Zoho Projects được xếp hạng Giải pháp dẫn đầu trong giải thưởng top 20 phần mềm quản lý nhiệm vụ
Zoho Projects được trao danh hiệu Giải pháp dẫn đầu trong giải thưởng top 20 phần mềm Kanban
Quản lý nhiệm vụ là quy trình giám sát các nhiệm vụ trong dự án thông qua các giai đoạn khác nhau, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Hoạt động này liên quan đến việc chủ động đưa ra quyết định thực hiện nhiệm vụ để thích ứng với các thay đổi có thể xảy ra trong thời gian thực, với mục tiêu cuối cùng là hoàn thành thành công nhiệm vụ. Quản lý nhiệm vụ dự án cũng có nghĩa là quản lý tất cả các khía cạnh liên quan đến nhiệm vụ như ngân sách, thời gian, phạm vi hoạt động, nguồn lực, kiểu lặp lại, v.v. một cách hiệu quả.
Quản lý dự án là quy trình quản lý dự án có ngày bắt đầu và ngày kết thúc cố định thông qua các giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và kết thúc khác nhau. Mục đích của dự án là thực hiện mục tiêu cuối cùng cụ thể bằng cách thực hiện một số mục công việc dễ quản lý để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Các mục công việc này được gọi là nhiệm vụ.
Quản lý nhiệm vụ là quy trình quản lý nhiệm vụ cá nhân từ lúc hình thành đến khi kết thúc. Nhiệm vụ không nhất thiết phải có mục tiêu hoặc thậm chí là thời hạn cụ thể. Quá trình thực hiện dự án bao gồm quá trình thực hiện một nhóm các nhiệm vụ. Do đó, quản lý nhiệm vụ vốn là một chức năng của quản lý dự án.
Quản lý dự án yêu cầu bạn phải có cái nhìn tổng quan. Giám đốc dự án thường đồng thời có nhiều dự án với các thứ tự ưu tiên khác nhau. Để quản lý thành công các dự án này cần phải có khả năng phân tích thích hợp các mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc tồn tại giữa các phần khác nhau của dự án. Mặt khác, quản lý nhiệm vụ liên quan đến việc tập trung vi mô vào việc chỉ hoàn thành nhiệm vụ. Cả quản lý dự án và quản lý nhiệm vụ đều cần có sự tham gia của đội ngũ và ban quản lý để đảm bảo rằng các nguồn lực có thể xử lý tối ưu nhiều mục công việc.
Trong khảo sát Quản lý dự án toàn cầu năm 2017 của PMI, 37% lãnh đạo điều hành cho biết “nguyên nhân chính dẫn đến thất bại [của các dự án trong tổ chức của họ] là thiếu mục tiêu và mốc thời gian xác định rõ ràng để đo lường tiến độ” và “thiếu kỷ luật khi thực hiện chiến lược”. Hãy nhớ kỹ nghiên cứu này, sau đây là một số bước quan trọng liên quan đến việc quản lý nhiệm vụ:
Sắp xếp thứ tự ưu tiên: Bất kể bạn dùng công cụ nào để quản lý nhiệm vụ của mình, dù là danh sách việc cần làm đơn giản hay công cụ quản lý nhiệm vụ dự án toàn diện, thì khía cạnh quan trọng nhất của quản lý nhiệm vụ là sắp xếp thứ tự ưu tiên. Yếu tố này giúp bạn hoàn thành hiệu quả tất cả các nhiệm vụ liên quan trong khi duy trì những hạn chế theo kế hoạch.
Theo dõi mốc thời gian: Các phát hiện của nghiên cứu này cũng cho thấy rằng việc thiết lập mục tiêu rõ ràng là cần thiết để hoàn thành thành công dự án. Mặc dù đối với quản lý nhiệm vụ, không nhất thiết phải xác định mục tiêu cuối cùng nhưng xác định các mốc thời gian sẽ giúp khích lệ đội ngũ thực hiện nhiệm vụ thành công.
Quản lý lịch biểu: Đảm bảo nhiệm vụ của bạn được hoàn thành đúng thời hạn là điều có ảnh hưởng đến tình trạng tổng thể của dự án. Chìa khóa của quản lý lịch biểu chính là phân bổ khung thời gian thích hợp bằng cách ước tính công sức bỏ ra.
Phân bổ nguồn lực: Quản lý tài nguyên tối ưu là bước tiếp theo để đảm bảo quản lý nhiệm vụ hiệu quả. Tùy thuộc vào ngân sách và lịch biểu, phân công nhân tài và số lượng nguồn lực phù hợp để hoàn thành công việc.
Cộng tác: Đối với tất cả các bước được đề cập ở trên, cộng tác là yếu tố then chốt. Mặc dù làm việc theo nhóm thường đồng nghĩa với việc sẽ thực hiện được nhiều công việc hơn, nhưng việc giữ các thành viên trong nhóm hoạt động đồng bộ với nhau có thể rất khó khăn. Phần mềm quản lý nhiệm vụ dành cho các đội nhóm có thể giúp bạn duy trì kết nối giữa mọi người trong nhóm.
Một cách quản lý nhiệm vụ thú vị khác là phân loại nhiệm vụ theo thời hạn hoặc ma trận quản lý thứ tự ưu tiên, lấy yếu tố “lịch biểu” và “thứ tự ưu tiên” làm trục. Với cấu trúc này, công việc cần thiết cần thực hiện ngay phải được xếp ở vị trí cao trên cả trục thứ tự ưu tiên và lịch biểu, trong khi công việc cần thiết không cần thực hiện ngay nên được xếp ở vị trí cao trên trục thứ tự ưu tiên nhưng ở vị trí thấp trên trục lịch biểu.
Quản lý nhiệm vụ giúp cải thiện workflow của bạn theo nhiều cách.
Làm việc thiếu hiệu quả thường là do thiếu quan tâm. Các nguyên tắc quản lý nhiệm vụ cải thiện năng suất đáng kể bằng cách đảm bảo sử dụng đúng nguồn lực vào đúng thời điểm. Điều này bao gồm việc trao trách nhiệm và nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm phù hợp với năng lực và sở thích của họ.
Dù làm việc với tư cách cá nhân hay tổ chức, bạn đều cần thực hiện tất cả nhiệm vụ của mình để có thể đạt được một mục tiêu cụ thể. Tuy nhiên, chúng ta thường chuyển hướng sang những thứ khiến chúng ta mất tập trung hoặc không giúp ích cho việc thực hiện nhiệm vụ. Nếu có thể tiếp cận tất cả các mục công việc theo cách có hệ thống, công việc của bạn sẽ tập trung hơn vào mục tiêu cuối cùng.
Không phải lúc nào cũng có thể chỉ làm một việc tại một thời điểm. Tuy nhiên, làm nhiều việc cùng lúc có thể khiến công việc của bạn trở nên hỗn loạn. Sắp xếp các nhiệm vụ giúp bạn hợp lý hóa workflow để làm việc hiệu quả hơn và đạt được mục tiêu đề ra.
Bạn có thể quản lý các nhiệm vụ bằng nhiều công cụ khác nhau, bao gồm:
Từ việc mua đồ ở cửa hàng tạp hóa cho đến lập kế hoạch cho một đám cưới phức tạp, tạo danh sách đơn giản để quản lý các nhiệm vụ không bao giờ là lỗi thời.
Hấp dẫn trực quan và dễ sử dụng, loại bảng này tuy đơn giản nhưng hiệu quả. Kéo một nhiệm vụ từ mục “Đang xử lý” đến mục “Hoàn tất” cũng gần giống như việc đưa nhiệm vụ ra khỏi danh sách.
Ngày nào mà không có ít nhất một lời nhắc về việc bạn đã quên làm vào tuần trước? Thêm lời nhắc định hướng thời hạn vào lịch sẽ giúp bạn sắp xếp thời gian của mình.
Cho dù sử dụng phần mềm đám mây hay phần mềm tại chỗ, việc bạn dành thời gian thiết lập các nhiệm vụ của mình trong phần mềm này sẽ cung cấp cho bạn các tài nguyên chuyên sâu, lời nhắc và báo cáo.
Ngoài các công cụ bạn sử dụng, còn có nhiều điểm cần ghi nhớ trong khi triển khai hệ thống quản lý nhiệm vụ.
Tìm hiểu. Thực hành. Hãy nói không với bất kỳ điều gì không giúp ích cho mục tiêu của bạn.
Các yếu tố gây ảnh hưởng xấu đến thời gian hay năng suất sẽ làm bạn mất tập trung.
Luôn nhớ dành thời gian cho các công việc thường nhật của bạn trong khi lập kế hoạch.
Phân công nhiệm vụ. Bạn có thể là một người cầu toàn, nhưng tự mình đảm nhận mọi thứ là con đường chắc chắn dẫn đến thảm họa.
Việc hôm nay chớ để ngày mai. Trì hoãn dẫn đến nhiều việc phải làm, và không phải theo cách tốt.
Không ai có thể làm việc hiệu quả suốt 24/7, vì vậy bạn cũng nên ưu tiên cả việc nghỉ ngơi. Vì các yếu tố gây gián đoạn sẽ diễn ra trong suốt cả ngày, nên việc nghỉ ngơi có chủ ý, đúng thời gian sẽ giúp bạn trở lại làm việc với sức sống mới.
Ngừng lo lắng về những điều bạn không thể kiểm soát. Trong khi lập kế hoạch, hãy dành một chút không gian cho những điều bất ngờ có thể xảy ra, nhưng nếu không thì đừng để điều đó ảnh hưởng đến công việc của bạn.
Hệ thống quản lý nhiệm vụ mang lại lợi ích cho bất kỳ ai có nhiệm vụ cần làm - tức là tất cả mọi người. Những người quản lý dự án và quản lý nhiệm vụ có thể thuộc các nhóm chính sau đây:
Luôn được cập nhật về mức độ rảnh rỗi hoặc bận rộn của các thành viên trong nhóm và phân công công việc phù hợp.
Công cụ quản lý nhiệm vụ dành cho đội nhóm sẽ giúp bạn phân công nhiệm vụ trong một nhóm, phối hợp các thành viên trong nhóm để làm việc hiệu quả hướng đến mục tiêu chung.
Nhận cập nhật và thông báo tức thì về tất cả công việc mà các thành viên trong nhóm của bạn đã hoàn thành.
Từ lập kế hoạch đến quản lý nhiệm vụ, phần mềm quản lý nhiệm vụ giúp bạn ghi nhật ký và theo dõi mọi thông tin liên quan đến dự án của mình. Khả năng theo dõi nhiệm vụ, thời hạn, cuộc họp và trách nhiệm nhóm khiến phần mềm quản lý nhiệm vụ trở thành một công cụ vô cùng quan trọng đối với nhu cầu kinh doanh của bạn. Khi xảy ra vấn đề, bạn có thể thu thập thông tin chuyên sâu về nguồn gốc vấn đề một cách chính xác để nắm quyền kiểm soát tình hình ngay lập tức và đưa ra những thay đổi cần thiết để cải thiện quy trình công việc hiệu quả với chỉ một cú nhấp chuột. Các tính năng cộng tác bổ sung như chat, diễn đàn và bảng chỉ số giúp cả nhóm luôn duy trì kết nối và được cập nhật những diễn tiến mới nhất.
Tùy thuộc vào mục đích, phạm vi giá, môi trường làm việc hiện có và nền tảng ưa thích của bạn, bạn sẽ có thể tìm thấy một số công cụ quản lý dự án và quản lý nhiệm vụ có sẵn. Từ các danh sách kiểm tra đơn giản có khi không yêu cầu kết nối internet đến phần mềm quản lý nhiệm vụ dự án đầy đủ tính năng, các khả năng là rất đa dạng. Ngoài ra còn có các tùy chọn phần mềm phù hợp với các ngành cụ thể như xây dựng, CNTT hoặc giáo dục hoặc các chức năng cụ thể như quản lý nhiệm vụ CRM.
Zoho Projects là một công cụ quản lý nhiệm vụ trực tuyến không chỉ có mức giá phải chăng và dễ sử dụng mà còn sở hữu các tính năng đảm bảo khả năng mở rộng và bảo mật dữ liệu. Nhờ các tính năng cộng tác mạnh mẽ, bảng Kanban, sơ đồ Gantt, báo cáo chi tiết và công cụ theo dõi thời gian cụ thể theo nhiệm vụ, phần mềm này trở thành một trong những tùy chọn phần mềm quản lý nhiệm vụ tốt nhất hiện có trên thị trường. Phiên bản cơ bản với đa dạng các tính năng cũng là một phương tiện để bạn quản lý nhiệm vụ miễn phí.
Xem chi tiết giá của Zoho Projects tại đây.
Phần mềm quản lý công việc hàng đầu dành cho các nhóm dự án.
“Tại tổ chức của chúng tôi, Zoho Projects là nhất. Chúng tôi luôn được cập nhật thông tin về tất cả các sản phẩm bàn giao của mình, điều này giúp chúng tôi có được lòng tin của khách hàng.”
Hansa Sharma, Chuyên gia dịch vụ chung, Cbensol