Administración de proyectos completa con Zoho One

gestión de proyectos en zoho one

Toda empresa (y departamento) tiene objetivos que se desea lograr: rediseño de un producto, incrementar las ventas o mapear los procesos de un área, etc. Sin embargo, ninguno de ellos sería alcanzable sin la administración de proyectos.

Entonces, contar con un software que permita cuantificar el avance de los proyectos y el uso de recursos, así como asignar y dar seguimiento a las tareas de cada miembro del equipo se vuelve una parte crucial.

En este artículo le hablamos de las soluciones de manejo de proyectos incluidas en Zoho One y de cómo pueden ayudarle a administrar sus proyectos de mejor manera.

Conozca Zoho Projects. 8 beneficios

Zoho Projects es un software de gestión de proyectos basado en la nube que le permitirá dar seguimiento a las actividades y recursos del proyecto, desde cualquier lugar donde se encuentre. Si bien puede usarse de manera individual, Projects también se encuentra incluido dentro de Zoho One, lo cual trae varias ventajas:

1. Integrado con sus apps de negocio

Al estar incluido en Zoho One, puede integrar Projects fácilmente con el resto de sus aplicaciones de negocio y administrar proyectos desde una plataforma unificada.

Por ejemplo, si integra Projects con Zoho CRM, tendrá mapeada la información de las cuentas de clientes en un solo lugar y tendrá visibilidad completa de todas las actividades realizadas en cada proyecto, ya sean de venta, atención al cliente o de producción. Además podrá administrar la asignación de tareas directamente desde CRM.

También puede integrar Projects con Zoho Cliq y su correo electrónico. Añada tareas a partir de correos, asigne tareas sin salir de Cliq o inicie chats y llamadas directamente desde Projects para aclarar puntos del proyecto.

Estos son solo algunos de los ejemplos de cómo la plataforma unificada de Zoho One facilita la administración de proyectos. Mire el resto de las integraciones disponibles y sus funciones.

2. Administre proyectos desde donde esté

Ya no tiene que estar atado a su escritorio para administrar un proyecto. Zoho Projects puede ser usado desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Úselo en su laptop o computadora de escritorio desde su navegador preferido, o desde su celular con la aplicación de Projects para Android y iOS.

No importa si debe ir a visitar al cliente a sus oficinas, ir a la planta donde se está implementando el proyecto o si trabaja desde casa. Tendrá la seguridad de poder seguir coordinando y participando en sus proyectos donde sea que se encuentre.

3. Gestione tareas fácilmente

Aquí algunas de las funciones de administración de tareas incluidas en Zoho Projects:

  • Cree tareas y subtareas.
  • Asigne tareas a los miembros del proyecto.
  • Defina fechas de entrega y tiempos de ejecución esperados, y programe recordatorios.
  • Configure tareas recurrentes para las actividades que se repiten cada cierto tiempo (semanal, mensual, etc).
  • Adjunte documentos y escriba comentarios en la tarea.

4. Gráficos de Gantt

Planifique proyectos y dé seguimiento al progreso mediante los gráficos de Gantt generados automáticamente. Cree dependencias entre las tareas o reprográmelas mediante una interfaz arrastrar y soltar.
También puede usar la función de ruta crítica para ver las actividades críticas del proyecto y asignar los recursos de manera acorde, además de evitar retrasos.

5. Control de horas

Conocer cuántas horas se invierten en las tareas de un proyecto es vital para equilibrar las cargas de trabajo, cumplir con lo establecido en los contratos y poder brindar una facturación correcta a los clientes.

Zoho Projects permite cronometrar el tiempo que se invirtió en cada tarea. Compare los tiempos reales contra los planificados y mejore las estimaciones futuras, y exporte los registros de horas de proyecto para utilizarlos en la facturación del cliente o la nómina.

Puede integrar Projects con Zoho Invoice o Zoho Books (también incluidos en Zoho One) y utilizar los datos para generar presupuestos, llevar el control de viáticos del proyecto o generar facturas directamente con los datos de Projects.

6. Reportes automáticos

Consulte reportes al instante. Projects ofrece informes globales de proyectos, de tareas y de horas trabajadas, entre otros. También puede usar la función de informes para proyectar el costo total de un proyecto, basado en el avance actual.

Si requiere aún más detalle puede conectar Projects con Zoho Analytics, una aplicación de Inteligencia de Negocio (incluida en Zoho One), con la que podrá crear paneles e informes personalizados o analizar sus datos mediante inteligencia artificial.

7. Personalización

Adapte Projects a las necesidades de su organización. Cree diseños y campos personalizados para sus proyectos y tareas; vea sus proyectos como listas o tableros kanban, personalice las vistas para poder filtrar rápidamente los datos que le son relevantes y más.

8. Automatización

Cree flujos de trabajo y automatice los procesos. Envíe notificaciones en tiempo para obtener las aprobaciones correspondientes, haga obligatorios ciertos campos para poder avanzar en la tarea y garantice que se siga el proceso en todo momento. Lea más de las automatizaciones de Projects.

Administre sus proyectos con Projects y Zoho One

Las funciones de Zoho Projects, se ven potenciadas por las integraciones y plataforma unificada de Zoho One y le brindan las herramientas para coordinar cada aspecto de sus proyectos de inicio a fin, desde la calendarización de las actividades, hasta la facturación, conteo de horas y generación de reportes.

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