การจัดการงานสำหรับทีมโครงการ

การจัดการงานคืออะไร

การจัดการงานคือกระบวนการตรวจสอบงานของโครงการของคุณผ่านขั้นตอนต่างๆ ตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำการตัดสินใจเพื่อให้งานของคุณรองรับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นในเวลาจริงได้ โดยที่เป้าหมายสุดท้ายของคุณคือความสำเร็จของงาน การจัดการงานโครงการยังหมายถึงการจัดการงานในทุกๆ ด้าน เช่น งบประมาณ เวลา ขอบเขตทรัพยากร งานที่ต้องทำซ้ำ และอีกมากมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการโครงการเทียบกับการจัดการงาน

การจัดการโครงการคือกระบวนการในการจัดการโครงการซึ่งมีวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่แน่นอนตลอดขั้นตอนต่างๆ ของการวางแผน การดำเนินการ การตรวจสอบ และการปิดการทำงาน โครงการมีเป้าหมายเพื่อดำเนินการตามเป้าหมายสิ้นสุดที่ระบุไว้โดยดำเนินการตามรายการงานที่สามารถจัดการหลายรายการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น รายการงานเหล่านี้เรียกว่างาน

การจัดการงานเป็นกระบวนการในการจัดการงานแต่ละงานตั้งแต่ขั้นตอนการตั้งค่าไปจนถึงการปิดการทำงาน งานไม่จำเป็นต้องมีเป้าหมายหรือแม้แต่กำหนดเวลาที่เฉพาะเจาะจง กลุ่มของงานมีส่วนช่วยในการดำเนินการโครงการ ดังนั้นการจัดการงานจึงมีลักษณะที่คล้ายการจัดการโครงการ

การจัดการโครงการต้องการให้คุณเห็นภาพรวม โดยทั่วไป ผู้จัดการโครงการจะทำงานกับโครงการที่มีลำดับความสำคัญที่หลากหลายพร้อมกัน การจัดการความสัมพันธ์เหล่านั้นอย่างประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ความสัมพันธ์และความเกี่ยวเนื่องที่เหมาะสมซึ่งมีอยู่ระหว่างองค์ประกอบต่างๆ ของความสัมพันธ์นั้น ในทางกลับกัน การจัดการงานจะเกี่ยวข้องกับการมุ่งเน้นในระดับย่อยเพื่อทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ ทั้งการจัดการโครงการและงานจำเป็นต้องมีการมีส่วนร่วมของทีมและการจัดการเพื่อทำให้มั่นใจว่าทรัพยากรจะสามารถจัดการกับงานหลายรายการได้อย่างเหมาะสมที่สุด

วิธีการจัดการงาน

ในการสำรวจการจัดการโครงการทั่วโลกประจำปี 2017 ของ PMI ผู้นำฝ่ายบริหาร 37% กล่าวว่า "สาเหตุหลักของความล้มเหลว [ของโครงการในองค์กร] คือการขาดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนเพื่อวัดความคืบหน้า” และ "การขาดวินัยในการดำเนินการตามกลยุทธ์" โปรดคำนึงถึงการศึกษานี้ไว้ ต่อไปนี้คือขั้นตอนสำคัญบางประการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการงาน:

การจัดลำดับความสำคัญ: ไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือใดในการจัดการงานของคุณ ไม่ว่าจะเป็นรายการงานที่ต้องทำให้เสร็จแบบง่ายๆ หรือเครื่องมือการจัดการงานโครงการที่ครอบคลุม สิ่งที่สำคัญที่สุดของการจัดการงานคือการจัดลำดับความสำคัญ ซึ่งจะช่วยทำให้งานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องเสร็จสมบูรณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ขณะที่ยังคงรักษาข้อจำกัดที่วางแผนไว้ได้

การติดตามหลักเป้าหมาย: ผลการศึกษานี้ยังแสดงให้เห็นว่าการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจนเป็นสิ่งจำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการ แม้ว่าการจัดการงานจะไม่จำเป็นต้องมีเป้าหมายสุดท้าย แต่การกำหนดเป้าหมายจะช่วยสร้างแรงจูงใจให้กับทีมในการทำงานให้สำเร็จ

การจัดการกำหนดการ: การตรวจสอบให้แน่ใจว่างานของคุณเสร็จสมบูรณ์ตรงเวลาเป็นสิ่งที่ส่งผลต่อสถานะโดยรวมของโครงการ การกำหนดกรอบเวลาที่ถูกต้องโดยการประมาณการดำเนินการที่เกี่ยวข้องคือสิ่งสำคัญที่นี่

การจัดสรรทรัพยากร: การจัดการทรัพยากรที่เหมาะสมเป็นขั้นตอนถัดไปเพื่อให้แน่ใจว่าการจัดการงานมีประสิทธิภาพ กำหนดความสามารถและปริมาณทรัพยากรที่เหมาะสมเพื่อทำงานให้สำเร็จตามงบประมาณและตารางเวลา

การทำงานร่วมกัน: สำหรับทุกขั้นตอนที่กล่าวถึงข้างต้น การทำงานร่วมกันคือสิ่งสำคัญ ในขณะที่การทำงานเป็นทีมมักจะหมายถึงการทำงานได้มากขึ้น แต่การทำให้สมาชิกในทีมเชื่อมต่อกันอยู่เสมออาจเป็นเรื่องยาก ซอฟต์แวร์การจัดการงานสำหรับทีมช่วยให้ทีมของคุณเชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ

อีกวิธีที่น่าสนใจในการจัดการงานก็คือการจัดประเภทงานตามวันครบกำหนด หรือเมทริกซ์ลำดับความสำคัญด้วย "กำหนดการ" และ "ลำดับความสำคัญ" เป็นหลัก ด้วยโครงสร้างนี้ งานสำคัญที่ต้องดำเนินการในทันทีจะถูกตั้งไว้สูงสุดทั้งในด้านลำดับความสำคัญและตารางเวลา ส่วนงานสำคัญที่ไม่ต้องทำทันจะถูกตั้งให้มีความสำคัญสูงสุดแต่อยู่ในระดับต่ำตามตารางเวลา

เพราะเหตุใดคุณจึงต้องจัดการงาน

การจัดการงานช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณได้หลายอย่าง

วิธีการนำการจัดการงานไปใช้

การจัดการงานมีไว้สำหรับใคร

ระบบการจัดการงานเป็นประโยชน์ต่อทุกคนที่มีหน้าที่ต้องทำ ซึ่งก็หมายถึงทุกคน บุคคลที่ต้องการการจัดการโครงการและงานสามารถจัดอยู่ในประเภทกว้างๆ ดังต่อไปนี้ :

ทำไมคุณจำเป็นต้องมีเครื่องมือการจัดการงาน

ตั้งแต่การวางแผนงานไปจนถึงการจัดการซอฟต์แวร์ การจัดการงานจะช่วยให้คุณบันทึกและติดตามข้อมูลทุกส่วนที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ ความสามารถในการติดตามงานของคุณ กำหนดเวลาที่วางไว้ การประชุม และความรับผิดชอบของทีมทำให้ ซอฟต์แวร์การจัดการงานเป็นเครื่องมือสำคัญที่ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจของคุณได้ หากเกิดปัญหา เพียงคลิกเดียวคุณก็จะทราบข้อมูลเชิงลึกแหล่งที่มาของปัญหาได้อย่างชัดเจน ควบคุมได้ทันที และทำการเปลี่ยนแปลงให้เกิดประสิทธิภาพเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณให้ประสบความสำเร็จ ฟีเจอร์เพิ่มเติมสำหรับการทำงานร่วมกัน เช่น แชท กระดานสนทนา และแดชบอร์ดจะช่วยให้ทีมของคุณเชื่อมต่อถึงกันและได้รับการอัปเดตล่าสุดเสมอ

ประโยชน์ของการใช้เครื่องมือการจัดการงาน

วิธีเลือกซอฟต์แวร์การจัดการงานที่เหมาะสม

มีเครื่องมือการจัดการโครงการและงานหลายอย่างให้เลือกใช้ โดยขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ ช่วงราคา สภาพแวดล้อมการทำงานที่มีอยู่ และแพลตฟอร์มที่คุณต้องการ จากเช็คลิสต์แบบง่ายซึ่งอาจไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไปยังซอฟต์แวร์การจัดการงานโครงการที่เป็นรูปแบบเต็ม ความสามารถจะแตกต่างกันไป และยังมีตัวเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับอุตสาหกรรมเฉพาะ เช่น งานก่อสร้าง งานด้านไอที หรือการศึกษา หรือฟังก์ชันเฉพาะ เช่น การจัดการงาน CRM

Zoho Projects เป็นเครื่องมือการจัดการงานออนไลน์ที่ไม่เพียงประหยัดค่าใช้จ่ายและใช้งานง่ายแล้ว แต่ยังมีฟีเจอร์ที่ช่วยรับรองถึงความสามารถในการปรับขยายและการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ฟีเจอร์การทำงานร่วมกันที่แข็งแกร่ง, บอร์ด Kanban, แผนภูมิแกนต์, รายงานแบบละเอียด และตัวติดตามเวลาเฉพาะสำหรับงาน ทำให้ซอฟต์แวร์นี้เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การจัดการงานที่ดีที่สุดที่มีอยู่ในตลาด เวอร์ชันพื้นฐานที่เต็มไปด้วยฟีเจอร์มากมายยังเป็นวิธีที่ช่วยให้สามารถจัดการงานได้ฟรีอีกด้วย
ดูรายละเอียดราคาของ Zoho Projects ได้ที่นี่

ได้รับรางวัลที่ดีที่สุด

เป็นผู้นำด้านซอฟต์แวร์การจัดการงานสำหรับทีมโครงการ

•    4.2 / 5
•    4.2 / 5
•    4.6 / 5
•    5.0 / 5