Streams - Verbeterde samenwerking binnen e-mail

Streams - verbeterde samenwerking in Postvak IN

Zoho Mail Streams maakt communicatie en samenwerking mogelijk binnen een team of groep mensen. Deze functie verbetert de productiviteit van het team via open communicatie, waardoor antwoorden op e-mails en doorgestuurde e-mails minder voorkomen en onoverzichtelijke postvakken worden voorkomen. Een Streams-groep fungeert als een virtueel bulletin waar elk bericht/alle informatie die moet worden doorgegeven met alle groepsleden kan worden gedeeld. Streams maken gestructureerde discussies rondom de berichten in de groep mogelijk, onder andere dankzij de optie 'vind-ik-leuk' en de mogelijkheid om opmerkingen onder berichten te plaatsen. Zo houdt u alle groepsleden op de hoogte.

U kunt ook berichten sturen aan individuen, voor privégesprekken of een-op-een-discussies. De groepen waarvoor 'Streams' is ingeschakeld, worden weergegeven in het linkervenster. U kunt een groep selecteren om weer te geven en deelnemen aan de activiteiten van de groep.

Zo werkt Streams:

Dankzij Streams is het mogelijk om op eenzelfde soort manier als op sociale media te communiceren met teams/ groepen. Er wordt gebruik gemaakt van 'vind-ik-leuks' en opmerkingen voor verschillende entiteiten, die vervolgens kunnen worden gedeeld met groepen of individuen.

  • Statusberichten
  • Gebeurtenissen
  • Taken
  • Notities 
  • E-mails
  • Bladwijzers

Een moderator of een beheerder kan Streams voor de groep inschakelen. Zodra de groep gebruik kan maken van Streams, kunnen alle leden gedeelde berichten bekijken onder de lijst met Streams-groepen in het linkerdeelvenster. Zodra Streams is ingeschakeld, kunnen de leden berichten aan de groepen sturen. De gebruikers kunnen ook berichten rechtstreeks op de pagina van individuele leden plaatsen. Streams voor groepen bevat de activiteiten en gedeelde berichten in Streams voor de desbetreffende groep. Alle afzonderlijke berichten of gedeelde berichten zijn beschikbaar in het gedeelte 'Mijn Streams' op het startscherm.

Vind-ik-leuks

De gebruikers kunnen een bericht of opmerking een 'Vind-ik-leuk' geven door te klikken op het pictogram van een Hartje onder een bericht/opmerking. Een vind-ik-leuk op een bericht/opmerking kan worden gezien als instemming of als een vriendelijke knipoog naar het bericht. De eigenaar van het bericht/de opmerking ontvangt meldingen wanneer iemand zijn/haar bericht of opmerking leuk vindt. 

Opmerkingen

Met opmerkingen kunnen gebruikers op een snelle en eenvoudige manier feedback geven. U kunt andere gebruikers vermelden met een @in het gedeelte voor opmerkingen om hen toe te voegen aan de discussie of om hen op de hoogte te stellen van de discussie. De functie is ook handig als u feedback van iemand wilt vragen of iemands mening over een specifiek onderwerp wilt weten.  

Weergaven in Streams

Uw Streams-pagina kan worden bekeken in twee verschillende lay-outs, namelijk de Sociale weergave en de Lijstweergave

Sociale weergave

In de Sociale weergave worden uw berichten weergegeven in een socialemedia-indeling. De opties om te reageren op een bericht, leden uit te nodigen, een vind-ik-leuk aan een bericht geven, etc., worden weergegeven onder het oorspronkelijke bericht. 

Lijstweergave

In de lijstweergave worden uw berichten weergegeven zoals e-mails in een lijst worden weergegeven. U kunt op elk bericht klikken om dit apart te bekijken. De opties voor het uitvoeren van acties op dit bericht of het bekijken van de opmerkingen zijn te vinden in het voorbeeldvenster. 

De weergave in Streams wijzigen:

Ga na het openen van uw Streams-pagina naar de pictogrammen voor de Sociale weergave en de Lijstweergave in de rechterbovenhoek van uw pagina. De geselecteerde weergave wordt gemarkeerd. Klik op de gewenste weergave om de lay-out van uw pagina te wijzigen. 

​​​​

Statusbericht

Leden van de groep kunnen statussen of berichten in de Streams-groep plaatsen. Deze functie kan worden gebruikt als er een informatie moet worden doorgegeven aan de gehele groep. De leden kunnen de status een vind-ik-leuk geven of een opmerking onder de status plaatsen. Ze kunnen een vermelding met een @ geven aan een ander lid van de groep in de status of ze kunnen nieuwe deelnemers voor het bericht uitnodigen, gebaseerd op het machtigingsniveau dat is ingesteld voor het bericht. De opmaakeditor heeft veel opties waarmee de inhoud van het bericht kan worden opgemaakt. 

Wanneer er een URL of een webkoppeling is toegevoegd aan het bericht, wordt er een voorbeeld gegenereerd als onderdeel van het bericht. De status kan bijlagen of ingesloten video's bevatten, enzovoort.

Gebeurtenissen

De leden van de groep kunnen gebeurtenissen inplannen voor de groepsleden in de Streams-agenda. Als de optie 'Alle groepsleden uitnodigen' is uitgeschakeld, kunnen alleen de aanwezigen die door de maker van de gebeurtenis worden genoemd, worden uitgenodigd voor de gebeurtenis. De gebeurtenis kan bijvoorbeeld een teamvergadering zijn of een externe gebeurtenis die voor de groepsleden belangrijk kan zijn. De leden van de groep kunnen updates plaatsen over de bijeenkomst of de uitkomst ervan in de vorm van opmerkingen die later kunnen worden geraadpleegd of voor verdere bespreking kunnen worden gebruikt.

De groepsleden kunnen ook bepaalde externe gebeurtenissen van gemeenschappelijk belang aan de groep toevoegen, in het gedeelte Gebeurtenissen. Bijv.: webinars, TED-talks, vergaderingen, enzovoort. 

Taken

Groepstaken onder Streams zorgen ervoor dat de algemene taken, de eigenaars van de taken en de voortgang van de taken beter zichtbaar zijn voor de leden van de groepen. De leden kunnen taken in groepen plaatsen, prioriteiten instellen, een taak aan iemand anders toewijzen en herinneringen maken, en vervaldatums instellen voor de taken. Er kunnen ook bijbehorende bijlagen aan de taak worden toegevoegd. 

De groepstaak kan verder worden opgedeeld in subtaken en elke subtaak kan aan een andere persoon worden toegewezen.

De leden kunnen de taak een vind-ik-leuk geven of er een opmerking onder plaatsen om hun feedback te delen. De eigenaar van de taak kan de taak markeren als voltooid of de vervaldatum wijzigen en herinneringen toevoegen. Dit helpt de individuele leden en de groep als geheel om een algemeen beeld te krijgen van de aanstaande, in behandeling zijnde en voltooide taken, deadlines en andere feedback over de taken. 

Bladwijzers

U kunt elke webkoppeling als bladwijzer aan de Streams-groep toevoegen, zodat de andere leden deze kunnen bekijken. De titel en de beschrijving van de koppeling worden automatisch ingevuld in de desbetreffende velden.

In de vervolgkeuzelijst in de hoek rechtsonder kunt u kiezen aan welke Streams-groep u de bladwijzer wilt toevoegen. Als u andere verzamelingen hebt in de app Bladwijzers, kunt u de verzameling kiezen waaraan u de bladwijzer wilt toevoegen.

​​

 De toegevoegde bladwijzer kan worden bekeken in de app Bladwijzers

Notities

De leden kunnen gemeenschappelijke notities voor groepen maken en ze op de respectievelijke Streams-pagina plaatsen. Het is handig om algemene items in de groep vast te zetten, zodat deze gemakkelijk kunnen worden geraadpleegd. Wanneer de eigenaar de notitie wijzigt, ontvangen alle leden een melding over de wijziging. Net als in de andere entiteiten kunnen de groepsleden een 'vind-ik-leuk' geven of een 'opmerking' plaatsen onder een notitie. 

De leden kunnen nu ingesloten afbeeldingen en bijlagen toevoegen aan de notities. Zo wordt Notities een nog betere samenwerkingstool voor het delen van ideeën. 

 

De andere leden kunnen reageren op de groepsnotities, maar kunnen de oorspronkelijke opmerking niet veranderen die door het lid is toegevoegd.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com