การผสานการทำงานตามบริบทใน Zoho Mail

Zoho Mail มีการผสานการทำงานกับแอปพลิเคชัน Mail Suite อื่นๆ เช่น Notes/ Tasks/ Calendar/ Docs ฯลฯ และกับแอปพลิเคชัน Zoho อื่นๆ เช่น CRM, Projects และอื่นๆ คุณสามารถเข้าถึงปฏิทิน งาน บันทึกย่อ และบุ๊กมาร์กได้โดยตรงจากกล่องขาเข้าของคุณใน Zoho Mail การผสานการทำงานแอปพลิเคชันใน Zoho Mail นั้นราบรื่นและช่วยให้ผู้ใช้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ปักหมุดบันทึกย่อกับอีเมล

Zoho Mail ให้คุณสามารถเพิ่มบันทึกย่อที่เกี่ยวข้องกับอีเมลได้ คุณสามารถเพิ่มทั้งอีเมลเป็นบันทึกย่อ พร้อมกับข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการเพิ่มลงไปได้

เพิ่มบันทึกย่อจากรายการ

ในรายการอีเมล ให้คลิกขวาที่อีเมลที่คุณต้องการเพิ่มบันทึกย่อ ในเมนู ให้เลือก 'Add to Notes (เพิ่มไปยังบันทึกย่อ)' จากรายการเพื่อเพิ่มอีเมลเป็นบันทึกย่อ ชื่อเรื่องของอีเมลจะถูกเพิ่มเป็นชื่อบันทึกย่อ และเนื้อหาของอีเมลจะถูกเพิ่มเป็นเนื้อหาของบันทึกย่อ คุณยังสามารถดูบันทึกย่อได้ที่ด้านล่างอีเมล

ในการเพิ่มบันทึกย่อโดยยึดตามจากบานหน้าต่างภาพตัวอย่าง คุณยังสามารถไปยังปุ่ม More Actions (การดำเนินการเพิ่มเติม) ในบานหน้าต่างภาพตัวอย่างอีเมล แล้วเลือก Add to (เพิ่มไปยัง) และเลือก Notes (บันทึกย่อ)

บันทึกย่อที่เพิ่มจากอีเมลจะแสดงรายการอยู่ด้านล่างอีเมลต้นฉบับในบานหน้าต่างภาพตัวอย่างเมล คุณสามารถแก้ไขบันทึกย่อเหล่านี้หรือเพิ่มบันทึกย่อเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับอีเมลนี้ได้จากมุมมองนี้

สร้างบันทึกย่อจากข้อความที่เลือก

คุณสามารถสร้างบันทึกย่อที่มีเนื้อหาเฉพาะจากอีเมลที่คุณกำลังอ่านอยู่ได้

1. ในอีเมลที่คุณกำลังอ่านในปัจจุบัน ให้เน้นส่วนของเนื้อหา
2. เมื่อคุณเน้นข้อความโดยการเลือก เมนูสร้างอัจฉริยะจะปรากฏ
3. คลิกไอคอน Create Note (สร้างบันทึกย่อ) เพื่อสร้างบันทึกย่อที่มีข้อความที่เน้นไว้
   
4. บันทึกย่อใหม่จะถูกสร้างขึ้นด้วยข้อความที่เลือก

เพิ่มบันทึกย่อจากกล่องข้อคิดเห็น

คุณสามารถสร้างบันทึกย่อที่เชื่อมโยงกับอีเมลจากกล่องข้อคิดเห็น คลิกไอคอน Add a related note (เพิ่มบันทึกย่อที่เกี่ยวข้อง) ที่ด้านขวาสุดของกล่องข้อคิดเห็น หมายเหตุจะเปิดขึ้นในตำแหน่งของกล่องข้อคิดเห็น ป้อนเนื้อหาและคลิก Add Note (เพิ่มบันทึกย่อ) บันทึกย่อจะถูกสร้างขึ้นและเชื่อมโยงกับอีเมลนั้นๆ

เชื่อมโยงอีเมลกับงาน

คุณสามารถเพิ่มงานจากอีเมลได้หลายวิธี เมื่อคุณได้รับอีเมลเกี่ยวกับงานรอดำเนินการที่คุณมี คุณสามารถเพิ่มทั้งอีเมลเป็นงานหรือแม้แต่สร้างงานตามเนื้อหาเฉพาะบนอีเมลได้โดยตรง

สร้างงานจากอีเมล

บ่อยครั้งที่เราได้รับงานผ่านทางอีเมล ซึ่งอาจเป็นอีเมลที่ส่งมาจากหัวหน้าของเราหรืออีเมลจากลูกค้าเกี่ยวกับรายการงานใหม่หรือรายการสิ่งที่ต้องทำรอดำเนินการ ในกรณีนี้ คุณสามารถเชื่อมโยงงานกับอีเมลนั้นได้โดยตรง ในรายการ ให้คลิกขวาที่อีเมลและเลือก 'เพิ่มเป็นงาน'

งานใหม่จะถูกสร้างขึ้นโดยมีชื่อเรื่องเป็นชื่อและเนื้อหาอีเมลเป็นคำอธิบาย

1. คลิกปุ่ม More Actions (การดำเนินการเพิ่มเติม) ที่มุมบนขวาของหน้าจอในบานหน้าต่างมุมมองเมล
2. เลือก Add To (เพิ่มไปยัง) และเลือก Tasks (งาน)
   
3. งานที่มีชื่อเรื่องของอีเมลเป็นชื่องานและเนื้อหาข้อความเป็นคำอธิบายจะถูกเพิ่ม

งานที่คุณสร้างจากอีเมลสามารถดูได้ในบานหน้าต่างภาพตัวอย่างอีเมลซึ่งอยู่ด้านล่างอีเมลต้นฉบับ คุณสามารถแก้ไขเพิ่มเติมหรือเพิ่มงานใหม่จากมุมมองนี้ได้

สร้างงานจากข้อความที่เลือก

คุณยังสามารถสร้างงานจากเนื้อหาที่ระบุในอีเมลได้ด้วย

1. ในอีเมลที่คุณกำลังอ่าน ให้เน้นเนื้อนั้น
2. เมื่อคุณเลือกข้อความที่ต้องการ เมนูสร้างอัจฉริยะจะปรากฏขึ้น
3. คลิกไอคอน Create Task (สร้างงาน)
   
4. กล่องโต้ตอบเพิ่มงานจะปรากฏขึ้น
5. ข้อความที่เลือกจะถูกเพิ่มเป็นคำอธิบายงาน

เมื่อคุณเพิ่มงานหรือบันทึกย่อจากอีเมล อีเมลนั้นจะถูกทำเครื่องหมายในบานหน้าต่างแสดงรายการ โดยจะมีรูปสามเหลี่ยมเน้นไว้ที่มุมซ้ายบนของอีเมล คุณยังสามารถคลิกเครื่องหมายเพื่อดูบันทึกย่อ/ งานที่เกี่ยวข้องกับอีเมลได้ด้วย

เชื่อมโยงงานจากกล่องข้อคิดเห็น

คุณสามารถสร้างงานที่เชื่อมโยงกับอีเมลจากกล่องข้อคิดเห็น คลิกไอคอน Add a related task (เพิ่มงานที่เกี่ยวข้อง) ที่ด้านขวาสุดของกล่องข้อคิดเห็น งานจะเปิดขึ้นในตำแหน่งของกล่องข้อคิดเห็น ป้อนเนื้อหาและคลิก Add Task (เพิ่มงาน) งานจะถูกสร้างขึ้นและเชื่อมโยงกับอีเมลนั้นๆ

การสร้างกิจกรรมจากอีเมล

1. เลือกส่วนหนึ่งของข้อความของคุณ
2. ในการเลือก ไอคอนห้าไอคอนจะปรากฏขึ้น
3. คลิกไอคอน Create Event (สร้างกิจกรรม)
   
4. กล่องโต้ตอบสร้างกิจกรรมจะปรากฏบนหน้าจอ
5. ข้อความที่เลือกจะถูกเพิ่มเป็นชื่อกิจกรรม

แชร์ในสตรีม

คุณสามารถเลือกส่วนของอีเมลและแชร์เนื้อหาเป็น 'ข้อความ' ในสตรีมไปยังกลุ่มใดๆ ของคุณได้

1. ในอีเมลที่คุณกำลังอ่าน ให้เลือกเนื้อหาเฉพาะของอีเมลที่คุณต้องการโพสต์ในสตรีม
2. ในการเลือก เมนูสร้างอัจฉริยะจะปรากฎขึ้น
3. คลิกไอคอน Create Post (สร้างโพสต์) จากไอคอน
   
4. กล่องโต้ตอบเพิ่มโพสต์จะปรากฏบนหน้าจอ
5. คุณสามารถเลือกกลุ่มที่คุณต้องการโพสต์ในสตรีมได้

ตามค่าเริ่มต้น ตัวเลือก 'My Streams (สตรีมของฉัน)' จะถูกเลือกไว้ในรายการสตรีม

สร้างและจัดการรายชื่อติดต่อ

คุณสามารถดำเนินการตามรายชื่อติดต่อกับที่อยู่จาก ถึง หรือ CC ได้โดยคลิกที่อยู่อีเมลผู้ติดต่อจากพื้นที่ในบานหน้าต่างภาพตัวอย่าง

เพิ่มในรายชื่อติดต่อ

หากที่อยู่อีเมลยังไม่มีอยู่ในรายชื่อติดต่อของคุณ คุณสามารถเพิ่มที่อยู่อีเมลนั้นเป็นรายชื่อติดต่อได้โดยตรงจากป๊อปอัปบัตรการจัดการรายชื่อติดต่อ

1. คลิกที่อยู่อีเมลผู้รับหรือที่อยู่อีเมลส่งใดๆ
2. บัตรการจัดการรายชื่อติดต่อปรากฏขึ้น
3. เลือก Add to Contacts (เพิ่มไปยังรายชื่อติดต่อ) จากรายการตัวเลือก
   ​​
4. ที่อยู่อีเมลจะถูกเพิ่มลงในสมุดที่อยู่ของคุณพร้อมกับชื่อที่มีอยู่ในอีเมลนั้น

แชทกับรายชื่อติดต่อโดยตรง

หากที่อยู่อีเมลนั้นมีอยู่ในรายชื่อติดต่อแชทของคุณแล้ว คุณสามารถคลิกที่ไอคอนเริ่มแชทเพื่อเริ่มต้นการแชทกับรายชื่อติดต่อรายใดรายหนึ่งได้

1. คลิกที่อยู่อีเมลผู้ส่งหรือผู้รับใดๆ
2. บัตรการจัดการรายชื่อติดต่อจะปรากฏขึ้น
3. เลือกไอคอน Start Chat (เริ่มแชท) ที่อยู่ด้านล่างที่อยู่อีเมล
   
4. กล่องแชทของคุณกับผู้ติดต่อรายนั้นจะเปิดขึ้นในแท็บ Zoho Mail

สถานะออนไลน์ของผู้ติดต่อ:

นอกจากการแชทแล้ว คุณยังสามารถดูได้ว่าผู้ติดต่อรายใดรายหนึ่งออนไลน์และว่างอยู่ใน Messenger หรือไม่

การรวมรายชื่อติดต่อในสตรีม

ขณะดูโพสต์ในสตรีม รายชื่อติดต่อที่แท็กจะถูกเน้น เมื่อเลื่อนไปวางไว้เหนือรายชื่อติดต่อที่แท็กเหล่านี้ บัตรรายชื่อติดต่อจะปรากฏขึ้นมา บัตรนี้ช่วยให้คุณสามารถดำเนินการได้ห้าอย่าง

​

• Copy email address (คัดลอกที่อยู่อีเมล) - คุณสามารถคัดลอกที่อยู่อีเมลของผู้ติดต่อได้
• View all posts in the Group (ดูโพสต์ทั้งหมดในกลุ่ม) - ตัวเลือกนี้จะให้คุณดูโพสต์ที่รายชื่อติดต่อนี้ได้เพิ่มไว้ในกลุ่มสตรีมนั้นๆ ตัวเลือกนี้จะไม่ถูกเปิดใช้งานหากรายชื่อติดต่อที่แท็กเป็นผู้รับเชิญ และไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มนั้น
• View tasks by this member (ดูงานโดยสมาชิกรายนี้) - คุณสามารถดูงานที่สร้างโดยผู้ติดต่อรายนั้นได้
• View tasks assigned to this member (ดูงานที่มอบหมายให้กับสมาชิกรายนี้) - เมื่อใช้ตัวเลือกนี้ คุณสามารถดูงานที่ผู้ติดต่อได้รับมอบหมายจากผู้อื่นได้
• Search across all Zoho apps (ค้นหาทั่วทั้งแอป Zoho ทั้งหมด) - คุณสามารถค้นหาผู้ติดต่อและการดำเนินการของผู้ติดต่อทั่วทั้งแอป Zoho ทั้งหมดได้โดยใช้ตัวเลือกนี้