Định nghĩa ATS

ATS (Hệ thống theo dõi ứng viên) giúp quản lý quy trình tuyển dụng từ đầu đến cuối từ tìm nguồn ứng viên đến tuyển dụng và giúp tự động hóa các hoạt động tuyển dụng cũng như nhân sự của tổ chức. Sau đây là tổng quan hoàn chỉnh về ATS để bạn bắt đầu sử dụng phần mềm dễ dàng và tìm hiểu cách cắt giảm thời gian tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí trống. 

 

Tại sao chọn phần mềm ATS

Tính cạnh tranh trong công cuộc tìm kiếm nhân tài đang trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết, nên các nhà tuyển dụng không dễ dàng tìm được nhân tài phù hợp. Trước tình hình hiện tại, các nhà quản lý tuyển dụng phải thích nghi với một giải pháp có thể hợp lý hóa toàn bộ quá trình tuyển dụng. Giới thiệu về Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS), đây là một giải pháp phần mềm giúp tìm kiếm nhân tài, đánh giá tiềm năng, theo dõi quy trình phỏng vấn, đánh giá hiệu suất, tạo thư mời nhận việc và tuyển dụng. Tất cả những chức năng này cùng với tập hợp thông tin và phân tích báo cáo phù hợp.

Quy trình của hệ thống theo dõi ứng viên

Hệ thống theo dõi ứng viên là gì - Quy trình ATS - Zoho Recruit

Hướng dẫn chọn ATS tốt nhất

Việc tìm ra Hệ thống theo dõi ứng viên phù hợp có thể rất khó khăn ngay cả đối với nhà tuyển dụng am hiểu công nghệ và có tổ chức nhất. Dù là đang tuyển dụng cho công ty của riêng bạn hay cho nhiều khách hàng, việc chọn sai phần mềm có thể sẽ gây bất lợi cho thương hiệu của bạn, cũng như lãng phí thời gian và tiền bạc. Tập trung vào những điểm chính sau để chọn ATS tốt nhất cho tổ chức:

Hiểu rõ ngân sách

Trước khi chọn một Hệ thống ATS, phải luôn nhớ mục đích bạn cần giải quyết là gì. Bạn có nhận được giá trị thực sự cho giải pháp mà bạn đã phải trả giá cao không? Tìm hiểu cơ sở định giá sản phẩm, chẳng hạn như số lượng giấy phép người dùng, bài đăng thông báo việc làm và các chi tiết quản lý ứng viên khác, vì đây là những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến quyết định mua hàng.

Vạch ra quy trình công việc của bạn

Không có doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào và nhu cầu tuyển dụng của họ cũng vậy. Mỗi công ty đều có cách riêng để đưa ứng viên qua các giai đoạn trong quy trình. Dành thời gian để hiểu rõ các yêu cầu tuyển dụng của công ty trước khi đăng ký bản dùng thử hoặc bản demo. Đọc nhiều đánh giá sản phẩm cho trang web đã đăng ký và so sánh sản phẩm, bởi không có một giải pháp riêng nào phù hợp với tất cả các tùy chọn, vậy nên hãy chọn thật cẩn thận.

Đánh giá phần mềm

Rất nhiều công ty kinh doanh Hệ thống theo dõi ứng viên tuyên bố phần mềm của họ rất dễ sử dụng với các giải pháp được thiết kế riêng nhưng thực tế lại không phải vậy. Dành thời gian và đánh giá nhiều giải pháp phần mềm tuyển dụng. Tạo một danh sách mong muốn cho ATS và xác định giải pháp đang thiếu. Tận dụng các bản dùng thử miễn phí mà hầu hết các nhà cung cấp phần mềm dựa trên điện toán đám mây cung cấp.

Tuyển dụng di động

Tuyển dụng di động không còn là điều xa xỉ nữa mà giờ đây là một yêu cầu. Với tính năng tuyển dụng di động, bạn vẫn có thể làm việc mà không nhất thiết phải có mặt ở văn phòng. Đảm bảo rằng ATS đã chọn có phiên bản dành cho thiết bị di động để bạn có thể đăng việc làm và kết nối với ứng viên mọi lúc.

Bảo mật dữ liệu

Đảm bảo dữ liệu được an toàn trong điện toán đám mây. Phần mềm tuyển dụng chứa nhiều thông tin riêng tư và nhạy cảm chỉ dành cho bạn và công ty của bạn. Đảm bảo ATS tuân thủ Khung bảo vệ quyền riêng tư châu Âu - Hoa Kỳ. Ngoài ra còn mã hóa dữ liệu bằng SSL hoặc các công nghệ tương tự.

 

Ai sử dụng hệ thống ATS?

Thị trường việc làm hiện tại mang tính cạnh tranh hơn bao giờ hết. Đối với nhà tuyển dụng, điều này dẫn đến việc họ có vô số rào cản để hoàn thành công việc. Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của ngành nghề, Hệ thống theo dõi ứng viên phục vụ nhu cầu của 2 thị trường:

Bộ phận Nhân sự doanh nghiệp

Đối với Bộ phận Nhân sự doanh nghiệp, tìm kiếm và giữ chân nhân tài xuất sắc cho tổ chức và tạo ra trải nghiệm ứng viên tốt đều quan trọng như nhau.

Với phần mềm Nhân sự doanh nghiệp, bạn có thể:

  • Đăng cơ hội việc làm lên trang tuyển dụng riêng
  • Tự động đăng thông báo việc làm lên các trang tuyển dụng miễn phí và có trả phí
  • Sử dụng chính đội ngũ nhân viên của bạn như công cụ tìm nguồn ứng viên bằng cách nhờ họ giới thiệu
  • Mang đến nhiều ứng viên bằng trình phân tích lý lịch mạnh mẽ
  • Sàng lọc ứng viên bằng các tiêu chí đánh giá có sẵn
  • Lọc ứng viên thông qua so sánh ứng viên dựa trên kỹ năng
  • Kiểm tra lý lịch
  • Tích hợp với hệ thống HRIS

Công ty dịch vụ nhân sự

Là một công ty dịch vụ nhân sự, sự khác biệt nằm ở khả năng tìm được ứng viên tốt nhất cho các cơ hội việc làm nhanh chóng và liên tục.

Với phần mềm dành cho công ty dịch vụ nhân sự, bạn có thể:

  • Tiếp cận với hàng triệu ứng viên trên toàn cầu qua các trang tuyển dụng
  • Phân tích hàng ngàn hồ sơ vào cơ sở dữ liệu ATS chỉ trong vài phút
  • Sàng lọc nhiều ứng viên bằng phương pháp đánh giá đã xác định trước
  • So sánh ứng viên dựa trên kỹ năng để tìm kiếm nhân tài tốt nhất trong mớ đơn xin việc hỗn độn
  • Tạo quan hệ hiệu quả với khách hàng thông qua cổng thông tin khách hàng
  • Tự động gửi email hàng loạt cho người nộp đơn bằng cách cài đặt kích hoạt
  • Tạo báo cáo tức thì
 

Lợi ích của việc sử dụng ATS

 

Tăng tốc quá trình tuyển dụng

 

Cải thiện chất lượng
tuyển dụng

 

Nâng cao
trải nghiệm ứng viên

 

Giảm chi phí
mỗi đợt tuyển dụng

 

Tạo điều kiện tuyển dụng hợp tác

 

Quảng bá thương hiệu nhà tuyển dụng

 

Xác định lại số liệu tuyển dụng

 

Hỗ trợ tìm kiếm ứng viên

 

Xếp lịch phỏng vấn dễ dàng

 

Đăng thông báo việc làm trên nhiều trang tuyển dụng chỉ với một chú nhấp chuột

 

Cắt giảm thời gian tìm được người phù hợp

 

Giảm thiểu sự bất đồng

Với Zoho Recruit bạn nhận được,

05

Công cụ tăng
nguồn ứng viên

55

Trang tuyển dụng & công cụ thu thập thông tin

100

Báo cáo
& bảng chỉ số dựng sẵn

300

Trường tùy chỉnh

750

Cơ hội việc làm đang tuyển

 

Tính năng chính của ATS

Chuyển sang hệ thống theo dõi ứng viên phù hợp cho doanh nghiệp của tôi.

Phương pháp tuyển dụng truyền thống khiến bạn mệt mỏi và tốn thời gian. Các hệ thống theo dõi ứng viên trực tuyến nâng cao đã được lên ý tưởng để đáp ứng mọi yêu cầu của quá trình tuyển dụng mà không cần đương đầu với quá nhiều nhiệm vụ. Một ATS phải có hiệu quả trong việc tìm nguồn ứng viên từ những nguồn mới nhất có số lượng ứng viên khổng lồ, bao gồm những người tìm việc chủ động và thụ động.

 
  • Mạng xã hội
  • Trang tuyển dụng đa dạng
  • Làm việc di động
  • Dễ nộp đơn
 

Có sự hiện diện nổi bật trên mạng xã hội

63% ứng viên đang chủ động tìm kiếm việc làm trên mạng xã hội. Vậy nên hãy tạo sự hiện diện tích cực trên mạng xã hội để liên tục tương tác với các ứng viên. Phần mềm theo dõi ứng viên phải được tích hợp với LinkedIN và Facebook để có thể theo dõi và xử lý đơn xin việc từ các nguồn này.

Hệ thống theo dõi ứng viên tích hợp mạng xã hội - Zoho Recruit

Trang tuyển dụng thích hợp có trả phí

Có tích hợp với các trang tuyển dụng hiệu quả trong việc tìm kiếm nhân tài phù hợp cho vị trí công việc là một chức năng quan trọng của mọi hệ thống theo dõi ứng viên ứng viên. Khối lượng công việc của các nhà tuyển dụng sẽ giảm xuống nhờ cho phép đăng nhiều thông báo việc làm và theo dõi tiến trình chỉ từ một nền tảng.

Tích hợp trang tuyển dụng - Hệ thống theo dõi ứng viên - Zoho Recruit

ATS hoạt động mọi lúc mọi nơi

Có ứng dụng di động là điều kiện tiên quyết, vì vậy hãy đảm bảo ATS bạn chọn cũng có một ứng dụng cho phép hoàn thành công việc ngay cả khi không ở bàn làm việc. Không chỉ vậy, các ứng viên ngày nay còn muốn mọi thứ đều di động, dù là tìm kiếm công việc hay nộp đơn. ATS nên có cổng thông tin ứng viên cho phép ứng viên theo dõi trạng thái công việc họ ứng tuyển.

Hệ thống theo dõi ứng viên di động - Zoho Recruit

Quy trình nộp đơn xin việc đơn giản

Các mẫu đơn xin việc dài và phức tạp thường làm ứng viên mất hứng thú. Chia biểu mẫu thành các trường đơn giản và bắt buộc, tránh hỏi thông tin đã có sẵn trong sơ yếu lý lịch đính kèm và cho phép họ tự động điền thông tin chi tiết từ hồ sơ LinkedIn.

ATS Nộp đơn qua LinkedIn - Zoho Recruit

Đi trước đối thủ với các tính năng có sử dụng AI

Hệ thống theo dõi ứng viên dựa trên web phải giúp nhận diện nhân tài bằng cách xác định đánh giá kỹ năng và hành vi của họ và chọn những người phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Trí tuệ nhân tạo là tương lai của chúng ta và ATS nên được trang bị các tính năng cho phép tập trung vào trải nghiệm ứng viên và cải thiện chất lượng tuyển dụng.

 
  • Kết hợp ngữ nghĩa
  • Phân tích mạnh mẽ
  • Tìm kiếm thông minh
 

Giảm thời gian tuyển dụng. Tăng mức độ chính xác khi tìm kiếm.

Các thuật toán tích hợp phải được cung cấp để phù hợp với các tiêu chí chính trong mô tả công việc trong vài mili giây bất kể cơ sở dữ liệu ứng viên của bạn mở rộng đến mức nào và có ngay danh sách đầy đủ các ứng viên được đề xuất chỉ trong vài giây.

 Tìm kiếm ngữ nghĩa trong Hệ thống theo dõi ứng viên - Zoho Recruit

Không cần phân tích sơ yếu lý lịch thủ công

Ánh xạ phân tích sơ yếu lý lịch có sử dụng AI và các thuật toán độc quyền giúp chuẩn hóa và sắp xếp cấu trúc sơ yếu lý lịch đã phân tích thành biểu mẫu được hỗ trợ bởi tổ chức của bạn. Điều này cho phép ánh xạ các trường tương ứng trong sơ yếu lý lịch đã phân tích sang ATS. Không cần phân biệt sơ yếu lý lịch thủ công nữa nhờ có tính năng phân tích lý lịch mạnh mẽ.

Trình phân tích sơ yếu lý lịch của ATS - Zoho Recruit

Tìm kiếm thông minh và tinh lọc

Là nhà tuyển dụng, bạn phải làm việc với lượng dữ liệu khổng lồ hàng ngày. Và sàng lọc để tìm một hồ sơ cụ thể thông qua lượng dữ liệu này sẽ là một nhiệm vụ đầy thách thức. ATS phải có khả năng tìm kiếm bằng từ khóa với bản ghi trên các mô-đun và hiển thị kết quả tương ứng.

Tìm kiếm thông minh trong Hệ thống theo dõi ứng viên - Zoho Recruit

Hệ thống này có vượt qua danh sách kiểm tra ATS bắt buộc không?

Chọn đúng Hệ thống theo dõi ứng viên cho doanh nghiệp của bạn có thể giúp giảm bớt công việc thủ công cho đội ngũ tuyển dụng, giúp tự động hóa các nhiệm vụ, tìm kiếm ứng viên hiệu quả hơn và quan trọng hơn hết là phải tìm được người bổ khuyết vị trí việc làm.

 
  • Dễ sử dụng
  • Hiệu quả
  • Tính kinh tế cao
 

Không có sự cố đột ngột. Chỉ có các chức năng.

ATS phải dễ cài đặt, dễ hiểu, có chỉ dẫn sản phẩm rõ ràng và hướng dẫn sử dụng liên quan.

ATS Cổng thông tin khách hàng - Zoho Recruit

Nhanh chóng và đáng tin cậy tuyệt đối.

ATS phải tùy chỉnh được, tích hợp liền mạch với hầu hết các ứng dụng thiết yếu, tự động hóa quy trình tuyển dụng mà không ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.

Tùy chỉnh Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) - Zoho Recruit

Hoàn thiện giá trị đồng tiền.

ATS không cần quá đắt đỏ. Truy cập hệ thống theo dõi ứng viên miễn phí, trải nghiệm phiên bản dùng thử và chỉ quyết định sau đó. Một giải pháp phần mềm hiệu quả với giá cả phải chăng là một yếu tố quan trọng cần xét đến. 

ATS Báo cáo và Phân tích - Zoho Recruit

Triển khai ATS - phương pháp tốt nhất

Bạn đã đưa ra quyết định đã đến lúc triển khai ATS và thậm chí đã chọn nhà cung cấp. Điều gì diễn ra tiếp theo? Các phương pháp sau đây sẽ giúp tìm được ứng viên sáng giá nhất cho công ty hoặc khách hàng của bạn và đảm bảo sử dụng ATS hiệu quả.

Không chỉ là trang tuyển dụng

Mặc dù trang tuyển dụng rất hiệu quả để tìm kiếm ứng viên chủ động, tiếp cận các ứng viên thụ động thông qua giới thiệu của nhân viên và mạng xã hội sẽ giúp tạo ra thương hiệu việc làm được chú ý.

Luôn mở kênh liên lạc

Các ứng viên đồng thời cũng là nguồn giới thiệu đáng kể. Giữ liên lạc thường xuyên với tất cả ứng viên tiềm năng qua quá trình tuyển dụng.

Sử dụng website để tuyển dụng

Website cần mô tả tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị, mục tiêu và sản phẩm của bạn. Website cũng hiệu quả cho việc tuyển dụng nhân viên đã từng xem qua cách bạn thể hiện bản thân trên trang.

Sử dụng tính năng tự động hóa cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại

Nhiệm vụ và quy trình tuyển dụng tự động làm tăng năng suất của nhà tuyển dụng, đẩy nhanh thời gian tìm được ứng viên phù hợp, giảm chi phí cho mỗi đợt tuyển dụng và cải thiện hồ sơ nhân lực tổng thể của công ty.

Cải thiện độ chính xác khi tìm kiếm

Tìm kiếm hàng ngàn hồ sơ từ cơ sở dữ liệu của bạn bằng các thuật toán phù hợp trong vòng vài giây. Chọn các ứng viên sáng giá nhất cho vị trí công việc phù hợp với mô tả công việc và bộ kỹ năng của ứng viên.

Bắt đầu phát triển đội ngũ của bạn với Zoho Recruit

Zoho Recruit vừa là một ứng dụng tuyển dụng mạnh mẽ vừa là một hệ thống theo dõi ứng viên tiên tiến giúp hợp lý hóa quy trình tuyển dụng. Tìm nguồn nhân tài chất lượng nhất nhanh hơn, theo dõi sơ yếu lý lịch, phỏng vấn hiệu quả và không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ ứng viên xuất sắc nào.