สร้างและแก้ไขความเกี่ยวเนื่อง
บางครั้งอาจมีงานที่สัมพันธ์กันและจำเป็นต้องดำเนินไปตามลำดับที่กำหนด ตัวสร้างแผนภูมิแกนต์ทำให้คุณสามารถสร้างการขึ้นต่อกันสี่ชนิดสำหรับงานดังกล่าว แก้ไข และลบงานเหล่านั้น หรือปรับความล่าช้าระหว่างงานที่ขึ้นต่อกันได้ตามต้องการ
ระบุงานสำคัญ
งานสำคัญในโครงการคืองานที่หากล่าช้าจะทำให้ทั้งโครงการต้องเสียเวลาไปด้วย เมื่อคุณมีกำหนดเวลาของโครงการที่เร่งรัด ไม่มีที่ว่างสำหรับความผิดพลาด ระบุงานสำคัญเหล่านี้ในซอฟต์แวร์แผนภูมิแกนต์แบบออนไลน์ของเรา เพื่อให้คุณสามารถวางแผนและมอบหมายทรัพยากรได้อย่างเหมาะสม
ทำงานอย่างตรงตามกำหนดการ
กำหนดเส้นฐานในตัวสร้างแผนภูมิแกนต์แบบออนไลน์เพื่อเปรียบเทียบความคืบหน้าของโครงการในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน นอกจากการเปรียบเทียบข้อมูลขั้นต้นของคุณกับความคืบหน้าจริงแล้ว คุณยังสามารถเปรียบเทียบข้อมูลขั้นต้นที่แตกต่างกันได้ในแต่ละครั้งอีกด้วย ส่วนต่างของเวลาสิ้นสุด (end variance) ช่วยให้คุณสามารถระบุงานที่ล่าช้าซึ่งจำเป็นต้องได้รับการดูแลได้ ในขณะที่ความคลาดเคลื่อน (slippage) จะติดตามงานที่ยังไม่ได้เริ่มต้นแต่คลาดเคลื่อนไปจากวันที่สิ้นสุดของเส้นฐานไปแล้ว
ประหยัดเวลาด้วยเทมเพลต
คุณอาจต้องรันโครงการที่คล้ายกันเป็นครั้งคราว ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับงานที่คุณทำ การตั้งค่าโครงการใหม่ทั้งหมดตั้งแต่ต้นอาจเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อหน่าย สร้างเทมเพลตแผนภูมิแกนต์หรือแปลงโครงการที่มีอยู่เป็นเทมเพลต และใช้เทมเพลตเหล่านี้ในขณะสร้างโครงการใหม่
รับรายละเอียดที่ถูกต้อง
ตั้งแต่หลักเป้าหมายและงานไปจนถึงความเกี่ยวเนื่องและเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้า ทุกรายละเอียดเล็กๆ จะมีรหัสสีกำกับเพื่อให้ไม่มีสิ่งใดหลุดไปจากความสนใจของคุณ คุณยังสามารถกำหนดแถบงานแต่ละแถบด้วยสีตามความต้องการของคุณ นอกจากนี้ รายการงานที่พ้นกำหนดการจะถูกเน้นด้วยสีแดง และเมื่อใดก็ตามที่คุณสร้างแผนภูมิแกนต์ วันหยุดและวันหยุดสุดสัปดาห์จะถูกทำเครื่องหมายให้คุณเห็นอย่างชัดเจน
ฉันคิดว่า Zoho Projects เป็นเครื่องมือที่ทุกบริษัทต้องมี เนื่องจากบริการคลาวด์และการรองรับหลากหลายแพลตฟอร์มที่ทำให้เป็นเครื่องมือการจัดการที่ยอดเยี่ยมที่สุดเท่าที่เคยมี
Victor Navarro MVA Engineering
เหตุใดทีมโครงการจึงต้องการตัวสร้างแผนภูมิแกนต์ออนไลน์
การวางแผนที่ดีขึ้น
ไม่ว่าโครงการของคุณจะง่ายหรือซับซ้อนเพียงใด เพื่อที่จะลดการเปลี่ยนแปลงของขอบเขตและทำงานอย่างตรงตามกำหนดการของโครงการอยู่เสมอ คุณจำเป็นต้องมีแผนของโครงการที่ดี แผนภูมิแกนต์ช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของโครงการทั้งหมดได้จากพื้นที่เดียว วางแผน และจัดลำดับความสำคัญของงานล่วงหน้า และมอบหมายทรัพยากรอย่างสอดคล้องตามแผน
การแสดงข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง
ไม่ว่าบุคคลหนึ่งกำลังทำงานที่ได้รับมอบหมายด้วยความเร่งรีบเพียงใด การมองเห็นว่าโครงการกำลังคืบหน้าไปอย่างไรบ้างนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญมาก การแสดงข้อมูลงานที่ได้รับมอบหมายให้กับสมาชิกคนอื่นในทีมช่วยให้ทีมเข้าใจวิธีการกระจายปริมาณงาน สิ่งที่แต่ละคนกำลังทำอยู่ และหนทางที่แต่ละคนสามารถมีส่วนร่วมในการทำให้โครงการประสบความสำเร็จ
การสื่อสารที่ดีขึ้น
ด้วยความสามารถในการแสดงผลข้อมูลที่มากขึ้น การสื่อสารจึงดีขึ้น ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่ในโครงการเกิดขึ้นจากความบกพร่องด้านการสื่อสาร ไม่ว่าจะเกิดจากทีมที่ทำงานจากระยะไกลหรือหัวหน้าทีมที่ไม่พร้อมทำงาน อย่างน้อยที่สุด ข้อผิดพลาดดังกล่าวจะส่งผลให้เกิดความล่าช้าของโครงการ อย่างไรก็ตาม เมื่อมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ในตัวสร้างแผนภูมิแกนต์แบบออนไลน์ ทุกคนก็จะเข้าใจในความคืบหน้าของโครงการอย่างตรงกัน
ความยืดหยุ่นที่เพิ่มมากขึ้น
ไม่ว่ากำหนดการของโครงการที่คุณมีอยู่จะมีประสิทธิภาพแค่ไหน สถานการณ์ที่ไม่คาดคิดหรือภาวะที่ทรัพยากรที่ไม่พร้อมใช้งานจะบังคับให้คุณต้องปรับเปลี่ยนแผนของโครงการตามความจำเป็น เมื่อข้อมูลโครงการทั้งหมดของคุณแสดงผลและพร้อมใช้งานในหน้าเดียว และการจัดเรียงงานใหม่ก็ทำได้ง่ายเพียงแค่ลากแล้ววาง คุณจึงไม่ต้องกังวลเลย
แผนภูมิแกนต์คืออะไร
แผนภูมิแกนต์เป็นแผนภูมิที่ช่วยให้คุณแสดงไทม์ไลน์โครงการของคุณเป็นภาพ ซึ่งจะช่วยในการวางแผนและการติดตามโครงการเนื่องจากสามารถนำไปใช้ในการเปรียบเทียบความคืบหน้าที่วางแผนไว้และความคืบหน้าจริงตลอดช่วงเวลาที่ดำเนินโครงการของคุณ
ประวัติของแผนภูมิแกนต์
แผนภูมิแกนต์เป็นเครื่องมือที่สำคัญที่ช่วยในการจัดการโครงการที่คุ้มค่าจำนวนมากในช่วงหลายปีที่ผ่านมา นอกจากจะช่วยควบคุมการผลิตอาวุธในสงครามโลกครั้งที่ 1 แล้วยังช่วยสร้างเขื่อน Hoover ที่มีชื่อเสียงในระดับโลกอีกด้วย
เมื่อมีการนำแผนภูมิแกนต์มาใช้เป็นครั้งแรก ก็จำเป็นต้องวาดบนเอกสาร และถูกวาดขึ้นมาใหม่หลายครั้งเพื่อสะท้อนให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ จากนั้นเหล่าผู้จัดการโครงการจึงหันมาใช้ชิ้นกระดาษที่ตัดไว้แล้วหรือบล็อกในการนำเสนอแผนภูมิแกนต์ เพื่อให้สับเปลี่ยนได้เมื่อต้องการ ในปัจจุบันเรามีซอฟต์แวร์เฉพาะมากมาย เช่น เครื่องมือสร้างแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ที่สามารถใช้ในการสร้างแผนภูมิแกนต์ได้อย่างรวดเร็ว!
ใครควรใช้แผนภูมิแกนต์
จุดประสงค์ดั้งเดิมที่อยู่เบื้องหลังแผนภูมิแกนต์คือการวางแผนกิจกรรมการผลิตในโรงงาน ซึ่งกำลังได้รับการใช้ในองค์กรทุกขนาดและในทุกอุตสาหกรรม แผนภูมิแกนต์ออนไลน์เป็นส่วนสำคัญของการจัดการโครงการ และแผนภูมิแกนต์ก็เหมือนกับวิธีที่ใช้ในการจัดการโครงการในตลาดหลายตลาด
สำหรับผู้ที่ใช้แผนภูมิแกนต์ทุกวันนั้น มีความเข้าใจผิดทั่วไปว่าแผนภูมินี้มีประโยชน์สำหรับผู้จัดการเท่านั้น แต่ในความเป็นจริงผู้มีส่วนได้เสียทุกรายที่เกี่ยวข้องควรใช้แผนภูมิแกนต์ นับตั้งแต่หัวหน้าแผนกต่างๆ ที่ใช้ในการจัดสรรและติดตามงานให้กับพนักงานระดับกลางหรือระดับเริ่มต้นเพื่อตรวจสอบและปรับปรุงความก้าวหน้าของพนักงาน นี่คือเครื่องมือที่เป็นประโยชน์สำหรับทุกบทบาท
ความสำคัญของแผนภูมิแกนต์
ต่อไปนี้คือเหตุผลสำคัญบางประการที่ทำให้แผนภูมิแกนต์เป็นส่วนที่สำคัญของกระบวนการจัดการโครงการของคุณ
ขุมพลังในการวางแผน
ในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการของคุณแบบทุกแง่มุมอาจยุ่งยากเกินไป นี่คือสถานการณ์ที่แผนภูมิแกนต์ออนไลน์สามารถช่วยคุณได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดสรรเวลาให้กับทุกหน่วยของโครงการของคุณได้อย่างง่ายดาย ขณะที่คุณต้องแน่ใจว่าคุณอยู่ภายในกำหนดเวลาที่วางแผนไว้
ความช่วยเหลือเป็นภาพ
การแสดงโครงการของคุณเป็นหน่วยเวลาจะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของทั้งโครงการได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากในการปรับแต่งและติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์
ตัวจัดการความสัมพันธ์
การขึ้นต่อกันระหว่างงานต่างๆ ของคุณอาจส่งผลต่อวันครบกำหนดและความคืบหน้าของทั้งโครงการของคุณ การติดตามความเข้ากันเหล่านี้ด้วยตนเองได้เป็นเรื่องที่เป็นไปไม่ได้ แผนภูมิแกนต์จะช่วยในสถานการณ์นี้ได้อย่างมาก
วิธีการสร้างแผนภูมิแกนต์
คุณสามารถสร้างแผนภูมิแกนต์ได้อย่างง่ายดายโดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการแบบออนไลน์ที่มีอยู่ในท้องตลาดปัจจุบัน ต่อไปนี้เป็นวิธีการสร้างแผนภูมิแกนต์
กำหนดงานของคุณ
ขั้นตอนแรกในการสร้างแผนภูมิแกนต์ออนไลน์ คือการกำหนดขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการของคุณ ซึ่งรวมถึงขีดจำกัดทรัพยากรที่คุณกำลังตั้งค่าด้วย
แยกย่อยออกมา
เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์แล้วคุณสามารถแบ่งออกเป็นรายการงาน งาน และงานย่อยที่จำเป็นต่อการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้
มอบหมายงาน
จัดสรรรายการงานที่แบ่งย่อยไปยังทรัพยากรที่มีความสามารถมากที่สุดตามชุดทักษะและความพร้อมใช้งาน
จัดสรรเวลา
นี่คือที่ที่คุณประมาณการและจัดสรรเวลาสำหรับงานทั้งหมดของคุณโดยคำนึงถึงวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของโครงการของคุณ
กำหนดความเข้ากันได้
เมื่อคุณกำหนดเวลาสำหรับงานของคุณแผนภูมิแกนต์จะสามารถแสดงเป็นภาพได้ ตอนนี้คุณสามารถกำหนดการขึ้นต่อกันระหว่างงานต่างๆ เพื่อให้ไทม์ไลน์ถูกปรับตามความเหมาะสมได้แล้ว
เทมเพลตแผนภูมิแกนต์
เทมเพลตมีให้ใช้งานในแผนภูมิแกนต์แบบออนไลน์หลายตัว มีเทมเพลตที่พร้อมใช้งานแบบออนไลน์โดยยึดตามประเภทขององค์กร ขอบเขต และวัตถุประสงค์ของโครงการ รวมถึงแนวตั้งที่เกี่ยวข้อง คุณยังสามารถสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Excel ได้อีกด้วย แถมยังมีเทมเพลตฟรีอีกมากมาย ชนิดที่ใช้กันมากที่สุดคือชนิดที่เฉพาะเจาะจงในอุตสาหกรรม ซึ่งจะถูกใส่ข้อมูลไว้ล่วงหน้าด้วยรายการงานตัวอย่างที่เกี่ยวข้องกับเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจง
ตัวสร้างแผนภูมิแกนต์คืออะไร
ตัวสร้างแผนภูมิแกนต์คือเครื่องมือที่ใช้ในการแสดงแผนภูมิแกนต์เป็นภาพแบบออนไลน์ ซึ่งจะช่วยในการแสดงไดอะแกรมไทม์ไลน์ของโครงการ ทำให้ผู้ใช้เข้าใจและทำงานให้ทันกำหนดเวลาได้อย่างง่ายดาย ตัวสร้างแผนภูมิแกนต์ ซึ่งเป็นเครื่องมือเสมือน ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงทำได้อย่างง่ายดาย ดังนั้นผู้จัดการโครงการทั่วโลกจึงใช้งานกันอย่างแพร่หลาย
ประโยชน์ของการใช้ตัวสร้างแผนภูมิแกนต์เทียบกับ Excel
- ดูภาพรวมสถานะโครงการอย่างรวดเร็ว
- ทำการติดตามความคืบหน้าแบบเรียลไทม์
- ช่วยในการจัดสรรทรัพยากรที่เหมาะสม
- สามารถใช้เพื่อหลีกเลี่ยงการขัดแย้งตามกำหนดการโดยการทำงานกับความเข้ากัน
- ช่วยในการระบุปัญหาการติดขัดและความล่าช้า
- รองรับความเสี่ยงและการเปลี่ยนแปลงแบบเรียลไทม์
ข้อเสียของแผนภูมิแกนต์
- การปรับขนาดอาจมีความซับซ้อนเมื่อต้องใช้กับโครงการขนาดใหญ่
- แผนภูมิแกนต์จริงแบบกายภาพค่อนข้างจะเป็นไปไม่ได้ที่จะทำงานด้วยเนื่องจากไม่สามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ได้
- อาจต้องใช้เวลามากในการตั้งค่า
- ต้องมีการปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอเพื่อแสดงความคืบหน้า
- แถบไม่ได้แสดงถึงการดำเนินการที่มีต่องาน
ข้อดีของการใช้แผนภูมิแกนต์แบบออนไลน์
ข้อดีของการใช้ตัวสร้างแผนภูมิแกนต์แบบออนไลน์คือ:
- ทำงานร่วมกันได้ง่าย เครื่องมือแผนภูมิแกนต์มีฟีเจอร์ที่สนับสนุนงานใหม่จากโมเดลการทำงานจากทุกที่
- การเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งที่ยอมรับได้ ตัวสร้างแผนภูมิแกนต์มีเครื่องมือในการวิเคราะห์การเปลี่ยนแปลงอย่างชาญฉลาดและแก้ไขแผนตามการเปลี่ยนแปลงนั้น
- ความเกี่ยวเนื่องจะถูกนำมาพิจารณา เป็นเรื่องง่ายที่จะแสดงและทำงานร่วมกับการขึ้นต่อกันที่มีอยู่ระหว่างรายการงานต่างๆ ในแผนภูมิแกนต์ออนไลน์
- และยังเป็นเครื่องมือการจัดการงานด้วย แผนภูมิแกนต์ออนไลน์เป็นมากกว่าแค่เครื่องมือวางแผน แต่ยังสามารถจัดการงานประจำวันของคุณได้อย่างง่ายดาย
- มีการระบุและแก้ไขความล่าช้า ถ้าปัญหาคอขวดเกิดขึ้นกับโครงการของคุณ เป็นเรื่องง่ายที่จะระบุและแก้ไขด้วยตัวสร้างแผนภูมิแกนต์ฟรี
ทางเลือกอื่นของแผนภูมิแกนต์
- 01
แผนภูมิ PERT
เทคนิคการประเมินผลโปรแกรมจะเกี่ยวข้องกับแผนภูมิ PERT ซึ่งความเข้ากันได้ระหว่างกิจกรรมต่างๆ จะแสดงโดยใช้แผนภาพเครือข่าย ขอบเขตของโครงการจะถูกเชื่อมโยงและคำนวณเส้นทางที่สำคัญโดยใช้แผนภูมินี้
- 02
บอร์ด Kanban
บอร์ดเหล่านี้เป็นบอร์ดเสมือนจริงที่ติดตามวงจรชีวิตของงานของคุณตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งง่ายที่จะติดตามและทำงานร่วมกับและช่วยระบุปัญหาคอขวดโดยการติดตามจำนวนของงานภายใต้แต่ละสถานะ
- 03
เช็คลิสต์
สำหรับโครงการแบบง่าย คุณสามารถสร้างรายการตรวจสอบเพื่อติดตามงานที่เปิดและปิดในโครงการของคุณได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังสามารถใช้บันทึกวันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดได้ แม้ว่าการอัปเดตจะเป็นเรื่องยุ่งยาก ซึ่งอาจใช้งานไม่ได้ดีนักสำหรับโครงการที่ซับซ้อนมากขึ้น
- 04
แผนผังลำดับงาน
แผนผังลำดับงานที่สามารถวาดเพื่อแมปเวิร์กโฟลว์ของงานของคุณได้อย่างง่ายดาย เป็นอีกวิธีหนึ่งในการจัดการไทม์ไลน์โครงการและความคืบหน้าของคุณ คุณสามารถวางแผนและติดตามขั้นตอนและกิจกรรมต่างๆ ที่เกี่ยวข้องได้โดยใช้วิธีนี้ตั้งแต่ต้นจนจบ
- 05
ปฏิทิน
ปฏิทินที่ใช้ร่วมกันเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพอีกอย่างหนึ่งที่สามารถช่วยคุณได้ โดยจะให้การแสดงโครงการของคุณอย่างถูกต้องเป็นหน่วยเวลาซึ่งคล้ายกับวิธีที่คุณใช้แผนภูมิแกนต์ออนไลน์ นอกจากนี้ยังสามารถติดตามวันครบกำหนดทรัพยากรและการประชุมได้โดยใช้สิ่งเหล่านี้
ตัวสร้างแผนภูมิแกนต์มีราคาเท่าใด
ตัวสร้างแผนภูมิแกนต์มีพร้อมใช้งานในทุกราคา ขึ้นอยู่กับความต้องการและข้อกำหนดทางธุรกิจของคุณ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยการค้นหาฟีเจอร์ที่มีความสำคัญต่อธุรกิจของคุณ ประเภทของซอฟต์แวร์ที่คุณต้องการ ความสะดวกในการใช้งานและกระบวนการเตรียมความพร้อม รีวิวจากลูกค้าและจำนวนปีในตลาด ประสบการณ์การสนับสนุน ความสามารถในการรวมและการขยาย และราคาสำหรับผู้ใช้แต่ละคนในการเชื่อมโยงทุกอย่างเข้าด้วยกัน มีเครื่องมือหลายรายการที่มีราคาไม่แพง เช่น Zoho Projects ซึ่งให้บริการโดยเริ่มต้นที่ราคาเพียง $5/ผู้ใช้/เดือน พร้อมด้วยฟีเจอร์ที่มีประโยชน์มากมาย คุณยังสามารถทดลองใช้งานฟรีเป็นเวลา 10 วันเพื่อให้คุ้นเคยกับเครื่องมือนี้ หน้าราคา Zoho Projects นี้มีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับราคาของแผนต่างๆ ที่มีพร้อมใช้งาน
เหตุใด Zoho Projects จึงเป็นตัวสร้างแผนภูมิแกนต์ที่ดีที่สุด
Zoho Projects ให้ตัวสร้างแผนภูมิแกนต์ที่ใช้งานง่ายซึ่งเข้าใจและทำงานด้วยได้ง่าย ฟีเจอร์ต่างๆ เช่น เส้นทางวิกฤต เส้นพื้นฐาน สเกลเลอร์แผนภูมิ ความเข้ากันได้ และตัวเลือกการส่งออกสี่ชนิดทำให้สิ่งนี้เป็นเครื่องมือที่ผู้จัดการโครงการควรมี ตัวสร้างแผนภูมิแกนต์ใน Zoho Projects ยังเป็นโมดูลการจัดการงานแบบเต็มรูปแบบด้วยความสามารถในการวางแผนและแก้ไขงานจากตัวแสดงแผนภูมิแกนต์ นอกจากนี้ยังมีแผนภูมิแกนต์สองชนิดที่แตกต่างกัน ได้แก่ ตามลำดับเวลาและหลักเป้าหมาย นอกจากจะมีแผนภูมิแกนต์ของโครงการระดับสากลให้ใช้งานด้วย คุณพร้อมที่จะลองใช้ Zoho Projects แล้วหรือยัง เพียงลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้แผนภูมิแกนต์ฟรีของเรา!
ดูวิดีโอ
