จัดการกลุ่ม

กลุ่ม

Zoho Mail Groups ช่วยให้ทีมและกลุ่มคนประสานงานและสื่อสารกันได้ดียิ่งขึ้น พร้อมทั้งลดความวุ่นวายที่เกิดจากอีเมลภายในให้น้อยที่สุด ผู้ใช้สามารถเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มที่เปิดใช้งานอีเมลอย่างกลุ่มองค์กรที่สร้างขึ้นโดยผู้ดูแลระบบ และกลุ่มบุคคลที่สร้างขึ้นโดยผู้ใช้คนอื่นได้ กลุ่มที่เปิดใช้งานอีเมลคือกลุ่มองค์กรที่มีที่อยู่อีเมลทั่วไป ผู้ดูแลระบบและผู้ดูแลระบบระดับสูงเท่านั้นที่สามารถสร้างกลุ่มองค์กรได้ ในขณะที่ผู้ใช้ทุกรายสามารถสร้างกลุ่มส่วนบุคคลได้ 

กลุ่มอาจเป็นกลุ่มเปิดใช้งานสตรีมหรือกลุ่มปิดใช้งานสตรีมได้ กลุ่มที่ปิดใช้งานสตรีมจะถูกแสดงรายการแยกต่างหากภายใต้รายการกลุ่มที่ปิดใช้งาน คุณสามารถโพสต์ข้อความ บันทึกย่อ งานกิจกรรม และแชร์อีเมลในกลุ่มสตรีมที่เปิดใช้งานเพื่อทำงานร่วมกับทีมของคุณได้ ผู้ดูแลระบบสามารถปิดใช้งานกลุ่มสตรีมได้ ผู้ใช้จะไม่สามารถโพสต์โพสต์ใหม่ในกลุ่มเหล่านี้ได้ แต่จะยังสามารถดูแท็กและโพสต์โปรดที่มีอยู่ได้

รายชื่อกลุ่ม

กลุ่มทั้งหมดที่คุณเข้าร่วมจะแสดงรายการบนหน้าต่างเมนูด้านซ้าย ภายใต้ส่วนสตรีม กลุ่มที่เปิดใช้งานสตรีมจะแสดงเป็นลำดับแรก หากคุณมีกลุ่มที่ไม่ได้เปิดใช้งานสตรีม คุณสามารถคลิกที่ตัวเลือกปิดใช้งานกลุ่มบนรายการกลุ่มได้ 

คลิกขวาที่กลุ่มใดๆ บนเมนูด้านซ้ายเพื่อดูตัวเลือกของกลุ่ม
​​

• คุณสามารถเริ่มต้นการแชทกับกลุ่มได้โดยเลือกตัวเลือกแชทกับกลุ่ม
• รายชื่อสมาชิกกลุ่มทั้งหมดจะปรากฏขึ้น หากคุณเลือกดูสมาชิก
• ถ้ากลุ่มเป็นกลุ่มองค์กรที่เปิดใช้งานอีเมล คุณจะมีตัวเลือกส่งอีเมลแก่กลุ่มนี้เมื่อคุณคลิกขวา
• คลิกที่ตัวเลือกซ่อนกลุ่ม หากคุณต้องการลบกลุ่มออกจากเมนูด้านซ้าย
• เลือกตัวเลือกข้อมูลของกลุ่ม เพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติมของกลุ่ม
• คลิกที่ตัวเลือกจัดการกลุ่ม เพื่อแก้ไขรายละเอียดของกลุ่ม ตัวเลือกจัดการกลุ่มจะปรากฏเฉพาะกลุ่มที่คุณเป็นผู้ควบคุม/เจ้าของเท่านั้น

จัดการกลุ่ม

ส่วนจัดการกลุ่มใน Zoho Mail ช่วยให้คุณจัดการกลุ่มทั้งหมดได้จากที่เดียว กลุ่มทั้งหมดที่คุณเข้าร่วมจะปรากฏที่นี่ คุณยังสามารถเพิ่มกลุ่มใหม่ แก้ไข/ดูสมาชิกกลุ่ม และแก้ไขกลุ่มภายในขอบเขตของบทบาทของคุณในกลุ่มได้อีกด้วย

คลิกไอคอนจัดการกลุ่มที่ด้านบนของรายการกลุ่มสตรีม เพื่อไปยังหน้าการจัดการกลุ่ม

​​

การสร้างกลุ่ม

คุณสามารถสร้างกลุ่มใหม่ได้จากหน้าจัดการกลุ่ม โดยทำตามคำแนะนำด้านล่างนี้

1. ล็อกอินเข้าสู่บัญชี Zoho Mail
2. ไปยังหน้าการจัดการกลุ่ม โดยใช้ไอคอนจัดการกลุ่ม
3. คลิกที่ไอคอนเพิ่มกลุ่มใหม่เพื่อสร้างกลุ่มใหม่ 
   ​
4. ป้อนชื่อกลุ่ม สมาชิกกลุ่ม และคำอธิบายกลุ่มที่ต้องการ แล้วคลิกสร้างกลุ่ม
   ​

กลุ่มส่วนบุคคลตามข้อมูลที่ระบุไว้จะถูกสร้างขึ้น

ถ้าคุณเป็นผู้ดูแลระบบขององค์กร คุณสามารถสร้างกลุ่มองค์กรที่เปิดใช้งานอีเมลได้จากส่วนเพิ่มกลุ่มใหม่

1. ทำตามขั้นตอนที่ให้ไว้ด้านบนและไปยังส่วนเพิ่มกลุ่มใหม่
2. ป้อนชื่อกลุ่ม สมาชิกกลุ่ม และคำอธิบายกลุ่ม
3. เปิดตัวเลือก ‘สร้างเป็นกลุ่มอีเมล’ เพื่อสร้างกลุ่มที่เปิดใช้อีเมล
   ​
4. ป้อนที่อยู่อีเมลของกลุ่ม และคลิกสร้างกลุ่ม

กลุ่มองค์กรที่มีอีเมลทั่วไปจะถูกสร้างขึ้น 

คุณสามารถดำเนินการอื่นๆ เช่น เพิ่มผู้ควบคุม เปลี่ยนระดับการเข้าถึง เปิดใช้งานการจัดการเมลของกลุ่มที่สร้างได้ โดยคลิกที่การตั้งค่าเพิ่มเติมในส่วนแก้ไขกลุ่ม อีกทั้งยังสามารถสร้างกลุ่มที่เปิดใช้งานอีเมลได้โดยตรงจาก Control Panel ของบัญชีผู้ดูแลอีกด้วย คลิกที่นี่เพื่อรับคำแนะนำโดยละเอียด

มุมมองกลุ่ม

ข้อมูลสรุปของแต่ละกลุ่มจะแสดงเป็นการ์ดแยกต่างหาก การ์ดของกลุ่มจะแสดงรายละเอียดต่อไปนี้

• ชื่อและไอคอนของกลุ่ม
• บทบาทของคุณในกลุ่ม
• สมาชิกของกลุ่ม
• สถานะสตรีมของกลุ่ม

คุณสามารถเข้าใช้กลุ่มที่เปิดใช้งานสตรีมได้โดยตรง โดยคลิกที่กลุ่มที่ต้องการในหน้าจัดการกลุ่ม

เพิ่ม/ดูสมาชิก

คุณสามารถดูรายชื่อสมาชิกของกลุ่มได้ โดยการคลิกที่ไอคอนดูสมาชิก ในมุมมองการ์ดกลุ่ม หากคุณเป็นผู้ควบคุมหรือเจ้าของกลุ่ม คุณจะสามารถเพิ่มสมาชิกลงในกลุ่มโดยใช้กลุ่มเดิมได้ คุณยังสามารถแก้ไขบทบาทของสมาชิก หรือลบบทบาทเหล่านั้นได้อีกด้วย

แก้ไขกลุ่ม

คุณสามารถแก้ไขกลุ่มที่คุณเป็นผู้ควบคุมหรือเจ้าของได้ ด้วยการคลิกที่ไอคอนแก้ไขกลุ่มที่มุมบนขวาของบัตรกลุ่ม คุณยังสามารถเลือกตัวเลือกจัดการกลุ่มได้โดยคลิกขวาที่กลุ่มที่ต้องการหรือจากเมนูดรอปดาวน์ตัวเลือกเพิ่มเติมที่ส่วนหัวเรื่องของกลุ่ม คุณสามารถเปลี่ยนชื่อกลุ่ม คำอธิบายกลุ่ม และไอคอนกลุ่มได้ สามารถเปิดใช้งาน/ปิดใช้งานสตรีมสำหรับกลุ่มได้ โดยทำเครื่องหมาย/ยกเลิกการทำเครื่องหมายที่กล่องทำเครื่องหมายเปิดใช้งานสตรีม คุณยังสามารถลบกลุ่มได้โดยการคลิกที่ปุ่มลบกลุ่ม

สำหรับกลุ่มองค์กร จะมีตัวเลือกอนุญาตให้โพสต์อีเมลในกล่มอยู่ในส่วนแก้ไขกลุ่มด้วย นอกจากนี้ ตัวเลือกการตั้งค่าเพิ่มเติมจะอยู่ถัดจากกล่องทำเครื่องหมาย ซึ่งจะนำทางไปยัง Control Panel ซึ่งเป็นตำแหน่งที่สามารถแก้ไขรายละเอียดของกลุ่ม เช่น บทบาทผู้ใช้ โลโก้ เป็นต้น 

การตั้งค่าปฏิทิน

การตั้งค่าปฏิทินสำหรับกลุ่มสตรีมสามารถแก้ไขได้โดยเจ้าของหรือผู้ควบคุมของกลุ่มสตรีมเท่านั้น คลิกที่ไอคอนจัดการกลุ่มในหน้าต่างด้านซ้าย ค้นหากลุ่มที่มีการตั้งค่าที่คุณต้องการแก้ไข คลิกการดำเนินการเพิ่มเติมแล้วเลือกตัวเลือกแก้ไข ไปที่แถบเมนูการตั้งค่าปฏิทิน 

กิจกรรมซ้อนกัน:

คุณสามารถเลือกว่าคุณต้องการอนุญาตหรือไม่อนุญาตให้สร้างกิจกรรมบนปฏิทินในวันที่และเวลาเดียวกันได้ 

สิทธิ์ในการเชิญผู้ใช้ภายนอกเข้าร่วมกิจกรรมของกลุ่ม :

เมื่อกิจกรรมกลุ่มถูกสร้างขึ้น คุณสามารถจำกัดสมาชิกที่ได้รับอนุญาตให้ได้รับเชิญให้เข้าร่วมกิจกรรมได้ คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์ที่จะส่งการเชิญไปยังกลุ่มผู้ใช้เท่านั้น ไปยังกลุ่มและผู้ใช้องค์กร หรือทุกคนในองค์กรได้

การอนุมัติจากผู้ดูแลระบบในการสร้างกิจกรรม :

สมาชิกสามารถสร้างกิจกรรมในปฏิทินกลุ่มได้ตามค่าเริ่มต้น คุณสามารถเลือกได้ว่ากิจกรรมเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลกลุ่มก่อนที่จะเพิ่มลงในปฏิทินกลุ่มหรือไม่

การแชร์ปฏิทินส่วนบุคคลไปยังกลุ่ม:

ปฏิทินส่วนบุคคลที่สร้างโดยสมาชิกกลุ่มสามารถแชร์กับกลุ่มได้หากต้องการ สามารถเปิดหรือปิดใช้งานสิทธิ์ หรือตั้งค่าให้แชร์ปฏิทินหลังจากได้รับการอนุมัติจากผู้ดูแลระบบได้

เปิด/ปิดใช้งานการแจ้งเตือนบนปฏิทินกลุ่ม :

คุณสามารถเปิดใช้งานหรือปิดใช้งานการแจ้งเตือนกิจกรรม เช่น การเพิ่มกิจกรรม การอัพเดตกิจกรรม หรือเมื่อกิจกรรมถูกลบออกจากปฏิทินกลุ่มได้ 

ตัวเลือกตัวกรอง

คุณสามารถเปลี่ยนมุมมองจัดการกลุ่มเพื่อแสดงกลุ่มในประเภทใดประเภทหนึ่งได้ สามารถจัดประเภทกลุ่มตามบทบาทในกลุ่มของคุณ หรือตามสตรีมที่เปิดใช้งานกับกลุ่มนั้นได้

​