Memilih penyedia hosting email bukan sekadar persyaratan teknis; ini adalah keputusan bisnis yang memengaruhi trust pelanggan kepada merek kita, keamanan, dan tentunya produktivitas sehari-hari.
Banyak bisnis menggunakan layanan email bisnis gratis saat tim mereka masih kecil. Namun, seiring berkembangnya tim, mengorkestrasikan email gratis menjadi perkara sulit. Banyak pesan masuk ke spam, kontrol admin terbatas, dan Anda tidak dapat menyesuaikan kebijakan antar pengguna. Mau tak mau, bisnis harus beralih ke layanan email hosting berbayar.
Platform hosting email bisnis memberi Anda domain khusus (anda@perusahaan.com), kemampuan pengiriman email yang lebih baik, dan perangkat tata kelola yang Anda butuhkan untuk melindungi data perusahaan dan memenuhi regulasi yang berlaku.
Memilih layanan email hosting yang tidak tepat akan membuat Anda bergulat dengan ancaman spoofing, downtime, dan tentunya reputasi perusahaan yang kurang baik.
Panduan ini akan membantu Anda memahami hal-hal yang benar-benar penting dalam sebuah layanan email bisnis, mulai dari tingkat keterkiriman, keamanan, keandalan, fitur admin beserta compliance, migrasi, integrasi dengan software bisnis lain, dan berapa uang yang harus dikeluarkan.
Baca selengkapnya sebelum Anda memilihnya.
Blog terkait:
Apa Sebenarnya Email Hosting?
Email hosting adalah penyedia layanan yang menjalankan email bisnis Anda di domain yang Anda miliki (anda@perusahaananda.com), mengelola pengiriman/penerimaan email, hingga memberikan layanan penyaringan spam, penyimpanan, dan kontrol admin.
Email hosting berbeda dari email gratis dan berbeda dari hosting situs web, meskipun perusahaan yang sama dapat menjual keduanya.
9 Kriteria Penting yang Harus Penyedia Layanan Email Hosting Miliki
1) Keterkiriman & reputasi pengirim
Email bisnis Anda hanya bernilai jika sampai di kotak masuk penerima. Maka itu, kami sarankan untuk mencari tahu beberapa hal ini:
- Wizard pengaturan dan manajemen kebijakan SPF, DKIM, dan DMARC
- Batas pengiriman yang jelas dan penanganan email bounce/complaint
- Jika diperlukan, periksa juga BIMI, SPF/DKIM masuk, instruksi DNS yang mudah
Yang perlu Anda catat adalah panduan DNS yang jelas dan kontrol kebijakan memudahkan penyelarasan autentikasi dengan domain Anda.
2) Keamanan & perlindungan akun
Untuk meminimalisir terjadinya pelanggaran dan spoofing pada email bisnis, Anda perlu mempelajari beberapa hal berikut:
- TLS saat transit, enkripsi saat tidak aktif, 2FA, kata sandi aplikasi
- Pemindaian anti-phishing/anti-malware, sandboxing lampiran
- Bila perlu, Anda bisa juga mengeksplorasi S/MIME, MTA-STS, kebijakan kata sandi, dan kontrol sesi
Pastikan bahwa penyedia layanan email bisnis Anda memiliki komitmen tinggi pada email bebas iklan dan mengutamakan privasi dengan kontrol admin yang tangguh.
Di Zoho Mail misalnya, tersedia email bisnis gratis untuk 5 anggota tanpa mengorbankan privasi penggunanya. Anda tidak akan menerima iklan muncul di kotak masuk dan data Anda tidak akan dimanfaatkan untuk kebutuhan algoritma iklan digital.
3) Keandalan & kinerja
Waktu henti (downtime) email tentu akan mengganggu kerja semua tim dan mengorbankan kepercayaan pihak lain. Maka itu, penting untuk memprioritaskan beberapa hal ini:
- SLA waktu aktif yang transparan dan halaman status historis
- Redundansi geografis, postur pemulihan bencana
- Kuota penyimpanan dan batas ukuran lampiran yang wajar
4) Kontrol & kepatuhan admin
Agar email perusahaan Anda bisa digunakan sesuai dengan kebutuhan, memenuhi standar IT dan regulasi yang berlaku, maka perlu Anda perlu memperhatikan hal-hal ini:
- Penyediaan pengguna, peran, kebijakan granular
- Log audit, retensi, penahanan legal/opsi eDiscovery
- Multi-domain, alias, grup, catch-all
- Memenuhi compliance dan residensi data regional (misalnya GDPR, PDP, dll)
5) Migrasi & interoperabilitas
Salah satu yang paling perusahaan khawatirkan saat hendak berpindah ke layanan email hosting lain adalah soal migrasi. Wajar saja, sebab bisnis tentu tidak ingin ada yang terganggu saat proses migrasi berlangsung.
Maka itu, pastikan perpindahan hosting berjalan mulus dengan meneliti hal berikut:
- Migrasi terbantu dari layanan populer (IMAP, PST/mbox import)
- Dukungan untuk IMAP/POP/SMTP, Exchange ActiveSync
- CalDAV/CardDAV untuk kalender/kontak jika Anda membutuhkannya
6) Kontrol spam & kebersihan email
Untuk menghindari spam dan menjaga kotak masuk hanya untuk email yang berhubungan dengan pekerjaan, ada dua hal penting yang harus diperhatikan:
- Pembatasan spam masuk/keluar, karantina, daftar blokir tingkat pengguna
- Visibilitas admin ke dalam jejak pesan untuk pemecahan masalah dengan cepat
7) Pengalaman pengguna & aksesibilitas
- UI webmail cepat, komposer terfokus, pencarian canggih
- Opsi aplikasi desktop/seluler, mode offline, fitur aksesibilitas
- Fitur tambahan yang penting: batalkan pengiriman, templat, out of office, aturan
8) Integrasi & alur kerja
Karena tentunya sebuah bisnis juga menggunakan software lain, maka kemampuan email bisnis Anda untuk terhubung dengan CRM, software customer service, manajemen proyek, tempat penyimpanan, dan aplikasi lainnya menjadi sangat penting.
Zoho Mail sendiri sudah mampu terintegrasi, baik dengan produk Zoho lainnya, maupun software bisnis di luar Zoho yang telah Anda gunakan sebelumnya.
9) Harga & Total Biaya Kepemilikan (TCO)
- Harga per pengguna yang transparan, diskon jika berlangganan tahunan
- Biaya tersembunyi yang perlu diperhatikan: pengarsipan, penyimpanan ekstra, keamanan add-on, bantuan migrasi, dll
Baca juga:
Beberapa Pertanyaan yang Sering Muncul Saat Memilih Layanan Email Bisnis
Apakah hosting email gratis cukup baik untuk bisnis?
Pada dasarnya tidak. Paket gratis sering kali tidak memiliki domain khusus, kontrol admin yang kuat, retensi, dan dukungan yang andal. Ini berpotensi merusak kemampuan pengiriman email dan menurunkan kepercayaan terhadap bisnis.
Apa perbedaan antara hosting email dan hosting web?
Hosting email menjalankan email bisnis Anda di domain Anda. Sedangkan, hosting web melayani situs web Anda. Beberapa vendor menjual keduanya, tetapi keduanya merupakan layanan yang berbeda.
Apakah saya benar-benar membutuhkan SPF, DKIM, dan DMARC?
Tentu! Ketiga hal itu mengautentikasi domain Anda dan secara meningkatkan kemampuan pengiriman sekaligus mengurangi risiko Anda menjadi sasaran spoofing.
Seberapa sulit migrasi dari penyedia layanan lain ke Zoho Mail?
Dengan alat bantu yang tepat, sebagian besar migrasi cukup mudah. Yang penting Anda merencanakan pemindahan DNS, impor email/label, sediakan ulang client, dan uji coba terlebih dahulu di beberapa pengguna.
Berapa ukuran lampiran dan penyimpanan yang harus saya rencanakan?
Sebagian besar tim sudah cukup dengan 30–50 GB per pengguna dan lampiran 20–30 MB. Tetapi penting untuk melakukan verifikasi kebutuhan tiap tim. Tim desain/hukum mungkin membutuhkan lebih banyak tempat penyimpanan dan pengarsipan.
Penutup
Memilih layanan email hosting untuk kebutuhan bisnis memang bukan perkara mudah. Maka itu, kami menyarankan Anda untuk menjalankan uji coba dua minggu dengan dua penyedia terbaik.
Ukur kemampuan pengiriman, tingkat deteksi spam, kepuasan pengguna di kedua layanan tersebut. Jika Anda menginginkan opsi bebas iklan, mengutamakan privasi dengan integrasi yang solid, Zoho Mail layak untuk Anda coba.
Comments