การปฏิเสธความรับผิดทางอีเมล
การปฏิเสธความรับผิดทางอีเมล/โดเมน คือหมายเหตุด้านล่างที่ใช้ทั่วทั้งองค์กร ซึ่งเพิ่มไว้ที่ส่วนท้ายของอีเมลทั้งหมดที่ส่งจากองค์กร
การปฏิเสธความรับผิดทางอีเมล
การปฏิเสธความรับผิดทางอีเมล/โดเมน คือย่อหน้าหรือส่วนของข้อความที่ถูกเพิ่มไว้ที่ด้านล่างของอีเมล โดยเป็นประกาศทางกฎหมายที่ผสมกับข้อความแจ้งการรักษาความลับ ข้อความนี้เรียกอีกอย่างว่าส่วนท้ายอีเมล ลายเซ็นองค์กร ต้นแบบอีเมล และเป็นสิ่งที่พบได้ทั่วไปสำหรับทั้งองค์กร
ข้อดีของการตั้งค่าการปฏิเสธความรับผิดใน Zoho Mail นอกเหนือจากลายเซ็นอีเมลของผู้ใช้แต่ละรายก็คือ ข้อความปฏิเสธความรับผิดจะถูกเพิ่มลงในอีเมลแม้ว่าจะส่งมาจากไคลเอ็นต์อีเมล POP หรือ IMAP อื่นๆ โดยใช้เซิร์ฟเวอร์ SMTP ของ Zoho Zoho Mail รองรับรูปแบบ Rich Text สำหรับการปฏิเสธความรับผิด ผู้ใช้อาจพลาดการเพิ่มข้อความ หรือมีข้อผิดพลาดในการสะกดบางอย่าง หรือรูปแบบอาจไม่สอดคล้องกัน
การปฏิเสธความรับผิดทางอีเมลเป็นแบบเฉพาะโดเมน หากคุณกำหนดค่าหลายโดเมน คุณสามารถเพิ่มการปฏิเสธความรับผิดสำหรับโดเมนแต่ละโดเมนในองค์กรของคุณได้
สมมุติว่าคุณมีสองโดเมน zylker.com และ zylkertravels.com โดยมีการกำหนดค่าข้อความปฏิเสธความรับผิดทางอีเมลสำหรับทั้งสองโดเมน หากผู้ใช้มีบัญชีอีเมลในทั้งสองโดเมน การปฏิเสธความรับผิดสำหรับโดเมนที่ผู้ใช้เลือกในขณะที่ส่งอีเมลจะถูกเพิ่มในอีเมล หากอีเมลถูกส่งมาจาก rebecca@zylker.com การปฏิเสธความรับผิดสำหรับโดเมน zylker.com จะถูกเพิ่มในอีเมล
ขั้นตอนในการเพิ่มการปฏิเสธความรับผิดทางอีเมล:
- เข้าสู่ระบบ แผงควบคุมของ Zoho Mail
- ไปที่เมนู Domains และเลือกโดเมนที่คุณต้องการกำหนดค่าการปฏิเสธความรับผิดของโดเมน
- ไปที่แท็บ Settings และค้นหาส่วน Domain Disclaimer
- คลิก Add Disclaimer
- ในฟิลด์ข้อความที่ปรากฏขึ้น ให้ป้อนข้อความปฏิเสธความรับผิดและจัดรูปแบบเนื้อหาตามความต้องการของคุณ
- คุณสามารถตั้งค่าการปฏิเสธความรับผิดแบบกำหนดเองสำหรับหลายโดเมนในองค์กรของคุณได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าข้อความปฏิเสธความรับผิดจะถูกเพิ่มที่ระดับเซิร์ฟเวอร์ ดังนั้น หากผู้ใช้รายใดก็ตามมีข้อความปฏิเสธความรับผิดที่เพิ่มไว้ในลายเซ็นของตน ผู้ใช้ดังกล่าวจำเป็นต้องนำตัวเลือกออกเมื่อคุณบังคับใช้การปฏิเสธความรับผิด
เคล็ดลับ:
เมื่อคุณเพิ่มการปฏิเสธความรับผิดสำหรับโดเมน อาจส่งผลให้การปฏิเสธความรับผิดหลายรายการปรากฏขึ้นที่ส่วนท้ายของอีเมลสำหรับอีเมลต่อเนื่องที่มีความยาวมากภายในองค์กร เหตุการณ์นี้หลีกเลี่ยงไม่ได้ เนื่องจากการปฏิเสธความรับผิดเมื่อเพิ่มแล้วจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของอีเมล และไม่สามารถลบออกโดยอัตโนมัติในระหว่างการตอบกลับหรือการส่งต่อ เมื่ออีเมลเดิมได้รับการตอบกลับหรือส่งต่ออีกครั้ง การปฏิเสธความรับผิดอีกรายการหนึ่งจะถูกเพิ่มที่ส่วนท้าย ทำให้การปฏิเสธความรับผิดหลายรายการใช้พื้นที่และขนาดเพิ่มขึ้นตามสัดส่วนในอีเมล ดังนั้น โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่า ข้อความปฏิเสธความรับผิดของคุณนั้นสั้นและไม่ซับซ้อน และมีขนาดค่อนข้างเล็ก ขนาดของอีเมลจะถูกคำนวณพร้อมกับข้อความปฏิเสธความรับผิดที่คุณเพิ่มลงไป
ตัวอย่างข้อความปฏิเสธความรับผิด
ตัวอย่างการปฏิเสธความรับผิดมีให้ที่ด้านล่างสำหรับอ้างอิง
ข้อความนี้มีข้อมูลที่เป็นความลับ และจัดทำขึ้นสำหรับบุคคลที่มีชื่อระบุไว้เท่านั้น หากคุณไม่ใช่ผู้รับที่มีชื่ออยู่ คุณไม่ควรเผยแพร่ แจกจ่าย หรือคัดลอกอีเมลนี้ คุณไม่สามารถใช้หรือส่งต่อเอกสารแนบใดๆ ในอีเมลได้ โปรดแจ้งผู้ส่งทางอีเมลหากคุณได้รับอีเมลนี้โดยไม่ตั้งใจ และลบอีเมลนี้ออกจากระบบของคุณโดยทันที บริษัท X, อาคาร# 1, ถนน, เมือง, ประเทศ, www.company.com
หมายเหตุ:
- การปฏิเสธความรับผิดจะถูกเพิ่มที่ระดับโดเมนสำหรับทั้งองค์กร
- ลายเซ็นจะถูกตั้งค่าที่ระดับผู้ใช้ และโดยทั่วไปแล้วจะมีรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อผู้ใช้ การกำหนด และข้อมูลตำแหน่งที่ทำงาน และจะมีผลกับอินเตอร์เฟซบนเว็บเท่านั้น