Groepen beheren

Groepen

Met Zoho Mail Groups kunnen teams en groepen beter coördineren en communiceren, terwijl de overlast van overtollige e-mails tot een minimum wordt beperkt. Gebruikers kunnen deel uitmaken van organisaties of zakelijke groepen met e-mail die zijn gemaakt door beheerders en persoonlijke groepen die door andere gebruikers zijn gemaakt. Groepen met e-mail zijn zakelijke groepen of organisaties met een gemeenschappelijk e-mailadres. Hoewel zakelijke groepen alleen kunnen worden gemaakt door beheerders en hoofdbeheerders, kunnen persoonlijke groepen worden gemaakt door alle gebruikers. 

Groepen kunnen groepen zijn waarvoor Streams is ingeschakeld of groepen waarvoor Streams is uitgeschakeld. Groepen waarvoor Streams is uitgeschakeld, worden afzonderlijk vermeld in de lijst met uitgeschakelde groepen in Disabled Groups. U kunt berichten, notities, taken, gebeurtenissen en e-mails in groepen met Streams plaatsen om er samen met uw team aan te werken. Streams-groepen kunnen door de beheerders worden uitgeschakeld. Gebruikers kunnen geen nieuwe berichten in deze groepen plaatsen, maar ze kunnen wel bestaande berichten bekijken, taggen en als favoriet markeren.

Groepenlijst

Alle groepen waarvan u deel uitmaakt, worden in het linkermenuvenster onder het gedeelte Streams weergegeven. De groepen waarvoor Streams is ingeschakeld, worden als eerste weergegeven. Als u groepen hebt waarvoor Streams niet is ingeschakeld, kunt u op de optie Disable Groups in de lijst Groups klikken. 

Klik met de rechtermuisknop op een groep in het linkermenu om de opties voor de groep weer te geven.
​​

• U kunt een chat met de hele groep starten door de optie Chat with the group te selecteren.
• Er wordt een lijst met alle groepsleden weergegeven als u View Members selecteert.
• Als de groep een zakelijke groep met e-mailfunctionaliteit is, hebt u ook de optie Email this Group wanneer u met de rechtermuisknop klikt.
• Klik op de optie Hide Group als u de groep uit het linkermenu wilt verwijderen.
• Selecteer de optie Group Info voor meer informatie over de groep.
• Klik op de optie Manage Group om de details van de groep te bewerken. De optie Manage Group is alleen beschikbaar voor de groepen waarvan u een moderator/eigenaar bent.

Groepen beheren

In het gedeelte Manage Groups in Zoho Mail kunt u al uw groepen vanaf één locatie beheren. Alle groepen waarvan u deel uitmaakt, worden hier weergegeven. U kunt ook nieuwe groepen toevoegen, groepsleden bewerken/bekijken en de groep bewerken binnen de grenzen van uw rol in de groep.

Klik op het pictogram Manage Groups boven aan de lijst van de Streams-groep om naar de pagina Group Management te gaan.

​​

Groepen maken

U kunt nieuwe groepen maken op de pagina Manage Groups door de onderstaande instructies te volgen.

1. Meld u aan bij uw Zoho Mail-account.
2. Ga naar de pagina Group Management via het pictogram Manage Groups.
3. Klik op het pictogram Add New Group om een nieuwe groep te maken. 
   ​
4. Geef de gewenste groepsnaam, groepsleden en de beschrijving van de groep op en klik op Create Group.
   ​

Er wordt een persoonlijke groep op basis van de opgegeven specificaties gemaakt.

Als u de beheerder van uw bedrijf bent, kunt u Email enabled Organization Groups kiezen in het gedeelte Add New Group om zakelijke groepen te maken waarvoor e-mail is ingeschakeld.

1. Volg de bovenstaande stappen en ga naar het gedeelte Add New Group.
2. Voer de groepsnaam, groepsleden en de beschrijving van de groep in.
3. Schakel de optie Create as Email Group in om een groep te maken waarvoor e-mail is ingeschakeld.
   ​
4. Voer het e-mailadres van de voorkeursgroep in en klik op Create Group.

Er wordt een zakelijke groep met een gemeenschappelijk e-mailadres gemaakt. 

Door te klikken op More Settings in het gedeelte Edit Group kunt u andere activiteiten uitvoeren, zoals moderators toevoegen, toegangsniveaus wijzigen, e-mailbeheer inschakelen voor de gemaakte groep. Groepen waarvoor e-mail is ingeschakeld, kunnen ook rechtstreeks worden gemaakt in Control Panel van de beheerdersaccounts. Klik hier voor uitgebreide instructies.

Groepsweergave

Een overzicht van elk van uw groepen wordt als een afzonderlijke kaart weergegeven. Op de groepskaart worden de volgende gegevens over de desbetreffende groep weergegeven:

• Naam en pictogram van de groep.
• Uw rol in de groep.
• Leden van de groep.
• Streams-status van de groep.

U kunt rechtstreeks toegang krijgen tot groepen waarvoor Streams is ingeschakeld door op de pagina Manage Groups op de desbetreffende groep te klikken.

Leden toevoegen/weergeven

U kunt een lijst met de groepsleden weergeven door te klikken op het pictogram View Members in de weergave Group Card. Als u de beheerder of eigenaar van een groep bent, kunt u ook leden aan de groep toevoegen die dezelfde groep gebruiken. U kunt ook de rollen van leden bewerken of verwijderen.

Groep bewerken

U kunt de groepen waarin u de beheerder of eigenaar bent bewerken door op het pictogram Edit Group te klikken in de rechterbovenhoek van Group Card. U kunt ook de optie Manage Groups selecteren door met de rechtermuisknop op de desbetreffende groep te klikken of door in de vervolgkeuzelijst More Options in de koptekst van de groep te klikken. U kunt het pictogram Group Name, Group Description en Group Icon wijzigen. Streams kan voor de groep worden in- en uitgeschakeld door het selectievakje Enable Streams respectievelijk in of uit te schakelen. U kunt de groep ook verwijderen door op de knop Delete Group te klikken.

Voor zakelijke groepen staat in het gedeelte Edit Group ook de optie Allow emails to be posted to group om toe te staan dat e-mails naar de groep worden gepost. De optie More Settings wordt ook weergegeven naast het selectievakje, waarmee u naar Control Panel gaat, waar andere groepsdetails zoals gebruikersrol, groepslogo, enzovoort, kunnen worden bewerkt. 

Agenda-instellingen

De agenda-instellingen voor Streams-groepen kunnen worden bewerkt door de eigenaar of beheerder van de Streams-groepen. Klik op het pictogram Manage Groups in het linkerdeelvenster. Zoek de groep waarvan u de instellingen wilt bewerken. Klik op More Actions en kies de optie Edit. Ga naar de menubalk van Calendar Settings. 

Overlappende gebeurtenis:

U kunt aangeven of u wilt toestaan of meerdere agendagebeurtenissen voor dezelfde datum en tijd mogen worden gemaakt. 

Toestemming om externe gebruikers uit te nodigen voor groepsgebeurtenissen:

Wanneer er een groepsgebeurtenis wordt gemaakt, kunt u beperken welke leden voor de gebeurtenis mogen worden uitgenodigd. U kunt de machtigingen zodanig instellen dat uitnodigingen alleen naar groepsgebruikers, naar de groep en zakelijke gebruikers of naar iedereen in het bedrijf worden verzonden.

Goedkeuring door beheerder voor het maken van een gebeurtenis:

Leden kunnen standaard gebeurtenissen maken in de groepsagenda's. U kunt kiezen of deze gebeurtenissen moeten worden goedgekeurd door de groepsbeheerder voordat de gebeurtenis aan de groepsagenda wordt toegevoegd.

Persoonlijke agenda's delen met de groep:

Persoonlijke agenda's die door de groepsleden zijn gemaakt, kunnen zo nodig met de groep worden gedeeld. De rechten kunnen zodanig worden ingeschakeld, uitgeschakeld of zo worden ingesteld dat de agenda na goedkeuring door de beheerder wordt gedeeld.

Meldingen groepsagenda in- of uitschakelen:

U kunt meldingen voor activiteiten zoals het toevoegen van gebeurtenissen, het bijwerken van gebeurtenissen of het verwijderen van een gebeurtenis uit een groepsagenda in- of uitschakelen. 

Filteropties

U kunt de weergave Manage Groups zodanig wijzigen dat groepen van één categorie worden weergegeven. Groepen kunnen worden gecategoriseerd op basis van uw rol in de groep of op basis van het feit of Streams is ingeschakeld voor die groep.

​