แผงควบคุม Zoho Mail - วิธีใช้

การปฏิเสธความรับผิดทางอีเมล

การปฏิเสธความรับผิดทางอีเมลคือเชิงอรรถทั่วทั้งองค์กร ซึ่งเพิ่มไว้ที่ส่วนท้ายของอีเมลทั้งหมดที่ส่งจากองค์กร

การปฏิเสธความรับผิดทางอีเมล

การปฏิเสธความรับผิดทางอีเมลคือย่อหน้าหรือส่วนของข้อความที่ถูกเพิ่มไว้ที่ด้านล่างของอีเมล โดยเป็นประกาศทางกฎหมายที่ผสมกับข้อความแจ้งการรักษาความลับ ข้อความนี้เรียกอีกอย่างว่าส่วนท้ายอีเมล ลายเซ็นองค์กร ต้นแบบอีเมล และเป็นสิ่งที่พบได้ทั่วไปสำหรับทั้งองค์กร

ข้อดีของการตั้งค่าการปฏิเสธความรับผิดใน Zoho Mail ผ่านลายเซ็นของผู้ใช้แต่ละรายก็คือ ข้อความปฏิเสธความรับผิดจะถูกเพิ่มลงในอีเมลแม้ว่าจะส่งมาจากไคลเอ็นต์อีเมล POP หรือ IMAP อื่นๆ โดยใช้เซิร์ฟเวอร์ SMTP ของ Zoho Zoho Mail รองรับรูปแบบ Rich Text สำหรับการปฏิเสธความรับผิด ผู้ใช้อาจพลาดการเพิ่มข้อความ หรือมีข้อผิดพลาดในการสะกดบางอย่าง หรือรูปแบบอาจไม่สอดคล้องกัน

ขั้นตอนในการเพิ่มการปฏิเสธความรับผิดใน Zoho Mail

  1. เข้าสู่ระบบ http://www.zoho.com/mail ในฐานะผู้ดูแลระบบ
  2. คลิก แผงควบคุม >> การตั้งค่าองค์กร
  3. เลือกแท็บ การปฏิเสธความรับผิด
  4. เลือก 'เพิ่ม' สำหรับโดเมนที่คุณต้องการเพิ่มข้อความปฏิเสธความรับผิด
  5. คุณสามารถป้อนและจัดรูปแบบข้อความปฏิเสธความรับผิดได้ โดยใช้ตัวเลือกการจัดรูปแบบ Rich Text
  6. คุณสามารถตั้งค่าการปฏิเสธความรับผิดแบบกำหนดเองสำหรับหลายโดเมนในองค์กรของคุณได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้แจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่าข้อความปฏิเสธความรับผิดจะถูกเพิ่มที่ระดับเซิร์ฟเวอร์ ดังนั้น หากผู้ใช้รายใดก็ตามมีข้อความปฏิเสธความรับผิดที่เพิ่มไว้ในลายเซ็นของตน ผู้ใช้ดังกล่าวจำเป็นต้องนำตัวเลือกออกเมื่อคุณบังคับใช้การปฏิเสธความรับผิด

ตัวอย่างข้อความปฏิเสธความรับผิด

ตัวอย่างการปฏิเสธความรับผิดมีให้ที่ด้านล่างสำหรับอ้างอิง

ข้อความนี้มีข้อมูลที่เป็นความลับ และจัดทำขึ้นสำหรับบุคคลที่มีชื่อระบุไว้เท่านั้น หากคุณไม่ใช่ผู้รับที่มีชื่ออยู่ คุณไม่ควรเผยแพร่ แจกจ่าย หรือคัดลอกอีเมลนี้ คุณไม่สามารถใช้หรือส่งต่อเอกสารแนบใดๆ ในอีเมลได้ โปรดแจ้งผู้ส่งทางอีเมลหากคุณได้รับอีเมลนี้โดยไม่ตั้งใจ และลบอีเมลนี้ออกจากระบบของคุณโดยทันที บริษัท X, อาคาร# 1, ถนน, เมือง, ประเทศ, www.company.com

หมายเหตุ:

เมื่อคุณเพิ่มการปฏิเสธความรับผิดสำหรับโดเมน อาจส่งผลให้การปฏิเสธความรับผิดหลายรายการปรากฏขึ้นที่ส่วนท้ายของอีเมลสำหรับอีเมลต่อเนื่องที่มีความยาวมากภายในองค์กร เหตุการณ์นี้หลีกเลี่ยงได้ เนื่องจากการปฏิเสธความรับผิดเมื่อเพิ่มแล้วจะกลายเป็นส่วนหนึ่งของอีเมล และไม่สามารถลบออกโดยอัตโนมัติในระหว่างการตอบกลับหรือการส่งต่อ เมื่ออีเมลเดิมได้รับการตอบกลับหรือส่งต่ออีกครั้ง การปฏิเสธความรับผิดอีกรายการหนึ่งจะถูกเพิ่มที่ส่วนท้าย ทำให้การปฏิเสธความรับผิดหลายรายการใช้พื้นที่และขนาดเพิ่มขึ้นตามสัดส่วนในอีเมล ดังนั้น โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่า ข้อความปฏิเสธความรับผิดของคุณนั้นสั้นและไม่ซับซ้อน และมีขนาดค่อนข้างเล็ก ขนาดของอีเมลจะถูกคำนวณพร้อมกับข้อความปฏิเสธความรับผิดที่คุณเพิ่มลงไป

  • การปฏิเสธความรับผิดจะถูกเพิ่มที่ระดับโดเมนสำหรับทั้งองค์กร
  • ลายเซ็นจะถูกตั้งค่าที่ระดับผู้ใช้ และโดยทั่วไปแล้วจะมีรายละเอียดต่างๆ เช่น ชื่อผู้ใช้ การกำหนด และข้อมูลตำแหน่งที่ทำงาน และจะมีผลกับอินเตอร์เฟซบนเว็บเท่านั้น

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com