¿Qué es la digitalización? ¿Por qué le conviene a su PyME?

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Si en los últimos meses ha habido una gran enseñanza en el mundo de los negocios, es la gran necesidad de contar con medios digitales para operar. Ya sea para trabajar a distancia, para tomar pedidos a domicilio o para vender mediante una tienda en línea. 

Si aún no digitaliza su negocio, ¡no se preocupe! En esta nota le contamos en qué consiste la digitalización y cuáles son sus beneficios, para que se decida a dar el primer paso. 

¿Qué es la digitalización? 

La digitalización es un proceso que consiste en transformar las actividades de una empresa, pasándolas de lo físico a lo digital.

Como ejemplos de digitalización tenemos: el escaneo de documentos para almacenarlos en la nube y dejar de usar archivos físicos; llevar el registro de gastos en una hoja de cálculo, en la computadora, en lugar de una libreta; o la promoción de un negocio en línea.

7 beneficios de la digitalización para las empresas 

1. Reduce tus costos (y espacio) 

Aunque no lo parezca, las hojas de papel y, sobretodo, la tinta de las impresoras, pueden volverse un gasto considerable. Si a esto le sumamos el costo de almacenamiento, comienza a ser visible que tener una gran cantidad de documentos físicos le hace gastar más de lo necesario.

Por otro lado, existen aplicaciones como Zoho WorkDrive, que permiten crear y guardar documentos en línea desde $2 dólares al mes, lo que las hace mucho más económicas que tener archivos físicos.

2. Incremente sus utilidades 

De acuerdo con el reporte Transformación Digital en Pequeños Negocios 2020, mientras que las utilidades de las empresas que llevan sus procesos manualmente solo crecieron 0.4%, las de los negocios más digitalizados aumentaron 3.2%. Esto significa que crecieron ¡8 veces más rápido! Lo cual deja claro el gran impacto de la tecnología en los ingresos.

3.  Trabaje de manera eficiente

Llevar el seguimiento de los clientes y del estatus de sus pedidos o servicios, así como de la contabilidad y otras áreas del negocio puede tomar mucho tiempo si se hace usando papel o simples hojas de cálculo. Además, propicia que existan errores. 

Digitalizarte con aplicaciones como un CRM le da la gran ventaja de tener todo actualizado en un solo lugar, sin que tenga que estar verificando que los documentos coincidan entre sí.

Digitalizarse también le da la ventaja de poder automatizar tareas como la generación de reportes y de hacer que los colaboradores sigan los procesos al pie de la letra. Esto reduce la cantidad de errores y le ahorra tiempo, y dolores de cabeza. 

4.  Mayor seguridad

Si bien los archiveros suelen encontrarse dentro de oficinas y pueden tener llave, esto no garantiza su seguridad. Eventos como los robos o los incendios pueden poner en riesgo su información.

Guardar información en línea garantiza que siempre tenga una copia de los papeles más importantes para su negocio. Adicionalmente a esto, las aplicaciones como Zoho WorkDrive incorporan la función de control de acceso, que asegura que solo las personas autorizadas por usted puedan ver los documentos.

 5. Organización y búsqueda sencillas 

Buscar papeles en un archivo físico puede volverse complicado, en especial cuando ya tiene demasiados documentos.

Tener un archivo digitalizado le permite buscar fácilmente de la misma manera que lo hace en Google, ya sea por el nombre del archivo o por las palabras que contiene. Esto facilita que siempre encuentre lo que busca. 

6. Colabore donde sea 

Sale de viaje y se encuentra con que necesita información que olvidó en la oficina… Regularmente no podría hacer nada al respecto o tendría que esperar un par de horas para que alguien más buscara la información y se la mandara.

Pero, si ya contara con procesos digitalizados, simplemente tendría que sacar su teléfono y buscar el dato necesario. Guardar su información en la nube garantiza que esté disponible desde cualquier lugar con conexión a internet.

Adicionalmente, puede seguir trabajando en equipo, en tiempo real, gracias a los documentos colaborativos y aplicaciones para videoconferencia. De tal forma que su operación nunca se detenga.

7. Mejor servicio al cliente 

De acuerdo con el estudio Tendencias Digitales 2021, 81% de los usuarios de internet a nivel global buscaron un producto o servicio, en línea, para comprarlo. Mientras que el 90% visitó una tienda en línea.

Estos datos dejan más que clara la necesidad de contar, no solo con una presencia digital, sino con canales que nos permitan interactuar con el cliente, ya sea para apoyarlo durante su proceso de compra o para permitirle realizar pedidos e incrementar las ventas.

¿Listo para digitalizar su empresa? 

Pasar del papel a lo digital puede ser desafiante al inicio. Sin embargo, tiene grandes ventajas para su PyME, como facilitarle el trabajo y ayudarle a generar ventas, por lo que en definitiva debe encontrarse en su lista de prioridades.

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