Walau media komunikasi sekarang sudah bertransformasi ke pesan instan dan panggilan video, namun email tetap menjadi pilihan terbaik untuk membangun komunikasi profesional.
Dalam dunia email, fitur sederhana seperti CC (Carbon Copy) memainkan peran penting dalam menjaga arus komunikasi tetap berjalan lancar. Di blog ini kita akan menyelami dari mana CC berasal, dan bagaimana kita dapat memanfaatkannya secara efektif di era digital?
Sejarah CC
Konsep CC sebenarnya sudah terbentuk sebelum kita mengenal email. Di era mesin ketik, manusia menggunakan kertas karbon untuk kebutuhan profesional. Saat itu, manusia menyebutnya dengan Carbon Copy.
Mungkin ada dari Anda yang tidak mengetahui apa itu Carbon Copy di era mesin ketik.
Blog terkait:
Carbon Copy adalah sebuah kertas karbon yang berupa lembaran tipis berlapis tinta lilin hitam yang dapat membuat salinan dokumen secara bersamaan. Dengan menempatkan selembar kertas karbon di antara dokumen asli dan lembaran kosong, mesin tik dapat membuat salinan duplikat ke kertas kosong tersebut saat tombol ketik membentur pita.
Salinan ketikan itu biasanya diserahkan ke pihak lain yang terkait agar pihak tersebut mendapatkan informasi yang sama.
Saat dunia mengenal email, konsep "kertas karbon" pun kembali diimplementasikan.
Sama dengan mesin ketik, CC email adalah cara untuk mengirim pesan yang sama ke banyak penerima. Istilah “carbon copy” tetap melekat, walaupun kertas karbon fisiknya sudah ditinggalkan.
Mengapa CC Penting?
Fungsi CC memiliki beberapa tujuan yang lebih dari sekedar memberikan informasi kepada sebanyak-banyaknya orang:
1. Transparansi dan akuntabilitas
Melibatkan pihak-pihak terkait dalam CC email akan menciptakan catatan komunikasi yang terdokumentasi. Hal ini menumbuhkan transparansi, karena setiap orang dapat melihat siapa saja yang terlibat dalam percakapan tersebut.
Selain itu, akuntabilitas juga tercipta karena individu menyadari bahwa apa yang mereka ketik, sematkan, dan katakan di dalam email akan dilihat oleh orang lain.
2. Berbagi informasi dengan konteks yang tepat
Meskipun alat komunikasi internal seperti Zoho Cliq atau Slack dianggap sangat baik untuk memberikan informasi dengan cepat, namun email dengan daftar CC memungkinkan terjadinya pertukaran informasi yang lebih detail.
Anda dapat memberikan konteks informasi dan latar belakang di badan email, memastikan semua orang yang ada di dalam CC email memiliki pemahaman lengkap tentang topik yang dibahas.
Contoh mudahnya begini. Anda sedang melakukan negosiasi dengan pemasok barang lewat email. Dengan mengirimkan CC ke atasan, Anda tidak perlu lagi menjelaskan dari awal alur negosiasi itu.
Di sisi lain, atasan Anda juga bisa dengan mudah masuk ke dalam percakapan tanpa kehilangan informasi yang terdahulu.
3. Kolaborasi menjadi mudah
Dengan memberi CC kepada anggota tim terkait mengenai pembaruan proyek, diskusi, dan pengambilan keputusan, Anda dapat memfasilitasi kolaborasi.
Setiap orang mengetahui perkembangan terkini dari apa yang sedang Anda kerjakan, dapat menyumbangkan idenya, dan dapat dengan mudah merujuk kembali ke komunikasi sebelumnya sebagai referensi.
Kapan harus menggunakan CC email dan kapan tidak?
CC dalam sebuah email memang sudah sangat familiar untuk komunikasi bisnis dan profesional, namun toh masih banyak pula yang bingung kapan harus menyematkannya dan kapan itu tidak diperlukan.
Ada kalanya mengirim email ke orang lain lewat CC merupakan keputusan yang baik, namun ada kalanya dapat menjadi kontraproduktif. Mari kita lihat kapan kita wajib menggunakan CC dan kapan tidak.
Gunakan CC untuk:
1. Memberi update tentang tugas/proyek. Selalu berikan informasi kepada anggota tim tentang laporan progres, diskusi penting, dan hambatan yang sedang dihadapi.
2. Agenda rapat dan tindak lanjutnya. Pastikan semua orang yang diundang rapat telah menerima agenda sebelumnya. Keputusan penting serta hal-hal yang perlu dilakukan setelah rapat didokumentasikan dalam email tindak lanjut dengan CC ke semua peserta rapat.
3. Keputusan Penting. Ketika keputusan penting dibuat, CC individu terkait untuk memastikan semua orang mengetahui konteks, alasan, dan hasil akhirnya.
Baca juga:
Sebaliknya, jangan gunakan CC untuk:
1. Email rutin. Jangan melibatkan semua orang di tim dalam CC email untuk komunikasi yang terus-menerus. Berikan informasi yang hanya berhubungan langsung dengan beberapa individu.
2. Informasi berlebih dan masalah privasi. Berhati-hatilah untuk menyertakan penerima yang mungkin tidak memerlukan akses ke informasi tertentu karena masalah privasi atau karena hal itu mungkin membuat mereka kewalahan dengan email yang tidak ada kaitannya dengan tugas mereka.
3. Balasan yang tidak perlu. Daftar CC email yang banyak dapat menyebabkan email "balas semua" yang tidak perlu, mengacaukan kotak masuk, dan berpotensi menyebabkan kebingungan.
Etiket dalam menggunakan CC email
Menggunakan CC secara efektif memerlukan beberapa aturan tidak tertulis sederhana agar kolaborasi tetap berjalan mulus.
1. Bersikap selektif. Jangan terjebak dalam menyantumkan CC ke semua orang di daftar kontak Anda. Pertimbangkan dengan cermat siapa yang benar-benar perlu disertakan berdasarkan konten email dan relevansi peran mereka.
2. Kejelasan adalah kunci. Buat judul email bisnis yang jelas dan ringkas yang secara akurat. Jangan lupa juga menyebutkan kenapa Anda menyertakan CC ke individu tertentu.
3. Pertimbangkan alternatif. Untuk informasi yang sangat sensitif atau situasi di mana beberapa penerima tidak perlu mengetahui orang lain di rangkaian email yang Anda kirim, pilih menggunakan BCC (Blind Carbon Copy) atau rangkaian email terpisah.
Zoho Mail: memperlancar komunikasi dan kolaborasi
Zoho Mail menawarkan antarmuka ramah pengguna yang memudahkan pengelolaan penerima CC. Fitur seperti saran alamat yang jelas dan kemampuan untuk membedakan bidang "To" dan "CC" dengan format berbeda membantu memastikan Anda mengirim email ke orang yang tepat.
Selain itu, Zoho Mail terintegrasi secara lancar dengan aplikasi Zoho lain dan aplikasi bisnis di luar Zoho, memungkinkan Anda berkolaborasi secara efektif dalam proyek dan tugas tanpa mengkhawatirkan informasi yang tersekat-sekat.
Comments