5 características clave de Zoho Workplace

La forma de trabajar evolucionó en los últimos 2 años.

Las actividades de las empresas, desde pymes, hasta grandes corporativos, ahora suceden en el mundo digital.

La pregunta que debe hacerse no es si necesita herramientas digitales, sino cuáles usará.

Ya hicimos una comparación entre Zoho Workplace y Google Workspace para ayudarle a decidir cuál le funciona mejor.

Hoy le mostraremos las 5 características más relevantes de Zoho Workplace para mejorar la productividad de su empresa.

¿Qué es Zoho Workplace?

Zoho Workplace es un paquete de aplicaciones de ofimática en la nube. Incluye:

  • Administrador de archivos – Zoho Workdrive

  • Correo electrónico – Zoho Mail

  • Chat empresarial – Zoho Cliq

  • Procesador de textos – Zoho Writer

  • Hoja de cálculo – Zoho Sheet

  • Aplicación para presentaciones – Zoho Show

  • Reuniones en línea – Zoho Meeting

  • Intranet social – Zoho Connect

Estas herramientas centralizan su lugar de trabajo, optimizan la comunicación de su equipo y la gestión de archivos, convirtiendo cualquier lugar en su oficina.

5 Características de Zoho Workplace relevantes para su empresa

1. Colaboración

Los tiempos de enviar 5 versiones del mismo documento terminaron.

Con Zoho Workplace puede trabajar junto con su equipo en un mismo documento y los cambios se guardarán en automático. Sentirá como si estuviera con ellos en la oficina.

Las aplicaciones de Writer, Sheet y Show incluyen la función de escribir comentarios. Si necesita que alguien de su equipo haga un cambio específico, solo debe agregar su comentario y etiquetar a su compañero.

Si cometió un error o necesita recuperar un cambio antiguo, no necesita empezar de cero. Puede revisar las versiones guardadas del documento y recuperar la que necesite.

Workdrive: su administrador de archivos

Con Workdrive puede tener carpetas para cada equipo de trabajo, agregar usuarios y definir qué miembros pueden ver, subir o editar la carpeta.

Reuniones en línea

Finalmente, para fortalecer la colaboración y las relaciones entre compañeros tenemos Zoho Meeting. Puede compartir su pantalla de trabajo y comunicarse de forma segura con una alta calidad de audio y video.

2. Facilidad de uso

El panel principal de Zoho Workplace le muestra una vista rápida de todas sus aplicaciones.

Todas sus aplicaciones se encuentran en el menú superior. Así tiene todas sus herramientas a un clic de distancia.

Cada una de nuestras aplicaciones está diseñada con una interfaz intuitiva. No tendrá que pasar horas usando cada aplicación para entender cómo funciona y sacarle el máximo provecho.

Panel principal de Zoho Workplace

3. Seguridad y privacidad

Su información estará protegida cada vez que cree contenido, colabore o se comunique con su equipo usando las aplicaciones de Workplace.

Adicional a nuestras medidas de seguridad, (protocolos ISO, encriptación de contraseñas y más) usted puede agregar métodos de verificación a sus cuentas de Zoho Workplace.

Métodos como la autenticación de dos factores (TFA), Registro de sesión único (SSO), entre otras funciones, garantizan la privacidad y seguridad de sus datos.

4. Comunicación unificada

Recibir o mandar una serie de correos reenviados puede llegar a ser molesto y generar confusión.

Una mejor opción es utilizar los streams o secuencias de Zoho Mail. Se puede resumir como chats dentro de un correo. Solo necesita etiquetar a una persona de su equipo (usando una @) y podrá interactuar dentro de ese correo.

Ejemplo de secuencias en Zoho Mail

Zoho Mail incluye aplicaciones de notas, contactos y marcadores para maximizar su experiencia. Todo lo que haga dentro de estas herramientas, lo puede mandar como un correo electrónico.

Cliq

Para una comunicación más informal tenemos nuestra solución de chat empresarial.

Cliq maximiza su experiencia de chat. Si escribe una fecha en su mensaje, en automático tendrá la opción de crear un evento o recordatorio y asignarlo a un usuario.

También puede hacer encuestas dentro de grupos de conversación para tomar decisiones rápidas o tener llamadas de audio.

Para la automatización de su flujo de trabajo, tenemos los chatbots. Si desea recibir actualizaciones de tareas o enterarse cuando alguien lo etiquete en un trabajo, hay un chatbot para eso.

Como último, dentro de la herramienta puede registrar la entrada y salida de su jornada laboral.

Zoho Connect

Zoho Workplace incluye su propia intranet empresarial llamada Zoho Connect. Puede publicar anuncios para toda la empresa, crear redes externas con proveedores o clientes y grupos internos para cada equipo de trabajo.

5. Creación de contenidos con Zoho Workplace

Zoho Writer

Writer es nuestro procesador de textos. Puede crear procesos de aprobación, crear formularios y documentos que necesiten firma.

Con ZIA, nuestra inteligencia artificial, recibirá sugerencias para mejorar sus documentos en aspectos de gramática, estilo y fluidez del texto.

Zoho Sheet

También tenemos una solución de hojas de cálculo intuitivas y prácticas.

Una vez tenga sus datos en su hoja de cálculo, le puede preguntar a Zia un dato en concreto, como la suma de las ventas de cierto empleado, y nuestra inteligencia artificial servirá como su asistente personal.

Si necesita crear un gráfico de forma rápida, solo debe seleccionar los valores y esperar a que ZIA lo haga por usted para agregarlo.

Zoho Show

Para crear presentaciones potentes tenemos Zoho Show. Al igual que con los documentos y hojas de cálculo, puede crearlas junto con un compañero de trabajo. Dos cabezas piensan mejor que una.

Es momento de colaborar

Ahora conoce las características más relevantes de Zoho Workplace para su negocio.

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