كيفية إنشاء عنوان بريد إلكتروني خاص بالعمل مجانًا

التواصل عبر البريد الإلكتروني الخاص بالعمل

تستخدم كل شركة وسائل تواصل متعددة، بما في ذلك البريد الإلكتروني. يمكن للمرء اختيار وسيلة الاتصال المناسبة للاستخدام بناءً على نوع الاتصال والرسالة المراد نقلها. على الرغم من وجود العديد من قنوات الاتصال وتنوعها، إلا أن البريد الإلكتروني يبقى الأداة الأكثر اعتمادًا وموثوقية.

في عالم التواصل الخاص بالأعمال التجارية، تُعد رسائل البريد الإلكتروني وسيلة حتمية وموثوقة وقانونية. من المهم أن تُرسل مراسلات الأعمال الهامة عبر البريد الإلكتروني فقط. لا يقتصر الأمر على تقديم دليل فعّال للمراسلة فحسب، بل يضمن أيضًا الأمان والخصوصية اللازمين لحماية المعلومات الهامة المرسلة.

تُرسل بعض رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل من شخص إلى مجموعة من الأشخاص، بينما تُرسل رسائل أخرى من شخص إلى شخص واحد فقط. وفي كلتا الحالتين، من الضروري إرسالها باستخدام عنوان بريد إلكتروني احترافي يستند إلى اسم نطاق خاص بك بدلاً من عنوان بريد إلكتروني عام. تساهم هذه الأنواع من عناوين البريد الإلكتروني الاحترافية المرتبطة بنطاق عملك في تعزيز مصداقية الرسالة، وتعزيز الثقة، كما تساعد عملاءك على التعرف بشكل أفضل على علامتك التجارية.

أساسيات البريد الإلكتروني الخاص بالعمل

ما المقصود بالنطاق؟

إذا كنت ترغب في تعزيز وجود شركتك على الإنترنت، فإن الخطوة الأولى هي الحصول على نطاق خاص بك. عادةً ما يتألف اسم النطاق من دمج اسم الشركة أو المؤسسة مع لاحقة إنترنت قياسية تُعرف باسم TLD، مثل ‎.com أو ‎.net أو ‎.info وغيرها. تبدو أسماء النطاقات مثل yourdomain.com أو yourcompany.info. بصورة عامة، لا يمكن الاعتماد على النطاق بمفرده لتحقيق الفائدة. عند تسجيل نطاق، توفر جهة تسجيل النطاقات خدمة مدير DNS، الذي يحتفظ بمعلومات ضرورية مثل عنوان IP الخاص بالموقع وسجلات MX المعنية بتسليم رسائل البريد الإلكتروني وغيرها من البيانات.

في حال عدم امتلاك نطاق، يمكنك شراء نطاق جديد من Zoho وإنشاء بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل.

ما المقصود بالموقع الإلكتروني؟

الموقع الإلكتروني هو عبارة عن مجموعة من صفحات الإنترنت التي تقدم معلومات أو تفاصيل حول شركتك. سوف تستخدم مدير DNS لتوجيه عنوان IP لمزود خدمة استضافة الويب الخاص بك إلى نطاقك. وهذا يضمن أنه عندما يكتب شخص ما www.yourdomain.com في المتصفح، ستظهر الصفحات الصحيحة من مزود الخدمة، مما يتيح للقُرّاء الوصول إلى المعلومات المهمة من موقعك الإلكتروني.

ما المقصود بعنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل؟

عناوين البريد الإلكتروني الخاص بالعمل هي التي تستخدم اسم نطاق شركتك، مثل patricia@yourcompany.com. وبما أنها تتوافق مع اسم شركتك، سيتمكن العملاء من التعرف عليك بسهولة. ولا تقتصر فائدة امتلاك عناوين كهذه على ترسيخ هويتك، بل تمتد إلى تعزيز مصداقيتك لدى العملاء.

لإعداد البريد الإلكتروني الخاص بالنطاق، يتعين عليك استخدام مدير DNS لربط نطاقك بمزود خدمة البريد الإلكتروني، ويشمل ذلك تحديث سجلات MX الموصى بها من قبل مزود البريد الإلكتروني.

لماذا تحتاج إلى عنوان بريد إلكتروني خاص بالعمل؟

بالرغم من أن الهدف الأساسي هو مساعدة العملاء في التعرف عليك، إلا أن هناك أسبابًا إضافية يمكن الإشارة إليها. فعنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل يساعدك على:

إبراز كفاءتك المهنية

امتلاك بريد إلكتروني يتماشى مع علامتك التجارية يعكس احترافيتك وجديتك في العمل. وبهذه الطريقة، سيتعامل العملاء معك بجدية أكبر، حيث من المحتمل أن يثقوا برسالة البريد الإلكتروني التي تُرسل من شركة تحمل عنوان بريد احترافيًا بدلاً من تلك التي تستخدم عنوان بريد إلكتروني عام.

إظهار مصداقيتك وكسب ثقة العملاء

عندما ترسل أنت أو موظفوك رسائل بريد إلكتروني باستخدام عنوان يتضمن اسم شركتك، يكون العملاء على يقين من أن رسالة البريد الإلكتروني قادمة من مصدر موثوق به. وسيتعرفون عليك حتى قبل فتح محتوى الرسالة. وهذا يبني ثقتهم بك ويمنحهم الثقة في الرد على رسائل بريدك الإلكتروني أو التواصل مع فريق الدعم لديك.

الترويج لعلامتك التجارية

تسمح لك إضافة اسم شركتك إلى عنوان بريدك الإلكتروني بالترويج لعلامتك التجارية مع كل رسالة ترسلها. وبهذه الوسيلة، ستظل عالقًا في أذهان العملاء لفترة طويلة.

ابقَ متّسقًا.

عند إنشاء عناوين بريد إلكتروني، سواء كانت فردية أو جماعية باستخدام نطاقك، تأكد من أن الرسائل جميعها تُرسل بتنسيق موحّد لضمان الحفاظ على الاتّساق.

تجنُّب البريد العشوائي

عندما يتعرف العملاء عليك من خلال اسم علامتك التجارية، ينخفض احتمال تصنيف بريدك الإلكتروني على أنه عشوائي. أما إذا كنت تستخدم حسابات بريد إلكتروني عامة، فقد لا تتلقى رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها التقديرَ الذي تستحقه وينتهي بها المطاف في صندوق البريد العشوائي.

أفضل الممارسات عند إنشاء عناوين البريد الإلكتروني الخاص بالعمل

هناك عدة أمور يجب مراعاتها عند إنشاء عنوان بريد إلكتروني مخصص للعمل. وهي:

1. اختَر اسم نطاق يتناسب مع شركتك، ويسهل على العملاء التعرُّف عليه.

2. من الضروري أن تعتمد تنسيقًا موحدًا لعناوين البريد الإلكتروني داخل مؤسستك. يمكنك، على سبيل المثال، اختيار عنوان بريد إلكتروني احترافي يتبع تنسيقًا موحدًا وهو first-name.last-name@yourcompany.com للموظفين جميعهم.

3. قم بإنشاء عناوين بريد إلكتروني جماعية مثل support@yourcompany.com بناءً على أسماء الأقسام، وذلك لتسهيل إدارة رسائل البريد الإلكتروني جميعها لكل قسم من مكان واحد.

4. تأكد من حماية عنوان بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل من هجمات التصيد الاحتيالي والبريد العشوائي عن طريق تفعيل مصادقة النطاق باستخدام إعدادات SPF وDKIM.

كيف تختار أفضل خدمة بريد إلكتروني خاص بالعمل؟

هناك مجموعة من العوامل التي ينبغي أخذها بعين الاعتبار عند اختيار مزود خدمة البريد الإلكتروني. ومن أهم هذه العوامل ما يأتي:

سهولة الإعداد 

النقطة الأولى التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند اختيار مزود خدمة البريد الإلكتروني هي مدى بساطة ووضوح الإجراءات المطلوبة لإعداد نطاقك. يجب أن تتأكد من أن مزود الخدمة لا يجعلك تتجاوز خطوات المصادقة الضرورية، مع الحرص على بقاء العملية بسيطة.

الترحيل الفعَّال

تحقق من أن مزود الخدمة الذي تختاره يتيح لك ترحيل جميع رسائل البريد الإلكتروني، وجهات الاتصال، والبيانات الأخرى من المزود السابق بشكل فعال. لا ينبغي الاستهانة بخيار الترحيل بأي شكل من الأشكال، حيث أن فقدان البيانات يعد أمرًا غير مقبول إطلاقًا.

الأمان والخصوصية

اختر خدمة توفر لك حماية لبياناتك، وتحافظ على خصوصيتها. يجب أن يتضمن حسابك عدة مستويات من المصادقة وتشفيرًا كاملاً لرسائلك. من المهم جدًا الحفاظ على خصوصية المعلومات الشخصية التي تشاركها مع مزود الخدمة، ويجب أن تكون حماية الخصوصية هي الأولوية الأساسية التي يجب الالتزام بها.

النطاق المخصص الذي يتوافق تمامًا مع مؤسستك

ينبغي أن يكون نطاق البريد الإلكتروني متماشيًا مع هوية شركتك، لذا يجب التأكد من أن الخدمة التي تختارها تتيح لك اختيار نطاق تفضل استخدامه، وتوفر لك إمكانية الاستفادة منه إذا كان متاحًا. حيث إن عنوان البريد الإلكتروني ذا النطاق المخصص يساعد العملاء على التعرف على علامتك التجارية بشكل أفضل ويبني ثقتهم بك.

لوحة التحكم القوية

اختر مزود خدمة يوفر لك لوحة تحكم فعالة تمكنك من إدارة جميع الإعدادات المتعلقة بالنطاق، مثل إدارة المستخدمين، وعناوين المجموعات، وإعداد القيود، بالإضافة إلى سياسة البريد الإلكتروني العشوائي وغيرها من الخيارات. هذا ويجب أن تضمن لك الخدمة نسبة جيدة من وقت التشغيل.

التعاون وأدوات العمل الأخرى

يفضل أن يتوفر لدى مزود الخدمة وسائل للتعاون الداخلي بين الفرق، بالإضافة إلى أدوات مدمجة مثل التقويم والملاحظات وإدارة جهات الاتصال وغيرها.

الأسباب التي تدفعك إلى إنشاء حساب بريد إلكتروني مخصص للعمل عبر Zoho

Zoho Mail هو منصة آمنة وخاصة وخالية من الإعلانات، حيث تتيح لك استضافة البريد الإلكتروني باستخدام نطاق مخصص، وتوفر لك أعلى مستوى من الخصائص المذكورة. تقدم Zoho Mail خططًا قابلة للتخصيص، بما في ذلك خطة مجانية مخصصة للشركات الصغيرة.

إليكم الخصائص المتاحة في الخطة المجانية من Zoho Mail:

• 5 حسابات للمستخدمين

• سعة تخزين تبلغ 5 جيجابايت لكل مستخدم.

• سعة تصل إلى 25 ميجابايت للملفات المرفقة في البريد الإلكتروني.

• استضافة البريد الإلكتروني لنطاق واحد

• المصادقة ثنائية العوامل

اختر خطة الأسعار التي تناسبك واشترِك لتحصل على بريد إلكتروني خاص بالعمل. يمكنك كذلك الاطّلاع على ‌‌دلائل النشر‌‌ للحصول على نظرة عامة للخطوات المتّبعة.

إنشاء عنوان بريد إلكتروني خاص بالعمل باستخدام Zoho Mail

في حال كان لديك نطاق خاص بك:

1. بعد اختيار الخطة التي تناسبك، سيُطلب منك إعداد حسابك. حدد الاشتراك باستخدام نطاق أملكه بالفعل.

2. أدخِل نطاقك وانقر فوق إضافة.

   

3. أدخِل تفاصيل التسجيل حسب المطلوب. ثم انقر فوق متابعة.

4. تأكد من إدخال التفاصيل جميعها بشكل صحيح، ثم انقر علىاشتراك واملأ المعلومات المطلوبة في استمارة الاشتراك.

بعد إضافة النطاق، يتعين عليك التحقق من صحة معلومات النطاق الخاصة بك. ويمكنك بعد ذلك إضافة مستخدمين وإنشاء حسابات بريد إلكتروني لهم. بعد ذلك، يجب عليك إعداد سجلات MX لضمان توجيه جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى حساب Zoho Mail. إذا كنت تريد ترحيل رسائل البريد الإلكتروني من مزود خدمة آخر، فيمكنك استخدام بروتوكول POP أو IMAP لنقلها إلى Zoho Mail. وأخيرًا، قم بإكمال إعدادات SPF وDKIM. اقرأ عن هذه الإعدادات بالتفصيل.

إذا كان لديك حساب على Zoho، قم بزيارة Zoho Mail وانقر فوق خيار ‌‌تمكين استضافة البريد الإلكتروني‌‌ الموجود في أعلى الصفحة، ثم اتبع التعليمات السابقة لإعداد نطاقك.

في حال أردت شراء نطاق جديد:

إذا لم يكن لديك نطاق خاص بك، فيمكنك شراء نطاق خلال مرحلة الاشتراك. حدد خيار "شراء نطاق جديد لعملي" ثم أدخل اسم نطاق يناسب شركتك وتحقق من ما إذا كان متاحًا. وإذا كان متاحًا، فيمكنك الاشتراك في Zoho وشراء النطاق. عند إنشاء نطاق عبر Zoho Mail، تكون إعدادات DNS مُعدة مسبقًا لضمان إيصال رسائل البريد الإلكتروني بشكل سليم. اقرأ عن شراء نطاق جديد بالتفصيل.