Dữ liệu khách hàng là tài sản quý giá của bất kỳ doanh nghiệp nào, có thể được sử dụng để cải thiện trải nghiệm khách hàng, phát triển các chiến lược tiếp thị hiệu quả và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt.
Tuy nhiên, dữ liệu khách hàng cũng là mục tiêu của các cuộc tấn công mạng. Khi dữ liệu khách hàng bị xâm phạm, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng, bao gồm:
Mất uy tín với khách hàng
Trả tiền phạt do vi phạm dữ liệu
Mất cơ hội kinh doanh
Mất khả năng cạnh tranh
Do đó, việc quản lý dữ liệu khách hàng an toàn và bảo mật là vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu một số cách để quản lý dữ liệu khách hàng an toàn và bảo mật.
Quản lý dữ liệu khách hàng là gì ?
Quản lý dữ liệu khách hàng là quá trình doanh nghiệp thu thập, tổng hợp, lưu trữ, phân loại và phân tích các thông tin về khách hàng.
Những dạng thông tin này sẽ được lưu hành nội bộ cho mục đích kinh doanh và chiến lược, đảm bảo an toàn về quyền lợi đôi bên giữa khách hàng và doanh nghiệp.
Các thông tin thuộc dữ liệu khách hàng thường bao gồm những nhóm sau:
Thông tin nhân khẩu: Tên, giới tính, tuổi tác, nơi sống, sở thích, học vấn, mức thu nhập, công việc,...
Thông tin liên hệ cơ bản: Số điện thoại, email, địa chỉ, phương thức liên lạc,...
Thông tin mua hàng: Thời gian mua, tần suất mua, mặt hàng đã mua, mức độ chiết khấu, giá trị các lần mua trước, phương thức thanh toán và nhiều thông tin khác.
Thông tin phản hồi: Kết quả khảo sát trước, trong, sau mua (nếu có), khiếu nại, câu hỏi phản hồi, các tương tác giữa khách hàng với đội ngũ công ty (SMS, Email, điện thoại), khía cạnh hài lòng và chưa hài lòng từ khách hàng.
Các dạng thông tin khác
Cách quản lý dữ liệu khách hàng an toàn và bảo mật
Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu khách hàng?
Thông tin khách hàng là tài sản vô hình giúp cải thiện doanh thu. Sau đây là các lý do vì sao việc quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng là bước không thể bỏ qua trong quá trình vận hành:
Xây dựng chân dung khách hàng tiềm năng: Quá trình quản lý tốt thúc đẩy việc tiếp cận, thu thập dữ liệu và phân tích thông tin khách hàng hiệu quả, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn khách hàng hiện tại. Qua đó, doanh nghiệp có thể giúp xây dựng mối quan hệ bền vững, dễ dàng cá nhân hoá nâng cao trải nghiệm khách hàng, từ đó góp phần đẩy nhanh cơ hội chốt sales.
Đưa ra phân tích chuyên sâu và chiến lược hiệu quả, nhanh chóng: Các dữ liệu khách hàng giúp phản ánh xu hướng và cung cấp nhiều thông tin bổ ích trong hành vi của họ, để doanh nghiệp dễ dàng xem xét và đưa ra các đường lối phù hợp trong những thời điểm nhất định.
Chăm sóc khách hàng linh hoạt và xây dựng quan hệ tốt đẹp: Mỗi khách hàng đều có đặc điểm và mong muốn riêng biệt. Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng có thể hỗ trợ việc cá nhân hoá trải nghiệm khách hàng, thúc đẩy quá trình mua hàng lặp lại, đẩy nhanh sức mua, từ đó tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Cách quản trị cơ sở dữ liệu khách hàng hiệu quả
Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có cách quản lý dữ liệu khách hàng khác nhau. Tuỳ thuộc vào quy mô và tính chất kinh doanh, mà phương pháp quản lý cơ sở dữ liệu cũng trở nên đa dạng hơn.
#1. Đảm bảo thông tin khách hàng an toàn
Bảo mật thông tin ngày nay là một trong những vấn đề thường xuyên được đề cập không những về khía cạnh luật pháp, mà còn trong lĩnh vực kinh doanh. Đối với doanh nghiệp, thông tin khách hàng an toàn là một trong những nhiệm vụ hàng đầu.
Khách hàng sẽ có xu hướng tin tưởng quay lại sử dụng sản phẩm/dịch vụ của thương hiệu đó khi thông tin họ được an toàn. Việc rò rỉ thông tin sẽ gây tổn thất không nhỏ đến uy tín doanh nghiệp. Theo đó, phần mềm quản lý dữ liệu có độ bảo mật cao sẽ là sự lựa chọn tối ưu trong trường hợp này.
#2. Dọn dẹp dữ liệu khách hàng
Dữ liệu khách hàng không thể tránh khỏi các trường hợp tài khoản ảo, dữ liệu rác, thông tin không đúng sự thật khiến quá trình phân tích trở nên sai lệch.
Một số loại dữ liệu sẽ không còn ứng dụng được qua thời gian và cần loại bỏ như việc khách hàng thay đổi nơi làm, đổi địa chỉ email, số điện thoại.
Doanh nghiệp sẽ cần trải qua quá trình xác minh và cập nhật các loại dữ liệu. Từ đó, quá trình quản lý dữ liệu và dọn sạch sẽ giúp hệ thống data tránh được nhiều sai số hơn.
#3. Phân quyền cho nhân viên
Quản lý dữ liệu khách hàng cũng đòi hỏi việc phân quyền truy cập cho nhân viên có những nhiệm vụ liên quan được quyền xem xét, quản lý và cập nhật. Đây là cách hệ thống cơ sở dữ liệu vận hành và giảm bớt áp lực cho cấp quản trị.
Ngoài ra, việc phân quyền sẽ giúp nhân viên dễ dàng nắm thông tin cần thiết liên quan đến nhiệm vụ của mình. Họ sẽ dễ dàng thực hiện công việc, phân loại thông tin, chăm sóc khách hàng theo cách phù hợp nhất.
#4. Tập trung và ưu tiên xử lý dữ liệu quan trọng
Dữ liệu lưu trữ trong doanh nghiệp cần được khai thác đúng cách để tối ưu được giá trị của từng mục thông tin trong quá trình vận hành.
Trên thực tế, theo nhiều thống kê trên 70% lượng dữ liệu dư thừa và không được sử dụng vào các mục đích có giá trị như phân tích, xem xét tình hình, đưa ra chiến lược hoạt động.
Doanh nghiệp cần xem xét, đánh giá và xác định các dữ liệu cần thiết. Đồng thời, các nhà quản trị dữ liệu cần thiết lập các cách thức xác minh, lọc thông tin ngay từ đầu để tiết kiệm nhiều chi phí nguồn lực về sau.
Tuy nhiên, quá trình xem xét và lọc dữ liệu tốn khá nhiều thời gian, đòi hỏi nhiều nguồn nhân lực nếu được quản lý không khoa học. Được phát triển với nhiều tính năng tự động hoá và sắp xếp dữ liệu, phần mềm CRM đang dần được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm sử dụng.
#5. Sử dụng phần mềm CRM
Một khi tệp khách hàng mở rộng và lượng thông tin tăng vọt, quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng một cách thủ công sẽ không còn hiệu quả. Doanh nghiệp thường áp dụng công cụ CRM vào quản lý tệp thông tin.
CRM tối đa hoá hiệu quả quản lý dữ liệu khách hàng
CRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng hỗ trợ quá trình quản lý thông tin một cách nhanh chóng và khoa học nhất. Zoho CRM - một trong những top phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng hiện đại và hiệu quả sẽ giúp bạn quản trị thông tin một cách có kế hoạch và hệ thống hơn.
Zoho CRM cho phép cập nhật thông tin khách hàng đa dạng, dưới nhiều trường thông tin khác nhau phục vụ cho nhu cầu phân tích chuyên sâu.
Hệ thống giúp lưu trữ thông tin khách hàng tập trung, tiết kiệm thời gian và công sức của đội ngũ quản lý khách hàng.
Hệ thống thúc đẩy quá trình kết nối giữa các bộ phận, phân bổ thông tin phù hợp giữa các nhân viên phụ trách, từ đó thông tin được sử dụng một cách chính xác và hiệu quả tuỳ theo giai đoạn của khách hàng. Quá trình chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng được rút ngắn nhờ đội ngũ nắm bắt và hiểu khách hàng hơn.
CRM cung cấp bảo mật thông tin, không những là thông tin của khách hàng với bên ngoài, mà còn với những bộ phận nhờ các tính năng tuỳ chỉnh quyền truy cập. Nhờ vậy, sales hoặc các bộ phận tương tác khách hàng khác sẽ không cảm thấy quá tải mà chỉ tập trung xử lý thông tin trọng tâm.
Giải pháp có nhiều tính năng tự động hoá, giúp quá trình phân bổ thông tin được mượt mà cho dù có sự thay đổi giữa các cá nhân phụ trách.
Bên cạnh đó là khả năng phân tích chuyên sâu mang lại góc nhìn chiến lược cho cấp quản trị và báo cáo tình hình nhanh chóng để có phương hướng xử lý kịp thời.
Lời kết
Quản lý dữ liệu khách hàng là một phần không thể thiếu trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Không thể phủ nhận việc quản lý dữ liệu tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích lâu dài.
Vì vậy, doanh nghiệp ngày nay đầu tư khá nhiều vào quá trình quản lý thông tin, đảm bảo an toàn dữ liệu, sử dụng hiệu quả các thông tin nhằm có những phương hướng chiến lược phù hợp.
Được tin dùng bởi nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô trên thế giới, Zoho CRM mang đến những giải pháp quản lý dữ liệu tối tân, đảm bảo an toàn, tự động hoá, phân bổ thông tin nguồn lực phù hợp, ưu tiên xử lý thông tin quan trọng và nhiều hơn thế.
Khám phá ngay Zoho CRM bằng cách đăng ký tại đây để được tư vấn và 15 ngày dùng thử miễn phí.
Comments