Zoho Projects-integratie

Zoho Projects-integratie

Als u Zoho Projects gebruikt om uw projecten beheren, kunt u in Zoho Mail al uw taken in portals bekijken onder de desbetreffende portals. Met deze integratie kunt de e-mails die u ontvangt rechtstreeks koppelen aan projecttaken of maakt u er te volgen projectbugs van. De app Taken binnen Zoho Mail biedt u een geconsolideerde weergave van uw persoonlijke taken en projecttaken, zodat u beter kunt prioriteren en plannen.

U kunt de taken ook maken, bijwerken of verwijderen via het Zoho Projects-menu vanuit uw postvak zelf. U kunt een e-mail rechtstreeks als taak aan een projectportal koppelen of een bug in Zoho Projects melden.

E-mail toevoegen als Zoho Projects-taak/bug:

U kunt een e-mail rechtstreeks als Zoho Projects-taak/bug toevoegen aan een project. Als u een e-mail koppelt aan Zoho Projects, wordt de Zoho Projects-integratie automatisch ingeschakeld. De integratie kan ook rechtstreeks worden ingeschakeld via de integratie-instellingen.

Stappen om een taak toe te voegen aan een projectportal:

  1. Open de e-mail die u wilt bekijken.
  2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Meer acties de optie Toevoegen aan en kies Projecten als taak/bug.
  3. Kies Taak of Bug op de bovenste menubalk. 
  4. Het onderwerp van de e-mail wordt toegevoegd als de titel van de taak/bug en de e-mailinhoud wordt toegevoegd als de beschrijving.
  5. Selecteer een Project in de vermelde opties en bewerk waar nodig de overige voorkeuren. 
  6. Standaard worden de bijlagen die deel uitmaakten van de oorspronkelijke e-mail ook toegevoegd. U kunt de bijlagen die niet zijn vereist, verwijderen.
  7. Klik op Opslaan. 

Het Zoho Projects-menu is standaard uitgeschakeld in de integratie-instellingen. U kunt toch e-mails als taken aan Zoho Projects-portals toevoegen en als u dat doet, wordt Zoho Projects automatisch ingeschakeld. Als u Zoho Projects daarna handmatig uitschakelt, is de optie Toevoegen aan Projects als taak/bug niet beschikbaar.

E-mails die als projecttaken zijn toegevoegd, worden gemarkeerd aan de linkerkant van de e-mail in de e-maillijst. U kunt op deze markering klikken om de taakgegevens uit de lijst weer te geven.

Verder kunt u in het leesvenster van de e-mail de details van de gekoppelde projecttaak/bug weergeven. Het label in de rechterhoek geeft aan of de e-mail is toegevoegd als taak of als bug.

U kunt de taken die u hebt toegevoegd uit e-mail of rechtstreeks hebt toegevoegd aan projecten, weergeven via de app Taken onder het gedeelte Zoho Projects. 

Zoho Projects-integratie inschakelen:

Wanneer u e-mail toevoegt aan projecttaken of Zoho Projects-integratie inschakelt, wordt de in Zoho Projects gekozen standaardportal gekoppeld in Zoho Mail. U kunt elke standaardportal kiezen via de integratie-instellingen van het project. 

  1. Meld u aan bij Zoho Mail.
  2. Ga naar Instellingen.
  3. Navigeer naar Integraties.
  4. Zet de schakelknop naast Zoho Projects op 'AAN'.
  5. Als u de integratie met Zoho Projects inschakelt, kunt u uw standaardportal kiezen in de vervolgkeuzelijst met portalnamen in de optie van Zoho Projects.
  6. Telkens wanneer u e-mails toevoegt aan taken van Zoho Projects, worden ze toegevoegd aan de gekozen portal. 

Let op:

Wanneer u de portal wijzigt in de integratie-instellingen, zullen alle eerdere taken die zijn gekoppeld aan de vorige portal niet zichtbaar zijn in de e-mails en in de e-maillijst. Die taken kunt u alleen bekijken als die specifieke portal is geselecteerd als standaardportal.

Zoho Projects-taken weergeven/openen vanuit de app Taken:

  1. Meld u aan bij Zoho Mail.
  2. Klik op het pictogram Taken op de werkbalk met apps links.
  3. Zoek in de app Taken het gedeelte Zoho Projects onder de Tags.
  4. De projectportals van de projecten waarvan u deel uitmaakt, zijn hier vermeld. 
  5. Selecteer een portal om de taken te bekijken die zijn gekoppeld onder de portal. 
  6. U kunt de taken verder filteren op basis van afzonderlijke projecten, via de optie Weergaven. 
  7. Klik op de optie Weergaven en selecteer het gewenste project. 
  8. De taken onder dat project worden vermeld op het scherm.
  9. Selecteer een bepaalde taak om de gegevens van de taak te bekijken in het voorbeeld. 
  10. Als u de taak of de taakstatus wijzigt, worden de wijzigingen direct bijgewerkt in Zoho Projects.

Taken toevoegen aan Zoho Projects:

U kunt ook rechtstreeks een taak maken, onder elk project dat al is gemaakt in Zoho Projects.

  1. Meld u aan bij Zoho Mail.
  2. Klik op het pictogram Taken op de werkbalk met apps links.  (Of klik hier om de app Taken te starten op een nieuw tabblad.)
  3. Zoek in de app Taken het gedeelte Zoho Projects onder de Tags.
  4. De projectportals van de projecten waarvan u deel uitmaakt, zijn hier vermeld. 
  5. Selecteer een portal om de taken te bekijken die zijn gekoppeld onder de portal. 
  6. U kunt de taken verder filteren op basis van afzonderlijke projecten, via de optie Weergaven. 
  7. Klik op de optie Weergaven en selecteer het gewenste project.
  8. Klik op de knop 'Maken' boven aan de menubalk links.
  9. Geef een titel op voor de taak en kies de takenlijst in de genoemde opties.
  10. Geef de desbetreffende gegevens op voor de toe te voegen taak. 
  11. Klik op 'Opslaan' om de taak te maken onder het geselecteerde project. 

Afhankelijk van de gebruikersvoorkeuren die zijn ingesteld voor die portal, kunt u wel of niet de voorkeuren bewerken/instellen voor de desbetreffende taken.

Let op:

  • De taken onder Zoho Projects zijn alleen beschikbaar in dit menu en worden niet vermeld onder een van de andere weergaven.
  • Als u geen deel uitmaakt van een projectportal, wordt het Zoho Projects-menu niet weergegeven in het linkermenuvenster. 

Problemen oplossen

Geen projectportals

Als u een onlangs aangemelde gebruiker bent die geen deel uitmaakt van Zoho Projects, en probeert om een e-mail toe te voegen als taak/bug, krijgt u een melding te zien dat er geen projectportals zijn gekoppeld aan uw account. 

Te volgen stappen:

  1. Klik op de link Zoho Projects in de verschenen foutmelding.
  2. Op de projectportalpagina die dan volgt en voer de naam van de gewenste portal in.
  3. Klik op Uw portal maken om de portal toe te voegen.
  4. Ga verder naar de Zoho Mail-interface en voeg e-mail als projecttaak/bug toe.

De desbetreffende e-mail wordt toegevoegd als een taak/bug in het zojuist gemaakte portal.

Standaardportal

Als u al een standaardportal hebt gekozen in Zoho Projects of als u deel uitmaakt van slechts één Zoho Projects-portal, wordt deze ingesteld als uw standaardportal in de Zoho Projects-integratie. De gekozen e-mail wordt als taak/bug aan die portal toegevoegd.

Wanneer u deel uitmaakt van meerdere Zoho Projects-portals, wordt u gevraagd om een van de portals als uw standaardportal te selecteren.

Te volgen stappen:

  1. Klik op de link Instellingen in de verschenen foutmelding.
  2. Zet de schakelknop naast Zoho Projects op 'AAN'.
  3. Klik op de vervolgkeuzelijst naast de portalnaam-optie.
  4. Kies een van uw projectportals als standaardportal.
  5. Ga verder naar de Zoho Mail-interface en voeg e-mail als projecttaak/bug toe.

De e-mail wordt toegevoegd als taak/bug aan de geselecteerde portal.

 

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com