Isenção de responsabilidade de e-mail
Isenções de responsabilidade de e-mail/domínio são notas de rodapé de toda a organização adicionadas ao final de todos os e-mails enviados pela organização.
Isenção de responsabilidade de e-mail
Uma isenção de responsabilidade de e-mail/domínio é um parágrafo ou pequeno texto anexado à parte inferior do e-mail, como um aviso legal combinado com um aviso de confidencialidade. Isso também é conhecido como rodapé de e-mail, assinatura da organização e clichê de e-mail, sendo comum para toda a organização.
A vantagem de configurar uma isenção de responsabilidade no Zoho Mail sobre a assinatura de e-mail de cada usuário é que a isenção de responsabilidade de confidencialidade é adicionada aos e-mails, mesmo quando enviados de outros clientes de e-mail POP ou IMAP usando os servidores Zoho SMTP. O Zoho Mail suporta o formato Rich Text Format para isenções de responsabilidade. Os usuários podem se esquecer de adicionar o texto ou cometer alguns erros de ortografia ou o formato pode ser inconsistente.
As isenções de responsabilidade por e-mail são específicas do domínio. Se tiver vários domínios configurados, poderá adicionar uma isenção de responsabilidade para cada um dos domínios em sua organização.
Considere que tem dois domínios, zylker.com e zylkertravels.com, com isenções de responsabilidade de e-mail configuradas para ambos os domínios. Se um usuário tiver contas de e-mail em ambos os domínios, a isenção de responsabilidade para o domínio escolhido pelo usuário no momento do envio do e-mail será adicionada ao e-mail. Se o e-mail for enviado de rebecca@zylker.com, a isenção de responsabilidade para o domínio zylker.com será adicionada ao e-mail.
Passos para adicionar uma isenção de responsabilidade de e-mail:
- Faça login no Painel de controle do Zoho Mail.
- Vá para o menu Domínios e selecione o domínio para o qual deseja configurar uma isenção de responsabilidade de domínio.
- Vá para a guia Configurações e localize a seção Isenção de responsabilidade do domínio.
- Clique em Adicionar isenção.
- No campo de texto que é aberto, insira a isenção de responsabilidade e formate o conteúdo de acordo com seus requisitos.
- É possível definir isenções de responsabilidade personalizadas para vários domínios em sua organização.
Certifique-se de informar aos usuários que o texto de isenção de responsabilidade será adicionado no nível do servidor. Portanto, se quaisquer usuários tenham o texto de isenção de responsabilidade adicionado à sua assinatura, eles devem remover a opção depois que forem aplicadas as isenções de responsabilidade.
Dicas:
Ao adicionar uma isenção de responsabilidade para o domínio, pode ser que várias isenções de responsabilidade sejam exibidas no final dos e-mails em longas cadeiras de e-mail dentro da organização. Isso não pode ser evitado, pois a isenção de responsabilidade, uma vez adicionada, passará a fazer parte do e-mail e não poderá ser removida automaticamente durante respostas ou encaminhamentos. Quando o mesmo e-mail é respondido ou encaminhado novamente, outra isenção de responsabilidade é adicionada no final, fazendo com que várias isenções de responsabilidade ocupem proporcionalmente mais espaço e tamanho no e-mail. Portanto, verifique se a isenção de responsabilidade é breve e simples, e se tem um tamanho relativamente pequeno. O tamanho do e-mail será calculado junto com o texto de isenção de responsabilidade que você adicionar.
Exemplo de texto de isenção de responsabilidade
Um exemplo de isenção de responsabilidade é fornecido abaixo para sua referência.
Essa mensagem contém informações confidenciais e é direcionada apenas à pessoa especificada. Se você não for o destinatário especificado, não deve divulgar, distribuir ou copiar este e-mail. Você não pode usar ou encaminhar os anexos neste e-mail. Por favor, notifique o remetente imediatamente por e-mail, se você recebeu este e-mail por engano, e exclua o e-mail do seu sistema. Empresa X, Grupo 1, Rua, Cidade, País, www.company.com
Observação:
- Isenções de responsabilidade são adicionadas no nível do domínio para toda a organização.
- As assinaturas são definidas no nível do usuário e geralmente tem detalhes como o nome do usuário, a designação e informações do local de trabalho, aplicando-se apenas à interface da Web