Industri pendidikan masa kini sedang melalui satu era transformasi di zaman teknologi digital yang semakin canggih. Dari peringkat sekolah hingga ke universiti, setiap institusi kini berdepan cabaran baharu untuk menyampaikan pembelajaran yang lebih interaktif, pengurusan pelajar dalam jumlah besar dan pada masa yang sama memastikan komunikasi yang lancar antara pelajar, pengajar, serta pihak pentadbiran.
Di Malaysia, dengan pertumbuhan sekolah swasta, kolej, pusat latihan, universiti dan pusat tuisyen yang semakin meningkat, cabaran ini menjadi semakin mencabar bagi pihak pengurusan pentadbiran. Dengan trend pelajar yang mahukan pengalaman pembelajaran yang lebih menarik dan mudah diakses, manakala tenaga pengajar pula memerlukan keseimbangan antara menjaga kualiti akademik semasa mengajar dengan bebanan laporan tugasan pentadbiran.
Jom saya kongsikan bagaimana Zoho Workplace boleh membawa satu perubahan baru dan penambahbaikan dalam institusi pendidikan anda dengan pengurusan yang lebih sistematik dan efisien. Sebagai platform kolaborasi dan produktiviti yang lengkap, Zoho Workplace dapat membantu institusi pendidikan sama ada berskala kecil seperti pusat tuisyen dan tadika, atau berskala besar seperti universiti, untuk menguruskan operasi dengan lebih bijak menggunakan teknologi terkini.
Apa Cabaran Utama Institusi Pendidikan Kita Hari Ini?
- Kurang ketelusan dan kekangan dalam komunikasi antara pihak pentadbiran, pengajar, pelajar dan ibu bapa.
Sebagai contoh, kesukaran untuk memastikan pelajar dan ibu bapa sentiasa up-to-date dengan info terkini dari pihak pentadbiran seperti jadual peperiksaan, perubahan polisi atau pengumuman-pengumuman penting lain. Biasanya pihak pentadbiran terpaksa guna bantuan tambahan dari pengajar untuk sebarkan info melalui WhatsApp, emel atau berikan salinan surat fizikal kepada setiap pelajar. Walau bagaimanapun, hasilnya masih banyak info penting yang tertinggal atau lambat sampai ke semua pihak. Kekurangan berkomunikasi secara centralized dan telus merupakan satu kelemahan yang serius. Institusi pendidikan memerlukan satu sistem untuk memastikan setiap pihak menerima maklumat yang betul pada masa yang diperlukan.
- Kesukaran dalam memantau perkembangan dan tugasan pelajar.
Dengan pertambahan jumlah pelajar dari hari ke sehari, menimbulkan kesukaran dalam memantau perkembangan pelajar. Pengajar akan mula terbeban dengan menghabiskan masa berjam-jam untuk mengumpul tugasan, menyemak senarai serahan tugasan dan menilai setiap tugasan. Selain itu, tugasan yang tidak dihantar, fail atau buku hilang, serta penilaian yang tidak diselaras juga merupakan masalah dan isu berbangkit yang makin sukar dikawal.
- Risiko kualiti dan plagiarisme dalam hasil kerja.
Pada zaman teknologi masa kini, ramai pengajar mula menyedari pelajar cenderung mengabaikan proses pembelajaran dan mula menggunakan aplikasi AI dalam tugasan. Ini akan menimbulkan masalah kualiti pelajar dengan tugasan yang dihantar terlalu sempurna hingga melebihi kemampuan sebenar pelajar tersebut.
- Bebanan kerja pentadbiran yang memakan masa.
Kebanyakan dasar di peringkat sekolah atau mana-mana institusi pendidikan memerlukan kelulusan daripada ketua bagi sebarang tugasan besar atau projek. Tugasan dan projek pula kadangkala memerlukan proses semakan dari pelbagai bahagian dan pihak berbeza. Ini menyebabkan pihak pentadbiran, pengajar atau pelajar menghabiskan masa yang lama untuk mendapatkan kelulusan atau semakan.
Proses pengurusan yang tidak sistematik akan merumitkan keseluruhan perancangan tugasan atau projek. Masa yang dihabiskan untuk mengejar pihak tertentu untuk semakan sepatutnya boleh digunakan untuk perkara lain yang lebih penting.
Institusi pendidikan memerlukan satu sistem untuk memudahkan proses kelulusan kerana focus utama seharusnya diberikan kepada pendidikan dan proses pengajaran kepada pelajar.
- Kaedah pengajaran yang kurang interaktif.
Sebagai contoh bagi proses pembelajaran secara online, biasanya dibuat secara video call dengan perkongsian slide sahaja yang membuatkan pelajar mudah hilang fokus, kurang memberi respons dan hanya sertai kelas sekadar untuk memenuhi kehadiran.
Pembelajaran secara online sepatutnya perlu lebih berinteraktif dengan aktiviti praktikal sama seperti kelas fizikal bagi mengelakkan pelajar cepat bosan. Jadi, institusi pendidikan memerlukan satu platform yang menggalakkan pembelajaran secara aktif yang mendorong pelajar menyertai semua aktiviti dan menjadikan proses pembelajaran lebih menarik.
Bagaimana Zoho Workplace menaik taraf pengurusan institusi pendidikan dengan penyelesaian yang benar-benar berfungsi?
Kumpulkan dan susun semua fail, bahan mengajar di satu tempat.
Dengan pengurusan fail secara centralized di Zoho Workplace, pengajar dapat menjimatkan banyak masa kerana semua rancangan pengajaran, tugasan pelajar dan bahan rujukan disimpan secara teratur mengikut subjek, gred dan kelas. Guru atau pengajar juga boleh mencari dan berkongsi bahan dengan mudah, sama ada melalui komputer atau telefon bimbit. Bagi situasi yang memerlukan penggantian pengajar juga akan menjadi lebih mudah untuk diambil alih. Pengajar juga ada pilihan untuk benarkan fail dan bahan tertentu diakses oleh pelajar sekiranya perlu.
Penggunaan kalendar yang dikongsikan bersama seluruh institusi.
Bagi memastikan semua pihak tidak ketinggalan tentang aktiviti terkini institusi, dengan shared calendar, semua pihak tidak akan ketinggalan tentang aktiviti terkini. Ia memudahkan perancangan masa dan mengelakkan pertindihan aktiviti.
Pengurusan tugasan dan perkembangan pelajar.
Penggunaan fungsi Collect Files dalam Zoho Workplace dapat menjadikan pengurusan tugasan pelajar sama ada kertas ujian, laporan projek atau tugasan penyelidikan lain sangat mudah dan sistematik. Setiap penyerahan boleh dikategorikan secara automatik dan disimpan dengan selamat di cloud. Guru atau pengajar boleh menetapkan tarikh akhir penghantaran tugasan dan dapat memantau perkembangan pelajar terus dari dalam sistem. Ia sangat menjimatkan masa!
Proses pengurusan projek atau tugasan hanya di hujung jari.
Dalam mengurus atau merancang sesuatu projek kadangkala memerlukan lebih daripada satu kelulusan dan semakan yang melibatkan beberapa pihak yang berbeza. Fungsi Approval & review workflows dalam Zoho Workplace dapat membantu dokumen projek bergerak dengan lancar dari satu pihak ke pihak lain dengan mudah. Pengajar atau pihak terlibat juga boleh menambah komen terus dalam satu dokumen yang sama untuk makluman semua.
Menggalakkan pelajar lebih telus dan kreatif dalam menyiapkan tugasan.
Dengan akses yang mudah kepada teknologi terkini, pelajar jadi tidak kreatif dalam tugasan dan lebih bergantung kepada kandungan sedia ada di internet. Plagiarism checkerdalam Zoho Workplace dapat membantu pengajar mengenal pasti kandungan tugasan pelajar yang disalin terus dari internet sekaligus dapat menjadikan pelajar lebih peka dalam menyelesaikan tugasan dengan idea, kreativiti dan pemikiran kritis mereka sendiri.
Alamat emel profesional untuk institusi.
Penggunaan alamat emel dengan nama institusi mungkin nampak remeh, tetapi ia membawa imej yang besar dan nampak lebih profesional.
Ruang perkongsian dan pengumuman untuk semua.
Penghantaran sebarang pengumuman melalui emel kadangkala berisiko tidak sampai ke semua pihak. Dengan ruang Connect, sebarang pengumuman atau maklumat terkini seperti perubahan jadual pembelajaran, rancangan acara akan datang atau sebarang peringatan penting boleh terus dimuat naik. Polls dan forum terbuka juga boleh ditetapkan di sini.
Penggunaan fungsi Whiteboard menjadikan kelas online lebih menarik.
Kelas secara online yang sebelum ini membosankan dapat disampaikan dengan lebih menarik dan kreatif menggunakan fungsi Whiteboard di dalam Zoho Workplace. Pengajar boleh menerangkan konsep dengan melakar rajah, mencatat point penting dan banyak lagi. Ia menjadikan proses pembelajaran lebih menarik dan interaktif. Dalam masa yang sama pelajar juga boleh memuat turun nota untuk simpanan dan rujukan selepas kelas.
Menggalakkan pelajar aktif berkomunikasi dalam pembelajaran secara online.
Kelas secara online akan lebih menarik dan berkesan apabila pelajar turut sama aktif berinteraksi. Dengan presentation tools dari Zoho Workplace, pengajar bukan sahaja boleh menyiarkan slide presentation kepada semua, malah pelajar juga boleh meninggalkan komen, bertanya soalan dan berbincang terus pada masa yang sama. Ia menjadikan proses pembelajaran lebih menggembirakan.
Keselamatan kata laluan kekal selamat.
Institusi-institusi pendidikan seperti sekolah atau universiti mungkin ada menggunakan banyak platform digital berbeza, jadi perkongsian kata laluan atau password akan membawa risiko keselamatan. Dengan password manager di dalam Zoho Workplace, tenaga pengajar atau staf boleh menyimpan serta berkongsi kata laluan dengan selamat. Hanya individu tertentu sahaja dapat akses dan akses boleh terus dibatalkan serta-merta sekiranya staf berhenti atau berpindah bagi memastikan semua maklumat kekal selamat.
Jom transform pengurusan institusi pendidikan anda dengan Zoho Workplace!
Secara kesimpulannya, pendidikan bukan hanya sekadar kelas, ujian dan peperiksaan. Ia merupakan satu ruang di mana pelajar, iaitu pelapis generasi akan datang negara kita, dapat berkembang dengan ilmu untuk masa depan dan membentuk sahsiah diri mereka menjadi seorang yang bijak, berdikari dan berjaya. Dengan menaik taraf pengurusan institusi pendidikan bersama Zoho Workplace dapat membantu institusi pendidikan kekal teratur dan juga memudahkan pelbagai pihak, terutamanya pengajar, dengan sistem yang lebih berkesan, sistematik, menjimatkan masa dan memudahkan proses yang rumit.
Anda nak tahu lebih lanjut bagaimana Zoho dapat mengubah institusi anda ke arah lebih baik? Jom klik Zoho Workplace dan hubungi kami hari ini!
Comments