Otomatiskan proses editorial internal dan persetujuan bisnis di dokumen online Anda dengan alur kerja Writer yang telah dikonfigurasikan sebelumnya.
Zoho Writer adalah layanan pengolah kata untuk dokumen online yang memungkinkan Anda untuk membuat, mengecek, dan menyetujui dokumen penting dari tim Anda. Dengan Zoho Writer, proses persetujuan dokumen dapat dibuat lebih efisien dari layanan pengolah kata lainnya.
Katakanlah Anda sedang mengerjakan dokumen bisnis penting, perjanjian tingkat layanan (Service Level Agreement/SLA), atau perjanjian untuk pelanggan. Anda harus berbagi dokumen dengan semua pemangku kepentingan dari departemen yang berbeda, seperti departemen penjualan, teknologi, dukungan pelanggan, dan hukum.
Anda juga harus meminta semua orang untuk meninjau dokumen tersebut dalam jangka waktu tertentu, mengejar mereka yang belum meninjau dokumen, mendiskusikan perubahan yang disarankan. Setelah semua orang bergabung, Anda harus segera menyelesaikan perubahan untuk mendapatkan persetujuan dokumen.
Membaca proses itu saja mungkin sudah membuat Anda pusing. Bayangkan di kehidupan nyata Anda harus melalui semua langkah itu secara manual untuk mendapatkan persetujuan dokumen. Setiap kali Anda berkolaborasi di sebuah dokumen dengan banyak tim, semuanya pasti akan menjadi rumit. Anda membutuhkan sistem yang menciptakan keteraturan.
Masukkan alur kerja dokumen multi-tahap di Zoho Writer!
Alur kerja dokumen online multi-tahap (multi-stage document workflows) Writer memungkinkan Anda merampingkan dan menstandardisasi proses bisnis, serta proses pembuatan, peninjauan, dan persetujuan dokumen online di seluruh organisasi.
Cukup mulai alur kerja untuk memberi tahu orang-orang yang ditunjuk sebagai peninjau (reviewer), pemberi tugas (assigner), dan pemberi persetujuan (approver) secara otomatis. Mereka dapat menyarankan perubahan atau menyetujui dokumen secara langsung.
Alur kerja persetujuan di Zoho Writer mencakup banyak kemampuan praktis untuk merampingkan manajemen siklus hidup dokumen online dan proses persetujuan organisasi Anda.
1. Alur kerja yang dibuat khusus
Writer menampilkan empat alur kerja siap pakai dengan opsi untuk menentukan tanggal jatuh tempo. Peninjau atau pemberi persetujuan akan menerima email notifikasi untuk menindaklanjuti dokumen sebelum batas waktu. Ini akan menghilangkan kerumitan mengirim beberapa pengingat dan tindak lanjut agar dokumen online Anda segera ditinjau atau disetujui.
- Tinjau alur kerja
Selalu lebih baik untuk memiliki mata lain untuk melihat pekerjaan Anda. Mintalah anggota tim, rekan kerja, rekan penulis, atau siapapun untuk meninjau dokumen online Anda dan memberikan saran untuk perbaikan. Ini adalah cara sempurna untuk mencapai sinergi antara penulis dan para ahli dalam pembuatan studi kasus, buku panduan, dan banyak lagi.
- Alur kerja persetujuan
Secara efisien menerima persetujuan dokumen formal dari manajer atau pemilik proses. Misalnya, Anda mungkin ingin manajer Anda menyetujui surat penawaran yang Anda buat untuk karyawan baru, atau staf kredit untuk menyetujui dokumen pinjaman Anda. Alur kerja ini memfasilitasi persetujuan cepat untuk semua jenis dokumen online.
- Alur kerja tinjauan editorial
Kirim dokumen Anda ke tim editorial untuk peninjauan lebih lanjut. Sertakan tanggal jatuh tempo sehingga mereka dapat memprioritaskan dan mendelegasikannya ke editor yang tepat, dan menyelesaikan persetujuan tepat waktu. Tidak ada lagi penundaan dalam mempublikasikan blog, buletin, atau kampanye bulanan Anda.
- Alur kerja peninjauan dan persetujuan
Artikel Anda ditinjau oleh prospek, pakar, atau kolaborator, lalu disetujui oleh manajer Anda atau siapapun yang ditunjuk secara berurutan. Misalnya, saat Anda membalas RFP/RFQ, Anda ingin manajer Anda meninjaunya dan mengirimkannya ke direktur penjualan Anda untuk disetujui.
Anda dapat menggunakan satu atau beberapa alur kerja untuk memenuhi kebutuhan manajemen dokumen online Anda.
2. Pemicu alur kerja khusus dan tindakan pasca alur kerja
Alur kerja dapat dipicu secara otomatis atau manual, sesuai kebutuhan. Misalnya, Anda dapat mengatur alur kerja untuk dimulai secara otomatis segera setelah pemilik dokumen menandainya sebagai "Ready."
Setelah alur kerja selesai, Anda dapat menggunakan pustaka tindakan bawaan untuk menambahkan watermark ke dokumen online, mengganti namanya, memindahkannya ke folder tertentu, menerbitkannya di platform yang Anda inginkan, dan banyak lagi. Anda bahkan dapat mengonfigurasi tindakan pasca-alur kerja Anda sendiri. Misalnya, Anda akan secara otomatis memesan pizza untuk tim Anda setelah dokumen Anda disetujui!
3. Kolaborasi terkendali
Kontrol siapa yang bisa melakukan apa dan kapan. Pada setiap tahap alur kerja, hanya kolaborator yang ditunjuk yang dapat mengerjakan dokumen.
Misalnya, setelah dokumen dikirim untuk ditinjau, hanya peninjau yang diizinkan untuk mengubahnya. Yang lain hanya bisa menambahkan komentar.
4. Status dokumen online secara realtime dan pemberitahuan email
Identifikasi tahapan dokumen online yang sedang dikerjakan dengan mudah lewat pengingat status. Saat dokumen Anda berjalan melalui alur kerja, Anda dapat melihat statusnya, Siap untuk Ditinjau (Ready for Review), Sedang Ditinjau (In Review), Perubahan yang Disarankan (Changes Suggested), Sedang Disetujui (In Approval), atau Disetujui (Approved), tepat di bagian atas dokumen.
Zoho Writer juga memberi tahu semua pemangku kepentingan tentang status dokumen dengan pemberitahuan email yang realtime.
5. Pelacak status alur kerja visual
Lihat perjalanan dokumen Anda melalui alur kerja untuk melihat statusnya dan bertindak sesuai dengan yang seharusnya.
6. Dasbor tinjauan dokumen
Lihat dengan mudah status semua dokumen online yang telah Anda kirimkan untuk ditinjau, serta yang menunggu tindakan Anda, langsung dari dasbor Writer Anda. Tidak perlu menavigasi ke halaman atau tampilan yang berbeda, atau menyaring email untuk melacak dokumen Anda.
7. Riwayat alur kerja dan jalur audit yang terperinci
Lihat riwayat komprehensif dan jejak audit untuk semua alur kerja untuk memenuhi peraturan kepatuhan dengan jawaban atas tiga W (Who, What, When): siapa yang melakukan tindakan apa dan kapan. Klik tautan Waktu di riwayat alur kerja untuk melihat versi dokumen di setiap tahap.
Riwayat alur kerja juga membantu Anda mengidentifikasi tahap alur kerja mana yang paling memakan waktu, sehingga Anda dapat mengidentifikasi cara untuk meningkatkan alur kerja atau proses Anda.
Zoho Writer bersama dengan pembuat presentasi online, Zoho Show, dan spreadsheet online, Zoho Sheet, adalah salah satu bagian dari office suite yang ada dalam Zoho Workplace, sebuah software kolaborasi dan produktivitas yang membantu bisnis menyederhanakan proses kerja sama antar karyawan dalam satu platform terpadu.
Selain office suite, software kolaborasi Zoho Workplace juga mencakup Zoho Cliq, aplikasi perpesanan instan; Zoho Meeting, aplikasi rapat online; Zoho Workdrive, tempat penyimpanan file; dan beragam platform untuk kolaborasi lainnya.
Ikuti alur kerja baru kami dan beri tahu kami pendapat dan umpan balik Anda di support@zohowriter.com.
Selamat menulis!
Comments