Você tem uma ideia e um time pronto para agir. Mas antes de dar o primeiro passo… todo mundo no projeto sabe exatamente onde é preciso chegar?
O Project Charter, ou termo de abertura do projeto. Muito mais do que um documento formal, é o que separa projetos que andam de projetos que travam.
Ele define o propósito, o escopo e as responsabilidades de forma clara, objetiva e estratégica. Sem esse alinhamento inicial, o caminho fica cheio de ruídos e retrabalho.
Neste guia, você vai aprender a montar um Project Charter completo, sem complicação, com exemplos práticos e um passo a passo aplicável em grandes iniciativas ou pequenos projetos pequenos, internos.
Vamos começar?
O que é project charter ?
O Project Charter, ou termo de abertura do projeto (TAP), é um documento ou manual que marca o início do projeto e concede autoridade aos profissionais para usar os recursos previstos para as etapas e atividades.
Além disso, o Project Charter serve como uma espécie de contrato entre stakeholders, alinhando expectativas e diretrizes.
Esse documento tem como principal função definir os objetivos iniciais, apresentar o escopo, identificar as partes interessadas, estabelecer metas, um cronograma e um orçamento estimado.
Também é comum que o Project Charter contenha os requisitos, riscos, critérios do sucesso e o nome do responsável, incluindo o grau de autoridade que ele terá. Todas as informações essenciais para que os envolvidos saibam como agir.
O documento ajuda a alinhar os envolvidos, sendo referência contínua, ajudando na tomada de decisões e na resolução de conflitos. Normalmente, ele é aprovado por um patrocinador ou pela liderança, e essa aprovação é registrada por assinaturas formais.
Benefícios de aplicar project charter na gestão de projetos
O Project Charter traz diversos benefícios, como uma base sólida, que formaliza detalhes, garantindo que todos os envolvidos tenham uma visão clara.
Ele contribui para alinhar as expectativas entre as partes interessadas, garantindo que o projeto esteja em conformidade com os objetivos; também entrega autoridade aos responsáveis, e facilita a comunicação entre todos.
Ele serve como referência para resolver ambiguidades sobre as diretrizes, permitindo que os esforços se concentrem nas entregas mais importantes.
Ao identificar restrições e riscos, ele ajuda a equipe a antecipar desafios e mitigar possíveis problemas, o que aumenta as chances de sucesso do projeto.
Por fim, o documento facilita o acompanhamento do progresso, mas também mantém os stakeholders informados e comprometidos. Dessa forma, é uma ferramenta indispensável para garantir que todos trabalhem de forma alinhada.
Como montar um project charter
Aqui vão dicas práticas de como montar um Project Charter:
1. Dê as informações básicas
Comece o Project Charter com os dados fundamentais do projeto. Inclua nome, data de início prevista, gerente, patrocinador, departamento ou área responsável e mais. São informações que criam a identidade do projeto e deixam claro quem são os responsáveis.
2. Estabeleça os objetivos do projeto
Aqui, descreva de forma clara e objetiva o porquê do projeto existir. Quais problemas ele resolve? Quais metas pretende alcançar? Os objetivos devem ser mensuráveis sempre que possível.
3. Delimite o escopo do projeto
O escopo define o que está dentro e fora do projeto. Liste as principais entregas esperadas (produtos, serviços ou resultados), além do que não será feito, para evitar mal-entendidos futuros.
4. Identifique os recursos necessários
Liste os recursos principais que serão utilizados, como recursos humanos (equipes ou profissionais envolvidos), tecnologias e ferramentas (softwares, plataformas, equipamentos e mais) e infraestrutura, como espaços, equipamentos e internet. Se possível, já associe os responsáveis ou as áreas fornecedoras desses recursos.
5. Crie um cronograma inicial
Monte uma linha do tempo com as principais fases ou marcos do projeto - não precisa ser detalhado como um cronograma completo, mas é importante indicar data de início e término previstas, entregas ou etapas principais e dependências críticas.
6. Identifique riscos e assunções
Aponte os principais riscos (como atrasos ou problemas no orçamento) do projeto e as assunções ou pressupostos, ou seja, condições que você está assumindo como verdadeiras, mas que não são garantidas.
7. Simule o orçamento
Faça uma estimativa preliminar dos custos do projeto, mesmo que ainda sejam aproximações. Considere custos com pessoal (salários, horas extras, consultorias), licenças de software ou ferramentas, infraestrutura, materiais, capacitações, reservas e mais.
Exemplo de project charter
Projeto de Implementação do Sistema de Gerenciamento de Ativos de TI - 2025
Propósito e justificativa:
O crescimento da infraestrutura de TI da empresa gerou dificuldades para gerenciar inventários de hardware e software, resultando em custos elevados, desperdício e riscos de não conformidade. Este projeto visa implementar um sistema integrado para reduzir custos, melhorar a eficiência e garantir a conformidade regulatória.
Objetivos:
1. Reduzir em 20% os custos operacionais associados à manutenção de ativos em até 12 meses após a implantação.
2. Aumentar a precisão do inventário de hardware e software para 95% até o final do projeto.
3. Automatizar 80% dos processos de monitoramento e relatórios de ativos de TI.
Escopo:
Incluído:
- Implementação do software de gerenciamento de ativos de TI.
- Integração com o sistema ERP existente.
- Configuração de alertas automatizados para vencimento de licenças.
- Treinamento para a equipe de TI.
Excluído:
- Atualização de hardware nas filiais.
- Gestão de dispositivos pessoais dos colaboradores.
Principais stakeholders:
- Patrocinador: Diretor de Tecnologia da Informação (CTO).
- Gerente do Projeto: Ana Souza.
- Equipe Técnica: Equipe de suporte e infraestrutura de TI.
- Usuários Finais: Equipe de TI e auditores de conformidade.
Entregáveis:
1. Sistema de gerenciamento de ativos de TI em operação.
2. Inventário atualizado e padronizado de todos os ativos de hardware e software.
3. Relatórios automatizados sobre status de ativos e conformidade de licenças.
4. Manual do sistema e treinamento para a equipe de TI.
Premissas:
- O sistema escolhido será compatível com as ferramentas atuais de TI.
- A equipe de TI estará disponível para os treinamentos durante o projeto.
Restrições:
- O orçamento máximo para o projeto é de R$ 200.000.
- O prazo máximo para conclusão é de 6 meses.
Cronograma:
- Janeiro - fevereiro: Levantamento de requisitos e seleção do fornecedor.
- Março: Configuração e personalização do sistema.
- Abril: Testes e ajustes finais.
- Maio: Treinamento da equipe de TI.
- Junho: Implantação oficial e início da operação.
Critérios de sucesso:
- Inventário de ativos atualizado com 95% de precisão no primeiro mês de operação.
- Diminuição de 20% nos custos relacionados em um ano.
- Feedback positivo de 90% da equipe.
Aprovação:
Nome
Cargo
Assinatura
Data
Conte com Zoho Projects em sua gestão de projetos
O Zoho Projects é a ferramenta certa para criar, gerenciar e implementar um Project Charter de forma eficiente, integrando equipes e automatizando processos.
Ele permite a criação e o armazenamento do Project Charter em um local centralizado, acessível para todos os stakeholders. Você pode criar o documento diretamente na plataforma, formatá-lo de maneira colaborativa e garantir que as revisões sejam rastreadas, com transparência e alinhamento entre as partes.
Com o Zoho Projects, você pode identificar e registrar os stakeholders, adicionar os membros do projeto, atribuir funções específicas e garantir que cada participante compreenda seu papel. Isso ajuda a estabelecer responsabilidade e clareza.
O Zoho Projects permite a criação de listas de tarefas e marcos que refletem o escopo e os entregáveis. Cada tarefa pode ser detalhada com descrições, prioridades, prazos e atribuições, segundo o planejamento.
O Gantt Charts é ideal para visualizar o cronograma. Você pode mapear as principais etapas, ajustar os prazos conforme necessário e monitorar o progresso em tempo real.
O Zoho Projects oferece uma seção dedicada ao gerenciamento de riscos, onde você pode listar as premissas e restrições do projeto, acompanhado de perto os riscos identificados, registrando novos e desenvolvendo planos de mitigação.
Ele facilita a comunicação por meio de ferramentas como fóruns, comentários em tarefas e notificações automáticas. Isso garante que todas as partes interessadas estejam informadas e possam consultar o Project Charter sempre que necessário.
Com os recursos de relatórios e dashboards, você pode acompanhar os critérios de sucesso, medir a redução de custos, o cumprimento de prazos ou a eficiência das entregas.
O Zoho Projects conecta todas as partes interessadas, oferece uma visão clara do escopo e cronograma e permite o acompanhamento contínuo do projeto. A ferramenta ajuda a transformar o Project Charter em uma peça prática na gestão estratégica.
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