Zoho Projects ได้รับการจัดอันดับให้เป็นผู้นำในรางวัลซอฟต์แวร์การจัดการงาน 20 อันดับแรก
Zoho Projects ได้รับรางวัลผู้นำในการมอบรางวัลซอฟท์แวร์ Kanban 20 อันดับแรก
การจัดการงานคือกระบวนการตรวจสอบงานของโครงการของคุณผ่านขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำการตัดสินใจเพื่อให้งานของคุณรองรับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นในเวลาจริงได้ โดยที่เป้าหมายสุดท้ายของคุณคือความสำเร็จของงาน การจัดการงานโครงการยังหมายถึงการจัดการงานในทุกๆ ด้าน เช่น งบประมาณ เวลา ขอบเขตทรัพยากร งานที่ต้องทำซ้ำ และอีกมากมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการโครงการคือกระบวนการในการจัดการโครงการซึ่งมีวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่แน่นอนตลอดขั้นตอนต่างๆ ของการวางแผน การดำเนินการ การตรวจสอบ และการปิดการทำงาน โครงการมีเป้าหมายเพื่อดำเนินการตามเป้าหมายสิ้นสุดที่ระบุไว้โดยดำเนินการตามรายการงานที่สามารถจัดการหลายรายการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น รายการงานเหล่านี้เรียกว่างาน
การจัดการงานเป็นกระบวนการในการจัดการงานแต่ละงานตั้งแต่ขั้นตอนการตั้งค่าไปจนถึงการปิดการทำงาน งานไม่จำเป็นต้องมีเป้าหมายหรือแม้แต่กำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจง กลุ่มของงานมีส่วนช่วยในการดำเนินการโครงการ ดังนั้นการจัดการงานจึงมีลักษณะที่คล้ายการจัดการโครงการ
การจัดการโครงการต้องการให้คุณเห็นภาพรวม โดยทั่วไป ผู้จัดการโครงการจะทำงานกับโครงการที่มีลำดับความสำคัญที่หลากหลายพร้อมกัน การจัดการความสัมพันธ์เหล่านั้นอย่างประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ความสัมพันธ์และความเกี่ยวเนื่องที่เหมาะสมซึ่งมีอยู่ระหว่างองค์ประกอบต่างๆ ของความสัมพันธ์นั้น ในทางกลับกัน การจัดการงานจะเกี่ยวข้องกับการมุ่งเน้นในระดับย่อยเพื่อทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ ทั้งการจัดการโครงการและงานจำเป็นต้องมีการมีส่วนร่วมของทีมและการจัดการเพื่อทำให้มั่นใจว่าทรัพยากรจะสามารถจัดการกับงานหลายรายการได้อย่างเหมาะสมที่สุด
ในการสำรวจการจัดการโครงการทั่วโลกประจำปี 2017 ของ PMI ผู้นำฝ่ายบริหาร 37% กล่าวว่า "สาเหตุหลักของความล้มเหลว [ของโครงการในองค์กร] คือการขาดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนเพื่อวัดความคืบหน้า" และ "การขาดวินัยในการดำเนินการตามกลยุทธ์" โปรดคำนึงถึงการศึกษานี้ไว้ ต่อไปนี้คือขั้นตอนสำคัญบางประการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการงาน
การจัดลำดับความสำคัญ: ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือใดในการจัดการงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นรายการงานที่ต้องทำให้เสร็จแบบง่ายๆ หรือเครื่องมือการจัดการงานโครงการที่ครอบคลุม สิ่งที่สำคัญที่สุดของการจัดการงานคือการจัดลำดับความสำคัญ ซึ่งจะช่วยทำให้งานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องเสร็จสมบูรณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขณะที่ยังคงรักษาข้อจำกัดที่วางแผนไว้ได้
การติดตามหลักเป้าหมาย: ผลการศึกษานี้ยังแสดงให้เห็นว่าการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการ แม้ว่าการจัดการงานจะไม่จำเป็นต้องมีเป้าหมายสุดท้าย แต่การกำหนดเป้าหมายจะช่วยสร้างแรงจูงใจให้กับทีมในการทำงานให้สำเร็จ
การจัดการกำหนดการ: การตรวจสอบให้แน่ใจว่างานของคุณเสร็จสมบูรณ์ตรงเวลาเป็นสิ่งที่ส่งผลต่อสถานะโดยรวมของโครงการ การกำหนดกรอบเวลาที่ถูกต้องโดยการประมาณการดำเนินการที่เกี่ยวข้องคือสิ่งสำคัญที่นี่
การจัดสรรทรัพยากร: การจัดการทรัพยากรที่เหมาะสมเป็นขั้นตอนถัดไปเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการงานมีประสิทธิภาพ กำหนดความสามารถและปริมาณทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อทำงานให้สำเร็จตามงบประมาณและตารางเวลา
การทำงานร่วมกัน: สำหรับทุกขั้นตอนที่กล่าวถึงข้างต้น การทำงานร่วมกันคือสิ่งสำคัญ ในขณะที่การทำงานเป็นทีมมักจะหมายถึงการทำงานได้มากขึ้น แต่การทำให้สมาชิกในทีมเชื่อมต่อกันอยู่เสมออาจเป็นเรื่องยาก ซอฟต์แวร์การจัดการงานสำหรับทีมช่วยให้ทีมของคุณเชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ
อีกวิธีที่น่าสนใจในการจัดการงานก็คือการจัดประเภทงานตามวันครบกำหนด หรือเมทริกซ์ลำดับความสำคัญด้วย "กำหนดการ" และ "ลำดับความสำคัญ" เป็นหลัก ด้วยโครงสร้างนี้ งานสำคัญที่ต้องดำเนินการในทันทีจะถูกตั้งไว้สูงสุดทั้งในด้านลำดับความสำคัญและตารางเวลา ส่วนงานสำคัญที่ไม่ต้องทำทันจะถูกตั้งให้มีความสำคัญสูงสุดแต่อยู่ในระดับต่ำตามตารางเวลา
การจัดการงานช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณได้หลายอย่าง
ความไร้ประสิทธิภาพมักมาจากความไม่สนใจ หลักการจัดการงานช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมากโดยการใช้ทรัพยากรที่เหมาะสมในเวลาที่เหมาะสม ซึ่งรวมถึงการมอบหมายงานและความรับผิดชอบแก่สมาชิกในทีมให้ตรงกับความสามารถและความสนใจของพวกเขา
ไม่ว่าคุณจะทำงานในฐานะรายบุคคลหรือทำงานให้องค์กร งานทั้งหมดของคุณจะเสร็จสมบูรณ์ตามเป้าหมายที่ต้องการ อย่างไรก็ตาม บ่อยครั้งที่เรามักจะทำสิ่งที่นอกเหนือจากเป้าหมายหรือไม่เป็นประโยชน์ หากมีวิธีการที่เป็นระบบในการจัดการงานทั้งหมด งานของคุณจะมีการมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายสุดท้ายมากขึ้น
การทำงานให้เสร็จทีละงานเป็นเรื่องที่ไม่สามารถเป็นไปได้เสมอไป อย่างไรก็ตาม การทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันก็อาจกลายเป็นเรื่องที่วุ่นวาย จัดระเบียบงานของคุณด้วยวิธีที่ช่วยให้เวิร์กโฟลว์ของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น และบรรลุเป้าหมายของคุณได้ง่ายขึ้น
คุณสามารถจัดการงานได้ด้วยเครื่องมือที่หลากหลาย ได้แก่:
ตั้งแต่การซื้อของชำไปจนถึงการวางแผนงานแต่งงานที่ซับซ้อน การทำลิสต์รายการแบบง่ายๆ ก็ยังมีประโยชน์อยู่เสมอ
ด้วยภาพที่สวยงามและการใช้งานง่าย บอร์ดรุ่นนี้จึงใช้งานได้อย่างง่ายดายแต่มีประสิทธิภาพ การลากงานจาก "อยู่ในระหว่างการดำเนินการ" ไปยัง "เสร็จสิ้น" นั้นทำให้คุณรู้สึกเหมือนกับการขีดฆ่างานที่ทำสำเร็จ
คุณอาจลืมสิ่งที่คุณลืมทำเมื่อสัปดาห์ที่แล้วหากไม่มีการแจ้งเตือนอย่างน้อยหนึ่งครั้ง การเพิ่มตัวเตือนความจำที่เน้นวันครบกำหนดลงในปฏิทินของคุณจะช่วยจัดระเบียบเวลาของคุณได้
ไม่ว่าคุณจะใช้คลาวด์หรือซอฟต์แวร์ภายในองค์กร การใช้เวลาในการตั้งค่างานของคุณที่นี่จะให้รางวัลคุณด้วยทรัพยากรที่มีข้อมูลเชิงลึก ตัวเตือนความจำ และรายงาน
นอกจากเครื่องมือที่คุณใช้แล้ว ยังมีหลายประเด็นที่คุณควรจดจำขณะนำระบบการจัดการงานไปใช้
เรียนรู้ ฝึกฝน ปฏิเสธทุกสิ่งที่ไม่ช่วยสนับสนุนเป้าหมายของคุณ
ตัวเผาผลาญเวลาหรือประสิทธิภาพจะทำให้คุณไม่สามารถมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายได้
อย่าลืมจัดเวลาสำหรับงานประจำของคุณไปพร้อมกับวางแผน
มอบหมายงาน คุณอาจพอใจกับความสมบูรณ์แบบ แต่การทำทุกอย่างด้วยตัวคุณเองเป็นหนทางไปสู่ความเสียหายที่แน่นอน
สิ่งที่สามารถทำได้ในวันนี้ควรทำให้เสร็จในวันนี้ การผัดวันประกันพรุ่งนำไปสู่การทำหลายๆ อย่างพร้อมกัน ซึ่งไม่ใช่วิธีที่ดี
ไม่มีใครสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดเวลา ดังนั้นการจัดลำดับความสำคัญของการหยุดพักเป็นเรื่องที่ดี เนื่องจากการหยุดชะงักจะเกิดขึ้นได้ตลอดทั้งวัน การหยุดพักตามกำหนดเวลาจะช่วยให้คุณกลับมาทำงานพร้อมความกระฉับกระเฉงที่มีความสดใหม่
อย่ากังวลกับสิ่งที่คุณไม่สามารถควบคุมได้ ขณะวางแผน ให้สร้างพื้นที่สำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิดที่อาจเกิดขึ้น แต่อย่าปล่อยให้สิ่งนั้นส่งผลกระทบต่องานของคุณ
ระบบการจัดการงานเป็นประโยชน์ต่อทุกคนที่มีหน้าที่ต้องทำ ซึ่งก็หมายถึงทุกคน บุคคลที่ต้องการการจัดการโครงการและงานสามารถจัดอยู่ในประเภทกว้างๆ ดังต่อไปนี้ :
ติดตามความเคลื่อนไหวของสมาชิกในทีมของคุณว่าพร้อมหรือไม่พร้อมทำงาน และมอบหมายงานตามความเหมาะสม
การจัดการงานสำหรับทีมช่วยในการมอบหมายงานภายในทีมซึ่งเป็นการประสานงานระหว่างสมาชิกในทีมให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อมุ่งไปสู่เป้าหมายที่มีร่วมกัน
รับการอัปเดตและการแจ้งเตือนทันทีเกี่ยวกับงานทั้งหมดที่สมาชิกในทีมของคุณทำเสร็จสมบูรณ์
ตั้งแต่การวางแผนงานไปจนถึงการจัดการซอฟต์แวร์ การจัดการงานจะช่วยให้คุณบันทึกและติดตามข้อมูลทุกส่วนที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ ความสามารถในการติดตามงานของคุณ กำหนดเวลาที่วางไว้ การประชุม และความรับผิดชอบของทีมทำให้ ซอฟต์แวร์การจัดการงานเป็นเครื่องมือสำคัญที่ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจของคุณได้ หากเกิดปัญหา เพียงคลิกเดียวคุณก็จะทราบข้อมูลเชิงลึกแหล่งที่มาของปัญหาได้อย่างชัดเจน ควบคุมได้ทันที และทำการเปลี่ยนแปลงให้เกิดประสิทธิภาพเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณให้ประสบความสำเร็จ ฟีเจอร์เพิ่มเติมสำหรับการทำงานร่วมกัน เช่น แชท กระดานสนทนา และแดชบอร์ดจะช่วยให้ทีมของคุณเชื่อมต่อถึงกันและได้รับการอัปเดตล่าสุดเสมอ
มีเครื่องมือการจัดการโครงการและงานหลายอย่างให้เลือกใช้ โดยขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ ช่วงราคา สภาพแวดล้อมการทำงานที่มีอยู่ และแพลตฟอร์มที่คุณต้องการ จากเช็คลิสต์แบบง่ายซึ่งอาจไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไปยังซอฟต์แวร์การจัดการงานโครงการที่เป็นรูปแบบเต็ม ความสามารถจะแตกต่างกันไป และยังมีตัวเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับอุตสาหกรรมเฉพาะ เช่น งานก่อสร้าง งานด้านไอที หรือการศึกษา หรือฟังก์ชันเฉพาะ เช่น การจัดการงาน CRM
Zoho Projects เป็นเครื่องมือการจัดการงานออนไลน์ที่ไม่เพียงประหยัดค่าใช้จ่ายและใช้งานง่ายแล้ว แต่ยังมีฟีเจอร์ที่ช่วยรับรองถึงความสามารถในการปรับขยายและการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่แข็งแกร่ง, บอร์ด Kanban, แผนภูมิแกนต์, รายงานแบบละเอียด และตัวติดตามเวลาเฉพาะสำหรับงาน ทำให้ซอฟต์แวร์นี้เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการงานที่ดีที่สุดที่มีอยู่ในตลาด เวอร์ชันพื้นฐานที่เต็มไปด้วยฟีเจอร์มากมายยังเป็นวิธีที่ช่วยให้สามารถจัดการงานได้ฟรีอีกด้วย
ดูรายละเอียดราคาของ Zoho Projects ได้ที่นี่
เป็นผู้นำด้านซอฟต์แวร์การจัดการงานสำหรับทีมโครงการ
"ที่องค์กรของเรา Zoho Projects คือผู้นำ เราสามารถควบคุมการส่งมอบทั้งหมดของเราได้ ซึ่งจะช่วยให้เราได้รับความไว้วางใจจากลูกค้าของเรา"
Hansa Sharma, ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริการร่วม, Cbensol