إدارة المشروعات بكفاءة باستخدام برنامجنا لإدارة المهام

كل يوم ينتهي بنا الحال وقد قضينا معظم وقتنا في إنجاز المهام الملحة لكن ذات الأولوية المنخفضة، وأجّلنا المهام الأكثر أهمية. ينطبق مبدأ باريتو هنا وهو المتعلق بقاعدة 80/20، أي 80% من العمل الأكثر أهمية يتم إنجازه إذا حاولت تنفيذ المهام الأعلى أولوية والتي تبلغ نسبتها 20%. إن أي برنامج إدارة مهام فعّال يجب أن يقودك للاهتداء إلى هذه المهام الأعلى أولوية والتي تبلغ نسبتها 20%.

باستخدام Zoho Projects برنامجًا لإدارة المهام، ستقضي وقتًا أكبر في إنجاز المهام ووقتًا أقل في إدارتها. تساعدك وحدة إدارة المهام في تتبع المراحل الرئيسية بالغة الأهمية بشكل فعال، وكذلك تحديد التبعيات، وإنجاز المهام، ومن ثمّ تحسين إنتاجيتك.

الفوائد الرئيسية لبرنامج إدارة المهام

  • تساعدك في تنظيم المهام وتعيينها وتصنيفها حسب الأولوية باستخدام الترميزات اللونية، وكل ذلك انطلاقًا من مكان مركزي واحد.
  • تقسم المشاريع المعقّدة إلى مهام كثيرة مرتبطة في ما بينها أو مستقلة بعضها عن بعض.
  • تضفي تكاملاً على كل الأعمال لضمان منح العملاء المنتج عالي الجودة مقابل تكلفة منخفضة.
  • تقضي على الحاجة إلى تذكر كل المهام وتجعلك أكثر إنتاجية عن طريق إرسال التذكيرات في الوقت المناسب.
  • تسمح لك بتحديد الأهداف والمراحل الرئيسية، وتسجيل النواتج القابلة للتسليم، وإدارة المواعيد النهائية.

إدارة أنشطة المشاريع من مكان مركزي

تسّهل مهام المشروع وقوائم المهام تنظيم عناصر عملك وتجعلها قابلة للإدارة، وذلك كله في مكان مركزيّ واحد يسهل الوصول إليه. يمكنك مراقبة حالة المهام وتعيينها للأعضاء وإرسال تذكيرات بالبريد الإلكتروني وتتبع التقدم المتحقق لمشروعك. علاوةً على ذلك، يمكنك تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام.

الأهداف

يمكن استخدام المراحل الرئيسية لتجميع المهام معًا وتقييم مدى قرب الناتج القابل للتسليم للمشروع من الاكتمال. يقوم Zoho Projects بتصنيف المراحل الرئيسية إلى فئات، وهي "القادمة" أو "المتأخرة" أو "المؤرشفة" أو "المكتملة".

إعداد عملية اعتماد سجل دوام

يمكنك الآن إنشاء عملية اعتماد لسجلات الدوام، وإضفاء سلاسة على الاعتمادات والفوترة. يتم عرض الإدخالات التي لم تتم الموافقة عليها كإشعارات باللون الأحمر، على رمز الجدول الزمني في المشروع ذي الصلة. ويمكن الموافقة على إدخالات الجدول الزمني كعنصر واحد أو إجمالاً.

تنشيط المؤقّت لأجل المهام

يمكنك بدء المؤقِّت لمهمة وسوف يقوم بتسجيل ساعات عملك الفعلية. بعد إتمام المهمة، يمكنك إيقاف المؤقّت. ويتم تسجيل مدخلاتك تلقائيًّا في الجدول الزمني. يمكنك تسجيل الوقت للمهام يوميًّا أو أسبوعيًّا حسب ما ترتاح إليه وحساب الساعات المستحقة للدفع وغير المستحقة للدفع لأي مشروع.

مهام فرعية

يتم استخدام المهام الفرعية لتقسيم المهمة الأصلية إلى عدد من المهام الفرعية والتي يمكن تعيينها وتتبعها على نحو منفصل في إطار المشروع. غالبًا ما يؤدي تقسيم المهام إلى مهام أصغر، أي بنية تقسيم عمل، إلى توفير صورة أفضل للتقدم المتحقق للمشروع.

عرض المهام

يمكنك الآن عرض المهام في أكثر من نمط واحد. يمكنك عرض المهام في طريقة عرض تقليدية وطريقة عرض عادية وطريقة عرض كانبان وطريقة عرض التبعية وطريق عرض جانت. تساعد طرق العرض المختلفة في استعراض المهام من منظورات متعددة وتوفير حالة مميزة لناتج المشروع القابل للتسليم.

تقارير المهام

يمكنك عرض تقارير المهام فورًا ضمن قسم "المهام والأهداف". توفر تقارير المهام طريقة عرض مدمجة لكل مهامك المفتوحة والمغلقة في المشروع المحدد. يمكنك النقر فوق تفاصيل أي مالك أو مرحلة رئيسية أو أولوية وعرضها.

تحديث المهام مرةً واحدة

يمكنك تحديث المهمة انتقائيًّا أو في دفعات. في طريقة العرض الكلاسيكية، يمكنك إغلاق المهام وتحديد الأولويات وتغيير مالك المهمة ونقل المهمة من قائمة مهام إلى أخرى. وفي طريقة العرض العادية، يمكنك إغلاق المهام وتحديد الأولوية وتغيير مالك المهمة.

إعداد تذكيرات المهمة ومدتها

مع تذكيرات المهام في Zoho Projects، يمكنك أن تظل متحكمًا في ما يجري عن طريق تذكيرات البريد الإلكتروني في الوقت المحدد، ومن ثم لن تفوتك مراحل رئيسية مهمة في مشروعك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا تعيين مدة المهمة بالأيام أو الساعات استنادًا إلى حاجة مشروعك. يمكنك إنشاء المهام حتى إذا لم تكن متأكدًا من وقت البدء في Zoho Projects.

تكوين أيام العطلات وإعداد ساعات العمل

في أي مشروع، يتم احتساب تاريخ بدء المهمة وتاريخ انتهائها ووقت بدئها ووقت انتهائها ومدتها بناءً على تكوين ساعة العمل. يمكنك الآن تعيين التذكير تلقائيًا لمهمة ما في يوم العمل السابق إذا وقعت في عطلة نهاية أسبوع.