A gestão de riscos em projetos é a ferramenta que a sua empresa deve usar para evitar maiores prejuízos e dores de cabeça. Os projetos precisam ser gerenciados de forma eficiente para dar resultados, e isso inclui monitorar os riscos e evitar vulnerabilidades.
Não se engane: até mesmo os projetos mais bem desenvolvidos estão sujeitos a riscos! Então, a melhor forma de prevenir é ter um bom plano de ação, combatendo os obstáculos e imprevistos. Com um gerenciamento de riscos, você poderá ganhar tranquilidade e estabilidade.
Vamos lá? Continue a leitura e entenda como implementar a gestão de riscos nos seus projetos!
O que é gestão de riscos em projetos?
Um risco é um evento incerto, uma exposição que pode gerar efeitos negativos para
projetos, pessoas ou empresas. Por isso, na gestão de projetos, a equipe deve identificar, analisar e planejar como responder a riscos que podem atrapalhar o plano. Podem ser erros de planejamento, atrasos, dificuldades na economia… As possibilidades são variadas.
Com essa verificação, é possível trabalhar para que o projeto seja cumprido dentro do prazo, orçamento e resultados previstos.
Para isso, usa-se a gestão de riscos em projetos. Ela começa identificando os possíveis riscos que podem afetar os resultados, sejam internos (relacionados a recursos, escopo, etc.) ou externos (relacionados a fatores ambientais, políticos, etc.). Depois, parte para a análise do seu impacto e o desenvolvimento de estratégias para lidar com os riscos. As respostas podem incluir evitar, mitigar, transferir ou aceitar o risco.
A gestão de riscos em projetos também envolve monitorar constantemente os riscos identificados, as respostas da empresa a eles e possíveis novos riscos. Assim, é possível prevenir incertezas e caminhar para um bom resultado.
Quando usar o gerenciamento de riscos no projeto
Todos os projetos devem ter um bom gerenciamento de riscos, e ele deve ser integrado em todas as fases do ciclo de vida do projeto, desde a concepção até a finalização. Durante a fase inicial, os riscos potenciais são identificados. No planejamento, os riscos
são analisados e priorizados. Depois, planos de resposta a riscos são desenvolvidos principalmente para os com alta prioridade.
Na execução do projeto, os planos de resposta são implementados conforme necessário. Além disso, novos riscos podem ser identificados. Depois, a equipe parte para o monitoramento e controle, ajustando os planos conforme necessário. Até mesmo no final do projeto, pode ser feita uma análise de risco para melhorar o processo de gerenciamento de riscos no futuro.
Quais são as etapas da gestão de riscos em projetos?
Para ser eficiente, o gerenciamento de riscos em projetos inclui etapas específicas previstas pelo PMBOK (Project Management Body of Knowledge ou Conjunto de Conhecimentos sobre a Gestão de Projetos). Muitas etapas que você vai ver a seguir acontecem simultaneamente e mais de uma vez em um projeto. Entenda as práticas:
1. Planejamento do gerenciamento de riscos
Defina como os riscos serão gerenciados, quais métodos e ferramentas serão usadas
para lidar com os cenários de forma eficiente. Registre tudo o que será usado no seu plano que poderá ser atualizado posteriormente. Estude projetos anteriores, faça reuniões com a equipe, a liderança e os stakeholders para que essa definição seja a mais eficiente. Se possível, também tenha a opinião de profissionais especializados.
2. Identificação dos riscos
Faça um mapeamento dos riscos do projeto, sejam internos ou externos, individuais ou gerais. Qualquer fator que possa afetar o projeto - o seu cronograma, resultados, uso de recursos e mais. Identifique as características, as informações que permitam responder de forma adequada a esses riscos.
Novamente, envolva a sua equipe. Os colaboradores sabem bastante sobre os riscos dos projetos dos quais participam. Consulte os especialistas, stakeholders e a liderança.
Faça uma descrição clara dos riscos, registre, categorize segundo causas e efeitos, gatilhos e mais. Embase os registros em dados comprovados. Esse registro pode ser atualizado com informações futuras.
3. Análise qualitativa e quantitativa dos riscos
A análise qualitativa prioriza riscos segundo a probabilidade de ocorrerem e seus possíveis impactos. Ela também analisa o quão urgente ele é e se será facilmente gerenciado. Passe a atribuir um responsável para cada risco.
Esse colaborador terá que planejar a resposta ao risco, o seu monitoramento e implementação do plano. Ele deve formular a estratégia com base em especialistas, coleta de dados, reuniões com o time e mais.
Na análise quantitativa, indicada para projetos complexos e com poderosa capacidade de análise de dados, você deve avaliar em números quais os impactos dos riscos. Quanto custaria? Qual seria o atraso? Obtenha dados sobre as possíveis consequências.
4. Priorização dos riscos
Para priorizar os seus riscos, analise o registro que fez no início do seu planejamento. Quais dos riscos elencados têm maior probabilidade de acontecer? Quais têm maior impacto e são mais prejudiciais?
Os riscos prioritários são mais urgentes, têm alta probabilidade de acontecer e impactos mais graves. Todos os riscos devem ser monitorados, mas os riscos prioritários, mais prováveis e impactos, devem receber mais atenção e cuidado.
Desenvolva uma matriz de priorização para os riscos!
5. Planejamento de respostas aos riscos
Selecione estratégias para lidar com os riscos, as respostas devem ser adequadas à prioridade, orçamento e capacidade da empresa. Verifique se os stakeholders estão de acordo com a estratégia elaborada.
Planeje as respostas aos riscos para minimizar ameaças, mitigando, prevenindo e combatendo. Infelizmente, nem todos os riscos podem ser gerenciados - e alguns não precisam ser.
6. Implementação das respostas aos riscos
Mesmo que os riscos ainda não tenham se concretizado, é possível começar um plano de ação, atribuindo responsável e preparando o terreno. Parta para o monitoramento e planejamento, garantindo que tudo ocorra conforme planejado.
7. Monitoramento
Finalmente, siga acompanhando a gestão de riscos no seu projeto, identificando o melhor momento para lidar com riscos. Verifique se as respostas estão sendo suficientes ou se devem ser atualizadas. Verifique se o plano de ação está ocorrendo conforme arquitetado.
Confira 8 indicadores de projeto para impulsionar o monitoramento!
Qual a importância da gestão de riscos em um projeto?
A gestão de riscos é um componente vital para qualquer projeto, independentemente do setor, do porte da empresa ou da escala do próprio projeto. Com a gestão de riscos, você minimiza surpresas, identificando potenciais problemas antes que eles se tornem um prejuízo.
Isso significa que você pode se preparar e minimizar o impacto de erros.
Ao identificar riscos antecipadamente, você pode economizar tempo e dinheiro! Afinal, riscos podem causar perdas, retrabalhos e desperdícios seríssimos. O gerenciamento de riscos nos projetos também ajuda a melhorar a comunicação da equipe, permitindo que todos permaneçam informados sobre o que precisa ser feito e quais são as prioridades.
Além disso, identificar e avaliar riscos leva a melhores decisões, pois permite que você pese diferentes opções e escolha com base em dados, analisando diferentes cenários.
Essa preparação torna mais fácil, inclusive, a ação de lidar com diferentes perfis comportamentais em uma equipe, prever dificuldades de comunicação e de alinhamento entre colaboradores.
A gestão de riscos é um processo contínuo que deve ser atualizado constantemente! Afinal, com a transformação digital e um mercado acelerado, repleto de variáveis, cada cenário traz novos riscos.
Para isso, você deve contar com o melhor software de gestão de projetos: o Zoho Projects. Ele permite que você mantenha todas as suas informações de risco em um só lugar e facilite a colaboração entre membros da equipe do projeto para agir rápido.
Você poderá documentar os riscos em detalhes, fazer monitoramentos e avaliações, além de gerar relatórios completos. Experimente o Zoho Projects e impulsione a gestão de riscos em projetos!
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