Sincronizar o Gmail com o Zoho CRM

Você pode sincronizar e-mails específicos do cliente entre o Google Apps e do Zoho CRM configurando o POP3 no Zoho CRM. Especifique o endereço de e-mail e a senha para configurar o e-mail do G Suite no Zoho CRM. Depois de configurar o e-mail, você pode visualizar os e-mails específicos do cliente na página de lead ou de contato.

Benefícios

Centralizar todas as informações do cliente e correspondência por e-mail dentro do Zoho CRM
Associar conversa de e-mail dos clientes com dados do CRM (leads, contatos e transações)
Compartilhar e atualizar e-mails específicos do cliente com outros usuários da conta
Enviar e receber e-mails simultaneamente no Zoho CRM e no Gmail (G Suite)

Principais características

Guia de e-mail dentro do Zoho CRM
Enviar e receber todos os seus e-mails sem sair do Zoho CRM
Compartilhar e-mails do cliente com os colegas
Visualização de discussão de conversas de e-mail
Sincronizar e-mails enviados e recebidos com o G Suite

1. Configure o Gmail no Zoho CRM

Funções do usuário
Funções de administrador

Funções do usuário do G Suite

Depois que o administrador de TI tiver ativado o complemento do Zoho Mail, você precisará configurar o Gmail para sua conta de email.

Etapa 1: configurar a conta do Gmail no Zoho CRM
Etapa 2: configurar opções de complementos do Zoho Mail

Etapa 1: para configurar o Gmail no Zoho CRM, siga estas etapas:

Faça login no G Suite.
Clique no (ícone Aplicativos).
Clique em Mais > Zoho CRM.
Você será redirecionado para o Zoho CRM.
No Zoho CRM, vá para Configuração > Marketplace > Google > E-mail.
Na página Configurar e-mail do Google, especifique sua senha do G Suite.
Clique Configurar agora.
Sua conta de e-mail do Google será configurada no Zoho CRM. Agora, você está pronto para enviar e-mails para leads ou contatos.

Configurar o complemento Mail

Ao configurar o complemento Zoho Mail, você pode compartilhar os e-mails dos clientes com outros usuários (Público) ou mantê-los pessoais (Particular) na sua conta Zoho CRM.

Conta de e-mail particular	Conta de e-mail com compartilhamento
Outros usuários não podem ver seus e-mails de clientes	Outros usuários podem ver seus e-mails de clientes
O CEO e outras equipes da alta gerência podem usar essa opção para manter a comunicação com os clientes confidenciais	Compartilhe com representantes de vendas e gerentes que são diretamente responsáveispela interação cotidiana com o cliente. Assim, o compartilhamento de comunicação por e-mail ajuda a gerência a tomar uma decisão melhor.
O que você pode fazer?	O que você pode fazer?
Você pode ver os e-mails de outras pessoas que são públicos	Você pode ver os e-mails de outras pessoas que são públicos.
Você pode responder a outros e-mails	Você pode responder a outros e-mails.
Outros usuários não podem ver seus e-mails enviados do Zoho CRM	Outros usuários podem ver seus e-mails enviados do Zoho CRM.
Outros usuários não podem ver seus e-mails recebidos	Outros usuários podem ver seus e-mails recebidos.
	Por que não há opção Público padrão? Para proteger a privacidade da conversa por e-mail com o cliente. Por exemplo, John, gerente de vendas recém-ingressado na organização, adiciona o ID de e-mail do CEO como um contato no CRM. Agora, Adam, outro gerente de vendas pode ver a conversa entre John e CEO, o que não é permitido em um cenário em tempo real.

Etapa 2: para configurar uma conta de e-mail privada ou compartilhada

Para configurar uma conta de e-mail privada, siga estes passos:

Faça login no G Suite.
Clique no (ícone Aplicativos).
Clique em Mais > Zoho CRM.
Você será redirecionado para o Zoho CRM.
No Zoho CRM, vá para Configuração > Canais > E-mail.
Na página Complemento do Zoho Mail, selecione a opção Conta Privada.
Selecione uma caixa de correio para configurar no Zoho CRM.
Clique em Salvar.

Para configurar uma conta de e-mail compartilhada, siga estes passos:

Faça login no G Suite.
Clique no (ícone Aplicativos).
Clique em Mais > Zoho CRM.
Você será redirecionado para o Zoho CRM.
No Zoho CRM, vá para Configuração > Canais > E-mail.
Na página Complemento do Zoho Mail, faça o seguinte:
- Selecione a opção Compartilhar E-mail.
- Selecione a caixa de correio.
- Insira a senha do seu G Suite.
Clique em Salvar.

Funções de administrador

As funções importantes do administrador do domínio do G Suite no processo de configuração do Gmail no Zoho CRM são:

Etapa 1: inscrever-se no complemento do Zoho Mail
Etapa 2: ativar o complemento Zoho Mail para usuários do G Suite
Etapa 3: ativar e-mails nas configurações do perfil do usuário
Etapa 4: selecionar e-mails nas configurações da guia
Etapa 5: selecionar e-mails nas configurações de lead, contato e transação

Etapa 1: para se inscrever no complemento Zoho Mail, siga estas etapas:

Faça login no G Suite.
Clique no (ícone Aplicativos).
Clique em Mais > Zoho CRM.
Você será redirecionado para o Zoho CRM.
No Zoho CRM, clique em Atualizar.
Na página Escolher Plano, clique em Gerenciar seu Plano.
Na página Gerenciar Assinatura, selecione o Número de Usuários do Complementos Zoho Mail.
Clique Atualizar Conta.
Na página Informação do Cartão de Crédito, preencha a transação do cartão de crédito.
Após a transação bem sucedida, você pode ativar o complemento Zoho Mail para usuários do G Suite .

Etapa 2: para ativar o complemento Zoho Mail para os usuários do G Suite, siga estas etapas:

Faça login no G Suite.
Clique no (ícone Aplicativos).
Clique em Mais > Zoho CRM.
Você será redirecionado para o Zoho CRM.
No Zoho CRM, vá para Configuração > Usuários & Controle > Controle de Segurança > Perfis.
Na página Perfis, clique no link Editar para o perfil para o qual você deseja conceder permissões.
Em Permissões do Aplicativo, marque a caixa de seleção Zoho Mail Integration.
Clique em Salvar.

Etapa 3: para ativar a guia E-mails, siga estas etapas:

No G Suite, clique em (ícone Aplicativos).
Clique em Mais > Zoho CRM.
Você será redirecionado para o Zoho CRM.
No Zoho CRM, vá para Configuração > Usuários & Controle > Controle de Segurança > Perfis.
Na página Perfis, edite o perfil (por exemplo: Perfil Padrão).
Na página Editar Perfil, na coluna Guia Visível, marque a caixa de seleção E-mails.
Clique em Salvar.

A tabela abaixo explica quando a guia E-mails é ativada para os usuários do Google Apps:

Complemento do Zoho Mail	Perfil para a guia E-mails	Resultado
Ativado	Ativado	A guia E-mail é visível para o usuário
Ativado	Desativado	A guia E-mail é invisível para o usuário
Desativado	Ativado	A guia E-mail é invisível para o usuário
Desativado	Desativado	A guia E-mail é invisível para o usuário

Veja também Gerenciar perfis

Etapa 4: para selecionar e-mails nas configurações da guia, siga estas etapas:

No G Suite, clique em (ícone Aplicativos).
Clique em Mais > Zoho CRM.
Você será redirecionado para o Zoho CRM.
No Zoho CRM, vá para Configuração > Personalização > Módulos > Organizar Módulos.
Na página Organizar Guias, certifique-se de que E-mails esteja sob a lista Guias Selecionadas.
Clique em Salvar.

Etapa 5: para selecionar os e-mails nas configurações de página de lead/contato, siga estas etapas:

No G Suite, clique em (ícone Aplicativos).
Clique em Mais > Zoho CRM.
Você será redirecionado para o Zoho CRM.
No Zoho CRM, vá para Configuração > Personalização> Módulos > Leads.
Na página Leads, clique Layouts.
Na página Editar layout, certifique-se que Mail está na lista selecionada.
Clique em Salvar.
Siga o mesmo procedimento nos módulos Contatos e Transações.

Observação:

Se o complemento do Zoho Mail estiver desativado, os usuários não pode executar o seguinte:

Configurar o complemento do Zoho Mail
Buscar e-mails do Gmail para o Zoho CRM
Ver a guia E-mail dentro do Zoho CRM
Compartilhar opções da lista suspensa E-mail e Usuários na página de lead ou de contato
Ver e-mails enviados do Gmail no CRM e vice-versa
Ver as opções Responder e Responder a Todos

2. Enviar e-mails para contatos comerciais

Através do módulo Leads, Contatos ou Transações

Clique em Leads, Contatos ou Transações.
Na [Módulo] Página Inicial, selecione o registro.
Na página Detalhes do Registro, vá para Lista de Correio Relacionadas e clique em Enviar Correio.
Na página Escrever E-mail, insira a mensagem, anexe arquivos, adicione IDs de e-mail nos campos CC & BCC.
Clique em Enviar.
O e-mail será enviado ao destinatário com uma cópia do e-mail armazenado na exibição de lista relacionada E-mails e a pasta Enviar do Gmail.

Através da guia E-mails do Zoho CRM

Clique em E-mails > Escrever.

O restante é o processo normal de e-mail. A janela para escrever é semelhante a qualquer editor e correio com um conjunto de opções de edição e formatação. Se você tiver configurado sua caixa de saída, os e-mails serão enviados após um intervalo de alguns minutos.

Por meio do Gmail

Com apenas algumas etapas simples nas configurações, você pode enviar e-mails a partir de sua conta do Gmail e visualizá-los como itens enviados do Zoho CRM. Para obter esta opção trabalhando para sua conta do Gmail, configure o filtro para conta POP do Gmail no Zoho Mail conforme descrito abaixo:

Faça o login no Zoho Mail.
Clique Configurações >Organização de Correio > Filtros.
Clique Adicionar Filtro.
Na janela instantânea Filtros, faça o seguinte:
- Digite um Nome do filtro.
- Para os critérios de mensagem, selecione Remetente É com a sua Conta do Gmail (...@gmail.com)
- Na opção Mover para a Pasta, navegue e selecione Enviado.
- Clique em Salvar.
Selecione o filtro e clique em Executar através do Filtro.

3. Receber e-mails de contatos comerciais

Quando você recebe um e-mail de contatos comerciais no Gmail, ele é buscado automaticamente no Zoho CRM. Os e-mails recebidos relacionados ao lead, contato ou transação em particular serão listados na seção E-mails na página Leads, Contatos ou Transações, respectivamente. Os e-mails relacionados ao contato principal também estão listados na seção E-mail na página Transação.