Inkomende filters

Inkomend filter

Met inkomende filters in Zoho Mail kunt u uw inkomende e-mails organiseren. Bovendien kunt u automatisch bepaalde acties uitvoeren voor uw inkomende e-mails.

Nieuw filter maken

  1. Meld u aan bij Zoho Mail.
  2. Klik op het pictogram Instellingen.
  3. Ga naar Filters.
  4. Als u meerdere e-mailaccounts hebt geconfigureerd, selecteert u het gewenste account.
  5. Open het tabblad Filter voor inkomende e-mails. Klik op Nieuw filter.
  6. Het dialoogvenster Filter maken verschijnt op het scherm. In dit dialoogvenster vult u de naam, filtervoorwaarden en acties in.
  7. Geef een Naam op voor het filter, om het te identificeren.
  8. Kies hoe u de filteracties wilt uitvoeren.
    • Wanneer aan een of meer van de voorwaarden wordt voldaan (op 'Or' gebaseerd filter) - de acties worden verwerkt, ook als aan één van de voorwaarden is voldaan.
    • Wanneer aan alle voorwaarden wordt voldaan (op 'And' gebaseerd filter) - de acties worden alleen verwerkt als aan alle opgegeven voorwaarden is voldaan.
    • Voor alle inkomende berichten - de acties worden verwerkt voor alle inkomende berichten, ongeacht of aan de voorwaarden is voldaan.
  9. Kies de gewenste parameter voor het Voorwaardetype en geef de Voorwaarde op voor de desbetreffende parameter. 
  10. Selecteer het overeenkomstpatroon voor de voorwaarden die u hebt opgegeven. De beschikbare opties variëren en zijn afhankelijk van de gekozen parameter. 
    1. Voor parameter "Van" kan het patroon bijvoorbeeld "Bevat", "Begint met", "Eindigt op", enzovoort, zijn. 
    2. Voor parameter "Prioriteit" is het overeenkomstpatroon "Is", "Hoger dan" en "Lager dan".
  11. Als u de noodzakelijke voorwaarden hebt toegevoegd, kiest u de acties die u wilt instellen voor uw filter.
  12. Voor de acties 'Verplaatsen naar map', 'Markeren met vlag als' en 'Taggen als' selecteert u de geschikte map, tag of vlag in de vervolgkeuzelijst voor het actieveld.
  13. Selecteer Stoppen met verwerken van andere filters om het uitvoeren van andere filters te stoppen.
  14. Klik op Opslaan om uw filtervoorkeuren op te slaan.

Voorwaarden en acties

Een aangepast filter bestaat uit twee delen: voorwaarden en acties. Simpel gezegd, definieert u de voorwaarden in het eerste deel en geeft u een regel of actie op die moet worden uitgevoerd wanneer aan de voorwaarden in het eerste deel is voldaan. 

Voorwaarden

U kunt meerdere voorwaarden en meerdere acties instellen op basis van uw vereisten. De voorwaarden die u kunt koppelen aan een filter, de operationele parameters en het gegevenstype dat moet worden gebruikt bij elke voorwaarde, staan hieronder vermeld: 

VoorwaardenOperationele parameters
Van

Bevat, Bevat niet, Begint met, Eindigt op

Is, Is niet

In, Niet in

Onderwerp

Bevat, Bevat niet, Begint met, Eindigt op, Is, Is niet

Aan

Bevat, Bevat niet, Begint met, Eindigt op

Is, Is niet, Alleen ik

Cc

Bevat, Bevat niet, Begint met, Eindigt op

Is, Is niet, Alleen ik
Aan/Cc

Bevat, Bevat niet, Begint met, Eindigt op

Is, Is niet, Alleen ik

Inhoud

Bevat,
Bevat niet

PrioriteitIs, Is lager dan,
Is hoger dan
Bijlagenaam

Bevat, Bevat niet, Begint met, Eindigt op, Is, Is niet

Bijlagetype

Bevat, Bevat niet, Begint met, Eindigt op, Is, Is niet

TussenDatum, Tijd


Acties:

Uw postvak beheren:

  • Verplaatsen naar map - u kunt een map selecteren en de e-mail verplaatsen naar een specifieke map. U kunt ook een nieuwe map maken als u dit nog niet hebt gedaan voor een reeks voorwaarden.
  • Een geselecteerde tag/vlag toepassen - u kunt een tag kiezen die kan worden toegepast op de e-mail. 
  • Markeren als gelezen/ongelezen - u kunt de status Gelezen/Ongelezen van de e-mail wijzigen. U kunt bijvoorbeeld bepaalde meldingen als gelezen markeren, zonder ze toe te voegen aan het aantal ongelezen berichten. 
  • E-mail verwijderen - u kunt e-mail rechtstreeks verplaatsen naar de prullenbak op basis van sommige voorwaarden. Dit is bijvoorbeeld handig als sommige nieuwsbrieven blijven komen, zelfs nadat u zich meerdere malen hebt afgemeld. 
  • Verwijderen na n dagen - met deze actie worden de e-mails verwijderd die onder de gedefinieerde voorwaarde vallen na het opgegeven aantal dagen. Deze actie is nuttig in gevallen waarin bepaalde meldingen nodig zijn op dat moment, maar die na een paar dagen geen betekenis meer hebben.
    Het is altijd raadzaam om de actie 'Verwijderen na n dagen' samen met de actie 'Verplaatsen naar map' te gebruiken omdat u dan weet dat e-mails in deze specifieke map na het opgegeven aantal dagen worden verwijderd. Zorg er ook voor dat deze map een naam krijgt waaruit blijkt dat de inhoud van de map na een paar dagen wordt verwijderd. 
  • E-mail doorsturen (naar een ander e-mailadres) - Voorwaardelijk doorsturen - in plaats van alle e-mails door te sturen, kunt u een paar voorwaarden definiëren op basis waarvan alleen sommige e-mails worden doorgestuurd. 
  • Geen bijlagen aan Bijlageviewer toevoegen - inkomende bijlagen worden niet toegevoegd aan de bijlageviewer als deze actie is geselecteerd. Als u besluit dat een record van bepaalde bijlagen voldoende is in e-mails en niet hoeft te worden toegevoegd aan de bijlageviewer, kunt u deze actie gebruiken. 

Let op:

Als het voorwaardetype dat u hebt geselecteerd 'Een of meer van deze voorwaarden voor een of meer van de volgende acties' is, wordt u gevraagd om uw voorwaardetype opnieuw te controleren:

  • Verplaatsen naar Spam
  • De e-mail verwijderen

Uw e-mails verwerken:

  • E-mail als notitie toevoegen - voeg de volledige e-mail toe als een notitie, met het onderwerp als titel en de e-mailinhoud als de notitie. 
  • E-mail als taak toewijzen - voeg de e-mail toe als een taak, met het onderwerp als titel en de e-mailinhoud als beschrijving.
  • aangepaste functies - pas de filteracties en voorwaarden aan met de beschikbare parameters met behulp van Deluge-scripts via Zoho Creator. Meer informatie.

Uw bijlagen beheren:

U kunt filters configureren om de bijlagen van e-mails, die voldoen aan uw voorwaarden, te uploaden naar bepaalde bestandsopslagservices of u kunt ervoor kiezen om met een van de volgende filteropties geen bijlagen toe te voegen aan de bijlageviewer:

  • Bijlagen toevoegen aan Dropbox
  • Bijlagen toevoegen aan Google Drive
  • Bijlagen toevoegen aan OneDrive
  • Bijlagen toevoegen aan Box
  • Bijlagen toevoegen aan Zoho Docs
  • Geen bijlagen toevoegen aan Bijlageviewer - bijlagen die deel uitmaken van uw e-mails, worden niet toegevoegd aan de bijlageviewer als u deze actie selecteert.

Verificatie van de opslagservices

  1. Meld u aan bij Zoho Mail.
  2. Klik op het pictogram Instellingen.
  3. Ga naar Filters.
  4. Open het venster Filter maken.
  5. Voer de noodzakelijke voorwaarde in en klik op Acties selecteren.
  6. Selecteer het gewenste Bijlagen toevoegen aan-filter en klik op Map kiezen.
  7. Klik op de knop Verifiëren in het verificatievenster dat verschijnt.
  8. Als u nog niet bent aangemeld bij de gewenste bestandsopslagservice in uw browser, wordt u gevraagd dit te doen. 
  9. Zodra u bent aangemeld, verschijnt er een toestemmingsvenster om toegang te krijgen tot uw bestanden. Klik op Toestaan.
  10. De lijst met uw bestanden en mappen wordt weergegeven. U kunt de map kiezen waarnaar u uw bijlagen wilt uploaden. De bijlagen worden opgeslagen in de hoofdmap als er geen map is opgegeven.
Let op:
  • De hierboven genoemde verificatiestappen worden gevolgd voor filteropties van Dropbox, One Drive, Google Drive en Box. Voor de filteroptie Bijlagen toevoegen aan Zoho Docs is geen verificatie vereist, omdat u al bent aangemeld bij uw Zoho-account.
  • Beperkingen ten aanzien van uploadgrootte van bijlagen worden bepaald door de maximale grootte van de bestandsopslagaccounts van de gebruiker.

Geavanceerde filters

U kunt geavanceerde filters maken met een combinatie van AND- en OR-voorwaardetypen. Selecteer het voorwaardetype Geavanceerde voorwaarden (AND/OR) om geavanceerde filters te maken. Na het toevoegen van meerdere voorwaarden, kunt u de AND- of OR-optie tussen de voorwaarden wijzigen door erop te klikken.

U kunt niet alleen AND of OR selecteren tussen voorwaarden, maar u kunt ook beslissen in welke volgorde deze voorwaarden worden uitgevoerd door het Criteriapatroon te bewerken. Klik op Bewerken naast het criteriapatroon, voer de gewenste volgorde van voorwaarden in en klik op Opslaan.

Voorbeeld: 

Vereiste - alle e-mails van paula@zylker.com en charles@zylker.com met het onderwerp 'Marketing' moeten worden verwerkt.

Voorwaardetype - Geavanceerde voorwaarden (AND/ OR)

Voorwaarde - Van: paula@zylker.com (1), Van: charles@zylker.com (2), Onderwerp: Marketing (3)

Criteriapatroon - ((1 OR 2) AND 3). De e-mails met (1) en (3) en e-mails met (1) en (2) worden verwerkt. E-mails kunnen voldoen aan 1 of 2, maar moeten voldoen aan 3.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com