E-maildisclaimer
E-maildisclaimers zijn bedrijfsbrede voetnoten die worden toegevoegd aan het einde van alle e-mails verzonden vanuit het bedrijf.
E-maildisclaimer
Een e-maildisclaimer is een alinea of een stuk tekst toegevoegd onder aan de e-mail, als een juridische kennisgeving gecombineerd met een opmerking over vertrouwelijkheid. Dit wordt ook wel aangeduid als de voettekst van e-mail, bedrijfshandtekening of standaardtekst van e-mail, en wordt in het gehele bedrijf gebruikt.
Het voordeel van het instellen van een disclaimer in Zoho Mail ten opzichte van de handtekening van een gebruiker, is dat de disclaimer aan de e-mails wordt toegevoegd, ook wanneer die zijn verzonden vanaf andere POP- of IMAP-e-mailclients via de Zoho SMTP-servers. Zoho Mail ondersteunt opgemaakte tekst voor disclaimers. De gebruikers kunnen vergeten de tekst toe te voegen, typfouten maken of een inconsistente indeling gebruiken.
Stappen om disclaimers toe te voegen in Zoho Mail
- Aanmelden bij http://www.zoho.com/mail als beheerder.
- Klik op Control Panel >> Organization Settings.
- Selecteer het tabblad Disclaimer.
- Selecteer 'Add' voor het domein waaraan u de disclaimer wilt toevoegen.
- U kunt de tekst van de disclaimer invoeren en opmaken met behulp van de opmaakopties.
- U kunt aangepaste disclaimers instellen voor meerdere domeinen in uw bedrijf.
Informeer de gebruikers dat de disclaimertekst wordt toegevoegd op serverniveau. Als er gebruikers zijn die de disclaimertekst hebben toegevoegd aan hun handtekening, moeten ze deze verwijderen wanneer u de automatische plaatsing van disclaimers instelt.
Voorbeeld van disclaimertekst
Een voorbeeld van een disclaimer wordt hieronder gegeven ter referentie.
Dit bericht bevat vertrouwelijke informatie en is uitsluitend bestemd voor de genoemde persoon. Als u niet de genoemde geadresseerde bent, mag u deze e-mail niet verspreiden of kopiëren. U kunt de bijlagen in de e-mail niet gebruiken of doorsturen. Neem onmiddellijk per e-mail contact op met de afzender als u deze e-mail per ongeluk hebt ontvangen en verwijder deze e-mail uit uw systeem. Bedrijf X, Straat, Plaats, Land, www.bedrijf.com
Let op:
Wanneer u een disclaimer toevoegt voor het domein, kan het terechtkomen tussen meerdere disclaimers die worden weergegeven onder aan de e-mails, als er lange e-mailketens zijn binnen het bedrijf. Dit is niet te vermijden omdat, als de disclaimer eenmaal is toegevoegd, deze deel gaat uitmaken van de e-mail en niet automatisch kan worden verwijderd tijdens het beantwoorden of doorsturen. Als dezelfde e-mail wordt beantwoord of weer wordt doorgestuurd, komt er nog een disclaimer bij onderaan, zodat meerdere disclaimers verhoudingsgewijs meer ruimte innemen in de e-mail. Zorg er daarom voor dat uw disclaimer kort, eenvoudig en relatief klein is. De grootte van de e-mail wordt berekend inclusief de disclaimertekst die u toevoegt.
- Disclaimers worden toegevoegd op domeinniveau voor het hele bedrijf.
- De handtekeningen worden ingesteld op gebruikersniveau en bevatten doorgaans de naam van de gebruiker, de aanstelling en de werklocatie. Ze zijn alleen van toepassing op de webinterface.