إنشاء التبعيات وتحريرها
في بعض الأحيان، قد يكون هناك مهام مرتبطة ببعضها وتتطلب بالتالي اتباع تسلسل معيّن. يسمح لك مُنشئ مخططات جانت بإنشاء أربعة أنواع من التبعيات لهذه المهام وتحريرها وحذفها أو ضبط الفاصل الزمني ما بين المهام التابعة حسب الحاجة.
تحديد المهام المهمة
إن المهام المهمة في المشروع هي المهام التي، إذا تأخّرت، ستؤخر المشروع بأكمله. عندما يكون لدى المشروع موعد نهائي غير قابل للتمديد، لن يكون هناك أي مجال للخطأ. حدد هذه المهام المهمة في برنامج مخططات جانت عبر الإنترنت لتتمكن من تخطيط الموارد وتعيينها وفقًا لذلك.
الالتزام بالجدول المحدد
قم بإعداد المراحل الرئيسية في مُنشئ مخططات جانت عبر الإنترنت لمقارنة تقدّم المشروع على مدار فترات زمنية مختلفة. بالإضافة إلى مقارنة المراحل الأساسية بالتقدّم الفعلي الذي أحرزته، يمكنك حتى مقارنة مرحلتَين أساسيتَين مختلفتَين في الوقت نفسه. يساعدك "اختلاف تاريخ النهاية" على تحديد المهام المتأخرة التي يجب الاهتمام بها، بينما يمكّنك "التقصير" من تتبّع المهام التي لم تبدأ بعد والتي تأخرّت بالفعل عن تاريخ النهاية للمرحلة الأساسية.
توفير الوقت بفضل القوالب
بناءً على العمل الذي تقوم به، قد تحتاج إلى إدارة مشاريع مماثلة من وقت إلى آخر، ويمكن أن يكون إعداد المشاريع مجددًا من الألف إلى الياء عمليةً مرهقة. لذا، أنشئ قالبًا لمخطط جانت أو حوّل مشروعًا موجودًا إلى قالب واستخدم هذه القوالب أثناء إنشاء مشروع جديد.
الاطّلاع على التفاصيل بشكل صحيح
من المراحل الرئيسية والمهام إلى التبعيات ونسبة التقدّم، يتم ترميز كل التفاصيل الصغيرة بالألوان لئلا تغفل عن أي شيء. يمكنك أيضًا تخصيص كل شريط مهام باللون الذي تختاره. علاوة على ذلك، يتم تمييز عناصر العمل المتأخرة باللون الأحمر، وكلما قمت بإنشاء مخطط جانت، يتم تمييز الإجازات وعطلات نهاية الأسبوع بوضوح لك.
أعتقد أن Zoho Projects هو من الأدوات التي تحتاج إليها كل شركة، لأن خدمات السحابة والدعم على منصات متعددة يجعلها أفضل أداة إدارة على الإطلاق.
فيكتور نافارو MVA Engineering
لماذا تحتاج فرق المشاريع إلى أداة صنع مخطط جانت عبر الإنترنت؟
تخطيط أفضل
سواء أكان مشروعك بسيطًا أم معقدًا، أنت بحاجة إلى خطة مشروع جيدة للحدّ من تسيّب النطاق والبقاء على المسار الصحيح وفقًا لجدول المشروع. يساعدك مخطط جانت في عرض المشروع بأكمله في مكان واحد والتخطيط للمهام وتحديد أولوياتها مسبقًا وتعيين الموارد وفقًا لذلك.
رؤية محسّنة
مهما كان الشخص سريعًا في تنفيذ المهام المعيّنة إليه، إن القدرة على رؤية كيفية تقدّم المشروع ككل مهمة للغاية. تساعد إمكانية رؤية المهام المعيّنة إلى أعضاء الفريق الآخرين الفريق في فهم كيفية توزيع عبء العمل بشكل أفضل، والمهام التي يعمل عليها كل شخص، وكيف يمكن لكل شخص المساهمة في إنجاح المشروع.
تواصل محسّن
كلما ازدادت الرؤية، تحسّن التواصل. تنشأ معظم الأخطاء في المشروع جراء الثغرات في التواصل إما بسبب عمل الفِرق عن بُعد أو بسبب عدم توفّر قائد للفريق، وتؤدي هذه الأخطاء على أقل تقدير إلى تأخير المشروع. ومع ذلك، عندما تكون كل المعلومات الضرورية متوفرة في مُنشئ مخططات جانت عبر الإنترنت، يبقى الجميع على علم بكل ما يجري.
مرونة أكبر
مهما كان جدول المشروع الذي وضعته مدروسًا، تحتّم عليك الظروف غير المتوقعة أو عدم توفّر الموارد يحتّم مراجعة خطط المشروع حسب الحاجة. عندما تكون كل معلومات المشروع مرئيةً ومتوفرةً على صفحة واحدة، وتكون إعادة ترتيب المهام بسيطة على غرار بساطة السحب والإفلات، فما من داعٍ للقلق.
ما هو مخطط جانت؟
إن مخطط جانت هو مخطط يساعدك في عرض الخط الزمني لمشروعك. وهو يساعد في التخطيط للمشاريع وتتبّعها نظرًا إلى إمكانية استخدامه للمقارنة ما بين التقدّم المخطط له والتقدّم الفعلي طوال فترة العمل على المشاريع.
تاريخ مخطط جانت
يشكّل مخطط جانت أداةً مهمة ساعدت في إدارة الكثير من المشاريع الجديرة بالاهتمام على مرّ السنين. ولم تكتفِ هذه الأداة في المساعدة في السيطرة على إنتاج الأسلحة خلال الحرب العالمية الأولى فحسب، بل ساعدت أيضًا في بناء سدّ هوفر المشهور عالميًا.
عندما تم تقديم مخططات جانت للمرة الأولى، كان يتم رسمها على الورق، وكان يُعاد رسمها المرة تلو الأخرى لعكس أي تغيير بسيط يحصل في المشروع. بعد ذلك، بدأ مدراء المشاريع باستخدام الورق أو الكتل لإنشاء مخططات جانت بحيث يمكن نقلها بسهولة عند الحاجة. أما الآن، أصبح لدينا عدد من البرامج المخصصة التي يمكن استخدامها لإنشاء مخططات جانت مثل مُنشئ مخططات جانت عبر الإنترنت!
من يستخدم مخطط جانت؟
كان الهدف الأساسي من مخططات جانت يكمن في التخطيط لأنشطة الإنتاج في المصانع، لكنه اليوم يُستخدم في المؤسسات من كل الأحجام وعلى مستوى كل المجالات. علاوة على ذلك، أصبحت مخططات جانت عبر الإنترنت تشكّل جزءًا أساسيًا من إدارة المشاريع. وعلى غرار الطريقة التي يتم بها استخدام إدارة المشاريع لإدارة العمل في الكثير من المجالات، يتم استخدام مخططات جانت لذلك أيضًا.
بالنسبة إلى الأشخاص الذين يستخدمون مخططات جانت كل يوم، ثمة مفهوم خاطئ سائد يقضي بأن المخططات تفيد المدراء فقط، لكن في الحقيقة، يمكن أن يستفيد كل أصحاب المصلحة المعنيين من مخططات جانت. بدءًا من مختلف رؤساء الأقسام الذين يستخدمونها لتعيين العمل وتتبّعه وصولاً إلى الموظفين المبتدئين أو الموظفين في المراتب المتوسطة الذين يستخدمونها للتحقق من تقدّمهم وتحديثه، تُعدّ هذه المخططات أداة مفيدة لكل الأدوار.
أهمية مخططات جانت
في ما يلي بعض الأسباب المهمة التي تجعل مخططات جانت جزءًا مهمًا من عملية إدارة المشاريع لديك:
محرّك حقيقي للتخطيط
خلال مرحلة التخطيط، قد يبدو كل جانب من جوانب مشروعك مهمةً هائلة ومربكة، هنا يمكن أن يساعدك مخطط جانت عبر الإنترنت، إذ يمكنه أن يساعدك بسهولة في تخصيص الوقت لكل وحدات المشروع مع الحرص على التزامك في الوقت نفسه بالخط الزمني المقرر.
المساعدة المرئية
يساعدك عرض مشروعك مرئيًا كوحدة وقت في الحصول على نظرة عامة سريعة على مشروعك بأكمله. ويُعدّ هذا مفيدًا للغاية لإجراء التعديلات وتتبّع التقدّم الذي يتم إحرازه في الوقت الحقيقي.
مدير العلاقات
يمكن أن تؤثر التبعيات ما بين عناصر العمل المختلفة على المواعيد النهائية وعلى تقدّم مشاريعك بأكملها، ولا يمكن تتبّع هذه التبعيات المتداخلة يدويًا. لهذا، تقدّم مخططات جانت إفادة كبيرة على هذا المستوى.
كيفية إنشاء مخطط جانت
يمكن إنشاء مخططات جانت بسهولة باستخدام أي برنامج متوفر في السوق اليوم لإدارة المشاريع عبر الإنترنت. إليك طريقة إنشاء مخطط جانت:
تحديد العمل
تتمثل الخطوة الأولى لإنشاء مخطط جانت عبر الإنترنت في تحديد نطاق المشروع وأهدافه. ويتضمن ذلك أيضًا تحديد الموارد كما تريد.
تقسيم المهام
بمجرد تحديد الهدف، يمكنك تقسيمه إلى قوائم مهام ومهام ومهام فرعية مطلوبة لتحقيق الهدف المحدد.
تعيين العمل
قم بتعيين عناصر العمل المقسّمة إلى الموارد الأكثر قدرة على تنفيذها بالاستناد إلى مجموعة المهارات التي تتمتع بها ومدى انشغالها.
تخصيص الوقت
في هذه المرحلة، تقوم بتقدير الوقت اللازم لتأدية كل المهام وتخصيصه مع مراعاة تاريخ بدء المشروع وانتهائه.
تحديد التبعيات
بمجرد تعيين الوقت لعملك، سيظهر مخطط جانت. ويمكنك الآن تحديد التبعيات ما بين عناصر العمل المختلفة ليتم ضبط الخط الزمني وفقًا لذلك.
قوالب مخططات جانت
تتوفّر القوالب في مخططات جانت متعددة عبر الإنترنت. وتتوفّر قوالب عبر الإنترنت وفقًا لنوع المؤسسة ونطاق المشروع والهدف منه والمجال ذي الصلة. يمكنك حتى إنشاء مخطط جانت في Excel الذي يوفّر عددًا كبيرًا من القوالب المجانية من هذا النوع. تتمثل أنواع القوالب الأكثر شيوعًا في الأنواع الخاصة بمجالات محددة ويتم ملء هذه الأنواع مسبقًا بعناصر عمل نموذجية تتعلق بمجال معيّن.
ما هي أداة صنع مخطط جانت؟
إن أداة صنع مخطط جانت هي أداة تستخدم في تصور مخطط جانت عبر الإنترنت بشكل مرئي. وهي تساعد في تمثيل الخط الزمني لمشروع على شكل مخطط، فتسهّل بالتالي على المستخدمين معرفة مواعيدهم النهائية والالتزام بها. ونظرًا لأنها أداة افتراضية، تستوعب أداة صنع مخطط جانت التغييرات بسهولة، فتستخدم نتيجة لذلك بشكل شائع من قبل مديري المشاريع من حول العالم.
ميزات استخدام أداة صنع مخطط جانت مقابل Excel
- نظرة عامة سريعة على حالة المشروع
- تتبّع التقدّم في الوقت الحقيقي
- مساعدة في تخصيص الموارد على أفضل وجه
- إمكانية استخدامه لتجنب حدوث تضارب في الجدول من خلال استخدام التبعيات المتداخلة
- المساعدة في تحديد العوائق وحالات التأخير
- مراعاة المخاطر والتغيرات في الوقت الحقيقي
عيوب مخططات جانت
- قد يصبح توسيع النطاق معقدًا أكثر في المشاريع الكبيرة
- لا يمكن استخدام مخططات جانت الفعلية لأنها غير قادرة على استيعاب أي تغييرات
- قد يتطلب إعدادها الكثير من الوقت
- يجب تحديثها بشكل منتظم لإظهار التقدّم المحرز
- لا تمثل الأشرطة الجهد المبذول لتأدية المهمة
مزايا استخدام مخططات جانت عبر الإنترنت
تكمن مزايا استخدام مخطط جانت عبر الإنترنت في:
- تعاون سهل. تضم أداة مخطط جانت ميزات لدعم عمل جديد من أي نموذج عمل.
- التغيير ممكن. يملك مُنشئ مخطط جانت المؤهلات لتحليل هذه التغييرات بشكل ذكي وتحرير الخطة وفقًا لذلك.
- تؤخذ التبعيات في الاعتبار. في مخطط جانت عبر الإنترنت، من السهل تمثيل التبعيات المتبادلة الموجودة بين مختلف عناصر العمل والعمل معها.
- يمكن استخدامها أيضًا كأداة إدارة المهام. يُعد مخطط جانت عبر الإنترنت أكثر من مجرد أداة تخطيط، فهو قادر على أداء عملية إدارة المهام اليومية بنفس السهولة.
- يتم تحديد عوامل التأخير وحلها. في حال حال أي عائق دون تنفيذ المشروع بحسب المخطط، فمن السهل تحديده وحله باستخدام أداة صنع مخطط جانت مجانية.
بدائل مخططات جانت
- 01
مخطط بيرت
يتضمن أسلوب تقييم المشروع ومراجعته مخطط بيرت حيث يتم عرض التبعيات ما بين الأنشطة المختلفة باستخدام رسم بياني للشبكة. ويتم تعيين نطاق المشروع واحتساب المسار المهم باستخدام هذا المخطط.
- 02
لوحات كانبان
إنها لوحات افتراضية تتتبّع دورة حياة عناصر العمل من البداية إلى النهاية. تتميّز بسهولة التتبّع والاستخدام وتساعد في تحديد العوائق من خلال تتبّع عدد المهام الموجودة ضمن كل حالة.
- 03
قوائم التحقق
بالنسبة إلى المشاريع البسيطة، يمكنك إنشاء قوائم تحقق لتتبّع المهام المفتوحة والمغلقة في مشروعك ببساطة. ويمكن استخدامها أيضًا لتسجيل تاريخ البدء والانتهاء، إلا أن تحديثها قد يكون متعبًا، وقد لا تكون مفيدة جدًا في المشاريع المعقدة.
- 04
المخططات الانسيابية
يشكّل المخطط الانسيابي الذي يمكن رسمه بسهولة لتعيين المهام طريقةً أخرى لإدارة الخط الزمني لمشروعك وتقدّمه. من البداية إلى النهاية، يمكن التخطيط لمختلف المراحل والأنشطة ذات الصلة وتتبّعها باستخدام هذا المخطط.
- 05
Calendar
إن التقويم المشترك هو أداة فعالة أخرى يمكن أن تساعدك، فهو يعرض المشروع بدقة كوحدة من الوقت، ويمكن استخدام التقويم كما يتم استخدام مخطط جانت عبر الإنترنت. ويمكن أيضًا استخدامه لتتبّع المواعيد النهائية والموارد والاجتماعات.
ما هي تكلفة أداة صنع مخطط جانت؟
تتوفر أدوات صنع مخطط جانت في كل مجموعات الأسعار اعتمادًا على احتياجاتك ومتطلبات العمل. يمكنك البدء بالبحث عن الميزات المهمة لشركتك، ونوع البرامج التي تحتاجها، وسهولة الاستخدام وعملية الإعداد، ومراجعات العملاء وعدد السنوات في السوق، وخبرة الدعم، وقدرات التكامل والإرشاد، ومجموعة الأسعار لكل مستخدم لربط كل شيء معًا. هناك العديد من الأدوات بأسعار معقولة مثل Zoho Projects التي تتوفر بدءًا من 5 دولارات فقط /المستخدم/الشهر مع مجموعة من الميزات المفيدة. هذا وتتوفر نسخة تجريبية مجانية لمدة 10 أيام لتتمكن من التأقلم مع الأداة. تحتوي هذه الصفحة بشأن أسعار Zoho Projects على مزيد من المعلومات حول تفاصيل أسعار الخطط المختلفة المتاحة.
لماذا يُعدّ Zoho Projects أفضل مُنشئ لمخططات جانت؟
يوفّر Zoho Projects مُنشئًا بديهيًا لمخططات جانت يسهل فهمه واستخدامه. وتجعله الميزات المتوفرة مثل المسار المهم والمراحل الأساسية ومقياس المخطط والأنواع الأربعة من التبعيات وخيارات التصدير أداةً لا غنى عنها بالنسبة إلى مدراء المشاريع. ويُعدّ مُنشئ مخططات جانت في Zoho Projects أيضًا وحدة إدارة مهام شاملة بحدّ ذاته لأنه يوفّر القدرة على التخطيط للمهام وتحريرها من عارض مخططات جانت. بالإضافة إلى ذلك، يوفّر المُنشئ نوعين مختلفين من مخططات جانت هما: الترتيب الزمني والمراحل الرئيسية، ناهيك عن توفير مخطط جانت للخط الزمني العام للمشروع. هل أنت مستعد لتجربة Zoho Projects؟ ما عليك سوى الاشتراك لتجربة مخطط جانت المجاني الذي نقدمه!
مشاهدة الفيديو
