Como a pandemia impactou no número de reuniões online

Como a pandemia impactou no número de reuniões online - zoho

A pandemia Covid-19 trouxe mudanças tremendas em nossas vidas diárias. Diante da necessidade de isolamento social, como forma de prevenir e combater doenças, profissionais e estudantes de todas as idades são repentinamente obrigados a transferir conversas, cursos e encontros para reuniões online em plataformas digitais.

Como resultado, eles não têm mais o controle inerente sobre as conversas face a face, colocando sua privacidade sob o domínio da plataforma escolhida para viabilizar esse novo padrão de comunicação.

Na prática, as plataformas de comunicação digital nos conectam com familiares e amigos, realizam reuniões online de empresas importantes, nos permitem realizar happy hours, e assim por diante.

No contexto atual, o design de ferramentas e plataformas de comunicação em tempo real deve permitir que as pessoas controlem nossa privacidade como nas conversas da vida real.

Existem muitas ferramentas diferentes disponíveis para facilitar a comunicação entre profissionais que precisam trabalhar remotamente e alunos que mudaram para o ensino online.

Neste artigo, mostramos a importância da privacidade e da segurança da informação em plataformas digitais que suportam cursos e conferências online.

A explosão das reuniões online no isolamento social

Desde março de 2020, o mundo passou por mudanças sem precedentes, levando a maioria dos profissionais a trabalhar em casa.

De acordo com a Harvard Business School Work Knowledge Survey, que analisou convites para reuniões – número, duração e número de participantes – algumas mudanças foram observadas desde o início do trabalho remoto:

● O número de participantes aumentou 13%;

● Cada reunião é encurtada em 12 minutos – 20% mais curta, e o horário de reuniões reduzido em 19 minutos, o que equivale a 12%;

● O número de convidados para cada reunião aumentou 14%;

● Esse movimento levou a duas mudanças importantes.

Primeiro, a organização percebeu repentinamente a necessidade de implantar reuniões online em grande escala. Em segundo lugar, a ameaça dos riscos à segurança da videoconferência rapidamente se tornou um dos principais desafios no campo das plataformas de comunicações unificadas (UC).

Reuniões online: boas práticas de segurança

Tanto a TI quanto os usuários finais precisam ter em mente a lista principal de práticas recomendadas de videoconferência. Esse foco na segurança do local de trabalho e flexibilidade digital é essencial.

Confira algumas dicas de gerenciamento de videoconferência para garantir um nível mais alto de segurança de dados:

Monitorando e rastreando indicadores: rastrear indicadores relevantes relacionados à videoconferência é essencial para ajudar a formular políticas e melhorar a satisfação do usuário.

Alguns exemplos de métricas a serem rastreados incluem: número de convidados, convidados que participaram de reuniões com mais frequência (e onde compareceram), comportamento incomum de usuário e administrador, contas inativas no último mês, usuários internos ingressando como convidados, etc.

Estratégia de implantação: Crie e implante estratégias poderosas em toda a organização. Isso garantirá que todas ou a maioria das etapas a seguir se tornem o comportamento padrão. Por exemplo, deixe a reunião terminar automaticamente após um determinado horário ou se houver apenas um participante restante.

Proteja e verifique os links da reunião: as senhas geralmente podem ser definidas no nível individual, de usuário, de grupo ou de conta. Evite compartilhar publicamente o link completo da reunião. Ao receber um convite, certifique-se de que seja de um remetente confiável.

Autenticar usuários convidados: ao criar um novo evento, você deve permitir que apenas usuários convidados participem. Portanto, os intrusos podem ser evitados em reuniões online.

Evite o compartilhamento de arquivos: Monitore as funções de compartilhamento de arquivos, especialmente para usuários externos.

Verifique a confidencialidade dos documentos: Isso garante que você não compartilhará ou salvará acidentalmente documentos confidenciais em seu computador. O fundo virtual pode impedir que outras pessoas vejam informações confidenciais.

Além disso, desabilitar o compartilhamento de tela (não aprovado pelo host) evita o compartilhamento acidental de tela. Obter permissão antes de gravar é essencial, pois pode ser a lei dependendo do estado ou país.

A importância das reuniões online

Reuniões online não são novidade, pelo menos para quem está acostumado a segmentos de mercado como marketing digital e tecnologia. Mesmo que o trabalho presencial seja mais frequente, esse tipo de reunião é muito conveniente quando você precisa falar com um cliente de outra cidade. Mesmo com colegas que trabalham em diferentes ramos.

Mas sabemos que as reuniões online ganharam outro status durante a pandemia de Covid-19. Nesse sentido, nem discutiremos os benefícios desses encontros virtuais em outras áreas, como a educação ou mesmo a fraternidade. Portanto, o foco está no ambiente corporativo.

Entre eles, vemos aproximadamente dois tipos de empresas. Algumas pessoas se acostumaram com as reuniões online, então passaram a realizá-las de uma forma mais moderna. No entanto, outras pessoas não estão acostumadas com essa forma e têm que se apressar para aprender a fazer coisas que possam substituir os encontros no local.

Em todos os casos, as reuniões online são importantes para criar momentos em que o diálogo é necessário, é necessário chegar a um acordo e todas as dúvidas possíveis devem ser eliminadas. No entanto, também o associa a razões menos complicadas – aquelas que você pode resolver indo até a sua mesa ou a de seu colega.

As reuniões online são uma ferramenta básica para se adaptar aos requisitos gerais da Covid-19. Então, concordamos que precisa ser o mais eficaz possível, certo?

Qual a plataforma de reuniões online mais segura?

Como vimos, desde que você tenha a solução certa, garantir o mais alto nível de segurança em reuniões online e processos de colaboração não é tão complicado.

Além de colocar em prática as ideias atuais, é fundamental contar com a melhor plataforma para garantir a segurança das reuniões online.

Com tecnologia com uma camada de proteção de dados confidenciais, sua empresa pode contar com a Zoho para fornecer uma abordagem completa para segurança e conformidade.

Com o Zoho Workplace, você pode garantir a segurança dos processos de reuniões online realizadas pela empresa. Além de manter em dia as pautas para o crescimento do negócio.

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