Vertrouwd door grote merken

  • TATA Chemicals Limited
  • Universiteit van Stanford
  • Dell
  • Ancora Education
  • vodafone
  • BigBasket

Zoho Projects wordt in de top 20-awards voor taakbeheersoftware beoordeeld als Leider

Zoho Projects wordt in de top 20-awards voor Kanban-software beoordeeld als Leider

Wat is taakbeheer?

Taakbeheer is het proces waarbij de taken van uw project van begin tot eind worden bewaakt. Dit houdt in dat u actief beslissingen neemt voor uw taken om wijzigingen te verwerken die in realtime kunnen plaatsvinden, waarbij uw einddoel de succesvolle voltooiing van uw taken is. Projecttaakbeheer betekent ook het effectief beheren van alle aspecten van een taak, zoals budget, tijd, omvang, resources, herhaling etc.

Wat is taakbeheer?

Projectmanagement versus taakbeheer

Projectmanagement is het beheren van een project met een vaste begin- en einddatum in de verschillende fasen van planning, uitvoering, bewaking en afsluiting. Een project is gericht op het bereiken van een specifiek einddoel door verschillende beheerbare werkitems uit te voeren. Deze werkitems worden taken genoemd.

Taakbeheer is het beheren van een individuele taak, van begin tot einde. Een taak hoeft niet noodzakelijkerwijs een doel of zelfs specifieke deadlines te hebben. Een groep taken draagt samen bij aan de uitvoering van een project. Taakbeheer is daarom inherent een functie van projectmanagement.

Projectmanagement vereist dat u het grote plaatje ziet. Projectmanagers beheren over het algemeen meerdere projecten met verschillende prioriteiten die tegelijkertijd worden uitgevoerd. Voor een goed beheer van deze onderdelen is een goede analyse van de relaties en afhankelijkheden tussen de verschillende onderdelen vereist. Voor taakbeheer is daarentegen weer microfocus nodig om de taak te voltooien. Voor zowel project- als taakbeheer is betrokkenheid van het team en management vereist om ervoor te zorgen dat de resources optimaal met meerdere werkitems kunnen samenwerken.

Taken beheren

Uit de Global Project Management-enquête van PMI 2017 bleek dat 37% van de leidinggevenden hiermee te maken kreeg: "De voornaamste oorzaak van het falen [van projecten in de organisatie] was een gebrek aan duidelijk gedefinieerde doelstellingen en mijlpalen om de voortgang te meten" en "een gebrek aan discipline bij het implementeren van de strategie". Met het oog op dit onderzoek volgen hier enkele belangrijke stappen voor taakbeheer:

Prioritering: welke tool u ook gebruikt om uw taken te beheren, of het nu gaat om een eenvoudige takenlijst of een uitgebreide tool voor projecttaakbeheer, het belangrijkste aspect van taakbeheer is prioritering. Dit helpt bij het efficiënt voltooien van alle benodigde taken, terwijl de geplande beperkingen worden gehandhaafd.

Mijlpalen bijhouden: uit de resultaten van dit onderzoek blijkt ook dat het bepalen van duidelijke doelen essentieel is voor een succesvolle voltooiing van een project. Hoewel een einddoel voor taakbeheer niet nodig is, helpt het definiëren van mijlpalen teams om taken met succes uit te voeren.

Planningsbeheer: ervoor zorgen dat uw taak op tijd wordt voltooid, is iets dat van invloed is op het algehele projectverloop. Het is van essentieel belang om het juiste tijdschema toe te wijzen door de benodigde inspanningen in te schatten.

Toewijzing van resources: optimaal resourcebeheer is de volgende stap om effectief taakbeheer te garanderen. Wijs afhankelijk van het budget en de planning het juiste talent en de juiste hoeveelheid resources toe om het werk gedaan te krijgen.

Samenwerking: voor alle hierboven genoemde stappen is samenwerking essentieel. Hoewel het werken in teams doorgaans betekent dat er meer werk kan worden gedaan, kan het lastig zijn om alle teamleden synchroon te houden. Taakbeheersoftware voor teams kan u helpen om uw team verbonden te houden.

Een andere interessante manier om taken te beheren is ze categoriseren op een deadline of prioriteitenmatrix met 'planning' en 'prioriteit' als de assen. In deze structuur moeten noodzakelijke werkzaamheden die onmiddellijk moeten worden uitgevoerd, hoog worden geplaatst wat betreft zowel prioriteit als planning, terwijl noodzakelijke werkzaamheden die niet onmiddellijk nodig zijn, een hoge prioriteit moeten worden gegeven, maar lager op de planning kunnen worden gezet.

Taken beheren

Wat is nodig voor taakbeheer?

Taakbeheer verbetert uw workflow op vele manieren.

Uw werk efficiënter maken

Inefficiënties komen vaak voort uit een gebrek aan interesse. Principes voor taakbeheer verbeteren de productiviteit aanzienlijk door ervoor te zorgen dat de juiste resources op het juiste moment worden gebruikt. Dit omvat het geven van taken en verantwoordelijkheden aan teamleden die aansluiten op hun vaardigheden en interesses.

Focus op uw werk

Of u nu als zelfstandige of voor een organisatie werkt, u voert taken uit om een bepaald doel te bereiken. Maar vaak doen we dingen die hiervan afleiden of daar niet aan bijdragen. Als er een systematische manier is om al uw werkitems te benaderen, is uw werk meer gericht op het einddoel.

Uw organisatie organiseren

Het is niet altijd mogelijk om slechts aan één taak tegelijk te werken. Aan allerlei verschillende dingen tegelijk werken kan echter heel chaotisch worden. Wanneer uw taken dusdanig worden georganiseerd dat deze uw workflow stroomlijnen, zorgt dit ervoor dat er veel efficiënter wordt gewerkt en doelen sneller worden bereikt.

Hoe kan taakbeheer worden geïmplementeerd?

  • Tool
  • Technieken

Tool

U kunt taken beheren met verschillende tools, waaronder:

  • Eenvoudige takenlijsten of checklists

    Van boodschappen doen tot het plannen van een chique bruiloft: lijstjes maken om taken te beheren werkt altijd.

  • Kanban-borden

    Deze borden zijn visueel aantrekkelijk, gebruiksvriendelijk, eenvoudig en effectief. Een taak slepen van 'Wordt verwerkt' naar 'Gereed' geeft bijna net zoveel voldoening als het afstrepen van een lijstje.

  • Agenda's

    Wat is een dag zonder ten minste één herinnering over dat ene dat u vorige week bent vergeten te doen? Door herinneringen op basis van deadlines aan uw agenda toe te voegen, kunt u uw tijd beter indelen.

  • Software

    Of u nu cloud- of on-premise-software gebruikt, als u de tijd neemt om uw taken hier in te stellen, krijgt u inzichtelijke resources, herinneringen en rapporten.

Technieken

Naast de tools die u gebruikt, zijn er ook een aantal andere zaken waaraan u moet denken bij de implementatie van uw taakbeheersysteem.

  • De subtiele kunst van nee zeggen

    Leer dit. Oefen dit. Zeg nee tegen alles wat niet helpt bij uw doel.

  • Pas op voor killers

    Door tijd of productiviteitskillers verliest u uw focus.

  • Business as usual

    Vergeet tijdens het plannen niet om tijd vrij te maken voor uw routinetaken.

  • Zorg voor balans

    Delegeer taken. U bent misschien een perfectionist, maar alles zelf doen is vragen om problemen.

  • Stel niet uit

    Zaken die vandaag kunnen worden afgehandeld, moeten ook vandaag worden afgehandeld. Uitstel leidt tot multitasking en dan niet op een goede manier (dus niet eens tot afstel).

  • Neem even pauze

    Niemand kan 24/7 productief zijn, dus het is een goede gewoonte om zelfs het nemen van pauzes te prioriteren. Onderbrekingen gebeuren de hele dag door, dus plan uw pauzes in om daarna weer met hernieuwde energie aan de slag te gaan.

  • Wat hebt u onder controle?

    Maak u geen zorgen meer over dingen waar u geen controle over hebt. Zorg er tijdens het plannen voor dat er ruimte is voor onverwachte zaken, maar laat het anders uw werk niet beïnvloeden.

Voor wie is taakbeheer bedoeld?

Taakbeheersystemen zijn nuttig voor iedereen die taken moet uitvoeren - en dat is iedereen. Mensen die gebruikmaken van project- en taakbeheer vallen onder de volgende brede categorieën:

  • Projectleiders

    Blijf op de hoogte van de niet-ingeplande en ingeplande tijden van uw teamleden en delegeer het werk dienovereenkomstig.

  • Teams

    Taakbeheer voor teams helpt bij het delegeren van taken binnen een team, waarbij teamleden worden gecoördineerd om productief naar een gemeenschappelijk doel te werken.

  • Persoonlijk taakbeheer

    Ontvang directe updates en meldingen over al het werk dat door uw teamleden is voltooid.

Waarom hebt u een taakbeheertool nodig?

Met taakbeheersoftware kunt u elk stukje informatie met betrekking tot uw project registreren en volgen, van taakplanning tot beheer. Door de mogelijkheid om uw taken, deadlines, vergaderingen en teamverantwoordelijkheden bij te houden, is taakbeheersoftware een cruciale tool voor uw zakelijke behoeften. Als er zich problemen voordoen, kunt u met één klik inzicht krijgen in de exacte oorzaak van het probleem. Hierdoor kunt u direct doorpakken en effectief veranderingen doorvoeren om uw workflow te verbeteren. Met extra samenwerkingsfuncties zoals chat, forums en dashboard, blijft uw hele team verbonden en op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen.

Voordelen van het gebruik van een taakbeheertool

  • Helpt u bij het organiseren, toewijzen en prioriteren van taken met behulp van kleurcodes
  • Met behulp van Gantt-grafieken kunt u de voortgang bijhouden en mijlpalen markeren om uw project op schema te houden.
  • U kunt doelen instellen, de vereiste resultaten in de gaten houden en deadlines beheren
  • Biedt uitgebreide, maatwerk schema's om ononderbroken workflows te faciliteren
  • Niet langer nodig om alle taken zelf te onthouden en zorgt dat u op schema blijft door tijdige herinneringen
  • Maatwerk opties helpen u te werken met wat u prettig vindt

De juiste taakbeheersoftware kiezen

Afhankelijk van uw doel, prijsbereik, bestaande werkomgeving en voorkeursplatform zijn er verschillende tools voor project- en taakbeheer beschikbaar. Van eenvoudige checklists waarvoor mogelijk geen internetverbinding nodig is tot volledige projecttaakbeheersoftware: de mogelijkheden zijn zeer uiteenlopend. Er zijn ook softwareopties die passen bij specifieke industrieën zoals bouw, IT of onderwijs, of specifieke functies zoals CRM-taakbeheer.

Zoho Projects is een online taakbeheertool die niet alleen betaalbaar en gebruiksvriendelijk is, maar ook functies biedt die schaalbaarheid en gegevensbeveiliging garanderen. Dankzij krachtige samenwerkingsfuncties, Kanban-borden, Gantt-grafieken, gedetailleerde rapporten en taakspecifieke tijdtrackers is dit een van de beste softwareopties voor taakbeheer op de markt. De basisversie met veel functies biedt ook gratis taakbeheer.
Bekijk hier de prijsgegevens van Zoho Projects.

Beoordeeld door de beste.

Toonaangevende werkmanagementsoftware voor projectteams.

  •    4,2 / 5
  •    4,2 / 5
  •    4,6 / 5
  •    5,0 / 5

"Bij onze organisatie is Zoho Projects de baas. We kunnen de vereiste resultaten ermee sturen, waardoor we het vertrouwen van onze klanten kunnen winnen."

Hansa Sharma, Shared Services Specialist, Cbensol