Um checklist é entendido como uma lista com todos os pontos que devem ser vistos em um período. Entenda como fazer checklist das atividades do dia.
O dia a dia de uma empresa é repleto de tarefas que devem ser cumpridas, e a fim de organizar isso da melhor forma, você pode fazer um checklist. Afinal, nessa lista, você pode incluir todas as atividades que devem ser realizadas em um período (que pode ser diário, semanal ou mensal, por exemplo).
No geral, o checklist é um documento feito para controlar a realização de tarefas de uma empresa, verificando todos os dados e requisitos de modo sistemático. Essa organização é primordial para evitar esquecer de algo no dia a dia.
Por isso, confira a seguir algumas dicas de como fazer checklist para a sua empresa, mantendo organizada a sua rotina diária de afazeres profissionais.
O que é um checklist?
Ao traduzir este termo do inglês, o checklist traz o significado de “lista de verificação”, afinal, o termo reúne as palavras “check” (que indica algo como “verificar”) e “list” (em que o significado é “lista”).
Dessa maneira, o checklist pode ser visto como uma ferramenta de controle que se baseia em uma lista com várias condutas, nomes, tarefas e atividades. Essas tarefas devem ser lembradas e seguidas no dia a dia a fim de que o grande resultado seja alcançado, seguindo um modelo sistemático.
Em dias ou semanas mais corridas, com muitas coisas a serem resolvidas e para fazer em tão pouco tempo, uma ferramenta como o checklist pode ser a melhor saída para que você não se esqueça de nenhum momento importante.
Quais são as principais funções de um checklist?
O checklist traz consigo muitos benefícios para a sua empresa, tendo em vista que garante a realização das atividades de maneira organizada e eficaz. Dito isso, confira algumas das principais funções do checklist.
- Organizar todos os seus processos
Ao utilizar esse recurso, você pode sistematizar todos os itens que precisa e especificá-los, a exemplo de prazos e padrão de qualidade. Neste documento, você deve indicar tudo aquilo que já foi cumprido, facilitando, portanto, a conclusão de uma tarefa. Com mais organização, os colaboradores se mantêm orientados e executam as atividades com qualidade.
- Automatizar etapas
Ao longo do tempo, com o uso da ferramenta, o cumprimento das demandas e as suas etapas se torna automático, de modo a agregar a agilidade para os colaboradores. Isso traz a modernidade, rapidez e eficiência na agência.
- Diminuir risco falhas
Com o checklist de tarefas, é possível diminuir os erros que comprometem a entrega dos afazeres mais complexos. Isso porque o documento vai indicar todas as tarefas necessárias e, ao longo dessa atividade, você pode marcar o que cumpriu, possibilitando o acompanhamento e que traz a opção de revisões.
Em quais momentos é indicado o checklist?
Em resumo, o checklist deve ser utilizado nos momentos em que há a necessidade de conferir e acompanhar o desenvolvimento de atividades longas e com muitos processos, evitando que se esqueça de alguma etapa, ou para dias em que as tarefas devem ser executadas com base em uma ordem pré-definida. Além de saber como fazer checklist, saiba que ele pode ser usado para:
- Conferir se tudo foi cumprido em todas as etapas ou no projeto;
- Compreender em qual nível a sua equipe está em relação a algo;
- Verificar e registrar as tarefas inspecionadas;
- Checar a possibilidade de implementar procedimentos ou padrões;
- Coletar dados a fim de analisar possíveis não conformidades.
Nesse sentido, é possível destacar que a aplicação do checklist pode ser realizada em qualquer etapa dos processos de um trabalho, por exemplo. Os seus resultados devem contribuir para a conquista das metas definidas.
Passo a passo de como fazer checklist
Para aqueles que desejam agregar benefícios à sua empresa, é preciso que o checklist seja definido e aplicado de modo correto. Por isso, saiba como fazer um checklist a seguir.
Defina o deve ser verificado
Apesar de parecer óbvio, muitos ainda se confundem no momento de criar o checklist. Desse modo, o primeiro passo é definir o que deve ser verificado e os motivos desse checklist.
Qual será a frequência de checklist?
Em seguida, indique em quais momentos o seu checklist deve ser aplicado. A ferramenta é utilizada para conferir cada etapa de produção em um projeto, para comprovar que todas as atividades foram realizadas.
Crie etapas
Para alcançar um objetivo maior, você deve definir metas menores que o ajudem a avançar no checklist. Por isso, estabeleça pequenas conquistas antes de chegar ao seu objetivo final.
Estabeleça quem irá usar o checklist
Defina exatamente quem serão os responsáveis por usar a ferramenta e treine essas pessoas para utilizar corretamente o checklist e a sua importância. Tenha em mente somente que adotar este recurso exige uma mudança de cultura.
Como fazer checklist: faça teste
Após entender como fazer checklist, agora você deve testá-lo. Peça à equipe para que utilize a ferramenta em um projeto. Esse teste é importante para saber se realmente o checklist foi montado da maneira correta ou não.
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