Migratie vanuit Google Suite

Migratie van G Suite naar Zoho Mail

Migratie van G Suite (Google Apps)/Gmail-accounts:

Zoho Mail biedt flexibele opties voor de migratie van G Suite-accounts. E-mails, contactpersonen en agendagegevens kunnen vanuit G Suite-accounts naar Zoho Mail worden gemigreerd.

Werking van G Suite (Gmail) tijdens de migratie

In G Suite-accounts (Google Apps/Gmail) worden e-mails georganiseerd met labels. De labels worden behandeld als mappen en de e-mails worden naar de desbetreffende mappen gemigreerd. Aangezien er meerdere labels op een e-mail kunnen worden toegepast, verschijnt de e-mail in meerdere mappen. 

Tijdens de migratie naar Zoho Mail, vindt er duplicatie van e-mail onder verschillende mappen plaats op basis van de labels die in Gmail op die e-mail zijn toegepast. Deze duplicatie leidt er ook toe dat het e-mailaccount in grootte toeneemt. 

Voorbeeld: als een e-mail in Gmail drie labels heeft, wordt de e-mail vier keer gemigreerd als u niet de relevante instellingen kiest. Als een e-mail met een grootte van 10 MB drie labels heeft (Postvak In, Werk en Belangrijk) wordt de e-mail gemigreerd naar de mappen Postvak In, Werk en Belangrijk in Zoho Mail en neemt deze 30 MB vrije ruimte in.  

Om dit te vermijden, kunt u de overlappende labels in uw Gmail-account tot een minimum beperken.

De e-mails onder het label Belangrijk in Gmail zijn gewoonlijk aanwezig onder andere labels. Als u wat opslagruimte in uw Zoho Mail-account wilt beperken, kunt u ervoor kiezen om Belangrijk aan 'Mappenlijst uitsluiten' tijdens het toevoegen van de servergegevens toe te voegen.

Stappen voor het toevoegen van servergegevens voor migratie vanuit G Suite:

  1. Meld u aan bij https://mailadmin.zoho.com.
  2. Kies Migratie onder E-mailbeheer.
  3. Selecteer Migratie toevoegen om de servergegevens voor de migratie op te geven.
  4. Geef ter referentie een naam voor de migratie op.
  5. Selecteer Apps als migratieprotocol.
  6. Selecteer G Suite om de servergegevens automatisch in te vullen.  
  7. U kunt instellen dat ook uw contact- en agendagegevens worden gemigreerd.
  8. Als u Contacten selecteert, worden alle contactpersonen van uw vorige account onder de relevante categorieën in Zoho Mail gemigreerd. 
  9. Als u Agenda onder Gegevens selecteert, worden de desbetreffende agenda's aangemaakt in Zoho Mail en worden de gegevens naar elke agenda gemigreerd. Zorg ervoor dat aan alle vereisten voor de migratie van agenda's vanuit G Suite wordt voldaan.
  10. Klik nadat de servergegevens zijn ingevuld, op de knop Zoho Mail-app installeren.
  11. Klik in het pop-upvenster op de link om u aan te melden bij uw hoofdbeheerdersaccount van G Suite.
  12. Zorg ervoor dat API-toegang is ingeschakeld voor uw domein in G Suite.
  13. Klik nu in het Zoho Mail-configuratiescherm op de link om de Zoho Mail-app vanuit G Suite Marketplace te installeren.
  14. Nadat de app is geïnstalleerd, voert u in het Zoho Mail-configuratiescherm het e-mailadres van de G Suite-hoofdbeheerder in en klikt u op App verifiëren. Deze verificatie is een eenmalig proces en hoeft alleen te worden uitgevoerd wanneer de servergegevens voor de eerste keer worden toegevoegd. U kunt de toegang tot applicaties vanaf uw account op elk gewenst moment verwijderen uit de migratielijst.
  15. Nadat de verificatie is voltooid, klikt u op de knop Migratie toevoegen.
  16. In de volgende stap voegt u de accountgegevens toe die moeten worden gemigreerd. 

Vereisten voor agendamigratie vanuit G Suite:

  • Om ervoor te zorgen dat de migratie volledig kan worden uitgevoerd, moeten alle gebruikers in het G Suite-account worden aangemaakt in Zoho Mail voordat u de agenda migreert.
  • Tevens moet de domeinnaam in Zoho Mail hetzelfde zijn als de domeinnaam in G Suite om de agendagegevens correct te kunnen migreren. Als uw domein in G Suite bijvoorbeeld abc.com is, moet de domeinnaam in Zoho Mail ook abc.com zijn.

Stappen voor het toevoegen van gebruikersgegevens voor migratie vanuit G Suite:

Zoho Mail biedt drie opties voor het toevoegen van gebruikersaccounts voor migratie, zoals het handmatig toevoegen van gebruikers, het migreren van meerdere gebruikersaccounts met CSV, en voorzieningen voor het ophalen van gebruikers rechtstreeks vanaf de bronserver.

Handmatig gebruikers toevoegen:

  1. Selecteer de migratie waaraan u de gegevens over de bron en het doel wilt toevoegen. 
  2. Selecteer Accounts toevoegen om de accountgegevens handmatig toe te voegen.
  3. Geef de gebruikersnaam van de bron en de bestemming op waarnaar de e-mails moeten worden gemigreerd. 
    ​​
  4. Geef de prioriteit op die u wilt instellen voor de migratie van dit account.
  5. Schakel desgewenst de selectievakjes onder Optie kiezen in of uit.
    • Belangrijke berichten labelen:e-mails die zijn gemarkeerd als belangrijk in Gmail, worden toegevoegd met het label ZMImportant in Zoho Mail.
    • Berichten met ster labelen:e-mails die zijn gemarkeerd als belangrijk in Gmail, worden toegevoegd onder het label ZMStarred in Zoho Mail.
    • E-mails in Postvak IN met meer dan één label uitsluiten: als een e-mail meerdere labels heeft in het Postvak IN van uw Gmail-account, worden die e-mails niet gemigreerd naar Zoho Mail.
  6. Bij Mapoptie kunt u kiezen tussen Alle mappen of Specifieke mappen
  7. Als u kiest voor Alle mappen, kunt u ervoor kiezen bepaalde mappen tijdens de migratie over te slaan met behulp van de optie Mappenlijst uitsluiten.
  8. Deze optie is bijvoorbeeld handig als de beheerder migraties voor dezelfde groep gebruikers opnieuw uitvoert voor bepaalde nieuwe e-mails of gemiste e-mails. Voer de namen van de mappen tussen dubbele aanhalingstekens in ("Map1"), zodat alleen die mappen worden uitgesloten. Als u wilt dat alle submappen onder een bovenliggende map worden gemigreerd, voert u de mapnaam in gevolgd door /* tussen dubbele aanhalingstekens ("Map1/*"). Zie hier gedetailleerde informatie over het gebruik.
  9. Als u kiest voor de optie Specifieke mappen, kunt u opgeven welke mappen moeten worden opgenomen in de Mappenlijst opnemen. 
  10. Voer in de Mappenlijst opnemen de namen van de mappen tussen dubbele aanhalingstekens in ("Map1"), zodat alleen die mappen worden opgenomen. Als u wilt dat alle submappen onder een bovenliggende map worden gemigreerd, voert u de mapnaam in gevolgd door /* tussen dubbele aanhalingstekens ("Map1/*"). Zie hier gedetailleerde informatie over het gebruik.
  11. De inloggegevens worden geverifieerd met de opgegeven bronserver zodra u op Toevoegen klikt.
  12. Herhaal de stappen totdat u de laatste gebruiker voor migratie hebt toegevoegd. 
  13. Klik op Toevoegen en Sluiten om het pop-upvenster te sluiten en terug te gaan naar de pagina Migratie. 

Conventie voor vermelding van mappen:

  • Wanneer u een bepaalde bovenliggende map (bijv. Rapporten) wilt vermelden, voert u deze in als "Rapporten".
  • Wanneer er meerdere submappen onder Rapporten staan en u alle submappen wilt vermelden, voert u deze in als "Rapporten/*".
  • Wanneer er een submap onder Rapporten staat die 2016 heet, en u deze specifieke submap wilt vermelden, voert u deze in als "Rapporten/2016". 
  • Als u alle submappen onder Postvak In, alleen de map Marketing zonder de submappen en alleen een specifieke submap met de naam 2012 onder de map Sales-rapporten wilt vermelden, voert u de mappenlijst als volgt in: "Postvak In/*", "Marketing", "Sales-rapporten/2012".

Stappen om gebruikers te importeren vanuit een CSV-bestand:

Naast het handmatig toevoegen van gebruikers voor migratie kunt u de gebruikersgegevens ook toevoegen aan een Excel-werkblad, dit werkblad als een CSV-bestand opslaan en vervolgens uploaden. De gebruikersaccounts die in het CSV-bestand staan, worden geüpload voor migratie.

  1. Klik op de link Accounts uploaden op de pagina Migratieaccounts.
  2. De indeling van de gebruikersgegevens in het CSV-bestand is afhankelijk van het type migratie dat u hebt gekozen.
  3. In het rechterdeelvenster van het gedeelte Accounts uploaden vindt u een voorbeeld van een CSV-bestand.
    ​​
  4. Download het voorbeeldbestand, bekijk de gegevens en voer uw gebruikersgegevens op dezelfde manier in.
  5. Sla het bestand als CSV-bestand op.
  6. Kies het desbetreffende bestand en klik op OK om de accounts te uploaden.
  7. De toegevoegde gebruikersaccounts worden weergegeven in het gedeelte Accounts.
  8. Controleer of alle accounts die moeten worden gemigreerd, in het gedeelte Accounts staan. 

Let op:

  • Bij alle migratiemethoden moeten de gegevens van het bronaccount en het doelaccount verplicht worden ingevoerd in het CSV-bestand.
  • Wanneer er zich een probleem voordoet met het uploaden van de gebruikers, wordt automatisch een ander bestand met de foutgegevens gedownload.

Gebruikersaccounts ophalen van de bronserver:

U kunt de accountgegevens in Zoho Mail rechtstreeks vanaf de bronserver invullen.

  1. Klik op Gebruikers ophalen op de pagina Migratieaccounts.
  2. Selecteer uw domeinnaam in de vervolgkeuzelijst en klik op Gebruikers ophalen 
  3. Selecteer de gebruikers van wie de accounts moeten worden gemigreerd, en klik op >>
  4. U kunt de accounts bekijken die zijn geselecteerd voor migratie. 
  5. Als u de selectie van een account wilt opheffen, klikt u op het relevante selectievakje en vervolgens op <<
  6. Nadat u de vereiste accounts hebt geselecteerd, klikt u op Volgende 
  7. Schakel desgewenst de selectievakjes onder Optie kiezen in of uit.
    • Belangrijke berichten labelen:e-mails die zijn gemarkeerd als belangrijk in Gmail worden toegevoegd met het label ZMImportant in Zoho Mail.
    • Berichten met ster labelen:e-mails die zijn gemarkeerd als belangrijk in Gmail, worden toegevoegd onder het label ZMStarred in Zoho Mail.
    • E-mails in Postvak IN met meer dan één label uitsluiten: als een e-mail meerdere labels heeft in het Postvak IN van uw Gmail-account, worden die e-mails niet gemigreerd naar Zoho Mail.
  8. Selecteer Mapopties en het datumbereik voor de geselecteerde gebruikers en klik op Toevoegen. Klik hier voor meer informatie over de conventie voor het benoemen van mappen.
  9. Indien een van de gebruikersaccounts die u hebt geselecteerd, nog niet is aangemaakt met Zoho Mail, wordt een fout weergegeven en wordt er een CSV-bestand met de foutgegevens gedownload.
  10. U kunt deze accounts aanmaken en de gebruikers vervolgens opnieuw ophalen.
  11. Na het ophalen van de gewenste gebruikers klikt u op Volgende.

Migratieproces starten

In het configuratiescherm gaat u naar Migratie onder E-mailbeheer. Zorg ervoor dat de bronwachtwoorden niet worden gewijzigd nadat de gebruikers voor migratie zijn toegevoegd. Het wachtwoord moet hetzelfde blijven totdat de hele migratie is voltooid. Voor een gefaseerde en geplande migratie kunt u meerdere migraties vanaf verschillende servers toevoegen of vanaf dezelfde server voor verschillende groepen gebruikers. 

  1. De lijst van migraties die u hebt toegevoegd, wordt weergegeven op de pagina Migraties.
  2. Klik naast de migratie die u zojuist hebt toegevoegd, op de link Starten om de migratie te starten. 
  3. De migratie wordt gepland en de status wordt gewijzigd in 'In behandeling' voor de migratie die op dat moment wordt uitgevoerd. 
  4. U kunt de algemene migratiestatus bekijken in de lijst en de gedetailleerde migratiestatus in het gedeelte Accounts. 
  5. Voor e-mailmigratie zijn gedetailleerde rapporten en mapgegevens beschikbaar.
  6. Klik op het aantal in het veld Totaal om gedetailleerde informatie per map weer te geven.
     
  7. Onder elk account worden eventuele fouten ook weergegeven met details. Klik op Mislukt om te zien hoeveel e-mails niet zijn gemigreerd en waarom niet.
  8. Op dezelfde manier kunt u de statistische gegevens voor de migratie van contactpersonen bekijken door op het aantal te klikken in de kolom Totaal.
  9. De migratiegegevens van de agenda kunnen ook op deze pagina worden bekeken. Klik op het aantal in de kolom Totaal in de categorie Agenda om de gegevens te bekijken.

Wanneer zich fouten hebben voorgedaan tijdens de migratie van contactpersonen en agenda's, klikt u op Mislukte contactpersonen weergeven of Mislukte agenda's weergeven rechtsboven in het venster. Op deze help-pagina vindt u meer informatie over de redenen van een mislukte migratie.

Let op:

U kunt de toegang die u voor de applicatie hebt verleend, verwijderen op de pagina met migraties. Klik in de rechterbovenhoek van de pagina op Geïnstalleerde apps, selecteer G Suite en klik op Verwijderen. Zorg ervoor dat er geen migraties worden uitgevoerd wanneer u de applicatie verwijdert. U moet de Zoho Mail-app installeren en opnieuw verifiëren om meer migraties toe te voegen.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohomail.com