Integratie met Zoho Projects

Als u Zoho Projects gebruikt om uw projecten beheren, kunt u in Zoho Mail al uw taken in portalen bekijken onder de desbetreffende portalen. Met deze integratie kunt de e-mails die u ontvangt rechtstreeks koppelen aan projecttaken of maakt u er te volgen projectbugs van. De app Tasks in Zoho Mail biedt u in het gedeelte Unified View een geconsolideerde weergave van uw persoonlijke taken en projecttaken, zodat u beter kunt prioriteren en plannen.

U kunt de taken ook maken, bijwerken of verwijderen via het menu Zoho Projects in de app Tasks vanuit uw postvak.

E-mail toevoegen als Zoho Projects-taak/bug

U kunt een e-mail rechtstreeks als Zoho Projects-taak/bug toevoegen aan een project. Als u een e-mail koppelt aan Zoho Projects, wordt de Zoho Projects-integratie automatisch ingeschakeld. De integratie kan ook rechtstreeks worden ingeschakeld via de integratie-instellingen.

Stappen om een taak toe te voegen aan een projectportaal

1. Open de e-mail die u als een project wilt toevoegen.
2. Selecteer in de vervolgkeuzelijst More Actions de optie Add To en kies Projects as Task/Bug.
   
3. Kies Add Task of Issue in de vervolgkeuzelijst.
   
4. Selecteer een Project in de vermelde opties en bewerk waar nodig de overige voorkeuren.
   ​
5. Het onderwerp van de e-mail wordt toegevoegd als de titel van de taak/bug en de e-mailinhoud wordt toegevoegd als de beschrijving.
6. Standaard worden de bijlagen die deel uitmaakten van de oorspronkelijke e-mail ook toegevoegd. U kunt de bijlagen die niet zijn vereist, verwijderen.
7. Klik op Done.

U kunt de taken die u hebt toegevoegd uit e-mails of rechtstreeks hebt toegevoegd aan projecten, weergeven via de app Tasks in het gedeelte Zoho Projects van de Unified View.

Zoho Projects-integratie inschakelen:

Wanneer u e-mails toevoegt aan projecttaken of de Zoho Projects-integratie inschakelt, wordt het in Zoho Projects gekozen standaardportaal gekoppeld in Zoho Mail. U kunt elke standaardportal kiezen via de integratie-instellingen van het project.

1. Meld u aan bij Zoho Mail.
2. Ga naar Instellingen.​
3. Navigeer naar Integraties.
4. Zet de schakelknop naast Zoho Projects op 'AAN'.
   ​
5. Als u de integratie met Zoho Projects inschakelt, kunt u uw standaardportaal kiezen in de vervolgkeuzelijst met portaalnamen in de optie van Zoho Projects.
6. Telkens wanneer u e-mails toevoegt aan taken van Zoho Projects, worden ze toegevoegd aan het gekozen portaal.

Zoho Projects-taken weergeven/openen vanuit de app Taken

1. Meld u aan bij Zoho Mail.
2. Klik op het pictogram Tasks in de linker app-balk of klik hier om de app Tasks op een nieuw tabblad te starten.
3. Zoek in het linkermenu van de app Tasks het gedeelte Unified View.
   
4. De projectportalen van de projecten waarvan u deel uitmaakt, staan hier vermeld.
5. Klik in de bovenste balk op Projecten om een uitgevouwen weergave te krijgen.
   
6. Selecteer een portaal om de taken te bekijken die aan die Portal gekoppeld zijn.
   
7. U kunt de taken verder filteren op basis van afzonderlijke projecten, via de optie Projects.
   
8. Klik op de optie Projects en selecteer het gewenste project.
9. De taken onder dat project worden vermeld op het scherm.
10. Selecteer een bepaalde taak om de gegevens van de taak te bekijken in het voorbeeld.
    
11. Als u de taak of de taakstatus wijzigt, worden de wijzigingen direct bijgewerkt in Zoho Projects.

Taken toevoegen aan Zoho Projects:

U kunt ook rechtstreeks een taak maken, onder elk project dat al is gemaakt in Zoho Projects.

1. Meld u aan bij Zoho Mail.
2. Klik op het pictogram Tasks in de linker app-balk of klik hier om de app Tasks op een nieuw tabblad te starten.
3. Zoek in het linkermenu van de app Tasks het gedeelte Unified View.
   
4. De projectportalen van de projecten waarvan u deel uitmaakt, staan hier vermeld.
5. Klik in de bovenste balk op Projecten om een uitgevouwen weergave te krijgen.
   
6. Selecteer een portaal om de taken te bekijken die aan die Portal gekoppeld zijn.
   
7. U kunt de taken verder filteren op basis van afzonderlijke projecten, via de optie Projects.
   
8. Klik op de optie Projects en selecteer het gewenste project.
9. Klik in de bovenste menubalk op de knop Add Task.
   
10. Geef een titel op voor de taak en kies de takenlijst in de genoemde opties.
11. Geef de gegevens op voor de toe te voegen taak.
    ​
12. Klik op Add om de taak te maken onder het geselecteerde project.

Afhankelijk van de gebruikersvoorkeuren die zijn ingesteld voor dat portaal, kunt u wel of niet de voorkeuren bewerken/instellen voor de desbetreffende taken.

Problemen oplossen

Geen projectportals

Als u een onlangs aangemelde gebruiker bent die geen deel uitmaakt van Zoho Projects, en probeert om een e-mail toe te voegen als taak/bug, krijgt u een melding te zien dat er geen projectportalen zijn gekoppeld aan uw account.

Vereiste stappen om een portaal toe te voegen

1. Klik op de link Zoho Projects in de verschenen foutmelding.
2. Voer op de pagina Project portals die volgt de naam van het gewenste portaal in.
3. Klik op Uw portal maken om de portal toe te voegen.
4. Ga verder naar de Zoho Mail-interface en voeg e-mail als projecttaak/bug toe.

De desbetreffende e-mail wordt toegevoegd als een taak/bug in het zojuist gemaakte portal.

Standaardportal

Als u al een standaardportal hebt gekozen in Zoho Projects of als u deel uitmaakt van slechts één Zoho Projects-portal, wordt deze ingesteld als uw standaardportal in de Zoho Projects-integratie. De gekozen e-mail wordt als taak/bug aan die portal toegevoegd.

Wanneer u deel uitmaakt van meerdere Zoho Projects-portals, wordt u gevraagd om een van de portals als uw standaardportal te selecteren.

Vereiste stappen om het standaardportaal in te stellen

1. Klik op de link Instellingen in de verschenen foutmelding.
2. Zet de schakelknop naast Zoho Projects op 'AAN'.
3. Klik op de vervolgkeuzelijst naast de portalnaam-optie.
4. Kies een van uw projectportals als standaardportal.
5. Ga verder naar de Zoho Mail-interface en voeg e-mail als projecttaak/bug toe.

De e-mail wordt toegevoegd als taak/bug aan de geselecteerde portal.