A reunião por videoconferência se tornou uma realidade em muitas empresas, especialmente aquelas que concentram a maioria de suas ferramentas em um ambiente online.
No entanto, durante a pandemia causada pelo corona vírus (COVID-19), milhões de pessoas começaram a trabalhar em home office. E, como resultado, eles podem não estar devidamente preparados para uma videoconferência bem-sucedida.
É por isso que neste conteúdo iremos delinear o que é mais relevante para o tema.
Seja no conforto de sua casa ou em um local de trabalho remoto, você verá os benefícios dessa abordagem e quais ferramentas são melhores para realizar reuniões produtivas e manter a produtividade máxima.
Como funciona a reunião por videoconferência?
A videoconferência é uma tecnologia de comunicação que permite que as pessoas se conectem por meio de fluxos de vídeo de qualquer lugar do mundo.
Para realizar esta transmissão, é necessária uma conexão estável com a Internet. Portanto, essa abordagem costuma ser chamada de reunião por videoconferência.
Imagine uma empresa multinacional com agências, filiais e milhares de funcionários em vários países / regiões.
Após acertar o equipamento e o horário corretos, essas pessoas podem se encontrar, bater um papo, planejar tarefas e resolver problemas por meio de videoconferência. Tudo acontece em tempo real, sem barreiras geográficas.
Recentemente, com o surgimento dohome office, os profissionais passaram a realizar reuniões de equipe para definir tarefas e metas diárias, além de analisar dados e tomar decisões por meio de videoconferências.
E essa tendência não vai parar de crescer tão cedo, principalmente pelas vantagens.
Vantagens de realizar reunião por videoconferências
Existem alguns benefícios diretos em permitir que você inicie uma videoconferência em um local de trabalho remoto. Os conteúdos principais são os seguintes.
De Qualquer Lugar
Contanto que você tenha acesso a uma Internet estável (com ou sem fio), você pode realizar reunião por videoconferência em qualquer lugar do mundo. Claro, considere que você também tem o equipamento básico (computador, laptop ou celular com câmera) para isso.
Isso é muito útil, porque não importa a ocupação que você exerça, onde quer que esteja, você pode planejar e definir metas com sua equipe de trabalho. Seja viajando localmente ou em outro país em um fuso horário completamente diferente.
Este também é o caso se você precisar entrar em contato com seus parceiros ou clientes para discutir questões de desempenho do negócio ou verificar novas estratégias com uma equipe de investidores interessados em seu negócio.
Alinhar Processos, Metas e Resultados
Como não há necessidade de reuniões presenciais, a videoconferência simplifica o processo da empresa para ajustar metas, objetivos e compartilhar os resultados alcançados pelos colaboradores.
Arquivos, arquivos, fotos, vídeos e planilhas podem ser utilizados durante o processo de transferência para que todos os participantes possam acessar os dados fornecidos na mesma sessão online.
Como não há limite para o número de pessoas em cada reunião, todos os colaboradores podem ser informados sobre as novas diretrizes a serem seguidas, informações sobre o desempenho pessoal ou possíveis mudanças no quadro de funcionários ao mesmo tempo.
Aumento da Eficiência e da Produtividade
Não há necessidade de viajar e pode ser feito facilmente a qualquer hora e em qualquer lugar. A videoconferência otimiza o gerenciamento do tempo e a velocidade de tomada de decisão do contato entre as pessoas.
A transmissão tende a ser mais focada, mostrando eficiência por meio de discussões em torno de tópicos selecionados e aumentando a produtividade ao não permitir que os participantes percam tempo com tópicos que estão fora da agenda.
Graças a um planejamento mais direcionado, você pode concluir mais tarefas com mais confiança. Como a comunicação entre os funcionários é mais eficaz, a qualidade também é maior.
Redução de Custos
Sem restrições geográficas, as pessoas não precisam gastar taxas de deslocamento para a empresa participar de videoconferências.
Considerando o trânsito caótico nas grandes e médias cidades brasileiras, o funcionário economizou tempo, protegeu a condição dos carros particulares e economizou no custo do transporte público até o local físico.
Da mesma forma, a empresa reduz custos de duas maneiras diretas. O primeiro são as despesas de deslocação dos hóspedes, como alimentação e transporte (e alojamento, caso seja participante externo).
A segunda é a estrutura física utilizada para receber os participantes da videoconferência, incluindo aluguel de quarto, itens de conforto e equipamentos, e além de outras contas menores, há brindes como água, luz e conexão à Internet.
Como realizar uma reunião por videoconferência
Fazer uma reunião por videoconferência é muito mais do que ter equipamentos básicos e participantes.
Não se trata apenas de entrar no ambiente online de radiodifusão e começar a falar sobre qualquer assunto, em vez de dar espaço aos outros.
Esteja trabalhando remotamente, em casa ou em qualquer outro lugar, você deseja permanecer eficiente e produtivo para continuar a concluir todas as tarefas. E para te ajudar nisso é necessário ter uma plataforma que torna as reuniões mais seguras e profissionais.
Melhor programa para videoconferência
Além dos equipamentos e requisitos básicos para reunião por videoconferência, você também precisa de ferramentas com recursos para manter a qualidade da transmissão online.
A seguir falaremos do melhor e mais confiável programa que permite que você participe de videoconferências com qualidade e com maior segurança.
Zoho Meeting
O Zoho Meeting é uma plataforma de reunião online e uma solução segura de webinar que ajuda as pessoas a encontrar novas maneiras de colaborar e trabalhar remotamente com mais eficácia. Use nossas soluções de reuniões e webinar on-line altamente seguras para aprimorar sua colaboração remota hoje.
1 - Faça reuniões por vídeo
Comunique melhor as suas ideias e ganhe confiança através da videoconferência.
2 - Compartilhe sua tela
Compartilhe documentos e apresentações por meio do compartilhamento de tela para adicionar contexto à discussão.
3 - Grave e compartilhe reuniões
Grave, reproduza e compartilhe gravações com membros que perderam a reunião ou baixe gravações para uso offline.
4 - Proteja e modere reuniões
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