E-maildisclaimer
E-mail-/domeindisclaimers zijn bedrijfsbrede voetnoten die worden toegevoegd aan het einde van alle e-mails verzonden vanuit het bedrijf.
E-maildisclaimer
Een e-mail-/domeindisclaimer is een alinea of een stuk tekst toegevoegd onder aan de e-mail, als een juridische kennisgeving gecombineerd met een opmerking over vertrouwelijkheid. Dit wordt ook wel aangeduid als de voettekst van e-mail, bedrijfshandtekening of standaardtekst van e-mail, en wordt in het gehele bedrijf gebruikt.
Het voordeel van het instellen van een disclaimer in Zoho Mail ten opzichte van de e-mailhandtekening van een gebruiker, is dat de vertrouwelijkheidsdisclaimer aan de e-mails wordt toegevoegd, ook wanneer die zijn verzonden vanaf andere POP- of IMAP-e-mailclients via de Zoho SMTP-servers. Zoho Mail ondersteunt opgemaakte tekst voor disclaimers. De gebruikers kunnen vergeten de tekst toe te voegen, typfouten maken of een inconsistente indeling gebruiken.
E-maildisclaimers zijn domeinspecifiek. Als u meerdere domeinen hebt geconfigureerd, kunt u een disclaimer toevoegen voor elk van de domeinen in uw bedrijf.
Houd er rekening mee dat u twee domeinen hebt, zylker.com en zylkertravels.com, met e-maildisclaimers die voor beide domeinen zijn geconfigureerd. Als een gebruiker e-mailaccounts in beide domeinen heeft, wordt de disclaimer voor het domein dat de gebruiker kiest op het moment van verzending van de e-mail toegevoegd aan de e-mail. Als de e-mail wordt verzonden vanaf rebecca@zylker.com, wordt de disclaimer voor het domein zylker.com toegevoegd aan de e-mail.
Stappen om een e-maildisclaimer toe te voegen:
- Meld u aan bij het configuratiescherm van Zoho Mail.
- Ga naar het menu Domains en selecteer het domein waarvoor u een domeindisclaimer wilt configureren.
- Ga naar het tabblad Settings en zoek het gedeelte Domain Disclaimer.
- Klik op Add Disclaimer.
- In het tekstveld dat wordt geopend, voert u de disclaimer in en maakt u de inhoud naar wens op.
- U kunt maatwerk disclaimers instellen voor meerdere domeinen in uw bedrijf.
Informeer de gebruikers dat de disclaimertekst wordt toegevoegd op serverniveau. Als er gebruikers zijn die de disclaimertekst hebben toegevoegd aan hun handtekening, moeten ze deze verwijderen wanneer u de automatische plaatsing van disclaimers instelt.
Tip:
Wanneer u een disclaimer toevoegt voor het domein, kan het terechtkomen tussen meerdere disclaimers die worden weergegeven onder aan de e-mails, als er lange e-mailketens zijn binnen het bedrijf. Dit is niet te vermijden omdat, als de disclaimer eenmaal is toegevoegd, deze deel gaat uitmaken van de e-mail en niet automatisch kan worden verwijderd tijdens het beantwoorden of doorsturen. Als dezelfde e-mail wordt beantwoord of opnieuw wordt doorgestuurd, komt er nog een disclaimer bij onderaan, zodat meerdere disclaimers verhoudingsgewijs meer ruimte innemen in de e-mail. Zorg er daarom voor dat uw disclaimer kort, eenvoudig en relatief klein is. De grootte van de e-mail wordt berekend inclusief de disclaimertekst die u toevoegt.
Voorbeeld van disclaimertekst
Een voorbeeld van een disclaimer wordt hieronder gegeven ter referentie.
Dit bericht bevat vertrouwelijke informatie en is uitsluitend bestemd voor de genoemde persoon. Als u niet de genoemde geadresseerde bent, mag u deze e-mail niet verspreiden of kopiëren. U kunt de bijlagen in de e-mail niet gebruiken of doorsturen. Neem onmiddellijk per e-mail contact op met de afzender als u deze e-mail per ongeluk hebt ontvangen en verwijder deze e-mail uit uw systeem. Bedrijf X, Straat, Plaats, Land, www.bedrijf.com
Let op:
- Disclaimers worden toegevoegd op domeinniveau voor het hele bedrijf.
- De handtekeningen worden ingesteld op gebruikersniveau en bevatten doorgaans de naam van de gebruiker, de aanstelling en de werklocatie. Ze zijn alleen van toepassing op de webinterface.