CRM Hulp

Zoho Writer Add-on in Zoho CRM

Hoe kan ik...

Zoho Writer is een online tekstverwerker waarmee u documenten online kunt maken en delen. Met behulp van de Zoho Writer Zoho Add-on in Zoho CRM kunt u online sjablonen maken en CRM-gegevens gebruiken (Leads, Accounts, Contactpersonen en Kansen) voor het direct maken van mail merge-documenten zoals Formulieren, Brieven, Adresetiketten, Enveloppen, enz. U kunt deze functie gebruiken zonder software te downloaden en te installeren.

Let op:

  • Met de Zoho Writer Add-on kunt u de mail merge-documenten maken met behulp van de gegevens van enkel de modules Leads, Accounts, Contactpersonen en Kansen.

Beschikbaarheid

Machtiging vereist: gebruikers met de Zoho Writer Add-on machtiging in hun profiel.

 

Voordelen

  • Vereist geen installatie, aangezien u sjablonen online kunt maken met behulp van Zoho Writer.
  • Gebruik de aanmeldgegevens van Zoho CRM om u aan te melden bij Zoho Writer (Single Sign On).
  • Verstuur mail merge-documenten via e-mail naar leads, accounts, contactpersonen, kansen, recordeigenaren of gebruikers.
  • Bespaar tijd bij het maken van meerdere documenten.
  • Genereer mail merge-documenten met bijgewerkte klantinformatie.
  • Overal en altijd toegang tot sjablonen en ze online bewerken.

 Mail merge-documenten maken

Mail merge-documenten maken met behulp van Zoho Writer bestaat uit drie stappen:

  • Maak mail merge-sjablonen in Zoho Writer
  • Selecteer de lijst met mail merge-geadresseerden
  • Mail merge-documenten maken

 Deel 1 - Mail merge-sjablonen maken in Zoho Writer

Mail merge-sjablonen maken

  1. Ga naar Setup > Marketplace > Zoho > ZohoWriter.
    Of ga als alternatief naar Setup > Customization >Templates > Mail Merge Templates en ga naar het 3e punt.
  2. Klik op de Zoho Writer Add-on pagina op Open Mail Merge Templates, als u al beschikt over mail merge-sjablonen.
    Klik op Create Your First Template als u nog geen mail merge-sjablonen hebt.
  3. Klik op de pagina Mail Merge Templates op Create Template in Zoho Writer.
  4. Specificeer de volgende gegevens bij de pop-up Create Templates in Zoho Writer:
    • Voer de Template Name in.
    • Voer de Description in voor het sjabloon.
    • Selecteer de Folder in de vervolgkeuzelijst. Het sjabloon wordt opgeslagen in de door u geselecteerde map.
    • Selecteer de Module waarvoor u het sjabloon wilt maken.
      De merge-velden in het sjabloon worden gebaseerd op de door u geselecteerde module.

  5. Klik op Create.
    Een document wordt geopend in Zoho Writer.
  6. Klik op MailMerge > Insert Merge Fields en selecteer een of meer velden die u wilt invoegen.
    De velden worden ingevoegd op de opgegeven plaats in het Writer-sjabloon.
  7. Sla het Writer-sjabloondocument op.

 Deel 2 - Selecteer de lijst met mail merge-geadresseerden

Na het maken van het mail merge-sjabloon moet u de records selecteren die zullen worden gebruikt voor het maken van mail merge-documenten. U kunt alleen gegevens samenvoegen vanuit de modules Leads, Accounts, Contacts en Potentials.

Om data te selecteren om samen te voegen

  1. Klik op het [Module]tabblad.
  2. Selecteer op de Home pagina de lijstweergave voor het filteren van de vereiste records.
  3. Selecteer een of meer selectievakjes van de records.
  4. Klik op More Actions > E- Mail Merge.
  5. Doe het volgende in het pop-upvenster Mail Merge:
    • Kies het sjabloon in de vervolgkeuzelijst. Alleen de voor het specifieke recordtype gemaakte sjablonen worden vermeld.
      Als u bijvoorbeeld de lead records selecteert om samen te voegen, wordt alleen het voor leads gemaakte sjabloon vermeld in de vervolgkeuzelijst.
    • Kies Zoho Writer of Microsoft Word om het sjabloon te openen.
  6. Klik op Merge.
    Het sjabloon wordt geopend in Zoho Writer of Microsoft Word, al naar gelang wat is geselecteerd.

Let op:

  • U kunt de Zoho Writer-optie alleen kiezen als u in de Professional of Enterprise Edition actief bent en de Zoho Writer Add-on machtiging voor u is ingeschakeld.
  • U kunt de Microsoft Word-optie alleen kiezen als u de Office Plug-in hebt gekocht en geactiveerd voor de bijbehorende gebruiker. Bovendien is deze optie niet beschikbaar in andere browsers, behalve Internet Explorer 6 en hoger.

 Deel 3 - Mail merge-documenten maken en e-mailen

Na het openen van het sjabloon in Zoho Writer, moet u data samenvoegen vanuit Zoho CRM. Na het samenvoegen, kunt u de samengevoegde documenten afdrukken of e-mailen.

  1. Klik in het Zoho Writer-sjabloon op Tools > Mail Merge > Complete Merge.
    De gegevens worden samengevoegd en de documenten komen beschikbaar.

    • Klik op Complete Merge > Preview om een voorbeeld van de documenten te zien.
    • Klik op Complete Merge > Email om de documenten te verzenden als e-mails. Selecteer het e-mail merge-veld in de To lijst.
      Als alternatief kunt u d samengevoegde documenten ook afdrukken. U kunt de samengevoegde documenten niet opslaan.
    • Klik op Complete Merge > Edit om de documenten te bewerken.

Let op:

  • U kunt op Show Template klikken om het sjabloon weer te geven en, indien nodig, de gegevens te bewerken.
  • U kunt de gegevens niet samenvoegen tijdens het bewerken van het sjabloon.

 Mail merge-sjablonen bewerken in Zoho Writer

Mail merge-sjablonen bewerken

  1. Ga naar Setup >Marketplace > Zoho > ZohoWriter.
    Of ga als alternatief naar Setup > Customization > Templates > Mail Merge Templates, en ga verder naar het 3e punt.
  2. Klik op de pagina Zoho WriterAdd-on- op Open Mail Merge Templates als u al mail merge-sjablonen hebt.
  3. Klik op de pagina Mail Merge Templates op een van de sjablonen in de lijst.
    Het sjabloon wordt geopend met behulp van Zoho Writer.
  4. Pas het sjabloon aan en sla het op.

Share this post : FacebookTwitter

Still can't find what you're looking for?

Write to us: support@zohocrm.com