O Zoho Projects foi classificado como líder nos 20 principais prêmios de software de gerenciamento de tarefas
O Zoho Projects recebeu o prêmio de líder nos 20 principais prêmios de software Kanban
O gerenciamento de tarefas é o processo de monitoramento das tarefas do seu projeto por meio de seus vários estágios, do início ao fim. Isso envolve tomar decisões ativamente para que suas tarefas acomodem as alterações que podem ocorrer em tempo real. Sua meta final é a conclusão bem-sucedida de suas tarefas. O gerenciamento de tarefas do projeto também significa gerenciar de maneira eficaz todos os aspectos de uma tarefa, como orçamento, tempo, escopo, recursos, recorrência e assim por diante.
A gestão de projetos é o processo de gerenciar um projeto que tem uma data fixa de início e término por meio dos vários estágios de planejamento, execução, monitoramento e fechamento. Um projeto tem como objetivo alcançar uma meta final específica, executando vários itens de trabalho gerenciáveis para alcançá-la. Esses itens de trabalho são chamados de tarefas.
O gerenciamento de tarefas é o processo de gerenciar uma tarefa individual, desde a concepção até o fechamento. Uma tarefa não precisa necessariamente ter uma meta ou mesmo prazos específicos. Um grupo de tarefas em conjunto contribui para a execução de um projeto. Portanto, o gerenciamento de tarefas é inerentemente uma função do gestão de projetos.
A gestão de projetos requer que você veja o panorama geral. Os gerentes de projetos geralmente têm vários projetos de várias prioridades acontecendo simultaneamente. O gerenciamento bem-sucedido requer uma análise adequada das relações e dependências existentes entre seus vários componentes. O gerenciamento de tarefas, por outro lado, envolve o microfoco apenas em concluir a tarefa. Tanto a gestão de projetos quanto a de tarefas precisam do envolvimento e do gerenciamento das equipes para garantir que os recursos possam lidar de forma ideal com vários itens de trabalho.
Na pesquisa Global Project Management do PMI de 2017, 37% dos líderes executivos disseram que: "A principal causa de falha [dos projetos nas organizações] era a falta de objetivos e de etapas claramente definidas para medir o progresso" e "a falta de disciplina ao implementar estratégias". Tendo esse estudo em mente, aqui estão algumas etapas principais envolvidas no gerenciamento de tarefas:
Priorização: seja qual for a ferramenta usada para gerenciar suas tarefas, como uma lista de tarefas simples ou uma ferramenta abrangente de gerenciamento de tarefas de projeto, o aspecto mais importante do gerenciamento de tarefas é a priorização. Isso ajuda a concluir com eficiência todas as tarefas envolvidas, mantendo as restrições planejadas.
Rastreamento de etapas: as descobertas deste estudo também mostram que estabelecer metas claras é essencial para a conclusão bem-sucedida de um projeto. Embora uma meta final não seja necessária para o gerenciamento de tarefas, definir etapas ajuda a motivar as equipes a executar tarefas com sucesso.
Gerenciamento de programação: garantir que sua tarefa seja concluída no prazo é algo que tem impacto na integridade geral do projeto. Atribuir o intervalo de tempo certo estimando o esforço envolvido é fundamental aqui.
Alocação de recursos: o gerenciamento ideal de recursos é a próxima etapa para garantir um gerenciamento eficaz das tarefas. Dependendo do orçamento e da programação, atribua o talento e a quantidade de recursos certa para realizar o trabalho.
Colaboração: para todas as etapas mencionadas acima, a colaboração é fundamental. Embora trabalhar em equipes geralmente signifique que um maior número de trabalho é concluído, manter os membros da equipe em sincronia pode ser difícil. O software de gerenciamento de tarefas para equipes pode ajudá-lo a manter sua equipe conetada.
Outra maneira interessante de gerenciar tarefas pode ser classificá-las em um prazo ou matriz de prioridade tendo "programação" e "prioridade" como eixos. Com essa estrutura, o trabalho necessário que precisa ser realizado imediatamente deve ser colocado em alta prioridade e no topo da programação. Já o trabalho necessário que não é preciso ser realizado imediatamente deve ser colocado em alta prioridade, mas baixo na programação.
O gerenciamento de tarefas melhora seu fluxo de trabalho de várias maneiras.
As ineficiências muitas vezes resultam do desinteresse. Os princípios do gerenciamento de tarefas melhoram muito a produtividade ao garantir que os recursos certos sejam utilizados no momento certo. Isso inclui dar aos membros da equipe tarefas e responsabilidades que correspondam às suas habilidades e interesses.
Seja autônomo ou parte de uma organização, todas as suas tarefas são realizadas para atingir uma meta específica. No entanto, muitas vezes acabamos fazendo coisas que nos distraem ou não contribuem para que isso aconteça. Se houver uma maneira sistemática de abordar todos os seus itens de trabalho, seu trabalho será mais focado no objetivo final.
Nem sempre é possível trabalhar em uma tarefa de cada vez. No entanto, trabalhar em muitas coisas de uma só vez pode se tornar caótico. Organizar suas tarefas de uma forma que ajude a simplificar seu fluxo de trabalho é uma maneira de se tornar mais eficiente e atingir seu objetivo.
Você pode gerenciar tarefas com uma variedade de ferramentas, incluindo:
Desde compras de supermercado até o planejamento de um casamento sofisticado, fazer listas simples para gerenciar tarefas nunca sai de moda.
Visualmente atraentes e fáceis de usar, esses quadros são simples, porém eficazes. Arrastar uma tarefa da coluna "em processo" para a "concluído" é quase tão catártico quanto tirá-la de uma lista.
O que é um dia sem pelo menos um lembrete sobre aquela coisa que você esqueceu de fazer na semana passada? Adicionar lembretes orientados por prazos ao seu calendário ajuda a organizar seu tempo.
Se você usa software na nuvem ou no local, reservar um tempo para configurar suas tarefas aqui recompensará você com recursos, lembretes e relatórios criteriosos.
Além das ferramentas que você usa, há muitos pontos a serem lembrados ao implementar seu sistema de gerenciamento de tarefas.
Aprenda. Pratique. Diga para qualquer coisa que não o ajude com sua meta.
Os ladrões de tempo ou produtividade farão você perder o foco.
Lembre-se sempre de reservar tempo para suas tarefas de rotina durante o planejamento.
Delegue tarefas. Você pode ser um perfeccionista, mas assumir tudo sozinho é um caminho certo para o desastre.
As coisas que podem ser feitas hoje devem ser feitas hoje. A procrastinação leva à multitarefa, e não de uma boa maneira.
Ninguém consegue ser produtivo 24 horas por dia, 7 dias por semana. Por isso, é uma boa prática priorizar até mesmo suas pausas. Como sempre haverá interrupções ao longo do dia, fazer pausas deliberadas e cronometradas ajudará você a voltar ao trabalho com vigor renovado.
Pare de se preocupar com coisas sobre as quais você não tem controle. Durante o planejamento, dê espaço para que o inesperado aconteça. Porém, não deixe que isso afete seu trabalho.
Os sistemas de gerenciamento de tarefas beneficiam qualquer pessoa que tenha coisas a fazer, ou seja, todo mundo. As pessoas que buscam a gestão de projetos e de tarefas podem se enquadrar nas seguintes categorias:
Mantenha-se atualizado sobre o quão livres ou ocupados os membros da sua equipe estão e delegue o trabalho de acordo.
O gerenciamento de tarefas para as equipes ajuda na delegação de atividades, coordenando os membros da equipe a trabalharem de forma produtiva em direção a uma meta comum.
Receba atualizações e notificações instantâneas sobre todo o trabalho realizado pelos membros da sua equipe.
Desde o planejamento até o gerenciamento de tarefas, o software ajuda você a registrar e rastrear todas as informações relacionadas ao seu projeto. A capacidade de manter o controle de suas tarefas, prazos, reuniões e responsabilidades da equipe torna o software de gerenciamento de tarefas uma ferramenta fundamental para suas necessidades de negócios. Se qualquer problema acontecer, basta um clique para ver informações sobre a origem exata do problema. Assim você pode assumir o controle imediatamente e fazer alterações bem sucedidas para melhorar seu fluxo de trabalho. Funcionalidades adicionais de colaboração, como chat, fóruns e painel, ajudam toda a sua equipe a permanecer conetada e a acompanhar os desenvolvimentos mais recentes.
Dependendo do seu propósito, faixa de preços, ambiente de trabalho existente e plataforma preferida, há várias ferramentas de gestão de projetos e de tarefas disponíveis. De listas de verificação simples, que podem nem exigir uma conexão com a internet, a um software completo de gerenciamento de tarefas de projeto, os recursos são variados. Há também opções de softwares que se adaptam a setores específicos, como construção, TI ou educação. Ou a funções específicas, como o gerenciamento de tarefas CRM.
O Zoho Projects é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas online que não é apenas acessível e fácil de usar, mas também tem funcionalidades que garantem escalabilidade e segurança de dados. Fortes funcionalidades de colaboração, quadros Kanban, gráficos de Gantt, relatórios detalhados e rastreadores de tempo para tarefas específicas tornam esse uma das melhores opções de software de gerenciamento de tarefas disponíveis no mercado. A versão básica tem diversas funcionalidades e também é um meio de executar o gerenciamento gratuito de tarefas.
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Softwares líderes de gerenciamento de trabalho para equipes de projeto.
"At our organization, Zoho Projects is the boss. We are able to stay on top of all our deliverables which helps us gain the trust of our customers."
Hansa Sharma, especialista em serviços compartilhados, Cbensol