HSB hợp nhất toàn bộ hành trình học viên với Zoho One

Về HSB

Trường Quản trị và Kinh doanh Hà Nội (Hanoi School of Business and Management - HSB), Đại học Quốc gia Hà Nội là một trong những cơ sở giáo dục hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực Quản trị, Kinh doanh, An ninh và Công nghệ. HSB là trường đầu tiên tại Việt Nam nhận được chứng nhận của ACQUIN (Đức) cho tất cả các chương trình đào tạo trình độ đại học và sau đại học.

Với hơn 31 năm hoạt động, HSB xây dựng thương hiệu xoay quanh một cam kết rõ ràng: kết hợp chặt chẽ giữa học thuật bài bản và thực hành thực tiễn, đảm bảo học viên ra trường vững kiến thức lẫn sẵn sàng bước vào môi trường doanh nghiệp.

Đối tượng học viên của HSB khá đa dạng — từ người học sau đại học, người đi làm muốn nâng cao kỹ năng, đến các tổ chức doanh nghiệp cần chương trình đào tạo nội bộ. Sự đa dạng đó đặt ra yêu cầu cao về khả năng phối hợp và quản lý vận hành xuyên suốt.

Thách thức

Trước khi triển khai Zoho One, HSB vận hành theo mô hình "mỗi bộ phận một công cụ". Dữ liệu bị phân mảnh, không có hệ thống nào gắn kết toàn trường lại với nhau. Nhân viên tốn quá nhiều thời gian cho việc nhập liệu và các công tác hành chính mà lẽ ra có thể tự động hóa.

Nhà trường đối mặt với bốn bài toán cốt lõi:

  • Khó theo dõi hành trình học viên: Học viên đi qua nhiều giai đoạn — tuyển sinh, học tập, thi cử, tốt nghiệp — nhưng không có công cụ nào theo dõi hành trình đó một cách liền mạch. Nhân viên phải tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
  • Báo cáo mất nhiều thời gian: Tổng hợp báo cáo từ nhiều nguồn dữ liệu rời rạc tốn rất nhiều công sức, thường xuyên sai sót, khiến ban lãnh đạo khó có cái nhìn kịp thời và toàn diện.
  • Khối lượng giấy tờ khổng lồ: Từ hồ sơ tuyển sinh, phiếu khảo sát cho đến bảng điểm — mọi thứ đều xử lý thủ công trên giấy. Chỉ riêng quy trình in ấn và ký duyệt bảng điểm đã mất từ 3 đến 5 ngày mỗi đợt.
  • Thiếu kết nối giữa các phòng ban: Các phòng ban như tuyển sinh, học vụ, nhân sự và vận hành hoạt động tách biệt, phối hợp chậm chạp và dễ xảy ra nhầm lẫn do thiếu kênh giao tiếp chung.

"Chúng tôi cần một hệ thống tập trung duy nhất, có thể xử lý mọi thứ hiệu quả hơn — từ khâu tuyển sinh cho đến khi học viên tốt nghiệp."

ThS. Đặng Thị Thu Thảo Thư ký Văn phòng Quản trị các chương trình Cử nhân tại HSB

Giải pháp

HSB biết đến Zoho thông qua đối tác i3 Network System (i3 JSC). Điều thuyết phục ban lãnh đạo nhà trường — vốn đã có định hướng chuyển đổi số rõ ràng — chính là khái niệm quản lý quy trình tích hợp: mọi thứ kết nối trong một hệ sinh thái duy nhất, thay vì mỗi bộ phận dùng một công cụ riêng.

Quá trình triển khai kéo dài vài tháng — phần lớn thời gian dành để chuẩn hóa dữ liệu và xây dựng quy trình thống nhất trước khi chuyển sang hệ thống mới. Đây là bước đầu tư cần thiết để đảm bảo nền tảng vận hành bền vững về sau.

Hiện tại, HSB đang sử dụng Zoho CRM, Zoho Forms, Zoho Survey, Zoho WorkDrive, và Zoho Creator để quản lý toàn bộ hoạt động học tập của học viên — từ lúc nộp hồ sơ đến khi nhận bằng tốt nghiệp.

Tuyển sinh

HSB tổ chức tuyển sinh qua 3 vòng. Zoho Forms và Zoho Survey đảm nhận phần bài thi và nộp hồ sơ trực tuyến, toàn bộ thông tin tự động được lưu vào Zoho CRM — không cần nhập tay, không lo mất dữ liệu, và đội tuyển sinh luôn nắm rõ tiến độ từng hồ sơ theo thời gian thực.

Quản lý học vụ và nhân sự

Giảng viên có thể tải tài liệu giảng dạy và quản lý học viên qua nền tảng. Nhân viên hành chính xử lý lịch học, phân phòng và thu thập phản hồi qua các biểu mẫu được liên kết với Zoho Creator — toàn bộ trong một môi trường làm việc chung, không cần gửi qua lại qua email.

Quản lý bảng điểm và học bạ — Điểm thay đổi nổi bật nhất

Đây là cải tiến gây ấn tượng mạnh nhất. Trước đây, mỗi kỳ học với 40 môn học, 4 lớp — quy trình xử lý bảng điểm thủ công từ in ấn đến ký duyệt mất từ 3 đến 5 ngày. Với Zoho Creator, nhân viên chỉ cần một bước duy nhất: nhập điểm vào hệ thống. Học viên và giảng viên có thể xem bảng điểm, thời khóa biểu và thông tin môn học ngay trên cổng thông tin riêng, mọi lúc, mọi nơi.

Tích hợp bên thứ ba

HSB cũng đã tích hợp Zoho với Turnitin — phần mềm kiểm tra đạo văn học thuật — giúp đưa Zoho One vào trung tâm của quy trình đảm bảo chất lượng học thuật.

Nhìn lại những thay đổi từ HSB với Zoho One

Việc chuyển sang Zoho One đã thay đổi cách HSB vận hành — và cả trải nghiệm của học viên với nhà trường.

  • Tiết kiệm thời gian đáng kể: Những việc trước đây mất cả tuần nay chỉ còn vài phút. Chỉ tính riêng quy trình bảng điểm cho 40 môn, nhiều lớp, hàng trăm học viên mỗi kỳ — tiết kiệm thời gian tích lũy là rất đáng kể.
  • Phối hợp liên phòng ban liền mạch hơn: Zoho tạo ra một không gian làm việc chung — nơi các phòng ban có thể chia sẻ tài liệu, theo dõi quy trình và phối hợp xử lý công việc mà không cần qua lại hàng chục email.
  • Dữ liệu tập trung, có cấu trúc: Từ lần đầu tiên học viên liên hệ đến khi ra trường, mọi dữ liệu đều được ghi nhận và truy xuất trong một hệ thống duy nhất. Ban lãnh đạo có thể nắm toàn cảnh mà không cần chờ báo cáo tổng hợp thủ công.
  • Trải nghiệm học viên được nâng tầm: Tuyển sinh trực tuyến, thi và học số hóa, cổng thông tin học viên, bảng điểm số — HSB đã đưa người học vào một môi trường giáo dục thực sự hiện đại.

"Bây giờ chúng tôi quản lý dữ liệu theo cách có cấu trúc và hiệu quả hơn rất nhiều. Báo cáo nhanh hơn, phối hợp giữa các phòng ban trơn tru nhịp nhàng hơn, quy trình tuyển sinh cũng được tổ chức tốt hơn trước rất nhiều. Quan trọng nhất là mọi người giờ đây có thể cùng làm việc trên một nền tảng, từ cùng một nguồn dữ liệu — thay vì mỗi người một file, một kênh liên lạc riêng."

ThS. Đặng Thị Thu Thảo – Thư ký Văn phòng Quản trị các chương trình Cử nhân tại HSB