Por que ter um sistema intranet?

Por que ter um sistema intranet - Zoho

Um sistema intranet é uma solução que conecta departamentos organizacionais por meio de um único canal, permitindo a troca rápida de informações. 

Empresas que buscam otimizar processos burocráticos, reduzir custos e aumentar a produtividade investem em soluções voltadas para o sucesso.

As intranets corporativas são ideais para quem deseja inovar a comunicação interna (ou inovar a maneira como se comunicam com seus funcionários), compartilhar e centralizar informações, documentos e promover a participação da equipe.

O que é a intranet

O sistema intranet nada mais é do que uma forma de comunicação interna dentro de uma organização. Ele pode ser usado para trocar informações, conversar e administrar fóruns. O sistema pode ser criado com a ajuda do Google Sites, de forma simples e rápida.

Ao contrário do que muitos acreditam, não é uma ferramenta específica para funcionários da indústria de informática e pode ser utilizada por todos os departamentos da empresa. O sistema funciona como uma rede de comunicação interna, acessível a partir de todas as filiais da empresa.

Isso ajuda os colaboradores a receberem informações de uma mesma fonte com extrema agilidade, o que é um fator muito importante para o sucesso de qualquer negócio. Vale ressaltar que a intranet é uma rede que só acessa os funcionários da empresa e, às vezes, só pode ser utilizada no ambiente de trabalho.

Centralize sua comunicação

O sistema intranet é uma plataforma de centralização de documentos, emissão de editais e notícias, facilitando (em apenas uma palavra do link) a distribuição de informações que podem ser acessadas de qualquer lugar por meio de um computador, smartphone ou tablet. Dessa forma, você também pode manter colaboradores externos que não tenham e-mails envolvidos.

Ao facilitar a distribuição de informações entre funcionários e departamentos, você pode evitar problemas como histórico de comunicação perdido e aumento de produtividade e engajamento da equipe.

O sistema de intranet é a inovação da comunicação

Você conhece as novidades que todos os seus funcionários precisam saber, como a simulação do corpo de bombeiros? O sistema intranet é o melhor canal porque você pode enviar notícias, anexar fotos e decidir se seus funcionários receberão notificações sobre isso.

Se sua organização estiver localizada em várias cidades, seus funcionários acessarão a mesma Intranet e, se necessário, você pode gerenciar as informações por departamento, filial, cidade ou, como você deve ter notado, com base em suas necessidades.

A intranet corporativa é segura

Um sistema intranet é um canal rico de informações e conteúdo sobre a organização, portanto, além de ser uma ferramenta eficiente, também precisa ser uma solução segura. Para tanto, cada funcionário tem seus próprios direitos de acesso.

O acesso pessoal é fundamental porque pode ser utilizado dentro do período de aceitação ou para medir o número de visualizações de conteúdos relacionados, podendo consultar o número de visitas e confirmação de leituras com apenas alguns cliques, sem necessidade de acumular papel.

É muito fácil acessar e utilizar um sistema intranet

HTML, programação, JAVA, essas habilidades não são necessárias para acessar ou gerenciar a intranet, apenas um computador, acesso à Internet, navegador e criatividade são necessários.

Não precisa gastar vários dias de tempo de treinamento, leve sua equipe a passar horas aprendendo o novo processo de babá, a Intranet é uma solução dinâmica e intuitiva, desenhada para o dia a dia de empresas que precisam melhorar a comunicação interna, mas podem ir mais fundo.

Na intranet mais moderna, você pode construir fluxos de trabalho digitais para reduzir a burocracia em solicitações de feriados, reembolsos de despesas, reservas de salas de conferência e muitas outras tarefas do dia a dia da empresa.

Promova a cultura organizacional da sua empresa

Para agregar valor à sua organização, o sistema intranet afeta muito a cultura organizacional, pois aparecerá no dia a dia dos colaboradores, será sua fonte de informação, e também pode ser seu principal canal de comunicação. O mais atraente será visitar sua Intranet.

Você também pode usar o sistema intranet para promover incentivos, anunciar vagas, ter uma fototeca e videoteca, essas e muitas outras funcionalidades vão diferenciar você e seus funcionários.

Mais segurança nas informações

O acesso à intranet da sua empresa e aos dados específicos dentro dela são exclusivos dos seus funcionários e são controlados posteriormente com base no perfil de cada usuário.

Isso significa que você pode estabelecer diferentes níveis de direitos de acesso, proteger informações confidenciais e restringir determinados departamentos ou funcionários a fim de acessar documentos que sejam úteis e necessários para eles.

É importante ressaltar que a Intranet deve ser desenhada de acordo com a situação real e as necessidades de cada organização. Não deve ser explicado apenas no departamento de TI, e todos os departamentos da empresa devem trabalhar juntos para alcançar resultados adequados para todos.

Além disso, também é importante trabalhar com os funcionários para desenvolver o processo de implementação da intranet. Embora seja uma ferramenta intuitiva e fácil de usar, ela representa uma mudança no dia a dia da empresa e precisa ser inserida com cuidado.

Percebeu os diversos motivos para implementar uma intranet em sua empresa? Caso tenha alguma dúvida sobre o assunto entre em contato e aproveite para aprender mais Zoho Workplace, este sistema de comunicação interna vai acabar com os problemas de comunicação e produtividade do seu negócio.

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