Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) là gì?
Hệ thống ATS hoạt động như thế nào?
Phần mềm theo dõi ứng viên giúp quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng từ tìm nguồn ứng viên đến tuyển dụng và giúp tự động hóa các hoạt động tuyển dụng cũng như nhân sự của tổ chức. Sau đây là tổng quan về hệ thống tuyển dụng ATS để giúp bạn bắt đầu sử dụng phần mềm dễ dàng hơn và biết cách rút ngắn thời gian tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí trống.
Sau đây là những thông tin tổng quan cơ bản về ATS của Zoho Recruit dành cho các công ty dịch vụ nhân sự và bộ phận tuyển dụng của công ty. Tìm nguồn ứng viên tài năng nhất ngay tức khắc, theo dõi hồ sơ ứng viên, tương tác với ứng viên, phỏng vấn hiệu quả, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và không bao giờ bỏ lỡ một ứng viên chất lượng nào.
Lý do mọi người chọn hệ thống ATS
Sự cạnh tranh trong tuyển dụng nhân tài đang trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết, do đó, các nhà tuyển dụng không dễ dàng tìm được nhân tài phù hợp. Trước tình hình hiện tại, các nhà quản lý tuyển dụng phải thích nghi với một giải pháp có thể hợp lý hóa toàn bộ quá trình tuyển dụng. Xin giới thiệu Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS), đây là một giải pháp phần mềm giúp tìm kiếm nhân tài, đánh giá tiềm năng, theo dõi quy trình phỏng vấn, đánh giá hiệu suất, tạo thư mời nhận việc và tuyển dụng. ATS cung cấp tất cả các tính năng này cùng với tập hợp thông tin và dữ liệu phân tích báo cáo phù hợp.
Quy trình của hệ thống theo dõi ứng viên
Cách chọn Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) tốt nhất
Việc tìm ra một Phần mềm theo dõi ứng viên phù hợp rất khó khăn, ngay cả đối với những nhà tuyển dụng am hiểu công nghệ và có tổ chức nhất. Dù bạn đang tuyển dụng cho công ty riêng hay cho nhiều khách hàng, việc chọn sai phần mềm có thể sẽ gây bất lợi cho thương hiệu của bạn, cũng như lãng phí thời gian và tiền bạc. Tập trung vào những điểm chính sau để chọn ATS tốt nhất cho tổ chức:
Hiểu rõ ngân sách
Trước khi chọn một Hệ thống ATS, phải luôn nhớ mục đích bạn cần giải quyết là gì. Bạn có nhận được giá trị thực sự cho giải pháp mà bạn đã phải trả giá cao không? Tìm hiểu cơ sở định giá sản phẩm, chẳng hạn như số lượng giấy phép người dùng, bài đăng thông báo việc làm và các chi tiết quản lý ứng viên khác, vì đây là những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến quyết định mua hàng.
Vạch ra quy trình công việc của bạn
Không có doanh nghiệp nào giống doanh nghiệp nào và nhu cầu tuyển dụng của họ cũng vậy. Mỗi công ty đều có cách riêng để đưa ứng viên qua các giai đoạn của quy trình tuyển dụng. Hãy dành thời gian để tìm hiểu kĩ các yêu cầu tuyển dụng của công ty bạn trước khi đăng ký dùng thử hoặc demo. Đọc nhiều bài đánh giá sản phẩm cho trang web đã đăng ký và thông tin so sánh sản phẩm, bởi không có một giải pháp nào phù hợp với tất cả, vậy nên hãy chọn thật cẩn thận.
Đánh giá phần mềm
Rất nhiều công ty kinh doanh Hệ thống theo dõi ứng viên tuyên bố phần mềm của họ rất dễ sử dụng với các giải pháp được thiết kế riêng nhưng thực tế hiếm khi được như vậy. Dành thời gian và đánh giá nhiều giải pháp phần mềm tuyển dụng. Tạo một danh sách mong muốn cho ATS và xác định giải pháp đang thiếu. Tận dụng các bản dùng thử miễn phí mà hầu hết các nhà cung cấp phần mềm dựa trên điện toán đám mây cung cấp.
Tuyển dụng di động
Tuyển dụng di động không còn là điều xa xỉ nữa mà giờ đây là một yêu cầu. Với tính năng tuyển dụng di động, bạn vẫn có thể làm việc mà không nhất thiết phải có mặt ở văn phòng. Đảm bảo rằng ATS đã chọn có phiên bản dành cho thiết bị di động để bạn có thể đăng việc làm và kết nối với ứng viên mọi lúc.
Bảo mật dữ liệu
Đảm bảo dữ liệu được an toàn trong điện toán đám mây. Phần mềm tuyển dụng chứa nhiều thông tin riêng tư và nhạy cảm chỉ dành cho bạn và công ty của bạn. Đảm bảo ATS của bạn tuân thủ Khung bảo vệ quyền riêng tư được yêu cầu. Ngoài ra còn mã hóa dữ liệu bằng SSL hoặc các công nghệ tương tự.
Ai sử dụng hệ thống ATS?
Thị trường việc làm hiện nay cạnh tranh rất khốc liệt. Đối với nhà tuyển dụng, điều này có nghĩa là họ sẽ phải vượt qua nhiều rào cản để hoàn thành công việc. Để đáp ứng nhu cầu của ngành nghề đa dạng này, ATS phục vụ cho hai thị trường:
Bộ phận Nhân sự doanh nghiệp
Đối với Bộ phận Nhân sự doanh nghiệp, tìm kiếm và giữ chân nhân tài xuất sắc cho tổ chức và tạo ra trải nghiệm ứng viên tốt đều quan trọng như nhau.
Với phần mềm Nhân sự doanh nghiệp, bạn có thể:
- Đăng cơ hội việc làm lên trang tuyển dụng riêng
- Tự động đăng thông báo việc làm lên các trang tuyển dụng miễn phí và có trả phí
- Sử dụng chính đội ngũ nhân viên của bạn như công cụ tìm nguồn ứng viên bằng cách nhờ họ giới thiệu
- Mang đến nhiều ứng viên bằng trình phân tích lý lịch mạnh mẽ
- Sàng lọc ứng viên bằng các tiêu chí đánh giá có sẵn
- Lọc ứng viên thông qua so sánh ứng viên dựa trên kỹ năng
- Kiểm tra lý lịch
- Tích hợp với hệ thống HRIS
Công ty dịch vụ nhân sự
Là một công ty dịch vụ nhân sự, sự khác biệt nằm ở khả năng tìm được ứng viên tốt nhất cho các cơ hội việc làm nhanh chóng và liên tục.
Với phần mềm dành cho công ty dịch vụ nhân sự, bạn có thể:
- Tiếp cận với hàng triệu ứng viên trên toàn cầu qua các trang tuyển dụng
- Phân tích hàng ngàn hồ sơ vào cơ sở dữ liệu ATS chỉ trong vài phút
- Sàng lọc nhiều ứng viên bằng phương pháp đánh giá đã xác định trước
- So sánh ứng viên dựa trên kỹ năng để tìm kiếm nhân tài tốt nhất trong mớ đơn xin việc hỗn độn
- Tạo quan hệ hiệu quả với khách hàng thông qua cổng thông tin khách hàng
- Tự động gửi email hàng loạt cho người nộp đơn bằng cách cài đặt kích hoạt
- Tạo báo cáo tức thì
Lợi ích của việc sử dụng Hệ thống theo dõi ứng viên
Hãy khám phá những lợi ích to lớn mà Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) mang lại để cải thiện quy trình tuyển dụng của bạn. Từ việc đẩy nhanh quá trình tuyển dụng, cải thiện trải nghiệm ứng viên cho đến giảm chi phí, hệ thống ATS mang lại cho bạn những tính năng và khả năng tiên tiến. Hãy khám phá những lợi ích chính dưới đây:
Đẩy nhanh quy trình tuyển dụng để đạt hiệu quả cao trong việc tuyển nhân sự
Nâng cao chất lượng tuyển dụng bằng cách tận dụng các tính năng của ATS
Nâng cao trải nghiệm ứng viên bằng quy trình tinh giản
Giảm chi phí tuyển dụng nhờ tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuyển dụng theo hình thức hợp tác thông qua một nền tảng ATS tập trung
Nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng bằng cách thể hiện sự chuyên nghiệp và hiệu quả
Định nghĩa lại các chỉ số tuyển dụng bằng công cụ phân tích và báo cáo của ATS
Hỗ trợ tìm kiếm ứng viên tiềm năng nhất bằng các tính năng tìm kiếm và lọc nâng cao
Lên lịch phỏng vấn dễ dàng giúp tiết kiệm thời gian và tăng sự tương tác với ứng viên
Đăng tin tuyển dụng lên nhiều trang tuyển dụng chỉ với một cú nhấp chuột để mở rộng phạm vi tiếp cận và tăng độ hiển thị
Rút ngắn thời gian tuyển dụng và hạn chế tối thiểu thời gian gián đoạn trong quá trình này
Giảm thiểu sự thiên vị trong quá trình tuyển dụng bằng cách chuẩn hóa các tiêu chí đánh giá
Với Zoho Recruit, bạn nhận được:
05
Công cụ tăng nguồn ứng viên
55
Trang tuyển dụng & công cụ tổng hợp thông tin tuyển dụng
100
Báo cáo & bảng chỉ số dựng sẵn
300
Trường tùy chỉnh
750
Cơ hội việc làm đang tuyển
Các tính năng chính của Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS)
Chuyển sang hệ thống tuyển dụng phù hợp cho doanh nghiệp của tôi.
Các phương pháp tuyển dụng qua ATS truyền thống khiến bạn mệt mỏi và tốn thời gian. Các hệ thống theo dõi ứng viên trực tuyến nâng cao đã được thiết kế để đáp ứng mọi yêu cầu của quá trình tuyển dụng mà không đặt ra quá nhiều nhiệm vụ. Một ATS phải hoạt động hiệu quả trong việc tìm nguồn ứng viên từ những nguồn mới nhất có số lượng ứng viên khổng lồ, bao gồm cả những người tìm việc chủ động và thụ động.
- Mạng xã hội
- Trang tuyển dụng đa dạng
- Làm việc di động
- Dễ nộp đơn
Có sự hiện diện nổi bật trên mạng xã hội
63% ứng viên đang chủ động tìm kiếm việc làm trên mạng xã hội. Vậy nên hãy tạo sự hiện diện tích cực trên mạng xã hội để liên tục tương tác với các ứng viên. Phần mềm theo dõi ứng viên phải được tích hợp với LinkedIN và Facebook để có thể theo dõi và xử lý đơn xin việc từ các nguồn này.
Trang tuyển dụng thích hợp có trả phí
Có tích hợp với các trang tuyển dụng hiệu quả trong việc tìm kiếm nhân tài phù hợp cho vị trí công việc là một chức năng quan trọng của mọi hệ thống theo dõi ứng viên ứng viên. Khối lượng công việc của các nhà tuyển dụng sẽ giảm xuống nhờ cho phép đăng nhiều thông báo việc làm và theo dõi tiến trình chỉ từ một nền tảng.
ATS hoạt động mọi lúc mọi nơi
Có ứng dụng di động là điều kiện tiên quyết, vì vậy hãy đảm bảo ATS bạn chọn cũng có một ứng dụng cho phép hoàn thành công việc ngay cả khi không ở bàn làm việc. Không chỉ vậy, các ứng viên ngày nay còn muốn mọi thứ đều di động, dù là tìm kiếm công việc hay nộp đơn. ATS nên có cổng thông tin ứng viên cho phép ứng viên theo dõi trạng thái công việc họ ứng tuyển.
Quy trình nộp đơn xin việc đơn giản
Các mẫu đơn xin việc dài và phức tạp thường làm ứng viên mất hứng thú. Chia biểu mẫu thành các trường đơn giản và bắt buộc, tránh hỏi thông tin đã có sẵn trong sơ yếu lý lịch đính kèm và cho phép họ tự động điền thông tin chi tiết từ hồ sơ LinkedIn.
Đi trước đối thủ với các tính năng có sử dụng AI
Hệ thống theo dõi ứng viên trên web phải giúp bạn nhận diện nhân tài bằng cách so khớp các kỹ năng và đánh giá hành vi của họ và chọn ra những người phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Trí tuệ nhân tạo là tương lai của chúng ta và ATS nên được trang bị các tính năng tập trung vào trải nghiệm ứng viên và cải thiện chất lượng tuyển dụng.
- Kết hợp ngữ nghĩa
- Phân tích mạnh mẽ
- Tìm kiếm thông minh
Giảm thời gian tuyển dụng. Tăng mức độ chính xác khi tìm kiếm.
Các thuật toán tích hợp phải được cung cấp để phù hợp với các tiêu chí chính trong mô tả công việc trong vài mili giây bất kể cơ sở dữ liệu ứng viên của bạn mở rộng đến mức nào và có ngay danh sách đầy đủ các ứng viên được đề xuất chỉ trong vài giây.
Không cần phân tích sơ yếu lý lịch thủ công
Ánh xạ phân tích sơ yếu lý lịch có sử dụng AI và các thuật toán độc quyền giúp chuẩn hóa và sắp xếp cấu trúc sơ yếu lý lịch đã phân tích thành biểu mẫu được hỗ trợ bởi tổ chức của bạn. Điều này cho phép ánh xạ các trường tương ứng trong sơ yếu lý lịch đã phân tích sang ATS. Không cần phân biệt sơ yếu lý lịch thủ công nữa nhờ có tính năng phân tích lý lịch mạnh mẽ.
Tìm kiếm thông minh và tinh lọc
Là nhà tuyển dụng, bạn phải làm việc với lượng dữ liệu khổng lồ hàng ngày. Và sàng lọc để tìm một hồ sơ cụ thể thông qua lượng dữ liệu này sẽ là một nhiệm vụ đầy thách thức. ATS phải có khả năng tìm kiếm bằng từ khóa với bản ghi trên các mô-đun và hiển thị kết quả tương ứng.
Hệ thống này có vượt qua danh sách kiểm tra ATS bắt buộc không?
Việc chọn được một phần mềm tuyển dụng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn có thể giúp giảm bớt công việc thủ công cho đội ngũ tuyển dụng, tự động hóa nhiều nhiệm vụ, tìm kiếm ứng viên hiệu quả hơn và quan trọng hơn hết là rút ngắn thời gian tìm được người phù hợp.
- Dễ sử dụng
- Hiệu quả
- Tính kinh tế cao
Không phát sinh chi phí. Chỉ có các chức năng.
ATS phải dễ cài đặt, dễ hiểu, có chỉ dẫn sản phẩm rõ ràng và hướng dẫn sử dụng liên quan.
Nhanh chóng và đáng tin cậy tuyệt đối.
ATS phải tùy chỉnh được, tích hợp liền mạch với hầu hết các ứng dụng thiết yếu, tự động hóa quy trình tuyển dụng mà không ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động.
Hoàn thiện giá trị đồng tiền.
ATS không cần quá đắt đỏ. Truy cập hệ thống theo dõi ứng viên miễn phí, trải nghiệm phiên bản dùng thử và chỉ quyết định sau đó. Một giải pháp phần mềm hiệu quả với giá phải chăng là một yếu tố quan trọng cần xét đến.
Các phương pháp hay nhất để triển khai Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS)
Bạn đã đưa ra quyết định đã đến lúc triển khai ATS và thậm chí đã chọn nhà cung cấp. Bước tiếp theo là gì? Các phương pháp sau đây sẽ giúp bạn tìm được ứng viên sáng giá nhất cho công ty hoặc khách hàng của mình và đảm bảo bạn có thể sử dụng ATS hiệu quả.
Không chỉ là trang tuyển dụng
Mặc dù trang tuyển dụng rất hiệu quả để tìm kiếm ứng viên chủ động, tiếp cận các ứng viên thụ động thông qua giới thiệu của nhân viên và mạng xã hội sẽ giúp tạo ra thương hiệu việc làm được chú ý.
Luôn mở kênh liên lạc
Các ứng viên đồng thời cũng là nguồn giới thiệu đáng kể. Giữ liên lạc thường xuyên với tất cả ứng viên tiềm năng qua quá trình tuyển dụng.
Sử dụng website để tuyển dụng
Website cần mô tả tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị, mục tiêu và sản phẩm của bạn. Website cũng hiệu quả cho việc tuyển dụng nhân viên đã từng xem qua cách bạn thể hiện bản thân trên trang.
Sử dụng tính năng tự động hóa cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại
Nhiệm vụ và quy trình tuyển dụng tự động làm tăng năng suất của nhà tuyển dụng, đẩy nhanh thời gian tìm được ứng viên phù hợp, giảm chi phí cho mỗi đợt tuyển dụng và cải thiện hồ sơ nhân lực tổng thể của công ty.
Cải thiện độ chính xác khi tìm kiếm
Tìm kiếm hàng ngàn hồ sơ từ cơ sở dữ liệu của bạn bằng các thuật toán phù hợp trong vòng vài giây. Chọn các ứng viên sáng giá nhất cho vị trí công việc phù hợp với mô tả công việc và bộ kỹ năng của ứng viên.
Bắt đầu phát triển đội ngũ của bạn với Zoho Recruit
Zoho Recruit vừa là một ứng dụng tuyển dụng mạnh mẽ vừa là một hệ thống theo dõi ứng viên tiên tiến giúp hợp lý hóa quy trình tuyển dụng. Tìm nguồn nhân tài chất lượng nhất nhanh hơn, theo dõi sơ yếu lý lịch, phỏng vấn hiệu quả và không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ ứng viên xuất sắc nào.