doanh nghiệp dễ dàng tạo email chuyên nghiệp, giúp nâng cao hình ảnh thương hiệu, tối ưu quản lý liên lạc và xây dựng quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
Khám phá ngay Zoho Mail tại đây và đăng ký dùng thử miễn phí.
Comments